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¿Qué es la transformación digital?
La transformación digital consiste en el cambio de forma de trabajar de una empresa de lo analógico a lo digital. Un proyecto de transformación digital es una gran revolución. Esto se debe a que no se limita a buscar herramientas digitales para realizar los procesos actuales. Este tipo de transformación busca optimizar los procesos de una empresa con ayuda de la tecnología.
En el siguiente vídeo, Guillermo Rebull, responsable IT de la empresa WETRON Automatización S.A. nos comenta cómo llevan ellos la transformación digital:
Asimismo, los proyectos de transformación no son sólo para mejorar la parte interna de la empresa. También sirven para mejorar el trato con los clientes. Por ejemplo, creando webs a través de las cuales puedan contratar los servicios, mejorando la comunicación con ellos y ofreciéndole los medios digitales para que puedan hacer de forma ágil sus gestiones y peticiones.
“A medida que Covid-19 impacta en todos los aspectos de nuestro trabajo y nuestra vida, hemos visto la transformación digital de dos años en dos meses. Desde el trabajo en equipo y el aprendizaje a distancia hasta las ventas y la atención al cliente, pasando por la infraestructura crítica en la nube y la seguridad, trabajamos junto a los clientes todos los días para ayudarles a mantener el negocio abierto en un mundo en el que todo es remoto.” – Satya Nadella, CEO de Microsoft (traducción propia)
Los niveles de la transformación digital
La transformación digital se da en tres niveles distintos: cultura empresarial, procesos y tecnología. Si no se estudian estos tres niveles a conciencia, es muy probable que la transformación digital no salga como se quiere.
Cambio en la cultura empresarial
La cultura empresarial es el conjunto de creencias, valores, hábitos y experiencias de los empleados de una organización. Por tanto, a la hora de realizar una transformación digital también hay que cambiar la forma de pensar de los empleados. Si los empleados se encuentran que, de repente, tienen que operar en un entorno digital, es muy probable que lo rechacen y que la transformación digital de la empresa no salga bien. Por ejemplo, un corredor de seguros siempre ha trabajado con sus documentos en papel. Los clientes rellenaban el contrato y él lo ponía en un archivador.
La transformación digital busca mejorar la eficacia de una empresa. Es posible que por simplemente guardar los documentos, una empresa no caiga a tiempo cuándo acaba el periodo de permanencia de un cliente. Que no se le hagan nuevas ofertas relacionadas con las que afianzar o mejorar la rentabilidad del cliente. Al cambiar su forma de proceder de papel a digital, una empresa busca poder aprovecharse de estos datos para ser más rentable. Pero para ello, primero debe hacer que el empleado se vaya a sentir seguro y cómodo con la nueva forma de operar. Por tanto, es necesario hacer una gestión del cambio (change management) para que no sea un cambio drástico. Una forma de ayudar al empleado a sentirse más seguro trabajando de forma digital es formándole para que sepa cómo operar en el nuevo sistema.
Atención: los empleados deben percibir la transformación digital como una forma de mejorar su trabajo, no como un rival. Para asegurarse de ello, hay sistemas de RRHH que permiten hacer encuestas para conocer si entienden las decisiones comerciales y si se sienten involucrados. Esta es una de las muchas posibilidades que hay dentro de los recursos humanos. Por eso, TIC Portal ha creado el digiBook Sistema RRHH: funcionalidades clave. En él, los jefes de proyecto pueden ver todas las funcionalidades que existen e indicar cuáles son las que la empresa necesita.
Este tipo de encuestas hacia los empleados no solo permiten conocer qué piensan y cómo se sienten los empleados, también ayuda a que ellos se sientan escuchados. Según un estudio del Workforce Institute: “Dos de cada tres (63%) colaboradores sienten que su voz ha sido ignorada de alguna manera por su jefe o empleador, lo que puede tener un impacto devastador en la retención”. Por tanto, antes de hacer cualquier cambio, siempre es aconsejable prestar atención a lo que los empleados piensan.
Cuando se está en un trayecto de transformación digital es muy común que haya que realizar cambios en la cultura empresarial. Sin embargo, eso no quiere decir que el cambio sea fácil. Según el estudio sobre gestión documental basado en la experiencia de 108 empresas que se encuentra en el Premium DigiBook Estadísticas de Gestión Documental:
En aproximadamente el 65% de las empresas consideran que realizar un cambio de cultura empresarial es difícil.
