Índice:

1. Envío de correo masivo
2. Digitalización del registro de correos
3. Sistemas para el registro y distribución de correos
4. Requisitos legales

Mandar el correo masivo al flujo de trabajo correspondiente

El registro de correo es el proceso por el cual el correo entrante y saliente consigue las características y la clasificación necesaria para que pase a su tratamiento correspondiente. Esto sirve tanto para la correspondencia escrita digitalizada como para la comunicación electrónica. De esta forma, los correos, como una factura entrante, se insertan directamente en el flujo de trabajoEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. correcto, por ejemplo, para su aprobación y pagoPurchase-to-pay (P2P), también conocido como Procure-to-pay o de la compra al pago, es el proceso que transcurre desde la solicitud de compra de un elemento hasta su pago. Es decir, este proceso consiste en gestionar el aprovisionamiento, desde que se descubre que se requiere un producto o servicio, pasando por su compra, su entrega, hasta su pago y su gestión contable.. Los documentos que se envíen también se pueden seguir sobre la base del registro de sus características y la fecha de envío, aunque ya no estén físicamente en la empresa.

Importante: la gestión de ciclo de vida de los documentosEl ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención. controla las fases que atraviesa un documento, desde su vida hasta su eliminación. Esta funcionalidad no viene en un paquete de gestión documental básico. En la Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  se encuentra una lista de características interesantes que no se encuentran en paquetes básicos.

El registro de correos se digitaliza cada vez más

Originalmente, toda la gestión de correos lo realizan los empleados de secretaría de una empresa de forma manual. Ellos analizaban el correo entrante y se lo pasaban a la persona o departamento correcto. Se encargaban también de dirigir los flujos de los correos salientes (tanto internos como externos), haciendo que se registraran y mandaran correctamente. De esta manera, la empresa tenía el control sobre las facturas enviadas o las solicitudes de información (Request For Information, RFI), por ejemplo.

Hoy en día, el método para registrar el correo no ha cambiado en sí mismo, sino que ha sufrido una variación. Las empresas reciben cada vez más correo digital como los emails, las facturas electrónicasLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente., formularios web y mensajes a través de Whatsapp y de las redes sociales. Además, hay grandes posibilidades de limitar el trabajo manual de secretaría. Muchas empresas se esfuerzan por trabajar en ello lo máximo posible, o incluso sin papelUna paperless office, u oficina sin papeles en español, es una oficina en la que se hace el mínimo o ningún uso del papel. Este término ya existe desde hace medio siglo, pero, desde las últimas décadas, cada vez más empresas ponen este concepto en práctica. Una oficina completamente sin papel es difícil de conseguir y, a menudo, no siempre funciona de forma óptima, muchas empresas se pasan al “less paper” o menos papel. Por ejemplo, esto se hace para recibir y enviar factura digital, pero el plan mensual aún se comparte en papel para que los empleados puedan agregar sus propias notificaciones. .

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores. los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

¿Qué sistemas soportan el registro y distribución de correos?

Los correos son documentos, por tanto, es lógico que el sistema de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. se encargue del registro postal. Aquellas empresas que digitalizan su correo físicoLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. pueden consultar la información que contienen dentro del sistema de gestión documental. La ventaja aquí es que el sistema no solo registra y envía los datos (personales, propietario o responsable del documento, tema, destinatario, etc.), sino que almacena los datos de los documentos. De esta forma, los correos entrantes (tanto los escaneados como los que entraron en formato digital) consiguen metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. inmediatamente. Los metadatos se rellenan automáticamente con el correo electrónico. Si se escanea el correo puede ser manual o automáticamente, esto depende de si se hace con un escáner normal o un reconocimiento óptico de caractereEl Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR en sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) es una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables. Se abre la posibilidad de hacer accesibles a través de ordenador aquellos documentos impresos o escritos con máquina de escribir que antes solamente estaban disponibles en formato físico. También la de transformar todos aquellos documentos digitales que contienen texto que no se puede editar en documentos editables sobre los que poder trabajar.s (OCR, Optical Character Recognition). En el caso del OCR se añaden los metadatos automáticamente cuando el OCR reconoce un campo establecido para sacar de ahí el metadato o con deep learningDeep learning (DL), también conocido como aprendizaje profundo, es un tipo de machine learning que se estructura inspirándose en el cerebro humano y sus redes neuronales. El aprendizaje profundo procesa datos para detectar objetos, reconocer conversaciones, traducir idiomas y tomar decisiones. Al ser un tipo de machine learning, esta tecnología sirve para que la inteligencia artificial aprenda de forma continua. (también conocido en español como aprendizaje profundo).

