El proceso de implementación de software RRHH puede llegar a convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Al igual que con otros sistemas empresariales, el software RRHH necesita un análisis previo de las necesidades y objetivos de la empresa. De esta forma, se podrá realizar un proyecto satisfactorio para el uso del nuevo software, con la consecuente ventaja en el retorno de la inversión.

Índice:

1. Implementación paso por paso
2. Determinar el método de implementación
3. ¿Software de RRHH integrado o independiente?

Implementación de software RRHH paso por paso

Los factores esenciales al diseñar un proyecto de implementación de software RRHHEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos. son las necesidades de la empresa, los objetivos a alcanzar y el estado actual. Sin un punto de partida sólido y unas metas claras, es posible que el proyecto se diversifique por el camino y acabe incompleto o lleno de dificultades. Por eso, es importante tener claros los pasos a realizar en un proyecto de implementación de software RRHH:

1. Necesidad de un sistema de recursos humanos

• Razones para realizar el proyecto
• Puntos débiles de la empresa al no disponer de este software

2. Preparación del proyecto

• Definición de metas y objetivos
• Asignación de responsables de proyecto
• Presentación de las razones para el proyecto

3. Definición del proyecto

• Detallar los requisitos específicos de su empresaUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado.
• Modelo de implantación: en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. (SaaSEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service).) vs. hosting vs. on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.
• Módulo integrado en ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. vs. Paquete de software independienteBest of Breed es un software que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempo o control de trazabilidad de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature.
• Búsqueda de información directa: proveedoresLos proveedores de software de recursos humanos son siempre una parte importante de todo el proceso de selección de un programa. Existen varios tipos de software de recursos humanos. Por lo tanto, cualquier proveedor que se mencionase podría corresponder a un tipo distinto de software de recursos humanos, y no a una visión global del mercado. Software de nóminas, sistemas de gestión de talento, sistemas integrados en ERPs, sistemas de gestión de recursos humanos independientes, en la nube, on-premise, etc., son tantas las posibilidades, que hay grandes diferencias entre los proveedores de cada sistema. Y dentro de los proveedores también existen una gran cantidad de nombres: SAP (SuccessFactors), Oracle (Fusion HCM), Meta4 (PeopleNet), Workday (Workday), Unit4, Cezanne, etc., webs especializadas, etc.

4. Selección del proveedor

• Investigación de proveedores: disponibilidad, localización, opiniones, etc.
• Establecer criterios para la selección: presupuesto, necesidades, etc.
• Presentación de propuestas de colaboraciónLa Solicitud de Propuesta, o Request For Proposal (RFP) en inglés, es el documento que una empresa crea para pedir propuestas a posibles proveedores de productos o servicios TIC para el proyecto. Un enfoque que suelen tomar las empresas es la combinación de una RFP con una presentación y/o demostración de la solución ofrecida. El RFP suele ir precedido de una Solicitud de Información (Request for Information, RFI), una solicitud de información sobre el paquete y el proveedor más informal.
• Negociación contractual con proveedores

5. Proceso de implementación

• Gestión y administración del proyecto dentro de la empresa
• Realización del calendario de trabajo: plazos, tareas a realizar, etc.
• Asignación de recursos (personal, instalaciones, presupuesto)

6. Acciones tras la llegada del nuevo software

• Adaptación a las particularidades y procesos del sistema introducido
• Comprobación de beneficios asociados al nuevo sistema
• Análisis de consecución de ROI (return on investment o retorno de la inversiónEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena.)

Estos pasos resumen en gran medida el proceso a llevar a cabo durante un proyecto de implementación de software RRHH. No obstante, no todas las empresas tendrán procesos internos similares, por lo que se pueden alterar en mayor o menor medida los pasos de la implementación de software RRHH dependiendo de la particularidad de cada negocio. En la Guía de Software RRHHLa Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  podrá encontrar un ejemplo de proceso de implantación más detallado, con aspectos a tener en cuenta en cada nivel de un proyecto similar.

¿Qué determina el método de implementación de software RRHH?

Uno de los principales aspectos que marcan el proceso de implementación de software RRHH es el programa en sí mismo. Efectivamente, dependiendo del software RRHH elegido, el proceso de implementación cambiará parte de los pasos a realizar durante el mismo. Ante todo, hay que diferenciar la implementación de software RRHH integrado en otro sistema empresarial de mayor tamaño, como un ERP, de la implementación de un programa independiente de RRHH.

A esto también hay que añadir los distintos modelos en cuanto a la instalación del programa en sí: on-premise, en la nube y hosting. Cada uno de estos tipos de instalación tiene características propias y proporcionan unos beneficios y desventajas específicas. Si este factor se añade a los vistos anteriormente, puede resultar en una serie de combinaciones concretas, con una implementación de software RRHH particular en cada caso.

Software RRHH: ¿integrado o independiente?

En el primer caso, es el ERP el que define el módulo a instalar, normalmente del mismo fabricante que el ERP. Este modelo simplifica la integración con los sistemas ya existentes en la empresa, siempre que el ERP sea el mismo que se estaba utilizando en la empresa anteriormente. En caso contrario, la instalación de un nuevo ERP sólo por el módulo de RRHH puede que no sea lo más adecuado en cuestiones económicas y de operatividad interna. Además, este tipo de software RRHH está dirigido a compañías de mayor tamaño o con unos procesos más complejos.

Respecto al RRHH independiente, hay que tener en cuenta que normalmente estos programas suelen ser mucho más especializados que las soluciones integradas en un ERP. De esta manera, conseguirá un software RRHH más sólido y detallado. Sin embargo, la integración con otros sistemasLa integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos. como ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente., etc., puede llevar mucho más tiempo que una solución integrada. También puede ocurrir que el software independiente no sea capaz de manejar grandes organizaciones de personal al ser mucho más específico.

Entonces, ¿qué tipo de software RRHH es más adecuado para la implantación en mi empresa? Esta pregunta no tiene una respuesta clara, pues cómo ya se ha indicado a lo largo de este artículo, no hay un software específico que sirva para todo. Hay que analizar las características internas de la empresa de forma concienzuda para poder alcanzar una decisión para la implementación de software RRHH. Además, otros factores como el coste o las funcionalidadesLas funciones (o funcionalidades) del software de recursos humanos pueden variar mucho dependiendo del programa que se desee adquirir. Por ello, hay que definir todos los requisitos que la empresa necesita para el nuevo programa de forma previa a la elección de la herramienta. no todas las compañías presentan las mismas necesidades al hablar de recursos humanos. El tamaño, el número de trabajadores, la capacidad del departamento de recursos humanos o incluso el presupuesto son algunos de los condicionantes con los que trabajan las compañías. también añadirán peso a la selección de un programa específico. En la Guía de Software RRHH 2022La Guía Software RRHH contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar el presupuesto y las funcionalidades de distintos programas para la gestión de recursos humanos.