Las pymes se enfrentan a menudo con grandes cantidades de documentos y tienen que ser capaces de administrarlos. Cuanto más crece la empresa, más difícil se vuelve la tarea de gestionar los documentos de manera manual y eficaz. Esto repercute en un alto número de horas en la que los empleados pierden mucho tiempo administrando dichos documentos. Esas horas de trabajo podrían estar mejor aprovechadas. ¿Cómo puede ayudar un software de gestión documental (DMS, Document Management System) a facilitar la administración de documentos? ¿Qué paquetes son los adecuados para una empresa mediana? ¿Qué hay que tener en cuenta al elegir una solución?
Índice:
Las pymes quieren una solución total para la gestión de datos
A las pequeñas y medianas empresas se les conoce a menudo con el nombre de pymes. En el área de la gestión de datos hay una gran diferencia entre una empresa mediana y una pequeña. Por ello, en TIC Portal hay otro artículo disponible sobre la gestión documental para pequeñas empresas. Una empresa mediana con un número creciente de documentos de la empresa, experimenta flujos de trabajos más complejos y trabaja generalmente con una mayor variedad de tipos de documentos. Algunas organizaciones medianas tienen estrategias y distintos software de antemano para poder vencer este desafío, pero con estas pequeñas “islas de software” no siempre se consigue el ahorro de tiempo deseado. Por ese motivo, los directores empresariales buscan una solución total que combine las funcionalidades deseadas. Esta solución total se puede encontrar en un sistema de gestión documental. En la Guía de Gestión Documental 2024 se encuentra una comparación entre los diferentes paquetes de gestión documental para medianas empresas.
Un sistema de autorización interno
Mientras que algunas empresas pequeñas le ofrecen acceso a todos los documentos de la empresas a todos sus trabajadores, esto no es tan necesario para las empresas medianas, y, a veces, hasta es inconveniente. Muchas veces resulta también más útil que un empleado sólo pueda ver los documentos que necesita para realizar su tarea. Por esa razón son los diferentes niveles de autorización una funcionalidad interesante. Estos niveles de acceso también permite que cierta información sólo esté disponible a nivel de gestión. Por ejemplo, las actas de las reuniones sobre un proceso comercial no son relevantes para todos los empleados. Sin embargo, sí que todos pueden consultar la decisión final.
Por otra parte, si que puede ser importante que entre ciertos compañeros todavía haya un intercambio efectivo de documentos e información. Si los empleados trabajan con la misma máquina o software pueden compartir sus experiencia de manera eficiente, se evita así la duplicación del trabajo. Además, la capacidad de búsqueda de documentos también ayuda a externos. Si un trabajador puede acceder fácilmente a los documentos de sus compañeros, mejora esto, por ejemplo, el servicio al cliente. A veces un empleado no conoce el informe de un cliente que normalmente maneja su compañero que ahora se encuentra enfermo. Con el sistema de gestión documental se puede consultar rápidamente. De esta manera, se le puede prestar la ayuda al cliente en un momento. El compañero que ayuda al cliente también puede realizar cambios ocasionalmente en el archivo del cliente.
En la Guía de Gestión Documental 2024 hay una descripción de las distintas posibilidades de colaboración y permite descubrir los que hay en los diferentes paquetes.
Autorizaciones para externos
El trabajo en equipo no tiene por qué reducirse al intercambio y trabajo de los documentos con otros compañeros. A veces, también resulta interesante que externos tengan acceso a ciertas partes de un sistema de gestión documental. De esta manera pueden los clientes y socios comerciales consultar y, a menudo, cambiar la documentación que es importante para ellos. Además, los contratos y otros acuerdos pueden firmarse fácilmente a distancia.
Para los clientes y socios comerciales puede ser útil poder encontrar todos los documentos que le conciernen en un lugar digital. Los clientes pueden consultar y administrar su propio archivo. Los socios comerciales tienen de esta manera la ventaja de poder consultar ciertos informes sobre ciertas reuniones o decisiones a través del gestor documental. Estos documentos no tienen que enviarse aparte. El acceso a determinados datos en el sistema de gestión documental se ofrecen la mayoría a través de un inicio de sesión personal en el portal de la página web.
Cuando un cliente o un socio comercial tienen acceso (parcial) al gestor documental deben tenerse varios asuntos en cuenta. Primero, una empresa debe asegurar el acceso a distancia, por ejemplo, eligiendo un sistema de gestión documental en la nube. Los clientes y los socios comerciales inician sesión desde ubicaciones externas. Ellos usan sus propios portátiles, pero también sus móviles. Por lo tanto, la posibilidad de poder iniciar sesión desde un dispositivo móvil es una función a tener en cuenta. Lo segundo que también es importante hacer es que un empleado revise y apruebe los ajustes que hace el externo.
