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Coste de un sistema de CRM

Índice:

  1. Coste medio de un CRM
    1. Apps gratuitas
  2. Elementos que influyen en el coste
    1. Licencias
    2. Costes iniciales
    3. Costes repetitivos
  3. Influencia del sector en el precio

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión de clientes promedio?

La gestión de relaciones con el cliente (CRM) puede encontrarse dentro de un software de CRM o como software especializado independiente. Un sistema de CRM aparte suele ser utilizado por empresas cuya actividad gira enormemente en torno a sus clientes. El precio de los sistemas varía dependiendo de si son integrados o independientes.

software erp crm integrado

En el 70% de los casos, el coste medio de una implementación de un sistema de CRM está entre los 8.000 y los 50.000€. Una empresa con procesos sencillos puede encontrarse con una inversión para el primer año en un CRM de unos 8.000€ a 25.000€. No obstante, como en el resto de tipos de softwares, cuantas más funcionalidades, espacio, usuarios y complejidad requiera, mayor será su coste. Por eso, hay empresas medianas que requieren un paquete de CRM un poco más complejo cuya inversión estaría entre los 25.000€ y los 50.000€.

Finalmente, hay empresas multinacionales con un gran volumen de empleados que deben acceder al sistema. Para este tipo de empresas, el coste de implementación de un CRM puede ser incluso superior a los 200.000€. En la Guía CRM contiene una amplia comparación de precios de los paquetes más comunes.

Atención: el CRM se ofrece a menudo en un modelo SaaS, por lo que hay que pagar mensualmente por usuario del software. En el mercado de los CRM no hay tantos proveedores que ofrezcan sus softwares en forma de compra única. Sin embargo, esto no significa que los datos (sensibles) de los clientes no puedan estar en servidores propios. Las empresas que están dudando sobre qué modelo es el mejor para su situación específica pueden ponerse en contacto con un consultor del centro de conocimiento EKCIT: +34 954 040 045.

Aplicaciones online gratuitas

Al realizar búsquedas en internet sobre paquetes de CRM es muy probable que también se encuentren una serie de aplicaciones gratuitas de CRM. Estas aplicaciones son bastante atractivas para aquellas empresas que quieren comenzar a trabajar con un paquete de CRM. Son softwares que vienen bien para empezar a familiarizarse con la gestión de relaciones con el cliente. Sin embargo, hay que tener en cuenta los siguientes asuntos sobre los softwares gratuitos:

  • Las funcionalidades y la cantidad de usuarios están muy limitadas: por ejemplo, hay un máximo de 5 usuarios gratis y se empieza a cobrar a partir del sexto.
  • La información confidencial (del cliente) está en un software que no es (del todo) seguro.
  • Costes ocultos: por ejemplo, costes de servicio.
  • Los errores informáticos (bugs) no se solucionan (apenas).
  • Casi o nada de soporte.
  • El fabricante puede utilizar los datos dentro del CRM para fines comerciales.

¿Qué elementos definen el precio del software de CRM?

El coste total de una implementación de software CRM depende de los requisitos y las necesidades de la empresa, además de sus características particulares y de su sector. Los factores que más influyen en el coste final del software son:

Licencias del software de gestión de relaciones con el cliente

El coste de las licencias depende de si se ha contratado el CRM con un modelo SaaS o uno de propiedad. El precio de las licencias depende bastante de la cantidad y del tipo de funcionalidades requeridas. A menudo, hay un precio de licencia por funcionalidad, como ventas, marketing o atención al cliente. A veces, también se pueden adquirir “packs” en los que se incluyen varias funcionalidades. Estos packs suelen ser más económicos que si se adquirieran las funcionalidades por separado.

¡Consejo! Antes de escoger un paquete, se debe tener claro cuáles son las funcionalidades que necesita la empresa. El digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave ayuda a las empresas con la selección de las funcionalidades y qué prioridad tienen exactamente con respecto a la gestión de relaciones con el cliente.

Además, según quién sea el proveedor, las licencias se tendrán que adquirir de una en una o en paquetes. A veces, cuando las licencias se venden por paquetes, los proveedores permiten comprar algunas sueltas si la diferencia entre el número máximo de un paquete y el del siguiente paquete es bastante grande. Por ejemplo, una empresa tiene 115 empleados que deben tener acceso al software CRM. El proveedor de CRM ofrece paquetes de 50, 100 licencias y de 200 licencias. Es posible que el proveedor permita comprar hasta un máximo de 20 licencias individuales aparte para llegar a la cantidad necesaria sin tener demasiadas licencias adquiridas sin usar.

Costes iniciales de un sistema de CRM

El principal coste inicial de un software es el de implementación. La implementación consiste en la configuración y diseño del software. Para la implementación hay una serie de elementos a tener en cuenta:

  • El hardware que haga falta comprar o renovar para que funcione bien el sistema. Por ejemplo, nuevos ordenadores, servidores , etc.
  • Si el hospedaje del sistema es en la nube o en local . Si es en local, la empresa tendrá que asegurarse de mantener los servidores propios en las condiciones idóneas.
  • Las horas de consultoría necesarias por parte del proveedor para el análisis de los procesos de la empresa y los flujos de trabajo.
  • Migración de datos (data migration) de la base de datos o del sistema que se reemplaza al nuevo sistema.

Otro coste que suele encontrarse al principio es el de formación. La formación no sólo sirve para saberle sacar el máximo provecho al sistema de CRM, sino para que los empleados se adapten bien al software. La adaptación de los empleados al sistema es muy importante, porque si lo rechazan, se habrá realizado una gran inversión para un software que no se aprovecha.

Costes que se repiten periódicamente

Las soluciones de software necesitan un mantenimiento continuo por parte de los fabricantes. El mantenimiento consiste en la optimización del programa, actualizaciones y soluciones de problemas informáticos (bugs). Dependiendo del proveedor y de la solución escogida, se pagará de una forma u otra. Cuando se escoge el modelo SaaS, el mantenimiento suele estar incluido dentro del coste de las licencias. Si el sistema fue comprado, habrá que abonar el mantenimiento aparte para que se haga.

Otro coste reiterativo es el de soporte del proveedor en caso de duda o fallo en el sistema. En SaaS, al igual que con el mantenimiento suele estar incluido dentro de las licencias. En el caso de que se haya adquirido, el soporte será pactado con el proveedor y quedará plasmado en el acuerdo de nivel de servicio (ANS). Cuanto mayor soporte se requiera, mayor será el coste de este servicio.

¿Influye el sector en el precio de un sistema de CRM?

Hay pocos sistemas o aplicaciones de CRM que se hayan desarrollado específicamente para un sector. Por ello, el precio se mantiene relativamente igual para los distintos sectores. Sin embargo, la actividad empresarial puede influir de forma indirecta en el coste de un sistema de CRM. A menudo, las asociaciones suelen tener un coste menor porque sólo buscan un software para la administración y algunas actividades de marketing. En cambio, la mayoría de las empresas de producción utilizan principalmente software de optimización para ventas puras. No obstante, queda la duda sobre si los sistemas que usan las asociaciones pueden ser realmente llamados sistemas de CRM. En la Guía CRM se puede ver qué tipo de paquetes de CRM se adapta a qué tipo de empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 29 septiembre). Coste de un sistema de CRM. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/customer-relationship-management/coste-sistema-crm
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