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Programa de gestión de turnos de trabajo: una manera de dejar atrás las plantillas en Excel

La gestión de turnos de los trabajadores de una empresa puede resultar un proceso complejo. Cuando se trata de una PYME con pocos trabajadores puede que hacer cuadrantes a mano o en Excel sea factible. Pero cuando esa empresa crece o cuando se trata de una gran compañía, seguir esa metodología es, en muchas ocasiones, inviable. La optimización de los turnos y de su planificación ahorrará tiempo y problemas a la organización. Pero, ¿cómo optimizar los turnos de trabajo? ¿En qué consiste un programa de gestión de turnos? ¿Cuál es su coste?

Índice:

  1. Obstáculos en el diseño del calendario de turnos
  2. Optimizar los turnos
  3. Características de un sistema adecuado
  4. Implantación e integración
  5. Precio de diferentes programas
Consejo: un paquete de gestión de recursos humanos puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un sistema de RRHH.

Problemas en la gestión de los turnos (rotativos) de trabajo

La organización de los turnos de trabajo es una tarea básica del departamento de recursos humanos de una empresa. Puede parecer que no es algo especialmente complicado, que tan solo consiste en asignar a cada trabajador un número de horas en el calendario. Pero un cuadrante de turnos de trabajo no es algo estático. Los trabajadores pueden solicitar un día libre, vacaciones, pedir bajas por enfermedad, etc. Eso complica la tarea de la persona encargada de su gestión, con lo que la introducción de datos en una hoja de Excel termina por provocar malentendidos o errores. En la Guía de Software RRHH 2022 puede encontrar precios de distintas soluciones de gestión de turnos, que presentan una alternativa interesante a la planificación de cuadrantes con Excel.

movilidad cuadrante turnos

Cuando hay que cubrir una vacante, organizar el calendario de trabajo del próximo mes, o hacer cualquier mínimo cambio, el gestor de los turnos se ve obligado a dedicar tiempo y recursos. Averiguar la disponibilidad de los trabajadores puede ser complicado, sobre todo si se trata de una gran compañía con cientos de ellos. Habría que contactarles de manera individual para comprobar que están libres para realizar una sustitución, bien por correo electrónico, por teléfono o en persona.

¿Afecta el tipo de jornada a la gestión de turnos?

El tipo de jornada de trabajo es otro factor que puede dificultar la tarea de organizar los turnos. La jornada continuada es aquella en la que el trabajador está en su puesto durante un período superior a 6 horas, con un descanso mínimo de 15 minutos (30 minutos en el caso de los menores de 18 años). La jornada partida es similar a la continuada, pero con un descanso de al menos una hora a lo largo del día. Estos dos tipos de jornada suelen ser las más sencillas de organizar, ya que los trabajadores acuden al trabajo a la misma hora todos los días. Por último, está el trabajo a turnos, que es el que mayor dificultades organizativas presenta. Los empleados ocupan un mismo puesto de trabajo de manera rotativa. Esto implica que el horario del trabajador no es fijo, lo que complica la tarea de realización de calendarios.

Una jornada laboral que no ha sido bien planificada puede afectar a la productividad del trabajador e incluso llegar a ocasionarle problemas de salud. Este problema es mucho más frecuente cuando se trata de trabajo a turnos. Cuando, por ejemplo, una persona trabaja de noche y dos semanas después está trabajando con un horario de mañana, puede sufrir alteraciones en sus ritmos biológicos, su ciclo del sueño, sufrir estrés, cambiar sus hábitos alimentarios, ver afectada su vida familiar y social… Estos trastornos no afectan al trabajador solo a nivel personal, también influyen en la calidad de su trabajo. Se hace por tanto indispensable velar por la protección de la salud y el bienestar de los empleados de la empresa.

La Guía de Software RRHH 2022 dispone de una calculadora de presupuestos de software de recursos humanos.

Por ello, al diseñar un calendario de turnos de trabajo se debe ofrecer cierta flexibilidad en los horarios, la posibilidad de elegir turnos, la asignación de descansos adecuados y la selección de vacaciones.

