Implementación de un sistema de gestión documental
La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada un proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.
Índice:
Pasos para implementar un sistema de gestión documental
Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.
1. Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden en errores similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La identificación de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la
2. Usuarios
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de pruebas. Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
3. Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y
En el caso concreto de los gestores documentales, la
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación del software. En la
4. Automatiza y simplifica los procesos
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el
5. Integración
La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como
Conclusión
Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía. Pero antes de comenzar con el proceso de implementación es recomendable estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado. Algunas compañías analizan el mercado en busca del sistema más adecuado para sus organizaciones pero no prestan atención al proveedor que lo va a implantar. En la