Diagrama de flujo de datos (DFD)

Índice:

1. ¿Qué es?
   1. Elementos de un DFD
2. Tipos DFD
3. ¿Cuándo se usan?
4. Niveles DFD
5. Pautas para crear un DFD

¿Qué es el diagrama de flujo de datos?

El diagrama de flujo de datos (DFD), data flow diagram, es la representación gráfica del flujo de datos de un proceso o sistema. El diagrama de flujo de datos es una de las principales formas de crear un modelo de procesos de un sistema.

Atención: el diagrama de flujo de datos es un concepto bastante parecido al Blueprint. No obstante, el DFD se centra en los datos y el Blueprint en los procesos. Para aquellos que desean saber más sobre los Blueprints y aprender a hacerlos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Blueprint de procesos empresarialesEste digiBook es una herramienta para las empresas que quieran mapear sus procesos empresariales. Por ejemplo, cuando una organización comienza un proyecto TIC para seleccionar una aplicación de software.. En este digiBook hay ejemplos prácticos, consejos de expertos, elementos que se incluyen en un Blueprint y su simbología.

¿De qué está compuesto un DFD?

A la hora de elaborar un diagrama de flujo de datos, es importante saber qué elementos lo componen y cómo es su diseño. Ed Yourdon y Larry Constantine escribieron un libro a mediados de los años 70, ‘Structured Design: Fundamentals of a Discipline of Computer Program and Systems Design’. En este libro establecieron los componentes y sus simbologías:

• Entidad externa: es un elemento externo que puede tanto enviar como recibir la información, siendo así fuente y/o destino de la información. Estas entidades suelen encontrarse en los bordes del diagrama. Por ejemplo: esto puede ser una organización, un sistema, una empresa, un cliente, un estudiante, etc.
• Proceso: es el elemento responsable de hacer alguna transformación de los datos de entrada para obtener datos de salida. Estas transformaciones pueden ser: dirigir el flujo de entrada, realizar cálculos, ordenar datos, etc. Asimismo, los procesos van acompañados de una etiqueta descriptiva para explicar lo que hace. Por ejemplo: enviar pedido.
• Almacenamiento de datos: sirve para conservar los datos para su uso posterior. Un almacén de datosEn su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia). puede ser una base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos.. Al igual que los procesos, los almacenes también van acompañados de una etiqueta. Por ejemplo: pedidos.
• Flujo de datos: es la ruta que toman unos datos entre las entidades externas, los procesos y los almacenes de datos. El flujo también va acompañado de una etiqueta. Por ejemplo: dirección de envío del pedido.

Atención: varios de los componentes de un diagrama de flujo de datos contienen etiquetas. Para evitar confusiones, estas etiquetas siempre deben ser únicas.

Tipos de diagramas de flujo de datos

Aparte de los componentes y el nivel de detalle con el que se hacen los diagramas de flujos de datos, los DFD también se dividen en: lógicos y físicos. La principal diferencia entre ambos es que el DFD lógico se centra en qué flujo se sigue y el físico se centra en el cómo fluye. A continuación se encuentra una tabla que diferencia a ambos:

	Lógico	Físico
Enfoque	Negocio en sí y las actividades empresariales que le rodean.	Forma de implementar un sistema (ya sea hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente., softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc., etc.).
Descripción	Eventos de negocio que ocurren y los datos requeridos para cada evento.	Cómo funciona el sistema de datos.

Importante: cuando se va a realizar un diagrama de flujo de datos físico es necesario hacer uno lógico. Esto sucede porque el diagrama de flujo de datos físico usa el DFD como base para llenarlo de detalles sobre el cómo funciona. Por ejemplo, una empresa detalla los datos de un evento de producción. Sin embargo, este DFD lógico no explica cómo se va a realizar, con qué sistema (ya sea tecnológico o de personal). Entonces, se usa el evento de producción descrito en el DFD de base y se le aplica el DFD físico para ver cómo se consigue llevar a cabo. Por tanto, dependiendo del sistema de producciónUn sistema de producción es un software que sirve para que las empresas de fabricación lleven un mejor control de sus procesos de fabricación. Es decir, con este sistema se puede hacer un seguimiento en detalle del proceso de producción en el que se encuentra el producto. Este sistema está dirigido a la directiva de una empresa, ya que sirve para analizar la eficiencia de la/s planta/s de producción; colas de fases; estado de pedidos. que use la empresa, el DFD físico puede tomar una forma u otra. Es decir, los datos fluirán de forma distinta si se gestiona la producción con un software de MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa. que si se hiciera con uno de SAPSAP es una de las mayores empresas de software para negocios, con sedes en más de 140 países, cerca de 75.000 empleados y una cartera de más de 200.000 clientes. SAP fue fundada por cinco exempleados de IBM en 1972 y su nombre proviene del alemán Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamientos de datos). El ERP de SAP fue lanzado por primera vez en 1973, bajo el nombre SAP R/1, y ofrecía un sistema único para distintas tareas propias de un negocio. Este sistema fue mejorado en 1979 y 1992, y durante esos años la popularidad de SAP como solución para empresas creció, llegando incluso a salir a bolsa en 1988..

