El coste de un sistema de gestión documental no es algo que pueda encontrarse en internet de forma sencilla. Muchos proveedores no presentan sus precios hasta el momento en el que tienen una reunión con un posible cliente. Si quiere conocer los costes de un sistema de gestión documental en la Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará ejemplos actuales de diferentes fabricantes.

Índice:

1. Precio de un gestor documental
   1. Cantidad de espacio de almacenamiento
   2. Número de usuarios
   3. Compra del software
2. ROI de un sistema de gestión documental

¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental?

La gestión documental puede encontrarse dentro de un paquete de software ERP o como una solución independiente. El sistema de gestión documental aparte suele adquirirse en empresas que usan una gran cantidad de documentos, o que tienen varios flujos de trabajoEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. (document workflows). El precio de un gestor documental dependerá de las características de la empresa. La inversión del primer año en un software de gestión documental sencillo puede ir de 8.000€ a 25.000€. No obstante, empresas que requieren una mayor cantidad de espacio y/o funcionalidadesUn sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario. también verán un incremento del coste. Por eso, hay empresas medianasLas pymes se enfrentan a menudo con grandes cantidades de documentos y tienen que ser capaces de administrarlos. Cuanto más crece la empresa, más difícil se vuelve la tarea de gestionar los documentos de manera manual y eficaz. Esto repercute en un alto número de horas en la que los empleados pierden mucho tiempo administrando dichos documentos. que requieren un software de gestión documental que va está entre los 25.000€ y los 50.000€.

En el 70% de los casos, el coste medio de una implementación de gestión documental está entre los 8.000 y los 50.000€. Sin embargo, hay grandes empresas multinacionalesDebido a la gran cantidad de documentos y flujos de trabajo con los que operan las grandes empresas, estas tienen que establecer unos requisitos muy altos para la gestión de documentos. Estos requisitos pueden variar mucho. No existe una fórmula idónea de gestión documental común para todas las organizaciones grandes. Sin embargo, surgen con regularidad los siguientes requisitos para el sistema. con una gigantesca cantidad de documentos y de flujos de trabajo. Para este tipo de empresas, el coste de puede ir de los 50.000€ a más de 200.000€. Además, la mayoría de los proveedoresEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes. ofrecen 3 tipos diferentes de tarificación atendiendo a criterios específicos.

1. Cantidad de espacio de almacenamiento

Esta modalidad está muy extendida. Para aquellos proveedores que ofertan sus productos en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción., el almacenamiento es realmente lo que les proporciona el beneficio. Con un precio cerrado suelen cobrar por lo que se utiliza en ese momento o por una capacidad de almacenamiento prefijada con anterioridad.

En este tipo de tarificación, un aspecto importante es la necesidad de evitar todo tipo de contratos a largo plazo. Debido al avance de la tecnología, el precio de almacenamiento lleva varias décadas bajando de forma drástica. Los contratos a largo plazo sin posibilidad de renegociar los precios son una forma de los proveedores de asegurarse una cuota más alta. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  encontrará otros aspectos claves a tener en cuenta en relación al coste del sistema de gestión documental.

2. Número de usuarios

El coste de un sistema de gestión documental también puede venir dado por el número de usuarios. Existen productos cuyas licenciasLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. tienen un coste determinado atendiendo al número de usuarios que va a hacer uso del sistema. No obstante, en algunos casos puede ser más beneficioso comprar un paquete cerrado de usuarios gracias a las ofertas. Por ejemplo, si 18 empleados van a utilizar el sistema de gestión documental, quizás es más económico adquirir el precio cerrado para 20 usuarios.

3. Compra del software

Esta modalidad es principalmente para soluciones implementadas on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.. Se trata de la adquisición del software a un proveedor que se encargará también de implementarlo, personalizarloPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. (si fuera necesario) y en muchos casos proporcionar soporte técnico. Todo por un incremento del coste en cada etapa.

ROI del coste de un sistema de gestión documental

Muchas empresas siguen dudando sobre si deben o no invertir en un sistema de gestión documental, y aunque los beneficios no financieros están claros, las ventajas económicas son más difíciles de analizar. Según un estudio del International Data Corporation (IDC), los trabajadores de grandes empresas sólo encuentran el documento adecuado en un 50% de las ocasiones. Esto se traduce en ineficiencias productivas que suponen pérdidas de más de 6 millones de euros al año. Una cifra se ha duplicado desde 2003.

Durante el estudio del coste de un sistema de gestión documental, el retorno de la inversión (ROI)El retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. debe ser un aspecto a examinar. Aunque el ROI puede expresarse como un simple número, calcularlo no es tan simple. Multitud de variables entran en juego y todas ellas deben ser estudiadas con atención. Consulte la Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  para conseguir la plantilla que le ayudará a calcular el ROI de su futura inversión.