SharePoint 2016: cambios en la gestión documental de Microsoft
SharePoint 2016 ya es una realidad. El sistema de gestión de contenidos y colaboración empresarial de Microsoft llega con una nueva versión llena de cambios. Nuevos límites de tamaño, funcionalidades y mejoras en los flujos de trabajo para la optimización de los contenidos empresariales. Sin embargo, algunas utilidades han sido discontinuadas, por lo que algunas funciones de SharePoint 2013 pueden no encontrarse disponibles. Además, la orientación hacia la nube provoca que algunos usuarios miren con recelo a esta nueva versión pensando en la privacidad de sus datos. ¿Qué cambios se incluyen en esta nueva versión? ¿Cambia el precio de las licencias? Y lo más importante para muchos usuarios, ¿cómo se puede actualizar a SharePoint 2016 desde versiones anteriores?
Índice:
- ¿Qué cambios trae SharePoint 2016?
- Precio y coste de licencias de SharePoint 2016.
- Hoja de ruta para una implementación adecuada.
- ¿Cómo actualizar desde una versión anterior?



¿Qué cambios trae SharePoint 2016?
Casi 3 años después de SharePoint 2013, Microsoft decide reforzar su gestor de contenidos empresarial por excelencia. Con SharePoint 2016, Microsoft reincide en su tendencia a llevar todos sus productos a la nube y con una experiencia de usuario similar a la que se puede ver en Windows 10. Además, esta nueva edición llega cargada de novedades, algunas implementadas gracias a los comentarios de los propios usuarios del sistema. Pero no todo brilla en SharePoint 2016, ya que algunas de las funciones presentes en SharePoint 2013 no tendrán presencia en esta última edición.
¿Y cuáles son los cambios más significativos de esta nueva edición? A continuación se mencionan aquellos que resultan más atractivos a simple vista, puesto que el listado completo tiene una longitud considerable. Sin embargo, en la Guía de Gestión Documental se encuentra una lista detallada de las nuevas funcionalidades y las opciones que desaparecen de SharePoint 2016.
Más opciones híbridas e interacción con Office 365
La experiencia de Microsoft con Office 365 ha marcado claramente el camino a seguir con SharePoint 2016 o, al menos, con lo referente a la nube. Aunque SharePoint Online ya lleva un tiempo en el mercado tanto por sí mismo como dentro de Office 365, las oportunidades para realizar nubes híbridas mejoran ampliamente con SharePoint 2016. Es cierto que ya desde SharePoint 2013 SP1 se veía cierta integración con la suite empresarial en la nube de Office 365, pero la aparición de SharePoint 2016 intenta mejorar aún más esta interconexión.
Por otro lado, la unificación de la interfaz hace que haya una experiencia de usuario similar, se esté utilizando Office 365 o SharePoint 2016. De esta forma, los usuarios viajarán entre ambas herramientas casi sin darse cuenta de lo que están utilizando realmente y sin tener que aprender dónde están las funciones de cada entorno.
Sin embargo, las capacidades híbridas de SharePoint 2016 no se tienen que adoptar de forma inmediata. La configuración de la gestión de contenidos, la dirección que quiera tomar la empresa y las distintas estrategias internas tendrán que adaptarse u orientarse para aprovechar estas funcionalidades. Si se adopta un entorno híbrido sin haber sido analizado previamente puede ser un gasto de tiempo y dinero innecesario.
Además, todavía no se puede decir que haya una experiencia híbrida totalmente completa. Hay opciones como la redirección a OneDrive en la nube o el seguimiento de sitios que ya se pueden realizar, mientras que otras opciones se irán implementando progresivamente.
Hybrid Cloud Search trae una búsqueda unificada
Una de los aspectos más esperados de las nuevas capacidades híbridas de SharePoint 2016 llega con la búsqueda de documentos. Gracias a Hybrid Cloud Search, se podrá buscar a la vez desde un único punto tanto en Office 365 como en SharePoint 2016 on-premise. No obstante, para que funcione habrá que utilizar la herramienta de búsqueda de Office 365. Desde una instalación local de SharePoint 2016 las búsquedas tan solo accederán a los resultados locales y no a los que están en la nube.
Aunque la búsqueda empresarial unificada ya se podía hacer con herramientas como Google Search Appliance o Coveo, es una apuesta por parte de Microsoft para unificar la experiencia de usuario entre Office 365 y SharePoint 2016. También así se unifica el acceso a la información para empresas con grandes infraestructuras o que por razones de seguridad o estructura decidan mantener entornos híbridos. En la Guía de Gestión Documental podrá encontrar qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de adoptar un entorno híbrido con SharePoint 2016 y consejos para mejorar el uso híbrido de la herramienta.
