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Registro de tiempo

El registro de tiempo es obligatorio para todas las empresas españolas desde el 12 de mayo de 2019. No obstante, algunas empresa ya lo hacían antes o han descubierto su utilidad para otras funciones, como facturación, gestión de proyectos, etc. ¿Qué tareas se gestionan mejor con un registro de tiempo? ¿Cómo debe hacerse un registro de tiempo?

Índice:

  1. Definición del registro de horas
    1. Registro de horas del personal que está fuera de la oficina
    2. Registro de horas del personal de oficina
  2. Contabilización de horas para nóminas
  3. Control horario para la facturación

¿Qué es el registro de tiempo trabajado y para qué sirve?

El registro de tiempo consiste en el control detallado de la hora de entrada y de salida de los empleados y de sus pausas. Este registro ha de guardarse durante 4 años por ley. Este control de las horas ya lo hacían muchas empresa debido a su actividad, en la que, por ejemplo, necesitaban llevar el registro de horas para poder facturar a sus clientes. Algunos ejemplos de estas empresas que ya registraban las horas o a las que les ha ayudado a gestionar su actividad son las que trabajan en base a proyectos y las de servicios.

Sin embargo, no está establecido de qué manera hay que llevar el registro. Por ello, muchas pymes registran el tiempo de entrada y de salida en un Excel. Este Excel puede ser rellenado por el propio trabajador o por un manager o personal de recursos humanos. Este método es legal, pero es posible que se cometa algún error humano por descuido o que no se ponga la hora real. Además, si estos datos son necesarios para generar las facturas de los clientes o para las nóminas y pagos de los empleados (tanto internos como externos o freelances), no se contabilizarán automáticamente.

Es por ello que muchas empresas hacen uso de sistemas informatizados para el registro. Se puede hacer el registro de tiempo con métodos distintos como: aplicaciones, plataformas, combinación de software y hardware (biométrica -dactilar u ocular-, tarjeta y llaves RFID, etc.).

forma registro hora empleado

El uso de software para el registro de tiempo en remoto

Cuando las empresas tienen empleados que tienen que trabajar fuera de la oficina generalmente escogen solución que tenga una versión en el móvil. En Google Play y Apple Store hay opciones tanto gratuitas como versiones de fabricantes de soluciones de software específicas para esta función. Sin embargo, las aplicaciones gratuitas no siempre cumplen con todas las condiciones legales requeridas. Algunas de estas condiciones son: que se guarde durante los 4 años obligatorios; que salten avisos que recuerden fichar a la hora habitual; que se pueda registrar las horas extras (y que lo valide un encargado); entre otras funciones.

Cuando esta aplicación es la versión móvil de una parte del sistema de RRHH desarrollado por un fabricante de software, las condiciones anteriores suelen estar incluidas de forma estándar. La aplicación de registro de horas permite crear informes con los datos de hora exacta de entrada y salida y el tiempo ocupado en la pausa de cada empleado. Algunas de estas aplicaciones permiten también grabar la ubicación del empleado cuando señala el inicio y el final de la jornada laboral. Los informes pueden mostrar el total de horas trabajadas por los empleados y así ver si han echado horas extras o han echado menos horas de las que deberían. Además, las aplicaciones son muy útiles cuando los empleados trabajan en la ubicación del cliente. Esto permite que el trabajador pueda empezar antes su trabajo en vez de tener que acudir a la localización del cliente después de picar en la empresa.

Otra forma de llevar el registro muy parecida a las aplicaciones es a través de software es con plataformas online. De hecho, muchas aplicaciones son versiones móviles de este tipo de software.

Esta forma de iniciar sesión se parece a cuando una persona inicia sesión en una tienda online de la que es socio. Al querer iniciar sesión, piden un usuario y contraseña. Al autenticar el usuario, se genera el registro de hora de inicio y para indicar la salida solo hay que cerrar sesión. Este sistema suele formar parte de un software más completo de gestión de tiempo. Asimismo, es el método que utilizan muchas empresas que permiten teletrabajo a sus empleados.

Combinación de software y hardware para el registro de tiempo en la oficina

Esta combinación es muy común para las empresas cuyos empleados trabajan en la oficina. Suele haber un torno o pantalla que se encarga de hacer el reconocimiento. Este reconocimiento puede ser con tarjeta o llave con RFID (identificación por radiofrecuencia). En el chip RFID se encuentra la información del empleado que conecta directamente con el sistema e indica la hora de entrada.

