Google Workspace es la solución de Google para gestión documental y ofimática. Esta solución va dirigida tanto a nuevas empresas (start-ups), pymes y grandes empresas. Pero, ¿puede competir con soluciones que llevan más tiempo en el mercado como Microsoft 365?
Índice
¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace es el nuevo nombre que recibe la solución de gestión documental, cloud computing y ofimática de Google para las empresas. En 2006, Google lanzó esta solución bajo el nombre de Google Apps for Work y pasó a llamarse Google G Suite en 2016.
Las aplicaciones incluidas en este paquete son, para muchos, conocidas en su versión gratuita. No obstante, Google Workspace ofrece herramientas adaptadas al uso empresarial a cambio del pago de una cuota. En la Guía de Gestión Documental encontrará información sobre los precios iniciales del programa, así como otros costes adicionales que no suelen ser contemplados por las empresas.
Aplicaciones incluidas en Google Workspace
El portfolio de aplicaciones de la solución de Google es genérico y variado. Las aplicaciones de Google Workspace son:
Es el sistema de correo electrónico. Al obtener workspace con una versión de pago se puede añadir el dominio en la dirección. Por ejemplo: [email protected].
Es una plataforma de videollamadas. Cuando la reunión ha sido organizada por usuarios de Google Workspace también permite la posibilidad de crear un número de acceso telefónico para cada reunión. Así, los invitados a la reunión pueden participar incluso si están de viaje y no tienen wifi ni datos.
Sistema de chat colaborativo. Desde él se puede hablar y compartir archivos.
Es un calendario online integrado y colaborativo. Según los ajustes de seguridad, una persona puede poner que está ocupado, reservar una sala de reuniones o, incluso mandar invitaciones de reuniones.
Espacio de almacenamiento en la nube. De esta forma, se pueden compartir los archivos y se libera espacio del disco duro.
Es una aplicación ofimática que permite la creación y edición de textos. En los documentos de Docs pueden trabajar varias personas a la vez (siempre que se les asigne los derechos), pueden hacerse comentarios, tiene control de versiones, entre otras posibilidades. Además, permite importar desde Microsoft Word y PDF y exportar en formatos .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt o .html.
Esta aplicación ofimática de hojas de cálculo permite que varios usuarios trabajen en ella a la vez. Está muy integrado con Microsoft Office y permite exportar en los formatos de .xlsx, .ods, .pdf, .html, .csv y .tsv.
Permite crear y editar presentaciones entre uno o varios usuarios. Estas presentaciones se pueden exportar en Microsoft PowerPoint (.pptx), .odp, .pdf, .text, entre otros formatos.
Sirve para crear encuestas y formularios. El resultado de las encuestas y los formularios aparecen en tiempo real y se puede analizar con hojas de cálculo u otros softwares.
Permite crear páginas web responsive sin necesidad de tener conocimientos de programación o diseño.
Es un sistema de creación de notas. Estas notas pueden crearse para uno mismo o para varios usuarios, pero también sirve para crear listas de tareas colaborativas.
Es una plataforma low code para la creación de aplicaciones para ampliar e integrar funcionalidades de Google Workspace.
Es una solución de búsqueda que permite encontrar datos desde cualquiera de las aplicaciones de Google Workspace.
Es una pizarra interactiva y colaborativa que puede ser usada durante presentaciones, reuniones y en chats.
Esta es la consola de administración. Permite añadir usuarios, gestionar dispositivos y realizar configuraciones de seguridad.
* Fuente: Google
Es una gestión de puntos de conexión. Con esta aplicación se puede trabajar desde cualquier ubicación y, si se perdiera un dispositivo, permite bloquear la pantalla y generar contraseñas seguras, borrar los datos de dispositivos e, incluso, eliminar cuentas concretas de dispositivos.
Esta aplicación sólo se encuentra en los planes Business y Enterprise de Google Workspace. Esta aplicación sirve para conservar, buscar y exportar los datos empresariales desde las aplicaciones de Google seleccionadas.
Es un cuadro de mandos que permite tener una visión global del uso de Google Workspace, como la adopción de la solución por parte de los usuarios o departamentos, o las tendencias de colaboración de la herramienta.
Todas estas aplicaciones están muy integradas entre sí. Eso quiere decir que, por ejemplo, desde la aplicación de Chat se puede empezar una reunión con Meet si se desea. Desde Meet se puede abrir la aplicación de Jamboard para compartir la pizarra o abrir slides para enseñar una presentación, entre muchas otras posibilidades.
Importante: la solución de Google Workspace incluye muchas funcionalidades de gestión documental necesarias para una empresa. No obstante, dentro del área de la gestión documental hay muchas funcionalidades y posibilidades distintas. No es extraño que un jefe de proyecto se pierda ante tantas posibilidades. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave. Dentro de este digiBook se encuentran todas las distintas funcionalidades y posibilidades, y el jefe de proyecto puede seleccionar qué es lo que realmente necesita y con qué prioridad.
Comparación con Microsoft 365
Microsoft 365, antiguamente conocido como Office 365, es la solución de Microsoft de ofimática y gestión documental. Esta solución es bastante sólida y lleva más años en el mercado que Google Workspace. A pesar de que Google ha comenzado más tarde a ofrecer estos servicios ganó importancia al posibilitar la creación y colaboración de documentos online.
Un punto importante para las empresas a la hora de seleccionar una solución u otra es su capacidad de integración con sistemas que ya tienen. Por ejemplo, con un sistema ERP o uno de gestión de la calidad. En este aspecto, Microsoft lleva ventaja ya que la mayoría de los sistemas tienen ya API estándares para conectarse. Además, el software de ERP y CRM de Microsoft, Dynamics 365, ya incluye dentro de su ecosistema el sistema Microsoft 365 por lo que ya viene integrado de serie. Las principales diferencias se encuentran en la siguiente tabla:
| Google Workspace | Microsoft 365 |
|---|---|
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Limitaciones de Google Workspace
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías y el mundo de la movilidad participando cada día más en los procesos empresariales, Google Workspace ofrece una forma sencilla de sacarle el mayor partido a esa tendencia. Sin embargo, todo software tiene algún límite y Google Workspace presenta algunas limitaciones que pueden ser decisivas en los procesos de selección de un gestor documental. La Guía de Gestión Documental recoge un análisis de las principales limitaciones del sistema que se deben estudiar durante la elección de sistema de gestión documental.