Google Apps for Work ofrece una forma diferente de trabajar dentro de las empresas. Con un servicio integrado en la nube, ofrece aplicaciones fáciles de usar y con una interfaz familiar para la mayoría de usuarios.

Atención: esta solución ya no existe. Consulte la nueva solución de Google para gestión documental y ofimática en el artículo sobre Google WorkspaceGoogle Workspace es el nuevo nombre que recibe la solución de gestión documental, cloud computing y ofimática de Google para las empresas. En 2006, Google lanzó esta solución bajo el nombre de Google Apps for Work y pasó a llamarse Google G Suite en 2016. Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Workspace ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota..

Índice:

1. ¿Qué es Google Apps for Work?
2. Aplicaciones de Google Apps for Work
   1. Gmail para empresas
   2. Google Drive
   3. Docs, Sheets y Slides
3. Limitaciones

Actualización 29-09-2016: Google Apps for Work ahora se llama G Suite.

¿Qué es Google Apps for Work?

Google Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de contenidos se refiere.

Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota. En la Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará información sobre los precios iniciales del programa, así como otros costes adicionales que no suelen ser contemplados por las empresas.

Aplicaciones que ofrece Google Apps for Work

El conjunto de aplicaciones que define Google Apps for Work está dividido a su vez en 4 secciones diferentes atendiendo al área en el que trabajan.

• Comunicación: Gmail, Hangouts, Calendar, Google+
• Almacenamiento: Drive
• Colaboración: Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms
• Administración: Admin y Vault

Gmail para empresas

Google le ha dado un giro importante a su herramienta de correo para que responda a las necesidades de las compañías. Gmail para empresas es una de las aplicaciones que más cambios ha experimentado para su adaptación al mundo empresarial en comparación con la versión gratuita.

• 30 Gb de almacenamiento frente a los 15Gb de la versión gratuita.
• Posibilidad de trabajar con un domino propio (@tuempresa.es).
• Servicio técnico 24 horas.
• Videoconferencias de hasta 15 personas.
• Compatible con las grandes herramientas de correo electrónico.

Google Drive

Esta herramienta está destinada al almacenamiento online de contenido. Google Drive permite acceder a la informaciónEl control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos. a través del móvil o el ordenador. Cualquier contenido almacenadoEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia). en el sistema local se sincronizará en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. de forma automática y viceversa. Esta sincronización automática supone una gran ventaja para empleados con grandes cargas de documentos. Google Drive para empresas se diferencia de su versión gratuita principalmente en el volumen de almacenamiento. Al igual que en Gmail, Drive puede disponer de 30 Gb de almacenamiento compartidos con la aplicación de correo electrónico. Esta capacidad puede ser ilimitada gracias a un incremento en el precio de contratación.

Otra de las características destacables de esta aplicación es la búsqueda. Google es el motor de búsqueda más popular, pero también el más potente. La tecnología desarrollada por la empresa americana tras sus años de experiencia en internet ha sido adaptada a Google Apps for Work. Tan sólo con incluir algunas palabras contenidas en un texto, una imagen o archivo adjunto al correo la aplicación será capaz de encontrar el archivo rápidamente.

Docs, Sheets y Slides

Este es probablemente el conjunto más diferenciador de los que ofrece Google. La posibilidad de que varias personas trabajen en el mismo documento en tiempo real desde cualquier parte del mundo es uno de los aspectos más atractivos de este paquete. Aun tratándose de un servicio web, estas aplicaciones permiten la opción de trabajar offline sincronizándose con el sistema completo una vez se disponga de conexión a internet. Incluso permite un seguimiento de las versiones que se han ido elaborando a partir del documento principal. De esta forma, toda la información contenida a lo largo de la historia de un documento queda guardada en la nube de forma indefinida sin tenerlo en cuenta en su cuota de almacenamiento.

Limitaciones de Google Apps for Work

Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y el mundo de la movilidad participando cada día más en los procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización., Google Apps for Work ofrece una forma sencilla de sacarle el mayor partido a esa tendencia. Sin embargo, todo software tienen algún límite y Google Apps for Work presenta algunas limitaciones que pueden ser decisivas en los procesos de selección de un gestor documental. La Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. recoge un análisis de las principales limitaciones del sistema que se deben estudiar durante la elección de sistema de gestión documental.