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Diagrama de flujo de datos (DFD)

Índice:

  1. ¿Qué es?
    1. Elementos de un DFD
  2. Tipos DFD
  3. ¿Cuándo se usan?
  4. Niveles DFD
  5. Pautas para crear un DFD

¿Qué es el diagrama de flujo de datos?

El diagrama de flujo de datos (DFD), data flow diagram, es la representación gráfica del flujo de datos de un proceso o sistema. El diagrama de flujo de datos es una de las principales formas de crear un modelo de procesos de un sistema.

Atención: el diagrama de flujo de datos es un concepto bastante parecido al Blueprint. No obstante, el DFD se centra en los datos y el Blueprint en los procesos. Para aquellos que desean saber más sobre los Blueprints y aprender a hacerlos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Blueprint de procesos empresariales. En este digiBook hay ejemplos prácticos, consejos de expertos, elementos que se incluyen en un Blueprint y su simbología.

¿De qué está compuesto un DFD?

A la hora de elaborar un diagrama de flujo de datos, es importante saber qué elementos lo componen y cómo es su diseño. Ed Yourdon y Larry Constantine escribieron un libro a mediados de los años 70, ‘Structured Design: Fundamentals of a Discipline of Computer Program and Systems Design’. En este libro establecieron los componentes y sus simbologías:

simbolos-dfd-diagrama-flujo-datos

  • Entidad externa: es un elemento externo que puede tanto enviar como recibir la información, siendo así fuente y/o destino de la información. Estas entidades suelen encontrarse en los bordes del diagrama. Por ejemplo: esto puede ser una organización, un sistema, una empresa, un cliente, un estudiante, etc.
  • Proceso: es el elemento responsable de hacer alguna transformación de los datos de entrada para obtener datos de salida. Estas transformaciones pueden ser: dirigir el flujo de entrada, realizar cálculos, ordenar datos, etc. Asimismo, los procesos van acompañados de una etiqueta descriptiva para explicar lo que hace. Por ejemplo: enviar pedido.
  • Almacenamiento de datos: sirve para conservar los datos para su uso posterior. Un almacén de datos puede ser una base de datos. Al igual que los procesos, los almacenes también van acompañados de una etiqueta. Por ejemplo: pedidos.
  • Flujo de datos: es la ruta que toman unos datos entre las entidades externas, los procesos y los almacenes de datos. El flujo también va acompañado de una etiqueta. Por ejemplo: dirección de envío del pedido.
Atención: varios de los componentes de un diagrama de flujo de datos contienen etiquetas. Para evitar confusiones, estas etiquetas siempre deben ser únicas.

Tipos de diagramas de flujo de datos

Aparte de los componentes y el nivel de detalle con el que se hacen los diagramas de flujos de datos, los DFD también se dividen en: lógicos y físicos. La principal diferencia entre ambos es que el DFD lógico se centra en qué flujo se sigue y el físico se centra en el cómo fluye. A continuación se encuentra una tabla que diferencia a ambos:

  Lógico Físico
Enfoque Negocio en sí y las actividades empresariales que le rodean. Forma de implementar un sistema (ya sea hardware, software, etc.).
Descripción Eventos de negocio que ocurren y los datos requeridos para cada evento. Cómo funciona el sistema de datos.
Importante: cuando se va a realizar un diagrama de flujo de datos físico es necesario hacer uno lógico. Esto sucede porque el diagrama de flujo de datos físico usa el DFD como base para llenarlo de detalles sobre el cómo funciona. Por ejemplo, una empresa detalla los datos de un evento de producción. Sin embargo, este DFD lógico no explica cómo se va a realizar, con qué sistema (ya sea tecnológico o de personal). Entonces, se usa el evento de producción descrito en el DFD de base y se le aplica el DFD físico para ver cómo se consigue llevar a cabo. Por tanto, dependiendo del sistema de producción que use la empresa, el DFD físico puede tomar una forma u otra. Es decir, los datos fluirán de forma distinta si se gestiona la producción con un software de Microsoft que si se hiciera con uno de SAP.