Remodelación de los procesos empresariales
Los procesos de una empresa también se ven afectados cuando se hace una transformación digital. Sólo con hacer el mismo proceso pero con ayuda de tecnología no es lo mismo. Se debe aprovechar el momento de transformación digital para hacer una revisión de los procesos empresariales y estudiar cómo podrían ser más eficientes y sacar el máximo de ellos. Por ejemplo, una persona del almacén se da cuenta de que no hay suficiente stock de un material para producir y se lo comunica a administración. En administración, la encargada de la compra del inventario buscará el proveedor de dicho material y lo llamará por teléfono para hacer el pedido. Una vez que llegue el material, se revisa que esté todo y se procesa la factura impresa para realizar el pago.
Con la reestructuración del proceso de compra, esto se podría simplificar y ahorrar tiempo y evitar posibles retrasos por no tener el material necesario. El proceso comenzaría con el sistema detectando un mínimo de stock y alertando a la encargada de compras para que realice la compra. Junto con ese aviso, se mostrará a la encargada de compra qué proveedor o proveedores tienen dicho material, el coste y los tiempos de entrega. Dependiendo de la rapidez o la cantidad que requiera la empresa, la encargada hará un pedido telemático. Cuando el proveedor envíe el material, el sistema registra la factura digital que mande el proveedor. Luego, cuando llegue el pedido, un operador escaneará un código de barras o se leerá una etiqueta RFID, lo que hace que se confirme en el sistema la llegada del material, actualizando el inventario automáticamente y dará luz verde al pago de la factura.
¿Sabes qué? Las empresas de comercio y logística tienen muchas áreas en las que pueden transformarse digitalmente. Para apoyar esta transformación hace falta un sistema ERP especializado en el sector que apoye esta nueva forma de operar. TIC Portal ha creado el Premium digiBook Funcionalidades ERP: Comercio. Con este digiBook, los jefes de proyecto de empresas comerciales pueden ver todas las posibilidades existentes de un ERP para su sector y ver cuáles son las que mejor encajan en su caso.
Al proceso de modificación de procesos empresariales se le conoce como rediseño de los procesos. El rediseño consiste en analizar los procesos existentes y modificarlos para que sean lo más eficiente y rápido posible. Este análisis de procesos se suele realizar periodicamente en empresas con metodología de mejora constante y/o cuando se va a implantar un nuevo software que afecta a dicho proceso.
Cuando se está en un trayecto de transformación digital es muy común que haya que realizar cambios en los procesos. Sin embargo, eso no quiere decir que el cambio sea fácil. Según el estudio sobre gestión documental basado en la experiencia de 108 empresas que se encuentra en el Premium DigiBook Estadísticas de Gestión Documental, las empresas sienten que estos cambios son:
El 70,37% de las empresas consideran difícil el cambio en los procesos empresariales.
Dependiendo de la tecnología la transformación tomará una forma u otra
Implementar un par de tecnologías en la empresa no es suficiente. Tras haber cambiado la cultura y los procesos empresariales, es importante sopesar la tecnología que se va a necesitar. Cuando se habla de tecnología hay que tener en cuenta que se habla tanto de software como de hardware. Por ejemplo, va a operar la empresa con un software en la nube o va a estar alojado en un servidor en local; se prefiere un sistema open source o uno propietario; hace falta comprar nuevos ordenadores o sensores para las máquinas de producción; etc. Todas estas decisiones sobre la tecnología influyen en la transformación digital.
Dependiendo de qué se decida, habrá que hacer un tipo de inversión u otra y los procesos deberán hacerse de manera diferente. Por ejemplo, una empresa que decide implementar el software en local va a necesitar un mantenimiento del hardware. Esto implica que la propia empresa se tendrá que hacer cargo del servidor, o pagar a otra empresa para que lo haga.
No obstante, cuando se habla de transformación digital y tecnología se suele pensar en la gestión documental. Esto se debe a que todavía hay muchas organizaciones que trabajan usando mucho papel. Por ejemplo, las facturas, albaranes, contratos, comunicaciones, … todos son con papel.
¡Ojo! La digitalización de documentos no es lo mismo que la transformación digital. La digitalización consiste en convertir lo que se tiene ahora mismo en papel a formatos digitales como pdf, mientras que la transformación digital consiste en revolucionar todo el proceso.
No obstante, para hacer una transformación digital hace falta digitalizar. La digitalización se puede hacer de distintas formas. Por ejemplo, a veces hay documentos en papel que una vez digitalizados, deben ser modificables. Para ello, las empresas usan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para convertir esos documentos en un formato editable. Esa es una de las muchas tecnologías distintas que se deben decidir a la hora de llevar a cabo un proceso de digitalización.
