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Microsoft Dataverse

Índice:

  1. ¿Qué es Dataverse?
  2. Hacer aplicaciones con Dataverse
    1. Conexión de Dynamics con aplicaciones de Dataverse
    2. Conexión de Office con aplicaciones de Dataverse
    3. Azure y Dataverse
  3. Diferencia entre Common Data Model y Dataverse

*Este artículo ha sido revisado y modificado en diciembre de 2020 debido al renombramiento de la solución.

¿Qué es el Microsoft Dataverse?

El Microsoft Dataverse, anteriormente conocido como Common Data Service (CDS), es un servicio de datos que almacena y estructura datos empresariales de procesos y aplicaciones interconectadas dentro de la Power Platform de Microsoft. Las aplicaciones del entorno Microsoft pueden recopilar sus datos centralmente en el Dataverse, lo cual sirve para evitar duplicidades de datos y crear aplicaciones, generar informes, establecer flujos de trabajo, entre otras funciones sin tener que ir importando datos.

El Dataverse funciona como almacenamiento de datos y se compone de tablas parecidas a las de las bases de datos SQL, Excel, etc. Microsoft incluye una gran cantidad de tablas estándares pero el usuario también puede crear nuevas que convengan mejor a su empresa. Las tablas del Dataverse almacenan todos los datos en filas y columnas con metadatos para indexar y facilitar la búsqueda de datos. El Dataverse soporta una gran variedad de tipos diferentes de datos empresariales (datos relacionales, de log o inicio de sesión, carpetas, …).

Atención: cuando el sistema se llamaba Common Data Service, las tablas eran conocidas con el nombre de entities (tablas). Este renombramiento ha hecho que también se modificara alguna terminología. No obstante, estas actualizaciones de terminología no se aplican a las ni a los mensajes de los servicios web de Dataverse. Por ejemplo, los nombres de los mensajes CreateEntityRequest y CreateAttributeRequest no cambiarán.

El Microsoft Dataverse está enfocado a usuarios sin (grandes) conocimientos de programación, esto le hace ser menos personalizable, pero más fácil de usar. Esto se debe a que ya ha sido preconfigurada por el equipo de Microsoft, por lo que el usuario no necesita tener conocimientos de lenguaje SQL para manejar este almacén de datos. Por el contrario, una base de datos requiere que el usuario tenga amplios conocimientos de programación SQL. Esta característica hace que sólo los usuarios técnicos puedan manejar la base de datos, pero también hace que sea más personalizable que el Dataverse.

Nota: las empresas que usan bases de datos se encuentran con que hay una amplia oferta de tipos de bases de datos. Tanta variedad y opciones puede confundir. En la Guía ERP hay una comparativa de las diferentes bases de datos del mercado.

Dataverse para la creación de aplicaciones

La Power Platform es una plataforma que se compone de las aplicaciones: Power BI, Power Apps, Power Virtual Agents y Power Automate (anteriormente conocido como Flow). Con la aplicación de Power Apps, la PowerPlatform permite que los usuarios creen aplicaciones de Low-Code y No Code para Microsoft 365, Azure, Dynamics 365 y aplicaciones independientes. Power Apps se alimenta de los datos de Microsoft Dataverse y, de esta forma, las aplicaciones creadas ya tienen los datos del Dataverse integrados.

Atención: Todas las aplicaciones de Dynamics están desarrolladas en el mismo lenguaje que el de Dataverse menos Finance and Operations. Por lo tanto, para que Finance and Operations se pueda conectar al Microsoft Dataverse hace falta configurar el integrador de datos.

Conexión de Dynamics con aplicaciones creadas con Power Apps y Microsoft Dataverse

Al usar Power Apps y Dataverse se pueden crear aplicaciones directamente con los datos de negocio clave sin necesidad de integrarlos. Por ejemplo, en el módulo de ventas de Dynamics de una empresa textil se tienen todos los datos de un pedido almacenados dentro del Dataverse. Cuando se crea una aplicación con Power Apps para sugerir productos similares o complementos al comprador, la aplicación creada saca los datos del Dataverse por lo que no hace falta volver a introducir los datos ni migrarlos.

El hecho de que Dataverse sirva como recipiente común para los datos de las aplicaciones y módulos de Microsoft ayuda a ahorrar tiempo. Además, las aplicaciones de fuera del entorno Microsoft pueden almacenar sus datos en el Dataverse a través de una API o de Power Query. Al tener almacenados en el Dataverse los datos de aplicaciones externas, estos podrán ser usados por otras soluciones de la organización y/o por la Power Platform.

