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Microsoft 365: un sistema mixto de ofimática y gestión documental

Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365, es mucho más que Word, Excel y PowerPoint. Éste es uno de los sistemas más usados del mundo. Pero, ¿por qué está tan expandido en el mundo empresarial?

Índice

  1. ¿Qué es?
  2. ¿Qué incluye?
    1. Planes para pymes
    2. Planes para grandes empresas
  3. Integraciones
  4. Coste de Microsoft 365

¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube.

Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. Este competidor ha creado sus propias herramientas de ofimática (como Docs o Sheets), y también le rivaliza en el correo electrónico y el almacenamiento en la nube entre otras prestaciones. No obstante, éstas son sólo dos soluciones de todas las opciones que hay para la gestión documental. Dentro de la Guía de Gestión Documental hay una comparativa de los gestores documentales más conocidos del mercado.

Esta solución sirve tanto para pymes como para grandes empresas. Además, también puede ser utilizado por particulares e instituciones educativas. Por tanto, dependiendo de lo que se contrate, el precio y características variarán.

¿Qué incluye Microsoft 365?

Microsoft 365 hace una diferencia entre cuando es adquirido por un particular o por una empresa. Dentro de esta partición también se diferencia entre si se trata de una empresa pyme o si es una gran empresa.

¿Sabías que? Dentro de los sistemas de gestión documental hay muchas funcionalidades distintas. Por eso, antes de contratar un sistema, es importante hacer una análisis de requisitos para no acabar adquiriendo un software demasiado pequeño o grande para lo que se necesita. Para facilitar la tarea de analizar los requisitos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Gestión Documental: funcionalidades clave. Con esta herramienta, un jefe de proyecto puede indicar rápidamente cuáles son las funcionalidades que la empresa necesita y qué prioridad tienen.

Los planes de las pymes son:

Este es el plan más asequible (4,20€/usuario/mes) y, por tanto, también el que menos características incluye. Este plan incluye:

  • Word: redacción de documentos.
  • Excel: creación de hojas de cálculo.
  • PowerPoint: creación de presentaciones.

    * Fuente: Microsoft

  • Teams: plataforma de comunicaciones (chat, videoconferencia y llamadas).

    * Fuente: Microsoft

  • Outlook: es una plataforma de cliente-servidor de correo electrónico, que también incluye calendarios, tareas y contactos. Con este plan se obtiene la versión de categoría empresarial. Eso quiere decir que no termina en “outlook.es”, sino que termina con la extensión de la empresa, por ejemplo, “empleado@empresa.com”.
  • Exchange: es el servidor de correo electrónico. Por tanto, está interconectado con Outlook para poder gestionar los correos electrónicos, el calendario, las tareas y los contactos.
  • OneDrive: espacio de almacenamiento de hasta 1 TB de archivos y fotos en la nube. Este almacenamiento permite editar los documentos y compartirlos con otros usuarios.

    * Fuente: Microsoft

  • SharePoint: es una plataforma de colaboración y gestión documental.

Todas ellas en versión web y en aplicaciones móviles. Además, tiene soporte ininterrumpido por teléfono y a través de la web.

Este es el plan intermedio para las pymes. Por tanto, quiere decir que tiene más aplicaciones y servicios que el plan Básico, pero menos que la versión Premium. Su coste es de 10,50€/usuario/mes. El plan incluye:

  • Todo lo del plan Básico
  • Access (pero sólo para PC): es un sistema de gestión de bases de datos relacionales.

    * Fuente: Database.Guide

  • Publisher (pero sólo para PC): es una aplicación de maquetación para el diseño de publicaciones impresas y digitales.

Las versiones de escritorio de las aplicaciones de ofimática tienen características premium como: seminarios web hospedados, administración de citas de clientes, registros de asistentes y herramientas de informes.

Este es el plan más completo en cuanto características y funcionalidades. Por lo tanto, su coste también es mayor: 16,90€/usuario/mes.

  • Todo lo del plan Estándar
  • Microsoft Intune: un servicio basado en la nube que sirve para la gestión de dispositivos y aplicaciones móviles. De esta forma, una empresa puede configurar cómo se usan los dispositivos de la organización, incluidos los teléfonos móviles, las tabletas y los equipos portátiles para protegerlos ante ataques.
  • Azure Information Protection (AIP): es una solución basada en la nube que facilita a las empresas puedan descubrir, clasificar y proteger documentos y correos electrónicos mediante la aplicación de etiquetas al contenido.

Los servicios adicionales que incluye el plan Premium (Intune y AIP) proporcionan una seguridad avanzada, protección frente a ciberamenazas y un mayor control de datos y acceso.