Hay otros casos en los que el reconocimiento con el hardware es biométrico, siendo la huella dactilar y ocular las más comunes. De esta forma, no hace falta llevar ningún elemento que se pueda perder y que después sea usado por quien no debe. Esta forma también evita que unos compañeros fichen por otros, por lo que resulta más exhaustivo y estricto.

No obstante, tanto si se hace el registro con algún dispositivo con RFID o biométricamente, el hardware que certifique la identidad del usuario debe estar conectado a un sistema que guarde los datos (hora de entrada/salida, nombre de la persona). Esto quiere decir que esos datos se guardarían en el software de RRHH con gestión de tiempo gracias a la conexión del hardware. Al picar, se evita que se registre una entrada posterior a la verdadera por no poder conectarse al ordenador. Por ejemplo, este método asegura que se sepa la hora real de inicio de la jornada de un trabajador que tuvo una reunión a primer hora y no pudo fichar por ordenador. El uso de hardware para fichar también ayuda a prevenir que una persona se le pase por alto hacer el registro al entrar o salir de trabajar.

¿Cómo sirve el registro de tiempo para los pagos?

Muchos empleado tiene por contrato un cierto número de horas establecidas. Si echa horas extra la empresa debe compensárselas económicamente o acumulárselas para que tenga horas o días de vacaciones extra.

En otros casos, los empleados no tienen unas horas predeterminadas, sino que cobran por las horas trabajadas. Este es el caso de las empresas de trabajo temporal. Por ejemplo, dependiendo del mes que sea o de las necesidades del cliente, la empresa necesitará que un trabajador haga más o menos horas.

En ambos casos, las horas son importantes para contabilidad. Por ello, muchas empresas conectan el registro de tiempo con el módulo de nóminas. De esta forma, los datos se vuelcan y se reduce el tiempo de generación de las nóminas y los errores humanos al introducir las horas. Hay empresas que tienen las nóminas externalizadas. Si así fuera, hay 2 posibilidades: la primera opción es pasarle un informe con todas las horas por empleado a la gestoría que les lleve las nóminas; o, lo que también se podría hacer, es concederle un acceso externo a esa parte a la gestoría para que tome los datos cuando lo necesite.

Importante: un módulo de nóminas es actualizado constantemente para que las empresas que lo usen generen las nóminas de acuerdo con la legislación. En la Guía de software RRHH 2022 se incluye una serie de errores comunes que se evitan al utilizar un módulo de nóminas.

Otro registro de horas importante para los pagos es la de los empleados externos (también conocidos como freelance). Muchas empresas lo que hacen es que reciben el total de horas mensuales en un Excel o factura emitida por el empleado externo. En otros casos, se le concede un acceso externo al freelance para que pueda hacer el registro y para que pueda acceder a aquello que necesite consultar o editar para hacer su trabajo.

¿Cómo influye el registro de tiempo en la facturación?

El registro de tiempo es una funcionalidad imprescindible para aquellas empresas que facturan por horas o que pueden ser contratadas por bolsas de horas. Normalmente, las empresas que facturan de esta forma son las de servicio o las que trabajan en base a proyectos.

Por ejemplo, para una empresa de servicios que proporciona personal para ciertas funciones es muy importante. Los empleados rellenan las horas trabajadas y estas son recopiladas para podérselas facturar al cliente. Para ello, hay empresas que conectan el registro de horas de los empleados con el sistema de facturación. De esta forma se vuelcan los datos y el sistema lo imputa automáticamente en la factura del cliente. Esta imputación de horas pueden ser descontadas de la bolsa de horas contratadas por el cliente o acumuladas en la factura si no contrató por bolsa de horas.

Las empresas que trabajan en base a proyecto (por ejemplo, para una empresa implementadora de software o una de construcción) también deben llevar un buen seguimiento de las horas trabajadas. Principalmente porque les ayuda con el diagrama de Gantt y comprobar cuántas fueron las horas planificadas, cuántas las estimadas y cuántas las reales. No obstante, ese control de las horas sirve para conocer la rentabilidad que se le pensaba sacar a una empresa y la que finalmente se le saca.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 27 enero). Registro de tiempo. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/registro-tiempo
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