El conocimiento adecuado en el lugar adecuado
La gestión del conocimiento o Knowledge Management es un concepto muy amplio. El término puede resumirse como la gestión de todo el conocimiento que una empresa tiene disponible, y la creación de datos irrompibles. En el caso ideal, cada trabajador tiene el conocimiento que necesita en el momento adecuado para una realización óptima de su tarea.
La gestión del conocimiento es interesante para cada tipo de empresa, pero es especialmente importante para aquellas empresas que quieren usar una gran cantidad de trabajadores flexibles o temporales. Al documentar bien y hacer accesible el conocimiento de los predecesores o de los empleados con experiencia, los empleados sin experiencia aprende cómo debe proceder más rápido. Las empresas que regularmente implementan los procesos empresariales variables se enfrentan a una situación parecida. Si un equipo o empleado ha desarrollado un buen método de trabajo o ha encontrado información esencial sobre el nuevo proceso, debe compartirlo de la forma más eficiente posible, porque si no, cada empleado que completa una tarea tiene que volver a buscar la información.
¿Qué software se usa para la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento puede recibirse (parcialmente) a través de un software. El conocimiento que debe gestionarse se encuentra, a menudo, almacenado dentro del sistema de gestión documental (a través de una base de conocimientos) o en el sistema ERP. Estos sistemas se ocupan de guardar bien y facilitar la consulta de todo el conocimiento esencial de la empresa.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.