Además, con este plan las empresas también pueden contratar las aplicaciones de Microsoft 365 para negocios por un coste de 8,80 €/usuario/mes. Algunas de estas aplicaciones son:

  • Yammer (crea una red social para la empresa cliente),
  • Visio (herramienta para crear diagramas),
  • Skype(plataforma de comunicación de (video)llamadas),
  • Sway (para crear boletines, presentaciones y documentos visualmente llamativos) o Power BI, entre muchas otras.

Los planes para las grandes empresas son:

Para las empresas grandes, Microsoft ha creado 2 planes para usuarios completos (Microsoft 365 E3 y E5) y un plan para usuarios limitados que deben tener acceso a ciertas características (Microsoft F3).

Este es el plan más sencillo de Microsoft para las empresas grandes y tiene un coste de 31,50 €/usuario/mes. En él se incluyen:

  • Todas las funciones y servicios incluidos en el plan Premium para Pymes junto con las aplicaciones de negocios.
  • OneNote: es un programa con licencia freeware para tomar notas, recopilar información, y que permite la colaboración multiusuario.
  • Microsoft Stream: servicio de video para crear, compartir e interactuar tanto por equipo como para la organización entera.
  • Windows: es el sistema operativo de Microsoft. Actualmente, éste sería el Windows 11 y las actualizaciones se hacen de forma automática.

Este es el plan más completo de Microsoft para las grandes empresas y tiene un coste de 53,70 €/usuario/mes. En él se incluyen:

  • Todo lo del plan Microsoft 365 E3
  • Power BI Pro: son las licencias más completas para el sistema de BI de Microsoft, permitiendo que se realizan análisis más avanzados.
  • Azure Active Directory Premium Plan 2: un directorio avanzado para la gestión de identidad y acceso.
  • Microsoft 365 Defender: tanto el general como para el punto de conexión P2, para Microsoft 365 (antes conocido como Office 365) y para Identity. Así, los usuarios tienen más herramientas para gestionar la protección contra amenazas.
  • Más funcionalidades de administración de cumplimiento: lo cual permite un mayor control para evitar problemas y/o riesgos de cumplimiento. Además, facilita la gobernanza y protección de datos confidenciales, y responde a los requisitos normativos.

Estas son licencias para usuarios de las grandes empresas que no necesitan tener tanto poder de gestión, pero que necesitan el software para llevar a cabo la actividad empresarial. Por tanto, el coste de las licencias de este plan es mucho menor (6,70 €/usuario/mes). Esto se debe a que las características y servicios a los que tiene acceso un usuario de este tipo son bastante más limitadas que en E3 y E5. Por ejemplo, estos usuarios no tienen acceso a: los sistemas de análisis avanzados; ni a muchas funcionalidades de protección frente amenazas; ni de protección de la información; ni de administración de cumplimiento; entre otras.

¿Sabías que? Además de los diferentes planes que existen entre pymes y grandes empresas, Microsoft también tiene planes especiales para las administraciones públicas, los centros educativos, las ONG y las empresas dedicadas a la sanidad. Estos planes suelen ser más asequibles que los del resto de empresas (aunque no siempre incluye todas las características).

Integración con otros productos

Dentro del propio entorno de Microsoft, el sistema de ERP de Microsoft Dynamics 365 ya incluye Microsoft 365. No obstante, otros sistemas de ERP de Microsoft no tienen Microsoft 365 dentro de sus portfolios, como NAV 2016 o Business Central. En estos casos la integración de los sistemas de Microsoft siguen siendo fáciles, pero no son nativas como en el caso de Dynamics 365.

Aparte de los ERP de Microsoft, hay otros sistemas especializados en ciertas áreas o en sectores que les ayudan a desarrollar su actividad laboral. La parte positiva es que el uso de las herramientas ofimáticas de Microsoft está muy extendido. Por eso, muchos softwares, como sistemas de BI, ERP, CRM, ya tienen desarrolladas API’s para integrar su sistema con Microsoft 365.

¿Cuánto cuesta este software?

En el apartado que trata sobre los diferentes planes se ha podido ver el coste de las licencias sin IVA de cada plan. Sin embargo, las licencias no son el único coste que conlleva este sistema.

Las empresas necesitan gestionar los procesos y flujos de trabajo de los documentos. Para ello, hará falta realizar varias reuniones con el proveedor de la herramienta para que realice la configuración y personalización del software. Asimismo, hará falta cierta formación de los empleados y una posible digitalización de los documentos. Por tanto, dependiendo de lo que necesite una empresa, los costes pueden ir desde los 15.000€ para el primer año para 5 usuarios hasta cientos de miles de euros si hay muchos usuarios y personalizaciones que hacer.

Microsoft 365 es uno de los sistemas para llevar la gestión documental, pero no el único. Si se encuentra orientándose sobre sistemas de gestión documental para su empresa, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un asesor le atenderá: +34 954 040 045.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2022, 11 mayo). Microsoft 365: un sistema mixto de ofimática y gestión documental. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/microsoft-365