¿Cuándo se usan los DFD?

Los diagramas de flujos de datos se pueden realizar y consultar por diferentes motivos. Sin embargo, los motivos más comunes para usar un DFD son:

  • Implementación de (un nuevo) software: se usa el DFD lógico para plantear cómo se debería hacer el desarrollo técnico del software. Es decir, se investiga cómo se puede usar el nuevo software (DFD físico) para que se llegue al flujo de datos deseado para que el proceso empresarial pueda llevarse a cabo. Por tanto, en este caso sirve a modo de investigación previa a las codificaciones (como posibles personalizaciones del software) para ver cómo se desarrollaría.
  • Análisis e ingeniería de procesos de negocio: los analistas usan el diagrama para estudiar los sistemas actuales y buscar posibles ineficiencias. Por ejemplo, se puede ver que un dato actualmente pasa por 4 procesos, pero se pueden acortar, ahorrando tiempo y recursos. También, fue muy importante cuando se modificó la ley de protección de datos. En este momento, los analistas de datos tuvieron que investigar si cumplían con lo establecido en la normativa de GDPR. En el caso de que así no fuera, un DFD ayudaba a verlo de forma visual, clara y rápida.

¿Qué niveles tienen los DFD?

Un diagrama de flujo de datos puede tener tantos niveles como sea necesario. Hay empresas cuyos procesos son más simples y otras en las que son más complejos. No obstante, para el personal no informático de una empresa, suele llegarse a un máximo de 3 niveles. A partir del cuarto nivel, la complejidad exige que ese tipo de diagramas sea contemplado por personal técnico.

Por tanto, los niveles de DFD más comunes que se encuentran son:

  • Nivel 0 o de contexto: este tipo de diagrama de flujo de datos es el más genérico. En él se delimita el ámbito de aplicación de un sistema. Es decir, en él sólo aparecen las entidades externas con las que se relaciona el sistema.

  • Nivel 1 o superior: este nivel trabaja sobre lo establecido en el DFD de nivel 0. En él se establecen los procesos de los que se compone el sistema delimitado en el DFD de nivel 0. Los procesos no se relacionan entre sí, sino que siempre hay un almacén de datos o una entidad externa que los conecta.

  • Nivel 2 o detalle/expansión: este nivel trabaja sobre lo establecido en el DFD de nivel 1. A los procesos establecidos en el nivel 1, se le suman las excepciones a los caminos principales. De esta forma, aumenta el nivel de detalle del diagrama. Además, aquí sí que se pueden encontrar procesos relacionados entre sí sin almacenes de datos o entidades externas que los una.

Pautas para la creación de un diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos pueden ser creados manualmente. No obstante, cuanto más detalle se especifique y más complejo sea el flujo de datos en el proceso, más difícil será hacerlo. Por eso, hay muchas empresas que se apoyan en software para hacer un diagrama de flujo de datos. Hay soluciones especializadas, pero estas no tienen ya la información empresarial. Por lo tanto, se deberá introducir manualmente todo los datos para que se puedan generar el DFD.

Para ahorrar tiempo, hay empresas que aprovechan el sistema de gestión de procesos empresariales (BPM). El BPM se centra en los procesos, por lo que ya tiene toda la información del flujo de datos y suele incluir una funcionalidad para crear los DFD. Si está buscando un software BPM y no sabe cuál puede incluir esta funcionalidad, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un asesor le ayudará: +34 954 040 045.

Tanto si el DFD se hace manualmente o con ayuda de software, hay que tener una serie de pautas en cuenta:

  • Debe haber al menos una entrada y una salida de datos.
    • En cada proceso reflejado en el DFD (con entidades externas).
    • En cada almacén de datos.
  • Un proceso sólo puede estar conectado con otro proceso si se hace un DFD de nivel 2.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 29 julio). Diagrama de flujo de datos (DFD). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/diagrama-flujo-datos-dfd

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