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Proveedores de gestión documental: ¿qué debes tener en cuenta durante una selección?

Al profundizar en el mundo de los proveedores de gestión documental, se ve rápidamente que está muy fragmentado. Hay desde aficionados del sector IT que desarrollan una herramienta para crear plantillas de documentos, a multinacionales con paquetes complejos para la gestión documental. Todos se presentan como “el mejor en su campo”. Pero, ¿qué quiere decir eso realmente? ¿Cómo saber si un proveedor verdaderamente ofrece lo que la empresa necesita?

Índice:

  1. Prioridades para el gestor documental
  2. Diferencias entre proveedores
    1. Proveedor de una solución sencilla
    2. Escoger al proveedor según las posibilidades de inversión
    3. Nicho del proveedor
    4. Importancia del conocimiento del sector
    5. Desarrollo a medida para empresas
  3. ¿Se limita el partner a la gestión documental?
  4. Importancia de la ubicación del proveedor
    1. Ubicación del desarrollo del software
    2. Ubicación del servicio de asistencia
    3. Ubicación de los servidores
  5. Consejos para hablar con los proveedores

Prioridades para el gestor documental

No existe el proveedor perfecto para todas las empresas. Debido a las grandes diferencias entre las empresas nadie puede ofrecer un paquete que funcione perfectamente en todas las áreas y que se encuentre dentro de todos los presupuestos. Además, cada organización tiene distintos deseos y requisitos en lo que respecta a la prestación de servicio.

prioridades proveedor gestion documental

Antes de escoger un proveedor de gestión documental, es importante establecer los deseos y requisitos específicos de la empresa. Sin embargo, esta tarea no es fácil.Para ayudar a las empresas a ir por el buen camino, EKCIT ha desarrollado el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave. Para ello, se han estudiado las funcionalidades de 65 paquetes distintos de gestión documental y se han agrupado en listas de control. En estas listas, las empresas pueden indicar qué funcionalidades desean y qué prioridad tienen.

Consejo: cuando las empresas establecen sus deseos y requisitos suelen hacerlo para elegir un paquete. Después, estas empresas miran qué proveedor escoger de dicho paquete (o más bien, un partner de implementación). Este es un procedimiento inteligente, ya que generalmente distintos partners que ofrecen el mismo paquete suelen diferir bastante. Por ejemplo, pueden ofrecer un desarrollo de funcionalidades (add-ons) completamente distinto, o tener conocimiento de distintos sectores. En la Guía de Gestión Documental 2022 se encuentran los errores más comunes que deben evitarse durante los momentos de elección.

¿Qué diferencias existen entre proveedores de gestión documental?

En cuanto estén claros cuales son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. Con un poco de suerte, el jefe de proyecto se encontrará con ciertas listas de proveedores de gestión documental en Internet. Sin embargo, lo siguiente debe ser considerado para estas listas:

  • ¿Es esta lista también importante para nuestra empresa?
  • ¿Son efectivamente los mejores proveedores del mercado para nuestra situación?
  • ¿Se ajustan los proveedores a nuestro tamaño de empresa?
  • ¿Tienen conocimiento importante del sector?
  • ¿Se ha realizado la lista de forma independiente? ¿Hizo la lista el proveedor que está más arriba o pagó esa alta posición?
El centro de conocimiento independiente EKCIT puede ayudar a las empresas a superar estos obstáculos e información no objetiva. Contactando telefónicamente, el centro de conocimiento puede hacer una investigación acerca de qué proveedores son los que mejor se ajustan a la situación específica en la que usted o su empresa se encuentran: (+34) 954 040 045.

Un proveedor para una solución sencilla

No todas las empresas necesitan un paquete extenso que pueda lidiar con flujos de trabajo complicados y que, por ejemplo, tenga la funcionalidad de OCR. Algunas organizaciones tiene suficiente con un sistema básico con el cual se puedan encontrar, trabajar y archivar fácilmente los documentos empresariales. Si hay más personas que trabajan en un documento, también podría ser interesante el control de versiones. Sin embargo, es importante que no sea demasiado complicado. Un paquete que tenga demasiadas funcionalidades, subirá rápidamente el coste de forma innecesaria. En este caso, un proveedor que ofrece las funcionalidades básicas de gestión documental es suficiente. Y cuanto más simple, claro e intuitivo sea el paquete, mejor acogida recibirá entre los empleados el nuevo paquete.

