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Gestión de contenido empresarial (ECM)

Índice:

  1. ¿Qué es la gestión de contenido empresarial?
  2. ¿Qué compone el ECM?
  3. Diferencias entre ECM, EIM y DMS
  4. Sistema adecuado para empresas

¿Qué es la gestión de contenido empresarial?

La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.

¿Qué compone el ECM?

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La gestión de contenido empresarial está compuesta por varios procesos complejos. Según la visión tradicional, el ECM se compone de:

  • Gestión de documentos (Document Management System, DMS): que se encarga de almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización.
  • Colaboración: se coopera entre usuarios tanto dentro de sistemas de apoyo como dentro de programas informáticos compartidos.
  • Gestión de contenido web (Web Content Management, WCM): que consiste en la redacción, colaboración y uso de herramientas de administración de páginas y portales web..
  • Gestión de registros (Records Management): la cual incluye todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa.
  • Flujos de trabajo (Workflow): que se compone del movimiento automatizado de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.
  • Gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM): la cual intenta idear, optimizar y ejecutar correctamente los procesos de negocios.
Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades clave los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

Sin embargo, una visión más actual del ECM interpreta esos componente como pertenecientes a sólo una parte de esta gestión. Hoy en día se considera que el ECM se constituye por las acciones de:

  • Capturar: en este proceso se pasan los papeles físicos a formato digital dentro de un repositorio digital seguro. Esto se realiza con ayuda de un escáner, ya sea con: reconocimiento óptico de caracteres (Optical Character Recognition, OCR); reconocimiento de huella de caracteres (Handprint Character Recognition, HCR); reconocimiento inteligente de caracteres (Intelligent Character Recognition, ICR); reconocimiento óptico de marcas (Optical Mark Recognition, OMR); o con un código de barras. Sin embargo, la captura no sólo se centra en documentos físicos, sino que también recopila de forma automática los archivos electrónicos. Además, abarca la creación de metadatos (con valores de indexación), describiendo las características de un documento para adjudicarle una ubicación en la que sea fácil de encontrar.
  • Gestionar: esta categoría controla el ciclo de vida de la información para cumplir con las políticas de retención de la organización, del gobierno y de las prácticas de la industria. La gestión incluye todos los elementos tradicionales de ECM (DMS, colaboración, WCM, gestión de registros, flujo de trabajo y BPM).
  • Almacenar: consiste en guardar información, incluso temporalmente aquella que no se requiere, desea o está preparada para ser almacenada durante un largo periodo de tiempo. Aun así, almacenar no es lo mismo que preservar. Hay diferentes tipos de infraestructuras usadas como ubicaciones de almacenamiento, tales como sistemas de archivos , el gestor de contenidos, las bases de datos o un Datawarehouse.
  • Preservar: esta parte del ECM es la responsable del almacenamiento y de realizar la copia de seguridad a largo plazo del contenido estático. Además, esta función la hace la parte del ECM característica de la gestión de registros, a la vez que también está diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con las normativa gubernamentales (como por ejemplo la ley europea GDPR) e industriales. Sin embargo, la preservación a veces también conlleva la conversión y migración de la información debido a la desactualización de los formatos de almacenaje, como por ejemplo, los disquetes. Durante estos procesos, se aprovecha para eliminar aquella información que ya no es relevante.
  • Entregar: a esto también se le conoce como output management o gestión de salida. Esta se encarga de tomar la información de los componentes de gestión, almacenamiento y preservación del ECM y dársela a los usuarios. El contenido llega a dónde y a quién la necesita a través de una serie de herramientas, y asea a través de e-mail, impresoras, sitios web, portales, etc. Los componentes de la entrega se dividen en tres grupos: tecnologías de transformación, seguridad (ninguna de las dos visibles por el usuario) y distribución (dadas al usuario, con diseño final de preferencias). El componente de la seguridad previene la distribución ilegal del contenido sujetos a derechos tanto al restringir el acceso a la información nivel de frase como garantizando o denegando los permisos para acceder al contenido.

Diferencias entre ECM, EIM y DMS

A menudo, se utilizan los términos gestión de la información empresarial o Enterprise Information Management (EIM) y sistema de gestión documental o Document Management System (DMS) como sinónimos del ECM. Sin embargo, en teoría, hay una diferencia. Como el propio nombre indica, el sistema de gestión documental sólo es apto para la gestión de documentos tradicionales y muy estructurados (Word, Pdf y Excel).

Un sistema ECM también gestiona documentos, pero también hace más que eso. Con el software, también se puede administrar el contenido semi-estructurado o no estructurado, como el contenido web y multimedia. A menudo, se asigna al término Records Management (también conocido como gestión de archivo) exclusivamente a los sistemas ECM.

El EIM es en realidad una combinación entre un sistema de gestión de contenido y la inteligencia de negocios (Business Intelligence). El ECM se encarga de la organización de la información no estructurada, mientras que BI de los datos estructurados. Este último también realiza análisis exhaustivos sobre todos los datos.

¿Qué sistema es apto para una organización?

La diferencia entre un DMS y un sistema ECM es muy relevante. Actualmente, muchos paquetes de DMS también pueden gestionar documentos no estructurados. El término “Enterprise Content Management” no se usa mucho en el mercado español. De ahí que en TIC Portal también se incluyan las funcionalidades de ECM dentro del tema de gestión documental.

Los paquetes que incluye la Guía de Gestión Documental 2022 van desde un sistema de gestión documental tradicional a un sistema ECM. De esta forma, los jefes de proyectos tienen una buena visión de las posibilidades en el terreno de la gestión de contenido empresarial y puede escoger un buen paquete teniendo en cuenta sus necesidades.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 4 julio). Gestión de contenido empresarial (ECM). TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/gestion-contenido-empresarial-ecm