Sistema de registro de correo
Mandar el correo masivo al flujo de trabajo correspondiente
El registro de correo es el proceso por el cual el correo entrante y saliente consigue las características y la clasificación necesaria para que pase a su tratamiento correspondiente. Esto sirve tanto para la correspondencia escrita digitalizada como para la comunicación electrónica. De esta forma, los correos, como una factura entrante, se insertan directamente en el flujo de trabajo correcto, por ejemplo, para su aprobación y pago. Los documentos que se envíen también se pueden seguir sobre la base del registro de sus características y la fecha de envío, aunque ya no estén físicamente en la empresa.
Importante: la gestión de ciclo de vida de los documentos controla las fases que atraviesa un documento, desde su vida hasta su eliminación. Esta funcionalidad no viene en un paquete de gestión documental básico. En la Guía de Gestión Documental 2020 se encuentra una lista de características interesantes que no se encuentran en paquetes básicos.
El registro de correos se digitaliza cada vez más
Originalmente, toda la gestión de correos lo realizan los empleados de secretaría de una empresa de forma manual. Ellos analizaban el correo entrante y se lo pasaban a la persona o departamento correcto. Se encargaban también de dirigir los flujos de los correos salientes (tanto internos como externos), haciendo que se registraran y mandaran correctamente. De esta manera, la empresa tenía el control sobre las facturas enviadas o las solicitudes de información (Request For Information, RFI), por ejemplo.
Hoy en día, el método para registrar el correo no ha cambiado en sí mismo, sino que ha sufrido una variación. Las empresas reciben cada vez más correo digital como los emails, las facturas electrónicas, formularios web y mensajes a través de Whatsapp y de las redes sociales. Además, hay grandes posibilidades de limitar el trabajo manual de secretaría. Muchas empresas se esfuerzan por trabajar en ello lo máximo posible, o incluso sin papel.
¿Qué sistemas soportan el registro y distribución de correos?
Los correos son documentos, por tanto, es lógico que el sistema de gestión documental se encargue del registro postal. Aquellas empresas que digitalizan su correo físico pueden consultar la información que contienen dentro del sistema de gestión documental. La ventaja aquí es que el sistema no solo registra y envía los datos (personales, propietario o responsable del documento, tema, destinatario, etc.), sino que almacena los datos de los documentos. De esta forma, los correos entrantes (tanto los escaneados como los que entraron en formato digital) consiguen metadatos inmediatamente. Los metadatos se rellenan automáticamente con el correo electrónico. Si se escanea el correo puede ser manual o automáticamente, esto depende de si se hace con un escáner normal o un reconocimiento óptico de caracteres (OCR, Optical Character Recognition). En el caso del OCR se añaden los metadatos automáticamente cuando el OCR reconoce un campo establecido para sacar de ahí el metadato o con deep learning (también conocido en español como aprendizaje profundo).
Con la ayuda de los metadatos, el mismo sistema se encarga de introducirlos en sus flujos de trabajo. Esto simplifica la ruta del correo mandándolo a la persona, departamento o archivo digital correcto. La funcionalidad que se encarga de esta tarea se le suele conocer también como digital mailroom.
Nota: algunas empresas eligen digitalizar sus correos u otros documentos con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que los documentos físicos sean archivos digitales de texto editables. En la Guía de Gestión Documental podrá acceder a una comparativa de las características y los precios de los programas más punteros.
La distribución de correo se realiza de la misma manera, pero viceversa. Los documentos que se crean o gestionan con el sistema de gestión documental pueden mandarse inmediatamente desde el propio sistema a la persona correspondiente. En muchos casos, se puede escoger el canal (el más popular sigue siendo el e-mail). Ademas, muchos sistemas de gestión documental también están conectados al CRM (Customer Relationship Management o gestión de relaciones con el cliente, en español). De esta forma, pueden ofrecer un “libro de correo digital”. En el registro se aclara inmediatamente con qué está relacionado o a quién se enviaron y cuándo. El sistema también puede trabajar hacia el futuro y enumerar las tareas para la correspondencia.
Además del sistema de gestión documental, también hay otros sistemas que se encargan del registro de correo. Generalmente, el registro de correos también forma parte de un sistema ERP más grande, o de un módulo de gestión documental dentro de este tipo de sistemas. Las empresas en las que los archivos se crean principalmente alrededor de un cliente, a su vez, a menudo eligen encargarse del registro de correo directamente dentro del sistema CRM.
Requisitos legales para la digitalización de la correspondencia
Una oficina sin papeles es el sueño de muchos empleadores y trabajadores. Sin embargo, una gran duda es la validez legal de los documentos digitalizados. A menudo, hay una buena razón para preparar y enviar el correo en papel. Las firmas no tienen siempre la misma validez legal, las marcas de agua son difíciles de copiar, y algunos documentos aún deben conservarse en papel hasta hoy. La retención de estos documentos en físico se debe bien a políticas internas de la empresa o a las legislaciones del estado a cumplir.
Un sistema de gestión de documentos estrictamente estructurado ayuda a las empresas a ponerlas en el buen camino para la eliminación del correo en papel. Por ejemplo, cuando el sistema cumple con las normas ISO, como la ISO 23081 para metadatos, las empresas pueden estar seguras de que sus documentos digitalizados también son válidos legalmente. También son importantes las estrictas autorizaciones y controles de acceso para los empleados, el monitoreo de la creación de documentos y el archivo de archivos o la destrucción de documentos de acuerdo con la legislación y las regulaciones. Si se cumplen todas las pautas para el sector (preste atención a la normativa correspondiente para su sector determinado), se puede proceder a la destrucción del correo en papel.
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