Optimización de turnos, ¿en qué consiste?

¿Qué es la optimización de turnos?

La optimización de turnos consiste en la organización de los turnos de trabajo de una empresa de la manera más eficiente posible. Para ello se debe hacer un uso eficaz de los recursos disponibles, para obtener un impacto positivo tanto en los trabajadores como en la propia empresa.

El clima laboral actual obliga también a una rápida adaptación por parte de la empresa a la incorporación de nuevos trabajadores. El auge de los contratos a tiempo parcial y temporales hace que la plantilla de la empresa sea cambiante. Además dificulta aún más la gestión de los turnos, por contar con más empleados con una menor disponibilidad horaria.

Lo primero que se debe hacer para optimizar la gestión de turnos de una empresa es un análisis de sus características: cuál es su tamaño, la estructura, el número de sucursales que la integran, las demandas de sus clientes, etc. También hay que tener en cuenta las características de sus recursos humanos: perfiles profesionales, turnos necesarios, número de trabajadores, etc.

Gestión de turnos por sector

Las necesidades de la empresa también varían dependiendo de su sector. Para aquellos sectores con empresas cuyos empleados tienen una jornada laboral continuada o partida, quizá no sea tan evidente la necesidad de contar con un programa de gestión de turnos. En cambio, las empresas que cuentan con un horario a turnos notarán los beneficios de un software de este tipo de manera inmediata.

En el sector de la hostelería y la restauración, hay que crear cuadrantes que compaginen el trabajo de distintos roles: cocineros, camareros, lavaplatos, limpieza, recepción, etc. El tiempo empleado en la creación manual del calendario de trabajo podría estar mejor invertido en la planificación del crecimiento del negocio. Un gestor de turnos dejaría más tiempo para otras tareas más importantes para el éxito de, por ejemplo, un restaurante, como la renovación del menú o la planificación de promociones.

En el sector retail, los turnos están siempre sujetos a cambios de última hora. Muchos de los trabajadores de este sector tienen un contrato a tiempo parcial, son estudiantes o tienen más de un trabajo. Elaborar un calendario que contente a todo el mundo no es algo sencillo. Un programa de gestión de turnos ofrece la flexibilidad necesaria en estas circunstancias, y facilita la vida del manager cuando se trata de aprobar o rechazar los cambios en los turnos.

Para un centro de asistencia médica, un gestor de turnos puede ser clave para minimizar los errores humanos surgidos de la elaboración manual de cuadrantes. Cuando hay que gestionar grandes cantidades de personal y distribuirlo en varios centros distintos, se pueden cometer errores. Más aún cuando hay que incluir cambios de guardias o de turnos y asegurarse de que siempre habrá disponible personal de las distintas áreas.

optimizar calendario turnos

En cualquier caso, una empresa, independientemente del sector al que pertenezca, podría beneficiarse de un programa de gestión de turnos. Aunque el calendario de turnos sea mucho más sencillo de definir en algunas organizaciones, siempre se podrán beneficiar del resto de funcionalidades que ofrece. Para ello, el acceso de los empleados al gestor de turnos es fundamental. Gracias al autoservicio del empleado con el que cuentan las soluciones de recursos humanos, el trabajador puede actualizar el sistema con su información. Así, se podrá acceder automáticamente a la información sobre su disponibilidad, preferencias horarias, bajas, vacaciones, cambios de turno, etc. En la Guía de Software RRHH 2022 podrá encontrar los pasos clave para implicar a los trabajadores de su empresa en el autoservicio del empleado.

Funcionalidades de un programa de gestión de turnos de trabajo

La funcionalidad básica de un programa de gestión de turnos de trabajo es la creación de un cuadrante de turnos flexible, que se adapte fácilmente a los cambios de la empresa o de sus empleados. De manera automática, el programa es capaz de detectar el reparto óptimo de los trabajadores disponibles entre los distintos turnos que se han definido. De esta manera, el calendario de turnos se crea de manera automática. Pero este tipo de programas tienen más que ofrecer.