Escoger al proveedor basándose en las posibilidades de inversión

Cuando se selecciona un proveedor de gestión documental, también es importante observar qué paquetes entran dentro del presupuesto de la empresa. Hay proveedores con paquetes con presupuestos para empresas pequeñas, medianas y grandes. Además, también hay subdivisiones dentro de estas categorías. Puede ser que los partners de implementación A y B ofrezcan el mismo paquete, pero que A no acepte ningún proyecto de una empresa cuya facturación anual sea menor de, por ejemplo, 20 millones de euros.

¿En qué nicho es fuerte el proveedor?

La base de un paquete de gestión documental es muy parecido entre los proveedores, pero, aparte, casi todos son fuertes en un determinado nicho y en las funcionalidades correspondientes. Por ejemplo, un proveedor tiene años de experiencia con todo lo relacionado con el archivo de información y tiene expertos legales en el área de la gestión de archivos. Otro proveedor es un especialista en herramientas de colaboración para documentos CAD. Un tercer puede proceder de la industria de la impresión/escaneo, y, por tanto, ser muy fuerte en la digitalización por medio del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR).

Suele ser importante tener una lista de proveedores que realmente estén especializados en el nicho correspondiente. Un bufete de abogados que busca un portal de clientes, puede tener en cuenta como primera opción a un proveedor que esté especializado sobre todo en portales de colaboración. Sin embargo, si este partner no tiene conocimiento sobre los documentos jurídicos y confidenciales, existe la posibilidad de que surjan problemas de seguridad, o que se realicen operaciones que no sean legales.

¿Cómo de importante es el conocimiento del sector?

El conocimiento del sector es generalmente uno de los requisitos más importantes que los jefes de proyecto exigen a los proveedores de sistemas de gestión documental. A menudo, el proveedor ha trabajado en proyectos similares. Para direccionar correctamente el sistema es importante que un proveedor comprenda, por ejemplo, cómo se establece un expediente sanitario, o qué partes involucradas (externas) participan en un plan técnico de construcción. Además, en ciertos sectores se establece un criterio especial para el gestor documental. Por tanto, es útil que el proveedor tenga experiencia y que, consecuentemente, también tenga un software vertical desarrollado ya para el sector, que se pueda implementar rápidamente. De esta forma, se evita tener que comenzar el desarrollo desde cero.

Consejo: el conocimiento del sector es solo una de las comprobaciones que una empresa debe realizar para escoger el proveedor de gestión documental adecuado. En la Guía de Gestión Documental 2022 hay una lista de 4 factores a tener en cuenta al escoger un proveedor.

Un proveedor con el conocimiento del sector también suele hablar “el mismo idioma”, por lo tanto, la comprensión y las formas de trabajo son más fluidas entre ambas partes. En conclusión, también hay mejoras que puede realizar el proveedor de un paquete de gestión documental, sobre todo cuando conoce un sector específico. Esto se debe a que un proveedor especializado en un sector tendrá mucho más clientes que pertenezcan al sector, y, por tanto, todos tengan los mismos problemas y necesidades del sector. Sin embargo, lo que no se suele tener en cuenta son aquellos factores que no dependen del sector. Estos factores forman parte de las actividades de la empresa de forma indirecta:

requisitos dms independiente sector

Por otra parte, lo que también suele caer en el olvido es que las empresas no sólo necesitan un gestor documental para aquellos documentos de su sector, pero también uno que pueda gestionar los documentos empresariales generales. Muchos proveedores hacen mucho énfasis en lo expertos que son en, por ejemplo, la seguridad de los documentos sanitarios o CAD. Pero, ¿son buenos también a la hora de buscar los documentos administrativos? ¿tiene una fuerte función de búsqueda para las notificaciones de políticas y las minutas de las reuniones? ¿se archivan estos documentos de forma adecuada? ¿se pueden establecer buenos flujos de trabajo que sean distintos a los flujos de trabajo específicos del sector?

¿Para qué empresas es interesante el desarrollo a medida?

Algunas empresas tienen procesos muy específicos. Esto significa que ni siquiera es suficiente con las funcionalidades del sector. En este caso, son interesantes aquellos proveedores que están especializados en verdaderas personalizaciones o trabajos a medida. Generalmente, ofrecen un sistema estándar básico, pero van construyendo y programando desde ahí para hacer un desarrollo específico para el cliente.

Consejo: medita sobre si el trabajo a medida es realmente necesario y/o el retorno de la inversión (ROI, Return On Investment) saldría positivo. Los paquetes personalizados pueden ayudar mucho a las empresas, pero también pueden suponer un alto coste innecesario.

No todos los proveedores pueden ofrecer la personalización. Solo un proveedor que esté especializado en ello y que piense junto con el cliente, puede traducir la solución más adecuada durante la personalización del software. Lo que otros proveedores suelen poder ofrecer son otros métodos de conexión para “conectar un sistema con otro”, como las API’s y la comunicación a través de EDI. También suele ser posible ampliar las funcionalidades según se desee. Estos métodos suelen ser más asequibles, pero cada empresa debe juzgar hasta qué punto cubren la necesidad real.

