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La elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario

El objetivo primordial de la implantación de un gestor documental en cualquier centro sanitario es la mejora de la atención prestada a sus pacientes. No importa si es un gran hospital, una clínica o un centro de salud, la mejora del acceso a la documentación agiliza el trabajo del personal sanitario. Entonces, ¿sería conveniente adquirir un gestor documental específico para el sector? ¿Qué funcionalidades de las que incorpora pueden ser interesantes para un centro? ¿Sería mejor instalarlo en servidores privados (on-premise) o en la nube?

Índice

  1. Problemas en el sector salud
    1. Seguridad de la información
    2. Gran volumen de documentos
    3. Documentación actualizada
    4. Aumento de la productividad
  2. Características específicas para un centro sanitario
  3. Sistema on-premise frente a la nube
  4. Implantación de un sistema de gestión documental
    1. Compatibilidad con otros programas
    2. Escalabilidad de la solución
    3. Módulos independientes

¿Cuáles son los principales obstáculos a los que se enfrenta el sector de la sanidad?

Desde el momento en el que un paciente ingresa en un centro sanitario, se comienza a generar un sin fin de papeleo, ya sea en formato digital o físico. Registros, pruebas médicas, formularios, resultados de laboratorio, recetas, etc. Todo generado por la visita de una sola persona. Si lo multiplicamos por los cientos de pacientes que pueden ingresar al día en un gran hospital, la cantidad de documentación no hace más que crecer. Un programa de gestión documental puede ayudar a mantener bajo control todos esos documentos. En la Guía de Gestión Documental encontrará una plantilla que le ayudará a calcular el ROI de la inversión necesaria para la implantación de un gestor específico para el sector sanitario.

disponibilidad inmediata documentos salud

El sector de la sanidad se enfrenta principalmente a cuatro retos relacionados con la gestión de la documentación que genera diariamente.

Seguridad de la información

Todos los documentos relativos al centro deben mantenerse seguros, pero hay que prestar especial atención a las historias clínicas de los pacientes. La información contenida en ellos es especialmente sensible y debe ser confidencial. Por ello contar con un sistema seguro es imprescindible, ya que siempre se ha de mantener el mayor nivel de confidencialidad con los datos del paciente. Pero cuando se habla de seguridad hay un aspecto que normalmente es pasado por alto. La rapidez en la colaboración de médicos de distintas especialidades o de distintos centros es también importante para el paciente. No tanto para proteger la privacidad de sus datos, sino para proteger su salud e incluso salvar su vida en una situación crítica.

Una comunicación rápida garantiza que el facultativo dispone de información actualizada sobre su estado de salud.

Por ejemplo, se podría detectar que una persona tiene una afección cardíaca; supongamos que al día siguiente realiza una visita a urgencias por un dolor en el brazo. Gracias a la actualización inmediata de la historia clínica, el médico que lo atiende dispondrá de una información fundamental y adaptar el tratamiento en consecuencia.

La comunicación por correo electrónico o e-mail entre los empleados también puede poner en riesgo la seguridad de la información. Se pueden adjuntar documentos sensibles o confidenciales, o directamente hablar de un paciente concreto. Puede que confíe en la seguridad de su proveedor de correo, pero quizás el del receptor no sea tan fiable.

Gran volumen de documentos

Debido a la gran cantidad de documentos que se acumulan en los archivos de los centros sanitarios, es necesario emplear mucho personal para su administración (records management). La digitalización de los archivos sería el primer paso para facilitar su tarea. Si, más tarde, esos documentos digitalizados se incluyen en un gestor documental, el flujo de trabajo se agilizará. La cantidad de trabajo administrativo necesario será menor, con lo que los empleados podrán dedicarse a otra tarea más productiva. A medio plazo, supone una reducción de costes significativa.

documentos acumulados hospitales

Documentación actualizada

Los datos relativos al paciente tienen que estar al día cuando el médico los consulta, incluso si hay varios facultativos haciendo un seguimiento del mismo paciente. Un sistema que no está actualizado obliga al médico a desperdiciar tiempo. Al igual que tener que esperar a que lleguen los resultados de unas pruebas que ya están listos desde hace días, pero cuya documentación aún está en camino. Sería mucho más sencillo si todos los documentos relacionados con el paciente, sin importar su origen, fuesen a parar al mismo programa. Quedarían disponibles para que cualquier persona autorizada haga consultas.