Atención: el proceso de digitalización de una empresa no es sencillo. Hay muchos pasos que seguir, preguntas que hacerse, decisiones que tomar,… Todo este proyecto puede ser un quebradero de cabeza. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Digitalización. En este digiBook se encuentran los pasos a seguir para que un proyecto de digitalización salga bien y consejos proporcionados por expertos en digitalización.
Tanto si es para la digitalización de documentos como para transofrmar digitalmente procesos, hace falta usar la tecnología. Pero hay que tener dos aspectos en cuenta: primero, no vale cualquier software, hay que escoger el que mejor le va al proceso y a la empresa. Y dos, no todos los procesos necsitan digitalizarse. A veces, la inversión de dinero y tiempo que requiere no compensa en cuanto a la mejora que representa. Por eso, antes de tomar cualquier decisión, es recomendable pensar cuánta mejora representa el cambio y cuál sería la mejor herramienta para llegar a ese punto ideal.
Cuando se está en un trayecto de transformación digital es muy común que haya que realizar cambios en la tecnología que se usa. Sin embargo, eso no quiere decir que el cambio sea fácil. Según el estudio sobre gestión documental basado en la experiencia de 108 empresas que se encuentra en el Premium DigiBook Estadísticas de Gestión Documental:
En comparación con el cambio cultural y de procesos, la tecnología es más fácil de cambiar. El 39,8% de las empresas encuestadas considera que el cambio de tecnología tiene un grado de dificultad neutro.
Fases de una transformación digital
La transformación digital de una empresa no ocurre de la noche a la mañana. Es recomendable que cuando una empresa decida comenzar este trayecto se tome el tiempo necesario para que todo salga bien. Este trayecto se compone de 5 fases.
Esta fase consiste en identificar un proceso de transformación digital para ser competitivo. Es una fase preliminar en la que se reúnen los motivos por los cuales la empresa debería pasar por esta transformación. Por ejemplo, durante la pandemia del Covid-19, muchas empresas se encontraron de la noche a la mañana con que tenían que transformarse digitalmente o no podrían operar.
Una vez recogidos todos los motivos, la empresa tiene que ver los datos actuales y estudiar cómo se podría avanzar hasta convertirse en una empresa digital. A este estudio se le conoce como el plan de transformación digital.
Para elaborar este plan, la empresa primero analiza su estado actual: los procesos, puntos de mejora, puntos fuertes, tipo de hardware que tienen, etc. Después, se establecen los objetivos a conseguir. Una vez se tienen ambos, se comienza a trazar el plan para pasar del estado actual hasta ese estado objetivo.
Una transformación digital conlleva muchos cambios. Por eso, las empresas suelen dividir este plan por fases. Estas fases sirven para que se pueda llegar al punto ideal sin crear plazos inalcanzables por ni encontrarse con reticencia al cambio por parte del personal. Para ello, las empresas suelen fijarse primero en un proceso o departamento y empezar por ahí. Por ejemplo, si una tienda quiere pasar de estar sólo en un entorno físico a crear también un e-commerce, tendrá que prepararse primero logísticamente para ello. Entonces, una primera fase sería pasar de un almacén controlado por listas de control manuales y luego pasarlas al Excel a que se escaneé el inventario con un código de barras o se lea la etiqueta RFID de éste.
Una vez se haya conseguido operar con este nuevo método, se pasa a la búsqueda de la tecnología para hacer el webshop. Finalmente, otra fase podría consistir en la selección e implementación de un ERP. Es importante que si se va a integrar el sistema ERP con el webshop, se hable con el proveedor de ERP para ver si tiene experiencia con dicha integración. Si por un casual no se pudiera, este pequeño detalle haría que la transformación digital no ocurra porque habría que gestionar el ecommerce y el software por separado. Lo que supondría que se debería hacer un volcado manual de datos, haciendo que se pierda tiempo, agilidad y eficacia en el proceso.
Este es un paso intermedio entre análisis y ejecución. Es decir, es la puesta a cabo de las fases. Es un momento de cambio continuo y donde la empresa se encontrará con obstáculos. Por eso, las empresas deben ser capaces de ver cómo afrontar estos obstáculos para poder solucionarlos a tiempo y que todo salga bien.
Por ejemplo, muchos proyectos de transformación digital no acaban por completarse porque el personal interno los rechaza. Esto ocurre porque los trabajadores se sienten intimidados por la nueva forma de trabajar. Hay que mostrarles que es algo bueno y que lo van a poder hacer. Para ello, es importante que se les dé una formación adecuada. Así, se sentirán cómodos y contribuirán para que todo salga bien.
Importante: los empleados disponen de mucho conocimiento sobre los procesos y podrían tener ideas y/o propuestas interesantes para mejorarlos. Además, escuchando activamente sus opciones, los trabajadores se sienten escuchados y valorados, lo que mejora el clima laboral de la empresa.
