Implementación de un sistema de gestión documental
La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada un proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.
Índice:
Pasos para implementar un sistema de gestión documental
Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.
1. Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del 
Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía servirán de referencia para el proveedor de aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié, de ese modo se resolverán las posibles carencias que presente la organización.
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden en errores similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La identificación de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la 
La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía de Gestión Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación de un sistema de gestión documental.
2. Usuarios
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de pruebas. Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
3. Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas 
La metodología waterfall o "modelo de desarrollo en cascada" consiste en el desarrollo de un proyecto de manera secuencial. Se redacta para el proveedor una lista de requisitos que el producto final debería tener. Tras esta intervención en la fase inicial por parte de la organización, no sería necesario que volviera a participar en el proceso de diseño. Una vez el proyecto queda en manos del equipo de desarrollo, este realizaría las tareas de manera secuencial. Una tarea no dará comienzo hasta que no se haya finalizado la inmediatamente anterior.waterfall (o desarrollo en cascada) y 
Agile es una metodología donde los requisitos presentados por la organización y las soluciones ofrecidas por el proveedor cambian con el tiempo. Cuando se instala un programa nuevo en una empresa y los usuarios empiezan a probar las funcionalidades que ofrece, puede que echen en falta algo. O quizá opinan que si se cambiase alguna característica el programa les sería mucho más útil. Es por ello que este método se basa en la colaboración y el trabajo en equipo, y se caracteriza por la capacidad de adaptación y flexibilidad.agile.
En el caso concreto de los gestores documentales, la 
La instalación del software en sí no es más complicada que el de otras soluciones TIC. Pero la adaptación de los trabajadores de la empresa al manejo del nuevo sistema presenta a menudo una serie de problemas. La realidad es que un sistema de gestión documental no supone un cambio meramente tecnológico. Para los empleados de la empresa supone un cambio en su trabajo, en su manera de hacer las cosas y de pensar. Normalmente los cambios tecnológicos son rápidos, pero las personas necesitan un período de aclimatación para aprender a manejarse en entornos que les son desconocidos.adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que los empleados cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el 
Scrum es el proceso basado en la metodología agile más utilizado, desarrollado específicamente para project management (gestión de proyectos). Se fomenta el trabajo en equipo, esperando que estos se organicen de manera autónoma. Esto favorece la creatividad y la comunicación, lo que se traduce en equipos más motivados.modelo Scrum. Ya que los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, tiene sentido que participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación del software. En la La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior hay indicaciones para poder calcular el tiempo de implementación de una solución de este tipo.Guía de Gestión Documental puede consultar cuánto tiempo puede tardar en implementarse por completo un sistema de gestión documental.
4. Automatiza y simplifica los procesos
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las 
Un sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario.funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el 
Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.control de versiones automático que incluyen la mayoría de gestores empresariales, este problema desaparece.
5. Integración
La 
La integración de software consiste en conseguir que distintos softwares se pasen información de uno a otro sin que el usuario lo note. Esta integración hace que el usuario pueda pasar de un sistema a otro en tiempo real. Se pueden encontrar integraciones en casi todas las empresas. Esto es común en empresas que usan distintas aplicaciones para llevar a cabo un proceso en el que participan varios departamentos.integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como 
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros.ERP, 
La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.CRM o 
La integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado.email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen unidos. Los sistemas no integrados provocarán un aumento del coste y del uso de los recursos empresariales. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible.
Conclusión
Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía. Pero antes de comenzar con el proceso de implementación es recomendable estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado. Algunas compañías analizan el mercado en busca del sistema más adecuado para sus organizaciones pero no prestan atención al proveedor que lo va a implantar. En la La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía de Gestión Documental 2021 encontrará los aspectos claves que una compañía debe tener en cuenta a la hora de elegir proveedor.
