Google Apps for Work ofrece una forma diferente de trabajar dentro de las empresas. Con un servicio integrado en la nube, ofrece aplicaciones fáciles de usar y con una interfaz familiar para la mayoría de usuarios.
Atención: esta solución ya no existe. Consulte la nueva solución de Google para gestión documental y ofimática en el artículo sobre Google Workspace.
Índice:
Actualización 29-09-2016: Google Apps for Work ahora se llama G Suite.
¿Qué es Google Apps for Work?
Google Apps for Work es un servicio de aplicaciones web que proporciona varias herramientas hospedadas en la infraestructura de Google. Este conjunto de soluciones están enfocadas a satisfacer las principales necesidades de las empresas en lo que a gestión de contenidos se refiere.
Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Apps for Work ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota. En la Guía de Gestión Documental 2023 encontrará información sobre los precios iniciales del programa, así como otros costes adicionales que no suelen ser contemplados por las empresas.
Aplicaciones que ofrece Google Apps for Work
El conjunto de aplicaciones que define Google Apps for Work está dividido a su vez en 4 secciones diferentes atendiendo al área en el que trabajan.
- Comunicación: Gmail, Hangouts, Calendar, Google+
- Almacenamiento: Drive
- Colaboración: Docs, Sheets, Slides, Sites, Forms
- Administración: Admin y Vault
Gmail para empresas
Google le ha dado un giro importante a su herramienta de correo para que responda a las necesidades de las compañías. Gmail para empresas es una de las aplicaciones que más cambios ha experimentado para su adaptación al mundo empresarial en comparación con la versión gratuita.
- 30 Gb de almacenamiento frente a los 15Gb de la versión gratuita.
- Posibilidad de trabajar con un domino propio (@tuempresa.es).
- Servicio técnico 24 horas.
- Videoconferencias de hasta 15 personas.
- Compatible con las grandes herramientas de correo electrónico.
Google Drive
Esta herramienta está destinada al almacenamiento online de contenido. Google Drive permite acceder a la información a través del móvil o el ordenador. Cualquier contenido almacenado en el sistema local se sincronizará en la nube de forma automática y viceversa. Esta sincronización automática supone una gran ventaja para empleados con grandes cargas de documentos. Google Drive para empresas se diferencia de su versión gratuita principalmente en el volumen de almacenamiento. Al igual que en Gmail, Drive puede disponer de 30 Gb de almacenamiento compartidos con la aplicación de correo electrónico. Esta capacidad puede ser ilimitada gracias a un incremento en el precio de contratación.
Otra de las características destacables de esta aplicación es la búsqueda. Google es el motor de búsqueda más popular, pero también el más potente. La tecnología desarrollada por la empresa americana tras sus años de experiencia en internet ha sido adaptada a Google Apps for Work. Tan sólo con incluir algunas palabras contenidas en un texto, una imagen o archivo adjunto al correo la aplicación será capaz de encontrar el archivo rápidamente.
Docs, Sheets y Slides
Este es probablemente el conjunto más diferenciador de los que ofrece Google. La posibilidad de que varias personas trabajen en el mismo documento en tiempo real desde cualquier parte del mundo es uno de los aspectos más atractivos de este paquete. Aun tratándose de un servicio web, estas aplicaciones permiten la opción de trabajar offline sincronizándose con el sistema completo una vez se disponga de conexión a internet. Incluso permite un seguimiento de las versiones que se han ido elaborando a partir del documento principal. De esta forma, toda la información contenida a lo largo de la historia de un documento queda guardada en la nube de forma indefinida sin tenerlo en cuenta en su cuota de almacenamiento.
Limitaciones de Google Apps for Work
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y el mundo de la movilidad participando cada día más en los procesos empresariales, Google Apps for Work ofrece una forma sencilla de sacarle el mayor partido a esa tendencia. Sin embargo, todo software tienen algún límite y Google Apps for Work presenta algunas limitaciones que pueden ser decisivas en los procesos de selección de un gestor documental. La Guía de Gestión Documental 2023 recoge un análisis de las principales limitaciones del sistema que se deben estudiar durante la elección de sistema de gestión documental.