Con la ayuda de los metadatos, el mismo sistema se encarga de introducirlos en sus flujos de trabajo. Esto simplifica la ruta del correo mandándolo a la persona, departamento o archivo digitalTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo. correcto. La funcionalidad que se encarga de esta tarea se le suele conocer también como digital mailroom.

Nota: algunas empresas eligen digitalizar sus correos u otros documentos con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para que los documentos físicos sean archivos digitales de texto editables. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá acceder a una comparativa de las características y los precios de los programas más punteros.

La distribución de correo se realiza de la misma manera, pero viceversa. Los documentos que se crean o gestionan con el sistema de gestión documental pueden mandarse inmediatamente desde el propio sistema a la persona correspondiente. En muchos casos, se puede escoger el canal (el más popular sigue siendo el e-mail). Además, muchos sistemas de gestión documental también están conectados al CRM (Customer Relationship Management o gestión de relaciones con el cliente, en español). De esta forma, pueden ofrecer un “libro de correo digital”. En el registro se aclara inmediatamente con qué está relacionado o a quién se enviaron y cuándo. El sistema también puede trabajar hacia el futuro y enumerar las tareas para la correspondencia.

Además del sistema de gestión documental, también hay otros sistemas que se encargan del registro de correo. Generalmente, el registro de correosEn la gestión de registros, Records Management, se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. La importancia de la visión y una buena seguridad de un archivo digital se ve reforzada debido a una legislación cada vez más estricta. Por ejemplo, para los documentos básicos de la administración de una empresa, como contabilidad y nóminas, se aplica un periodo mínimo de retención de siete años. También deben poder ser llamados para inspección al presionar un sólo botón. también forma parte de un sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. más grande, o de un módulo de gestión documental dentro de este tipo de sistemas. Las empresas en las que los archivos se crean principalmente alrededor de un cliente, a su vez, a menudo eligen encargarse del registro de correo directamente dentro del sistema CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente..

Requisitos legales para la digitalización de la correspondencia

Una oficina sin papeles es el sueño de muchos empleadores y trabajadores. Sin embargo, una gran duda es la validez legal de los documentos digitalizados. A menudo, hay una buena razón para preparar y enviar el correo en papel. Las firmas no tienen siempre la misma validez legalEl término firma digital se usa para referirse a una forma electrónica de firma. Esto puede ser una firma electrónica ordinaria o una firma electrónica cualificada. A veces, sólo la segunda forma recibe la definición de digital. Una firma electrónica ordinaria se parece a la firma tradicional. Con ayuda de un bolígrafo electrónico o de una firma escaneada pueden firmarse los documentos electrónicos y los e-mails. La firma confirma la identidad del firmante. Mientras que, con la firma electrónica cualificada, se adjuntará al certificado cualificado un documento o acción de autorización. Este certificado confirma la identidad del firmante y su autoridad para firmar. Además, garantiza que nada ha cambiado en el documento o acción a firmar. Finalmente, el certificado también hace que la firma sea legalmente válida., las marcas de agua son difíciles de copiar, y algunos documentos aún deben conservarse en papel hasta hoy. La retención de estos documentosRetener significa literalmente mantener conservado. se encarga de incluir todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. la gestión de retención está estrechamente relacionada con la gestión de registros (también conocida como Records Management) y el ciclo de vida de un documento. A menudo estos términos se usan de forma indiferente. Por lo tanto, la gestión de retención trata sobre si un documento se debe guardar en el archivo, y del tiempo de almacenamiento de dichos documentos.  en físico se debe bien a políticas internas de la empresa o a las legislaciones del estado a cumplir.

Un sistema de gestión de documentos estrictamente estructurado ayuda a las empresas a ponerlas en el buen camino para la eliminación del correo en papel. Por ejemplo, cuando el sistema cumple con las normas ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas., como la ISO 23081 para metadatos, las empresas pueden estar seguras de que sus documentos digitalizados también son válidos legalmente. También son importantes las estrictas autorizacionesLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. y controles de accesoEl control de acceso es una técnica de seguridad que verifica el permiso que tiene una persona o dispositivo para entrar en un área y hasta qué punto. Esta función se encuentra dentro de la gestión de identidad y acceso de una empresa. Existen 2 tipos de control de acceso: Físico y Lógico. El físico consiste en recibir autorización para entrar a lugares concretos, como determinados departamentos o áreas de la empresa. El control de acceso lógico, sin embargo, permite el acceso al usuario o dispositivo a unas determinadas redes informáticas, archivos del sistema y datos. para los empleados, el monitoreo de la creación de documentos y el archivo de archivos o la destrucción de documentos de acuerdo con la legislación y las regulaciones. Si se cumplen todas las pautas para el sector (preste atención a la normativa correspondiente para su sector determinado), se puede proceder a la destrucción del correo en papel.