La implementación de un sistema de gestión documental puede ser considerada un proceso sencillo en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, se trata de un error común que puede llevar a muchas organizaciones a no otorgarle la importancia necesaria. Para superar este proceso de forma satisfactoria la empresa debe trabajar con un plan conciso y adaptado a las necesidades de la organización.
Índice:
Pasos para implementar un sistema de gestión documental
Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.
1. Entender las necesidades y los procesos
Los sistemas de gestión documental no se adaptan a todo tipo de organizaciones. Un análisis previo del flujo de información de la compañía será necesario para comprender cómo y qué debe implementarse. Los puntos débiles de la compañía servirán de referencia para el proveedor de aquellos aspectos en los que el gestor documental debe hacer más hincapié, de ese modo se resolverán las posibles carencias que presente la organización.
Aunque no existen compañías idénticas, muchas organizaciones inciden en errores similares a la hora de manejar la información que llega hasta su poder. La identificación de estos puntos conflictivos no siempre es fácil. En la Guía de Gestión Documental encontrará una relación de los errores más comunes en el manejo y organización de los flujos de información empresarial para tenerlos en cuenta en el proceso de implementación de un sistema de gestión documental.
2. Usuarios
Antes de comenzar con el proceso de implementación se debe evaluar el elemento clave de toda organización, sus empleados. No todos los trabajadores realizan el mismo uso de la información. Identificar a los empleados y el uso que éstos hacen de los documentos está estrechamente relacionado con el éxito del proyecto. Los trabajadores deben formar parte del plan de implementación y mantenerles, en todo momento, informados e involucrados en el proceso. Una forma de conseguirlo es a través de pruebas. Comenzar a implantar el sistema de gestión documental por un pequeño grupo de usuarios ayudará a que éstos se sientan parte del proceso.
3. Metodologías de implantación
Las metodologías más comúnmente utilizadas para instalar un sistema de gestión documental son las denominadas waterfall (o desarrollo en cascada) y agile.
En el caso concreto de los gestores documentales, la adaptación de los trabajadores suele ser el mayor problema al que se enfrenta una organización. Tecnológicamente no supone un gran reto, sobre todo comparado con otras soluciones TIC. Pero sí requiere que los empleados cambien su manera de trabajar y adopten nuevos hábitos.
Es por ello que se suele optar por un enfoque colaborativo a la hora del diseño e implementación, siguiendo las pautas proporcionadas por, por ejemplo, el modelo Scrum. Ya que los trabajadores de la empresa serán los usuarios finales del gestor documental, tiene sentido que participen en el proceso de diseño.
Como aspecto negativo, esta metodología tiene un impacto en el tiempo total de instalación del software. En la Guía de Gestión Documental puede consultar cuánto tiempo puede tardar en implementarse por completo un sistema de gestión documental.
4. Automatiza y simplifica los procesos
Mejorar la eficiencia de una compañía mediante la simplificación y automatización de sus procesos es una de las funciones clave de los gestores documentales. En las etapas previas a la implementación de un sistema de gestión documental la compañía identificará los procesos poco eficientes con los que trabaja la empresa. Esto ocurre, por ejemplo, con la creación de documentos. Multitud de personas dentro de una organización pueden acceder y modificar un documento durante su creación. Controlar cada versión de ese archivo provoca grandes esfuerzos que pueden incidir negativamente en la productividad empresarial. Con el control de versiones automático que incluyen la mayoría de gestores empresariales, este problema desaparece.
5. Integración
La integración del sistema de gestión documental con otras aplicaciones, como ERP, CRM o email existentes previamente en la compañía, es fundamental. Sacar el máximo provecho a estas herramientas pasa por conseguir que todos los sistemas de información de la empresa trabajen unidos. Los sistemas no integrados provocarán un aumento del coste y del uso de los recursos empresariales. La información ubicada en documentos es, en muchos aspectos, la base de trabajo de una organización. Los canales en los que se almacenan y gestionan los flujos de información de la compañía son muy diversos. Por ello, un gestor documental debe ser capaz de conectar con los todos los sistemas con la intención de acceder al mayor número de documentos posible.
Conclusión
Implantar un sistema de gestión documental es un proceso que cambiará la forma de trabajar de la compañía. Pero antes de comenzar con el proceso de implementación es recomendable estudiar en profundidad todas las ofertas de sistemas del mercado. Algunas compañías analizan el mercado en busca del sistema más adecuado para sus organizaciones pero no prestan atención al proveedor que lo va a implantar. En la Guía de Gestión Documental 2023 encontrará los aspectos claves que una compañía debe tener en cuenta a la hora de elegir proveedor.