¿Qué es la gestión de registros?
A la gestión de registros también se le conoce por su nombre inglés, Records Management. En ella se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
¿Por qué es tan importante la gestión de registros?
La importancia de la visión y una buena seguridad de un archivo digital se ve reforzada debido a una legislación cada vez más estricta. Por ejemplo, para los documentos básicos de la administración de una empresa, como contabilidad y nóminas, se aplica un periodo mínimo de retención de siete años. También deben poder ser llamados para inspección al presionar un sólo botón.
Para las empresas que reúnen y procesan muchos datos personales existen reglas de archivo adicionales. De esta forma, los datos personales tienen un período máximo legal de retención. Además, la GDPR exige que las empresas pueda eliminar los datos cuando lo solicite un cliente o un antiguo trabajador, incluso los que se encuentran en el archivo. Un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir con la GDPR, tanto a través de la gestión de documentos actuales como de archivos.
Aparte de la legislación, también existen las normas ISO para la gestión de archivo. Las normas ISO más importantes para la gestión de registros es la ISO 15489 para la gestión de información y archivo. Las empresas que deseen obtener la certificación para esta normativa deben contemplar poder demostrar tener la calidad ISO con ayuda de un gestor documental.
