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SharePoint Online

SharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. No obstante, la versión on-premise sigue siendo ampliamente utilizada en los entornos empresariales. ¿Cuáles son las diferencias entre SharePoint Online y su versión on-premise? ¿Qué puede ofrecer SharePoint Online?

Índice:

  1. Diferencias entre SharePoint Online y Sharepoint on-premise
  2. Integración con Office 365
  3. ¿SharePoint on-premise u online para la empresa?

Diferencias entre SharePoint Online y Sharepoint on-premise

A finales de agosto de 2015 se publicó la beta de SharePoint 2016, que incluye nuevas funciones y opciones para la conexión a redes híbridas o algunos de los elementos en la nube de Office 365. SharePoint 2016 ha sido diseñado partiendo de las funciones y novedades ya incluidas en SharePoint Online. Por esto, las diferencias entre estas dos versiones se limitan principalmente al modelo de implementación (on-premise vs cloud).

No obstante, la versión on-premise aquí evaluada ha sido SharePoint 2013 frente a SharePoint Online, pensada para aquellas empresas que están preguntándose si deberían actualizar su versión de SharePoint. En esencia, tanto SharePoint 2013 como su versión en la nube tienen funciones y herramientas similares, aunque existen ciertas diferencias que pueden provocar incertidumbre a la hora de saber qué versión es la más apropiada:

  • SharePoint Online siempre estará actualizado. Es decir, la versión online es mantenida por la propia Microsoft, por lo que los usuarios se tendrán que olvidar de actualizaciones, parches, etc. Mientras, la versión local tendrá que renovarse periódicamente, con el consecuente gasto de licencias, migración, etc.
  • La administración de SharePoint Online está más restringida. Lo cual es normal si se tiene en cuenta que la administración correrá a cargo del proveedor del sistema en la nube, es decir, Microsoft. Compartir infraestructura con otros clientes conlleva a que algunas opciones, como el tamaño máximo de archivos, queden fijados por el proveedor, al contrario que la versión on-premise.
  • Rendimiento de SharePoint Online reducido. Este punto tiene que ver con el de antes, ya que hay que tener en cuenta que al utilizar una plataforma en la nube a la que se conectan más clientes, es posible que haya picos de carga de actividad que puedan ralentizar el sistema, algo que no ocurriría con una versión local al poder controlar la cantidad de usuarios que se conectan y no tener que soportar cargas tan grandes.
  • Integración de SharePoint Online con otros productos Microsoft. Aunque es cierto que la versión on-premise también podrá conectarse a los demás productos de la gama Microsoft, tendrá que hacerse manualmente, lo que supondrá costes de conexión e integración de los distintos sistemas. Esta conexión le permitirá integración con Office 365, Microsoft Azure o Skype For Business, entre otros.

Aunque ambas versiones ofrecen sólidas opciones para el trabajo colaborativo en el entorno empresarial, no hay que olvidar que existen alternativas de otros fabricantes que pueden adaptarse a sus necesidades o a la infraestructura existente en su empresa. Puede consultar una comparativa de este tipo de sistemas en la Guía de Gestión Documental.

* Fuente: Microsoft

Integración con Microsoft Azure y Office 365

SharePoint Online ofrece integración completa con el resto de infraestructuras y plataformas en la nube de Microsoft, como Office 365 y Azure. SharePoint Online puede utilizar distintos servicios de Azure, ya sea para aumentar la seguridad de sus inicios de sesión a través de Active Directory, o la instalación en una máquina virtual para un acceso remoto privado. Además, Azure también permite migrar la versión on-premise de SharePoint a una nube privada.

Respecto a Office 365, Microsoft ofrece planes de este sistema con SharePoint ya integrado, que puede conectarse a una licencia de SharePoint 2013, SharePoint 2016 o directamente a SharePoint Online para aprovechar las funcionalidades colaborativas. Puede conocer más sobre la integración de Office 365 con SharePoint en el artículo ¿Cómo pasar de SharePoint a Office 365?

¿Qué se adapta mejor a su empresa, Sharepoint on-premise u Online?

La elección de la versión adecuada de SharePoint tiene mucho que ver con las características de su empresa y cómo puede responder una u otra versión a sus necesidades. Por ejemplo, si su empresa quiere eliminar la infraestructura de hardware interna, la opción más adecuada será SharePoint Online, mientras que si desea gestionar personalmente todos los aspectos de SharePoint, como el tamaño de archivos, y añadir capas de seguridad al acceso, puede que SharePoint on-premise sea la elección correcta. También existe la posibilidad de utilizar Azure para potenciar la seguridad o el acceso de cada versión de una manera distinta. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar una comparación detallada de las versiones de SharePoint con consejos para poder sacarle el mayor partido en distintos entornos empresariales.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 14 enero). SharePoint Online. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/sharepoint-online
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