¿Se limita el partner a la gestión documental?

En algunos casos, es interesante que el proveedor del sistema de gestión documental no ofrezca solamente un paquete de gestión documental. Algunas empresas se benefician de un partner que pueda configurar una infraestructura de TIC completa para todas las aplicaciones de negocio. Al estar todas en la misma plataforma (cloud), puede, por ejemplo, pasar las facturas desde el flujo de trabajo en el gestor documental a contabilidad y ser pagada automáticamente. A veces, puede ser incluso interesante que el gestor documental sea una parte de un proyecto mayor de un sistema ERP del mismo proveedor.

También hay desventajas cuando un proveedor no se limita exclusivamente al gestor documental. El conocido “zapatero a tus zapatos” podría ajustarse a esta situación. A veces ocurre que estos proveedores totales están menos especializados en la gestión documental. En la Guía de Gestión Documental 2022 se puede encontrar una visión más amplia de los pros y los contras de un proveedor que no se dedica a nada más que a la gestión documental.

¿Sigue siendo importante la ubicación geográfica del proveedor?

En la era de las soluciones en la nube y el trabajo remoto, la proximidad de un proveedor parece trivial. En gran medida esto es cierto. Sin embargo, una serie de ubicaciones todavía juegan un papel importante.

La ubicación donde se desarrolla el software

La ubicación donde se desarrolla el software es muy importante para algunas empresas. A veces, la realizan los mismos partners de implementación. En otros casos, son dependientes de los desarrollos que se hacen desde la empresa matriz, por ejemplo, en los Estados Unidos. En el primer caso, los clientes finales (la empresa que adquiere el gestor documental) tiene una influencia más directa en el desarrollo de nuevas funcionalidades y actualizaciones. En el segundo caso, el input de los clientes finales se usa de forma menos directa en el desarrollo (Roadmap). Al ser desarrollado en el extranjero también puede ser que el tiempo de espera de nuevas actualizaciones (releases) aumente. Nuevas funcionalidades o actualizaciones están disponibles primero para los clientes que están en el país de origen.

La ubicación donde se encuentra el servicio de asistencia

Esta ubicación es vital para la mayoría de las empresas. Un servicio de asistencia en India o en Canadá se encuentra en otra zona horaria. Por tanto, el tiempo de espera para que se solucionen los problemas aumenta. Un problema que se detecta a las 9 a.m. en Europa, puede que no se empiece a solucionar hasta más allá de la mitad de la jornada, porque el servicio de asistencia acaba de empezar su jornada. Por lo tanto, puede ser útil que también haya soporte durante la noche. Sobre todo para los sectores en los que se trabaja 24/7. En esos casos se escoge un servicio de asistencia con varias sucursales en diferentes zonas horarias.

La ubicación donde se encuentran los servidores

La ubicación de los servidores es un aspecto importante para las empresas europeas. El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) establece normas muy estrictas para el tratamiento de datos personales. La mayoría de los documentos que se gestionan en el gestor documental contienen datos personales. A pesar de que el LOPD no establece que los datos deban almacenarse en Europa, a menudo los centros de datos fuera de esta zona no están diseñados para cumplir con esta legislación. Por lo tanto, también grandes compañías como Amazon o Microsoft se desarrollan cada vez más en Europa.

Consejos para las conversaciones con los proveedores

En cuanto se haga una selección de buenas opciones de proveedores, se puede proceder a la planificación de demos, presentaciones y conversaciones. Estas conversaciones son de gran importancia para el avance del proyecto de gestión documental, y pueden influir en gran medida en su éxito. Para asistir a los jefes de proyecto durante estas cruciales conversaciones, EKCIT ha desarrollado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!. En él se encuentran aquellos temas que las organizaciones no deben olvidar en absoluto antes, durante y después de las conversaciones con los proveedores de sistemas de gestión documental. Este Premium digiBook ayuda a jefes de proyecto y grupos de trabajo a sacarle el máximo provecho a las demostraciones de los productos y a los momentos de consulta con los proveedores.

¡Consejo! Póngase también en contacto con las referencias del proveedor y, especialmente, pregunte sobre el servicio que prestan después de la implementación. Por ejemplo, a veces los proveedores colaboran mucho con la empresa antes de la implementación, pero el servicio se reduce drásticamente después de firmar.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2019, 24 julio). Proveedores de gestión documental: ¿qué debes tener en cuenta durante una selección? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/proveedores-dms