Otro ejemplo de un inconveniente que se puede dar durante la fase de transición es que no se tenga el hardware necesario para poder implementar el paso deseado del plan de transformación digital. Un caso bastante común es que se elija un software que no opera bien en entornos de Apple, MacOS, porque está desarrollado para Microsoft.
Asimismo, en las empresas se usa cada vez más tecnología de deep learning. No obstante, esta tecnología no funciona con una unidad central de procesamiento (CPU), sino con unidades gráficas de procesamiento (GPU). Los GPU tienen un coste bastante superior a los CPU. Por tanto, antes de hacer una inversión de este tipo es importante hacer una análisis de coste-beneficio. Es muy tentador querer implementar la tecnología más moderna, pero también hay que pensar si vale la pena o no.
Cuando se llega al final de la transformación digital es el momento de ver cómo funciona todo. Seguir resolviendo posibles obstáculos que puedan surgir, analizar si los procesos se están realizando de la forma establecida.
Esta fase sirve para comprobar el resultado de la transformación digital, afianzarlo y resolver los últimos flecos.
Una vez que la empresa haya dejado pasar un tiempo para afianzar toda la nueva forma de trabajar que ha venido con la transformación digital es hora de volver a analizar el estado de la empresa. La tecnología avanza muy rápido. Eso significa que lo que antes era vanguardista, hoy ya no lo es. Cada día surgen nuevos sistemas que sirven para mejorar los procesos empresariales.
También, puede ser que mientras se conseguían los objetivos de la transformación digital surgieran otros que se tuvieron que dejar de lado. En ese caso, en esta fase de optimización es el momento de valorar de verdad si conviene hacer ese avance o no. Por ejemplo, la empresa ha implementado un software modular de ERP, en el cual se incluye un módulo de CRM. Sin embargo, mientras se analizaban las opciones, la empresa ha visto que hay soluciones especializadas de CRM que les gustaron, pero descartaron porque había otras prioridades.
En este paso es el momento de valorar si merece la pena. Un módulo de CRM dentro del ERP es muy útil para gestionar a los clientes, pero puede quedarse corto para cierto tipos de empresas. Los sistemas específicos de CRM pueden estar especializados en las áreas de marketing, ventas y atención al cliente. La cantidad de posibilidades que incluyen este tipo de CRM puede ser abrumadora y no todos los CRM incluyen lo mismo. Por eso, TIC Portal ha creado el digiBook Sistema CRM: funcionalidades clave. En este Premium digiBook se encuentran todas las distintas funcionalidades que pueden encontrarse dentro de un sistema de CRM. Así, las empresas que se están orientando acerca de este tipo de sistemas, pueden estudiar cuáles son sus requisitos y necesidades y estar preparadas para comenzar con la búsqueda de un sistema adecuado.
Retos de la transformación digital
Cualquier proyecto tiene que enfrentarse a una serie de retos. Lo importante es saber cómo abordarlos y hacer lo posible para evitar los problemas.
En el campo de la transformación digital hay 3 retos que se dan con bastante frecuencia:
- No hacer un buen análisis previo: muchas empresas se dan cuenta de que no han analizado bien sus requisitos y necesidades a mitad de un proyecto de transformación digital. Esto puede suceder por querer hacerlo todo muy rápido o por no haber tenido en cuenta los datos. Un proyecto de transformación digital requiere mucho tiempo y una planificación minuciosa. Si no se hace de esa forma, puede que se acabe invirtiendo dinero para no mejorar los procesos.
- Aumento del coste de puesta en marcha: aunque a posteriori se espere un gran retorno de la inversión (ROI), primero hay que invertir. Puede suceder que el objetivo ideal que quiere una empresa cueste más de lo que pueden gastar. Por ejemplo, porque la tecnología y recursos que necesitaría no están económicamente a su alcance todavía. En este caso, se puede hacer un plan para conseguir el escenario más parecido posible al caso ideal. De esta forma, el caso ideal se deja para cuando se haya llegado al paso de optimización y la empresa se haya recuperado de la inversión. Así, la empresa podrá planificar otro proyecto de transformación digital en el que será más fácil integrar dicha tecnología.
- Una mala adaptación de los empleados: el personal de una organización puede rechazar la nueva forma de trabajo porque se le hace demasiado disruptiva. La gestión del cambio es muy importante a la hora de llevar a cabo proyectos de transformación digital. Por ello, es importante involucrar y formar a los empleados y hacerles preguntas sobre cómo se sienten con respecto al proyecto. Una buena comunicación puede evitar que los empleados rechacen el proyecto y que al final no salga bien.