Para empezar, el programa permite el filtrado y la búsqueda dentro de su base de datos. Supongamos, por ejemplo, que desde el departamento de recursos humanos se quiere saber qué trabajadores realizaron más de 10 horas extra a lo largo del mes anterior. Realizando una sencilla búsqueda, se podría averiguar en cuestión de segundos algo que de otra manera habría supuesto horas de papeleo. También se pueden asignar colores a los distintos trabajadores, turnos, departamentos o cualquier otro campo.

Además, cada trabajador tiene un perfil personal donde figuran todos sus datos. Ellos mismos pueden definir cuál es su disponibilidad horaria, o el horario en el que prefieren trabajar. De igual manera, pueden solicitar la fecha en la que quieren sus vacaciones, pedir un día libre, solicitar un cambio de turno o avisar de una visita al médico. También se podría solicitar el cambio de turno entre compañeros, lo que no influiría en la empresa de manera directa, pero puede suponer un impacto en el bienestar de los empleados. Por supuesto, la posibilidad de configurar los días festivos o de descanso de los empleados también se ofrece, adaptando el calendario a las necesidades de cada empresa.

Todas estas acciones se podrían llevar a cabo sin necesidad de tener que enviar un correo electrónico o hacer una llamada. De esta manera, el responsable de la gestión recibiría una notificación con la petición del trabajador, y podrá la aprobar o denegar según su criterio. Asimismo, el trabajador recibirá una notificación con cualquier cambio que sufra su horario. Ésta se podrá realizar por correo electrónico, por intranet, o incluso por SMS. Algunos programas incorporan también una herramienta de mensajería interna. Se proporciona al departamento de recursos humanos la oportunidad de comunicarse en tiempo real con los empleados o con distintos equipos de trabajo.

El acceso al programa se puede realizar tanto desde un ordenador como desde un dispositivo móvil. Esto supone poder consultar el calendario de turnos y realizar solicitudes desde cualquier lugar, y aprobarlas o rechazarlas sobre la marcha. Los empleados valoran esta característica de los programas de gestión de turnos, ya que pueden consultar su horario de trabajo estén donde estén, y hacer solicitudes de cambio sin necesidad de acudir a la sede de la empresa. Se abre también la posibilidad de que la empresa cree un cuadrante de trabajo con vacantes, a las que cada trabajador podrá apuntarse cubriendo el puesto en el horario que más le convenga.

Hay programas que ofrecen la función de control de asistencia, gracias a la posibilidad de pedir a los empleados que confirmen su asistencia al puesto de trabajo accediendo con una clave personal o con aparatos especializados para tal fin. Con esta funcionalidad se pueden hacer informes automáticos para analizar el absentismo laboral.

absentismo baja productividad

Para mantener un control sobre todo lo que ocurre en la empresa en relación a los turnos de trabajo, los programas de gestión de turnos ofrecen la posibilidad de hacer informes y analíticas de distintos factores. Por ejemplo, si necesita saber cuántas horas extra ha hecho cierto trabajador un mes concreto, sólo debe solicitar la información al programa y obtener la respuesta en unos clics.

Se facilita así el control del cumplimiento de la normativa laboral vigente, además del respeto a los distintos convenios colectivos de los trabajadores. Se puede establecer un límite de horas de trabajo para los distintos empleados, así se comprueba rápidamente si un trabajador está cerca de cumplir su límite de horas trabajadas.

Por último, existe la posibilidad de exportar los calendarios a otras soluciones si fuese necesario, como Outlook, Google Calendar, Excel, etc. Así si por alguna razón fuera necesario trabajar con una aplicación externa, sería posible hacerlo.

Las necesidades que puede tener una empresa para la gestión de turnos pueden ser muchas y, sobre todo, muy variadas. Antes de adquirir un software, lo ideal sería contactar con varios proveedores de software de recursos humanos y ver lo que cada uno puede ofrecer. En la Guía de Software RRHH 2022 aparece un listado con las 6 preguntas esenciales que hay que hacer a un proveedor para saber si debería considerarlo como una opción. Si quiere solicitar información sobre qué proveedor sería el adecuado para su empresa, puede contactar con TIC Portal (una iniciativa de EKCIT) que le ofrecerá información independiente al respecto.

