El coste de un sistema de gestión documental no es algo que pueda encontrarse en internet de forma sencilla. Muchos proveedores no presentan sus precios hasta el momento en el que tienen una reunión con un posible cliente. Si quiere conocer los costes de un sistema de gestión documental en la Guía de Gestión Documental 2023 encontrará ejemplos actuales de diferentes fabricantes.
Índice:
- Precio de un gestor documental
- Elementos que influyen en el coste
- ROI de un sistema de gestión documental
¿Cuánto cuesta un sistema de gestión documental?
La gestión documental puede encontrarse dentro de un paquete de software ERP o como una solución independiente. El sistema de gestión documental aparte suele adquirirse en empresas que usan una gran cantidad de documentos, o que tienen varios flujos de trabajo (document workflows). El precio de un gestor documental dependerá de las características de la empresa. La inversión del primer año en un software de gestión documental sencillo puede ir de 8.000€ a 25.000€. No obstante, empresas que requieren una mayor cantidad de espacio y/o funcionalidades también verán un incremento del coste. Por eso, hay empresas medianas que requieren un software de gestión documental que va está entre los 25.000€ y los 50.000€.
En el 70% de los casos, el coste medio de una implementación de gestión documental está entre los 8.000 y los 50.000€. Sin embargo, hay grandes empresas multinacionales con una gigantesca cantidad de documentos y de flujos de trabajo. Para este tipo de empresas, el coste de puede ir de los 50.000€ a más de 200.000€. Además, la mayoría de los proveedores ofrecen 3 tipos diferentes de tarificación atendiendo a criterios específicos.
Según los datos obtenidos por una investigación de TIC Portal sobre las empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los costes inicialmente estimados son:
- Menos de 5.000€: 15,7%
- De 5 a 10.000€: 40,7%
- De 10 a 25.000€: 26,9%
- De 25 a 50.000€: 8,3%
- De 50 a 100.000€: 7,4%
Fuente: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
Según los datos obtenidos por una investigación de TIC Portal sobre las empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, las ofertas eran:
- Inferiores a lo estipulado inicialmente: 2%
- Dentro de lo estipulado: 49%
- Ligeramente superior a lo estipulado: 34,7%
- Bastante superior a lo estipulado: 14,3%
Fuente: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
Según los datos obtenidos por una investigación de TIC Portal sobre las empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los presupuestos eran:
- Presupuesto cerrado: 64,8%
- Presupuesto abierto: 35,2%
Fuente: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
Casi el 25% de las implementaciones de gestión documental costaron más de lo esperado. Fuente: DigiBook Estadísticas de Gestión Documental.
Elementos que influyen en el precio de un sistema de gestión documental
1. Cantidad de espacio de almacenamiento
Esta modalidad está muy extendida. Para aquellos proveedores que ofertan sus productos en la nube, el almacenamiento es realmente lo que les proporciona el beneficio. Con un precio cerrado suelen cobrar por lo que se utiliza en ese momento o por una capacidad de almacenamiento prefijada con anterioridad.
En este tipo de tarificación, un aspecto importante es la necesidad de evitar todo tipo de contratos a largo plazo. Debido al avance de la tecnología, el precio de almacenamiento lleva varias décadas bajando de forma drástica. Los contratos a largo plazo sin posibilidad de renegociar los precios son una forma de los proveedores de asegurarse una cuota más alta. En la Guía de Gestión Documental encontrará otros aspectos claves a tener en cuenta en relación al coste del sistema de gestión documental.
2. Número de usuarios
El coste de un sistema de gestión documental también puede venir dado por el número de usuarios. Existen productos cuyas licencias tienen un coste determinado atendiendo al número de usuarios que va a hacer uso del sistema. No obstante, en algunos casos puede ser más beneficioso comprar un paquete cerrado de usuarios gracias a las ofertas. Por ejemplo, si 18 empleados van a utilizar el sistema de gestión documental, quizás es más económico adquirir el precio cerrado para 20 usuarios.
3. Compra del software
Esta modalidad es principalmente para soluciones implementadas on-premise. Se trata de la adquisición del software a un proveedor que se encargará también de implementarlo, personalizarlo (si fuera necesario) y en muchos casos proporcionar soporte técnico. Todo por un incremento del coste en cada etapa.
ROI del coste de un sistema de gestión documental
Muchas empresas siguen dudando sobre si deben o no invertir en un sistema de gestión documental, y aunque los beneficios no financieros están claros, las ventajas económicas son más difíciles de analizar. Según un estudio del International Data Corporation (IDC), los trabajadores de grandes empresas sólo encuentran el documento adecuado en un 50% de las ocasiones. Esto se traduce en ineficiencias productivas que suponen pérdidas de más de 6 millones de euros al año. Una cifra se ha duplicado desde 2003.
Durante el estudio del coste de un sistema de gestión documental, el retorno de la inversión (ROI) debe ser un aspecto a examinar. Aunque el ROI puede expresarse como un simple número, calcularlo no es tan simple. Multitud de variables entran en juego y todas ellas deben ser estudiadas con atención. Consulte la Guía de Gestión Documental 2023 para conseguir la plantilla que le ayudará a calcular el ROI de su futura inversión.