¿Cuándo se usan los DFD?

Los diagramas de flujos de datos se pueden realizar y consultar por diferentes motivos. Sin embargo, los motivos más comunes para usar un DFD son:

• Implementación de (un nuevo) software: se usa el DFD lógico para plantear cómo se debería hacer el desarrollo técnico del software. Es decir, se investiga cómo se puede usar el nuevo software (DFD físico) para que se llegue al flujo de datos deseado para que el proceso empresarialUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización. pueda llevarse a cabo. Por tanto, en este caso sirve a modo de investigación previa a las codificaciones (como posibles personalizaciones del softwarePersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder.) para ver cómo se desarrollaría.
• Análisis e ingeniería de procesos de negocio: los analistas usan el diagrama para estudiar los sistemas actuales y buscar posibles ineficiencias. Por ejemplo, se puede ver que un dato actualmente pasa por 4 procesos, pero se pueden acortar, ahorrando tiempo y recursos. También, fue muy importante cuando se modificó la ley de protección de datosDesde el 25 de mayo de 2018 se aplica el Reglamento general de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation) en toda la Unión Europea. Esta ley uniforme transpone las leyes nacionales de protección de datos, como la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD). El objetivo final de la nueva legislación es la protección de los derechos básicos de privacidad de los implicados. . En este momento, los analistas de datos tuvieron que investigar si cumplían con lo establecido en la normativa de GDPR. En el caso de que así no fuera, un DFD ayudaba a verlo de forma visual, clara y rápida.

¿Qué niveles tienen los DFD?

Un diagrama de flujo de datos puede tener tantos niveles como sea necesario. Hay empresas cuyos procesos son más simples y otras en las que son más complejos. No obstante, para el personal no informático de una empresa, suele llegarse a un máximo de 3 niveles. A partir del cuarto nivel, la complejidad exige que ese tipo de diagramas sea contemplado por personal técnico.

Por tanto, los niveles de DFD más comunes que se encuentran son:

• Nivel 0 o de contexto: este tipo de diagrama de flujo de datos es el más genérico. En él se delimita el ámbito de aplicación de un sistema. Es decir, en él sólo aparecen las entidades externas con las que se relaciona el sistema.

• Nivel 1 o superior: este nivel trabaja sobre lo establecido en el DFD de nivel 0. En él se establecen los procesos de los que se compone el sistema delimitado en el DFD de nivel 0. Los procesos no se relacionan entre sí, sino que siempre hay un almacén de datos o una entidad externa que los conecta.

• Nivel 2 o detalle/expansión: este nivel trabaja sobre lo establecido en el DFD de nivel 1. A los procesos establecidos en el nivel 1, se le suman las excepciones a los caminos principales. De esta forma, aumenta el nivel de detalle del diagrama. Además, aquí sí que se pueden encontrar procesos relacionados entre sí sin almacenes de datos o entidades externas que los una.

Pautas para la creación de un diagrama de flujo de datos

Los diagramas de flujo de datos pueden ser creados manualmente. No obstante, cuanto más detalle se especifique y más complejo sea el flujo de datos en el proceso, más difícil será hacerlo. Por eso, hay muchas empresas que se apoyan en softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. para hacer un diagrama de flujo de datos. Hay soluciones especializadasBest of Breed es un software que ha sido desarrollado para optimizar una actividad empresarial específica. Se trata de aplicaciones que están especializadas en un nicho. Por ejemplo, registro de tiempo o control de trazabilidad de ingredientes o materiales. A este tipo de software también se le suele conocer con el nombre de best of feature., pero estas no tienen ya la información empresarial. Por lo tanto, se deberá introducir manualmente todo los datos para que se puedan generar el DFD.

Para ahorrar tiempo, hay empresas que aprovechan el sistema de gestión de procesos empresariales (BPM)La gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.. El BPM se centra en los procesos, por lo que ya tiene toda la información del flujo de datos y suele incluir una funcionalidad para crear los DFD. Si está buscando un software BPM y no sabe cuál puede incluir esta funcionalidad, puede ponerse en contacto con TIC Portal y un asesor le ayudará: +34 954 040 045.

Tanto si el DFD se hace manualmente o con ayuda de software, hay que tener una serie de pautas en cuenta:

• Debe haber al menos una entrada y una salida de datos.
  • En cada proceso reflejado en el DFD (con entidades externas).
  • En cada almacén de datos.
• Un proceso sólo puede estar conectado con otro proceso si se hace un DFD de nivel 2.