Automatización de los flujos de trabajo
Aspectos muy importantes de un flujo de trabajo son la revisión y la aprobación de un documento. Mientras que en una pequeña empresa los flujos de trabajo siguen siendo relativamente simples, en una empresa mediana se vuelve inmediata algo más complejo. Un documento tiene que ser editado, controlado y autorizado por distintas personas. El aumento en la legislación y en la normativa se encargan de que los errores tengan gran relevancia. Por ejemplo, si se omite una revisión durante la producción de un juguete nuevo. Entonces, se podría dar el caso de que el material utilizado no cumpla con ciertas normas de seguridad. Esto podría ocasionar multas.
Un procesamiento manual de los flujos de trabajo ya no es posible en una empresa mediana. En un sistema de gestión documental se pueden automatizar los flujos de trabajo. Además, la adición de un sistema de notificaciones se encarga de que las personas autorizadas reciban una notificación cuando haya una tarea para ellas. Por tanto, es de gran importancia que se establezcan bien los flujos de trabajo. Si no se hace, puede que el software de gestión documental vuelva las cosas más complicadas en vez de facilitarlas.
En la Guía de Gestión Documental 2024 se describen los tres grandes errores comunes en el establecimiento de los flujos de trabajo de información.
Configuración y administración del archivo digital
Los documentos que se usan diariamente siguen teniendo prioridad en las empresas medianas, pero cada vez se le presta más atención a una buena gestión de archivos. Una empresa mediana tiene regularmente la necesidad de volver a consultar información del pasado. Esto puede ayudar a evitar que los errores vuelvan a darse o para trabajar sobre la información anterior. En muchos casos, la ley exige que alguna información de la empresa se guarde durante un tiempo.
¿A qué debe prestarle atención una pyme durante la elección del paquete?
Posibilidades de integración entre un gestor documental y otros sistemas
Las empresas medianas tienen a menudo el deseo de integrar otros sistemas en el de gestión documental. Mientras que las empresas pequeñas suelen tener una conexión simple, las empresas medianas quieren que los demás sistemas se incluyan en el gestor documental. La integración de los sistemas existentes para la gestión de la información garantiza la sincronización entre documentos. De esta manera, se incluye toda la información en el sistema de gestión documental y no se guarda información duplicada innecesaria.
Otra razón para integrar sistemas es la finalización de los flujos de trabajo. Con la integración del correo electrónico en el sistema de gestión documental se puede, por ejemplo, indicar que envíe ciertos emails automáticamente. Sin embargo, la compañía puede determinar que estos correos electrónicos se envíen sólo con la confirmación de un empleado. La Guía de Gestión Documental 2024 realiza una comparación entre las posibilidades de integración de los diferentes paquetes.
Espacio para el crecimiento
Una empresa mediana no quiere necesariamente el paquete más extenso. A menudo, resulta interesante empezar con las funcionalidades básicas. Al establecer las prioridades, puede ir rápida la implementacióny no hay una necesidad inmediata de una inversión muy grande.
No obstante, muchas empresas medianas quieren seguir creciendo. Por lo que la escalabilidad del sistema de gestión documental es muy importante. El software gestión documental debe expandirse si la empresa crece, o si otro departamento o sucursales también se conectan al gestor documental. En este tipo de situaciones se puede elegir entre la adición de funcionalidades, de usuarios o de espacio de almacenamiento.
Tipo de licencias
Las licencias representan una gran parte del coste de un sistema de gestión documental. Además, deben ampliarse cada cierto tiempo. En una empresa mediana no todo el mundo necesita tener una licencia completa. Es importante sopesar quién será un usuario completo y quién será un usuario limitado. En la mayoría de los paquetes, un usuario puede tanto consultar como editar documentos, mientras que los usuarios limitados sólo podrán consultarlos. Se le puede hacer unos pequeños ajustes potenciales a la licencia de un usuario limitado. De esta forma, el empleado tendrá la posibilidad de, por ejemplo, completar un breve cuestionario o de subir recibos de gastos.
¿Entiende el proveedor la posición de la empresa?
El término mediana empresa crea unas expectativas muy diferentes. Tampoco los proveedores saben siempre muy bien cómo deben ellos evaluar la posición de una empresa mediana. Por tanto, puede ser que ellos presenten un paquete o muy simple o demasiado complejo. Esta categoría causa confusión, y en realidad no es tan importante. A menudo, es mejor establecer los requisitos del sistema de gestión documental y el presupuesto desde el primer contacto. Esto le da al proveedor una buena idea de cómo será el proceso. Puede ser útil que ya se tenga una idea de las funcionalidades específicas que debe tener un paquete. La Guía de Gestión Documental 2024 contiene un ejemplo del cálculo medio de un presupuesto que una empresa mediana debe tener en cuenta durante el proceso del sistema de gestión documental.