Atención: las conexiones de aplicaciones externas con Dataverse presentan límites de derecho y de protección de servicio. Por tanto, antes de intentar conectar una aplicación externa con el Microsoft Dataverse, es recomendable que se compruebe si es posible.

En ocasiones, las empresas tienen aplicaciones de diversos entornos que no se conectan entre sí. Esta situación provoca que los empleados tengan que escribir 2 veces lo mismo en diferentes programas. Como el Dataverse sirve como repositorio central de datos, los sistemas que estén conectados al Dataverse se alimentarán de los datos sin tener que insertarlos en cada sistema de forma individual. Por ejemplo, una empresa de servicio de limpiezas y reparaciones tiene 2 programas, uno de nóminas y otro de registro horario. Al conectar estos dos sistemas al Dataverse, ambos programas se alimentan de los mismos datos. De esta forma, a la hora de realizar las nóminas de los empleados, el sistema de nóminas podrá ver automáticamente el número total de horas trabajadas por cada empleado.

Conexión de Office con aplicaciones creadas con Power Apps y Microsoft Dataverse

Al igual que con Dynamics, Office puede apoyarse en la Power Platform para crear y extender sus funcionalidades. Por ejemplo, se pueden crear aplicaciones para ampliar las funcionalidades de Outlook. Una aplicación podría posibilitar ver los registros del Dataverse sin salir de Outlook. Así, los usuarios pueden comprobar las comunicaciones anteriores con los clientes y ver si hay algún proceso pendiente o cierto dato que se necesita para contestar a alguna petición o pregunta del cliente. Estos datos también se buscan dentro del sistema Dataverse, por lo que se muestra no sólo la información que está en Outlook, sino también la de otros sistemas conectados al Dataverse, por ejemplo, del CRM. Además, si se ingresara cualquier dato o registro desde la aplicación Low-Code de apoyo a Outlook, esta información también quedaría almacenada en el Dataverse.

La relación de Azure con Microsoft Dataverse

Tanto Microsoft Dataverse como Azure sirven como recipiente de datos en la nube . No obstante, estas dos herramientas se diferencian por los siguientes motivos:

  • Azure necesita programación SQL mientras que Dataverse no requiere de conocimiento de programación para insertar los datos;
  • Azure es controlado por la propia empresa mientras que Dataverse las actualizaciones y modificaciones están supeditadas a Microsoft;
  • Azure puede conectarse a un mayor número de aplicaciones y soluciones tanto internas como externas que Dataverse, sobre todo cuando las aplicaciones tienen cierta antigüedad;
  • Dataverse es más económico que Azure.

A pesar de estas diferencias, Dataverse y Azure se pueden integrar. De esta forma, una empresa puede:

  • Importar datos de Azure en el Dataverse (también cuando se presenta en forma de SaaS, PaaS y IaaS);
  • Usar los datos de Dataverse en las aplicaciones de Azure (con plug-ins o funciones);
  • Exportar datos de Dataverse a servicios de Azure (Data Flows, Azure Data Factory, Power Query, Data Export Service y Power Automate).

Common Data Model vs Microsoft Dataverse

Debido a la similitud de los nombres y a que están relacionados, es muy fácil que se confundan estos dos conceptos. Como se ha mencionado anteriormente, el Microsoft Dataverse almacena y estructura datos empresariales de procesos y aplicaciones interconectadas. Mientras que el Common Data Model (CDM, o modelo de datos comunes en español) funciona como un esquema de los datos. Es decir, el CDM son las tablas del Dataverse. Las tablas del Dataverse se asemejan a las tablas de Excel y sirven para proporcionar una estructura a los datos. Así, los sistemas y aplicaciones pueden comprender mejor qué tipo de datos son los que están dentro del CDM. Por ejemplo, se introduce un nuevo dato en el Dataverse y el CDM establece que es un número de teléfono de un cliente. Un sistema CRM detectará que se ha insertado dicho dato y lo dispondrá en su interfaz en el apartado de número de teléfono del cliente correspondiente.

Por tanto, el Dataverse se encarga de almacenar los datos, mientras que el CDM son las tablas en las que se ubican los datos del Dataverse.

¿Sabías que? El Common Data Model surgió de la Iniciativa de Datos Abiertos (Open Data Initiative, ODI), una visión desarrollada conjuntamente por Microsoft, Adobe y SAP. Cada compañía ha creado su versión: Common Data Model (Microsoft); Adobe Experience Platform (Adobe); y SAP Data Services (SAP).

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2020, 12 septiembre). Microsoft Dataverse. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/microsoft-dataverse