Implementación e integración con otras soluciones de recursos humanos

Cuando una organización se plantea la adquisición de un software de gestión de turnos, se pueden dar varias situaciones. La primera es que la empresa no tenga ninguna solución de gestión de recursos humanos. En este caso, el responsable del proyecto debería plantearse si sólo van a necesitar la funcionalidad de gestión de turnos o si más adelante se necesitará hacer una gestión más completa de los recursos humanos de la empresa. Si en un futuro próximo se necesitará adquirir un software de recursos humanos más completo, debería asegurarse de la compatibilidad del programa de gestión de turnos con otras soluciones.

También es cierto que los programas de gestión de turnos pueden estar integrados en una solución mayor de recursos humanos. Por lo tanto, existe la opción de esperar hasta que la empresa adquiera una solución de mayor envergadura. En este caso se aseguraría de la compatibilidad del programa, al tratarse de una única implementación de software de recursos humanos.

Puede darse el caso de que en su empresa ya exista una solución de gestión de recursos humanos, pero que no incluya una herramienta de gestión de turnos. O quizá la herramienta de la que dispone sea incompleta y no ofrezca algo más allá de la creación de cuadrantes y horarios. En estas ocasiones se puede adquirir una solución dedicada en exclusiva a la gestión de turnos, con funcionalidades muy completas. Sería un complemento al software del que ya disponen. La única consideración a tener en cuenta es la compatibilidad entre los distintos programas. Puede no parecer un requisito muy importante, pero si se adquiere un software que no se integra adecuadamente con la solución de recursos humanos de la empresa, puede suponer un sobrecoste. En la Guía de Software RRHH 2022 se detallan otros posibles costes ocultos que puede encontrar a la hora de llevar a cabo un proyecto de software de recursos humanos.

Coste de un programa de gestión de turnos

Para una empresa pequeña cuyos empleados tienen todos jornada continuada, como puede ser una PYME con 5 empleados, puede que una hoja de excel mensual sea suficiente para hacer la planificación. En internet hay multitud de plantillas que pueden cubrir las necesidades más básicas. En este caso quizá la inversión necesaria para la instalación de una solución de gestión de turnos de trabajo no sea rentable. También existe la alternativa de instalar una aplicación móvil, que normalmente son gratuitas para empresas con pocos empleados y horarios sencillos. El problema es que las funcionalidades que ofrecen son muy básicas. Para disfrutar de todas las características que una aplicación de este tipo puede ofrecer, habría que adquirir la modalidad de pago.

Para empresas de mayor tamaño, que necesitan hacer una gestión algo más compleja de los turnos o que quieren disfrutar de todas las funcionalidades que un software de gestión de turnos puede ofrecer, sería necesario adquirir un programa de pago. La modalidad del pago dependerá del proveedor. Lo más extendido es la adquisición de una o varias licencias. El precio de un software RRHH puede variar dependiendo del número de empleados a gestionar. Para un programa de gestión de turnos, el pago de la licencia puede ser mensual, anual o de pago único. Por ejemplo, una licencia para la gestión de una empresa de unos 15 empleados puede tener un precio de aproximadamente 60€ mensuales. Aunque es cierto que existen soluciones básicas más económicas, y también otras más complejas o que gestionan un mayor número de empleados, y por lo tanto más caras.

En el caso de las soluciones de recursos humanos más conocidas del mercado, la funcionalidad de gestión de turnos suele venir incluida. Si está interesado en conocer cuál es su coste, puede consultar la Guía de Software RRHH 2022, donde dispone de una calculadora de presupuestos de software de recursos humanos.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 14 julio). Programa de gestión de turnos de trabajo: una manera de dejar atrás las plantillas en Excel. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/funciones-software-rrhh/gestion-cuadrantes-turnos-trabajo
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