Implementación de software recursos humanos
El proceso de implementación de software RRHH puede llegar a convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Al igual que con otros sistemas empresariales, el software RRHH necesita un análisis previo de las necesidades y objetivos de la empresa. De esta forma, se podrá realizar un proyecto satisfactorio para el uso del nuevo software, con la consecuente ventaja en el retorno de la inversión.
Implementación de software RRHH paso por paso
Los factores esenciales al diseñar un proyecto de implementación de software RRHH son las necesidades de la empresa, los objetivos a alcanzar y el estado actual. Sin un punto de partida sólido y unas metas claras, es posible que el proyecto se diversifique por el camino y acabe incompleto o lleno de dificultades. Por eso, es importante tener claros los pasos a realizar en un proyecto de implementación de software RRHH:
1. Necesidad de un sistema de recursos humanos
- Razones para realizar el proyecto
- Puntos débiles de la empresa al no disponer de este software
2. Preparación del proyecto
- Definición de metas y objetivos
- Asignación de responsables de proyecto
- Presentación de las razones para el proyecto
3. Definición del proyecto
- Detallar los requisitos específicos de su empresa
- Modelo de implantación: en la nube (SaaS) vs. hosting vs. on-premise
- Módulo integrado en ERP vs. Paquete de software independiente
- Búsqueda de información directa: proveedores, webs especializadas, etc.
4. Selección del proveedor
- Investigación de proveedores: disponibilidad, localización, opiniones, etc.
- Establecer criterios para la selección: presupuesto, necesidades, etc.
- Presentación de propuestas de colaboración
- Negociación contractual con proveedores
5. Proceso de implementación
- Gestión y administración del proyecto dentro de la empresa
- Realización del calendario de trabajo: plazos, tareas a realizar, etc.
- Asignación de recursos (personal, instalaciones, presupuesto)
6. Acciones tras la llegada del nuevo software
- Adaptación a las particularidades y procesos del sistema introducido
- Comprobación de beneficios asociados al nuevo sistema
- Análisis de consecución de ROI (return on investment o retorno de la inversión)
Estos pasos resumen en gran medida el proceso a llevar a cabo durante un proyecto de implementación de software RRHH. No obstante, no todas las empresas tendrán procesos internos similares, por lo que se pueden alterar en mayor o menor medida los pasos de la implementación de software RRHH dependiendo de la particularidad de cada negocio. En la Guía de Software RRHH podrá encontrar un ejemplo de proceso de implantación más detallado, con aspectos a tener en cuenta en cada nivel de un proyecto similar.
¿Qué determina el método de implementación de software RRHH?
Uno de los principales aspectos que marcan el proceso de implementación de software RRHH es el programa en sí mismo. Efectivamente, dependiendo del software RRHH elegido, el proceso de implementación cambiará parte de los pasos a realizar durante el mismo. Ante todo, hay que diferenciar la implementación de software RRHH integrado en otro sistema empresarial de mayor tamaño, como un ERP, de la implementación de un programa independiente de RRHH.
A esto también hay que añadir los distintos modelos en cuanto a la instalación del programa en sí: on-premise, en la nube y hosting. Cada uno de estos tipos de instalación tiene características propias y proporcionan unos beneficios y desventajas específicas. Si este factor se añade a los vistos anteriormente, puede resultar en una serie de combinaciones concretas, con una implementación de software RRHH particular en cada caso.
Software RRHH: ¿integrado o independiente?
En el primer caso, es el ERP el que define el módulo a instalar, normalmente del mismo fabricante que el ERP. Este modelo simplifica la integración con los sistemas ya existentes en la empresa, siempre que el ERP sea el mismo que se estaba utilizando en la empresa anteriormente. En caso contrario, la instalación de un nuevo ERP sólo por el módulo de RRHH puede que no sea lo más adecuado en cuestiones económicas y de operatividad interna. Además, este tipo de software RRHH está dirigido a compañías de mayor tamaño o con unos procesos más complejos.
Respecto al RRHH independiente, hay que tener en cuenta que normalmente estos programas suelen ser mucho más especializados que las soluciones integradas en un ERP. De esta manera, conseguirá un software RRHH más sólido y detallado. Sin embargo, la integración con otros sistemas como ERP, CRM, etc., puede llevar mucho más tiempo que una solución integrada. También puede ocurrir que el software independiente no sea capaz de manejar grandes organizaciones de personal al ser mucho más específico.
Entonces, ¿qué tipo de software RRHH es más adecuado para la implantación en mi empresa? Esta pregunta no tiene una respuesta clara, pues cómo ya se ha indicado a lo largo de este artículo, no hay un software específico que sirva para todo. Hay que analizar las características internas de la empresa de forma concienzuda para poder alcanzar una decisión para la implementación de software RRHH. Además, otros factores como el coste o las funcionalidades también añadirán peso a la selección de un programa específico. En la Guía de Software RRHH 2020 podrá encontrar el presupuesto y las funcionalidades de distintos programas para la gestión de recursos humanos.