Actualizaciones sin período de interrupción
Un problema común en anteriores versiones de SharePoint 2013 era el tiempo de actualización, reparación de errores y parches de seguridad mensual. Para poder realizarlo, SharePoint 2013 y versiones anteriores necesitaban que la granja de servidores no estuviese disponible mientras se realizaba. Para grandes instalaciones de SharePoint los procesos de actualización podían llegar hasta 40 horas, lo que significaría dejar de tener disponible el servicio durante parte del horario de trabajo.
Con SharePoint Online, Microsoft ha conseguido evitar este tedioso proceso, realizando cambios estructurales que permitan realizar actualizaciones sin tener que desactivar el sistema. En SharePoint 2016 se aplican los mismos principios:
- Parches de actualización más pequeños y racionalizados; lo que significa decir adiós a los Service Pack.
- Paquetes compatibles con versiones anteriores: los servidores funcionarán incluso con otros que aún no hayan recibido la actualización.
- Gracias a la retrocompatibilidad, se podrá completar el proceso de actualización sin tener que desconectar toda la granja de servidores.
Como se ha indicado, este cambio estructural significará que los Service Pack de SharePoint 2016 no llegarán nunca. Algo que procede de SharePoint Online, que ya ha pasado por un proceso de testeo y evaluación intenso; no hará falta esperar a los Service Pack para poder tener SharePoint 2016 de forma estable. Sin embargo, para aprovechar esta ventaja, habrá que tener montada una granja de servidores mediante la topología MinRole o en un entorno con alta disponibilidad.
MinRole para granjas de servidores en SharePoint 2016
MinRole es una característica introducida en SharePoint 2016 para mejorar la gestión de granjas de servidores. MinRole permite asignar roles a cada uno de los servidores dentro de la granja, instalando solamente los componentes necesarios según el rol para tener servidores dedicados a distintas funciones. La asignación de roles a cada servidor se realiza cuando se añade un nuevo servidor a una granja o cuando se crea una granja por primera vez.
Las actualizaciones sin período de interrupción de SharePoint 2016 necesitarán tener especificados los roles del servidor mediante MinRole y un entorno de alta disponibilidad. Por ello, muchas empresas verán esta característica como muy relevante, tanto para el rendimiento del sistema como para la gestión de servidores dedicados dentro de una granja. Los distintos roles de servidor que se pueden asignar y sus funciones son:
- Aplicación: componentes y servicios que sirven a solicitudes cliente-servidor se encuentran dentro de este rol y están optimizados para un alto rendimiento.
- Búsqueda: componentes y servicios necesarios para la búsqueda de información en SharePoint 2016.
- Interfaz: todo lo necesario para poder procesar las solicitudes de usuarios a través de un cliente web y que están optimizados para ofrecer baja latencia.
- Caché distribuida: almacenamiento de caché distribuida y todos los servicios y componentes asociados para su uso.
- Personalizado: incluye tanto aquellos servicios que no se integran con MinRole como aquellos que se quieran implementar de manera específica por parte del usuario.
Además, también se ofrece un perfil de instalación en un único servidor para entornos de pruebas o desarrollos. El número mínimo de servidores para el uso de MinRole se situaría en 4, mientras que para entornos de alta disponibilidad aumentaría hasta unos 9 servidores. En cualquier caso, esta característica resultará más interesante a aquellas empresas que utilicen grandes entornos de SharePoint y que por lo tanto necesitan una amplia granja con alta disponibilidad.
Además, esto permitirá que en grandes granjas las actualizaciones de los servidores no tengan ningún impacto en la herramienta, al poder hacerlas progresivamente y repartir la carga entre varios servidores. Para entornos de SharePoint 2016 sencillos, quizás baste con un enfoque más simplificado y tradicional, sin tener que aprender a utilizar MinRole. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar cómo aprovechar MinRole al máximo y evitar los errores comunes al asignar roles a servidores en SharePoint 2016.
Office Graph y Delve para SharePoint 2016
Estos servicios ofrecen un aspecto más social a la colaboración corporativa y el uso de los documentos tanto en SharePoint 2016 como en Office 365. Delve es una aplicación originalmente incluida en Office 365 que ayudará a presentar el contenido más relevante para el usuario, ya sea porque haya estado trabajando el día anterior o porque sea el más compartido entre sus compañeros.