Los trabajadores, especialmente los que trabajan desde hace poco tiempo en un centro, consultan los protocolos de actuación en distintas situaciones. Así resuelven sus dudas rápidamente, invirtiendo su tiempo en tareas más productivas. Si cuando consultan un manual o la documentación de calidad y no están actualizados, podría ocurrir que cometan un error en la realización de una tarea sin siquiera ser conscientes de ello.

También se pueden incluir en el gestor documental las últimas investigaciones médicas o la legislación que regula la actividad del personal que trabaja en el hospital. Aquí entra en juego la gestión del conocimiento de los empleados del hospital. Cuando se facilita el acceso a la información que puede ser relevante para cada uno de los trabajadores, es más probable que lean la documentación que si la tienen que buscar por sí mismos. Dependiendo de la función que desarrollan en su puesto, podrían recibir notificaciones sobre su área o sobre su tarea. Por ejemplo, los cardiólogos podrían recibir notificaciones sobre las últimas investigaciones y novedades de su especialidad, o el personal de limpieza podría conocer el cambio en un protocolo de actuación para la utilización de un producto concreto.

Aumento de la productividad

Cuando el paciente entra en la consulta, el médico debería poder ver su historial clínico completo lo más rápidamente posible. La cantidad de pacientes que un médico debe ver al día es muy alta, especialmente en el sector público, y manejar documentos físicos ralentiza el trabajo. Disponer del documento que se necesita en cualquier ordenador o dispositivo portátil del centro, sin tener que desplazarse para buscarlo, ahorra tiempo. Gracias a ello el tiempo de consulta se puede dedicar al paciente, no a encontrar y descifrar documentos.

Otra manera de ahorrar tiempo y dedicarse a tareas más importantes es la creación automática de plantillas para los documentos que se crean comúnmente.

Por ejemplo, en una residencia de ancianos, una cuidadora puede crear varios reportes de incidencias al día. Incluirlos en el gestor documental le puede resultar una tarea muy tediosa, por tener que añadir todas las etiquetas de metadatos cada vez. Hay programas que, al pulsar un botón, crean automáticamente la plantilla del informe de incidencias con las etiquetas referentes a la fecha, el lugar, la persona que lo crea, el tema del documento, y todos los campos que se hayan definido con anterioridad. Facilitar la tarea del trabajador es fundamental para que éste utilice el gestor documental, ya que una mala adaptación de los trabajadores es uno de los factores más comunes que provocan el fracaso en la implementación de este tipo de herramientas.

Si alguno de estos problemas le resulta familiar, quizás deba considerar la implementación de un sistema de gestión documental. Puede encontrar una comparativa de los principales gestores documentales en el mercado en la Guía de Gestión Documental, donde puede analizar qué funciones ofrecen y cuál se adapta mejor a su centro sanitario.

Algunas funcionalidades de un gestor documental interesantes para el sector salud

Un sistema de gestión documental puede incluir distintas funcionalidades, pero dependiendo del sector se dará más uso a unas o a otras. Para el sector salud, algunas de las que pueden resultar más interesantes son las siguientes:

  • Códigos de barras: hay gestores documentales que pueden insertar un código de barras en un documento digital. También pueden reconocer el código cuando se escanea un documento impreso. Esta funcionalidad se puede utilizar para clasificar de manera rápida los documentos generados externamente, como por ejemplo las pruebas de laboratorio. Se puede crear un código de barras que incluya ciertos metadatos, como por ejemplo la información relativa al paciente. Ese código se imprime en forma de pegatina y se adjunta a todos los documentos en papel relativos a él, con lo que el sistema puede hacer una clasificación automática.
  • Control de versiones: el historial clínico, las pruebas médicas, las notas, etc. son documentos que pueden sufrir modificaciones a lo largo del tiempo. El gestor ofrece la posibilidad de revisar las modificaciones, autorizarlas o denegarlas, ver quién ha realizado la modificación y cuándo. Se pueden establecer diferentes jerarquías y niveles de acceso.
  • Firma biométrica: es una firma con plena validez legal, que se realiza en una pantalla digital y analiza las características propias de la firma, como son la velocidad del trazo, la presión y el ángulo. En el siguiente vídeo (3.29 min) se compara con la firma electrónica. Para registrar la entrada de un nuevo paciente se necesita imprimir un documento para que lo firme y archivarlo en el sistema. La atención al paciente lleva también asociada una serie de documentos, como puede ser la firma del consentimiento informado u otros que requieran la firma del médico correspondiente. A lo largo la vida sanitaria de un paciente, la cantidad de documentación acumulada sólo porque había que recoger una firma será enorme. Con la incorporación de la firma biométrica, la cantidad de documentos impresos se vería reducida drásticamente. Además se facilitaría la búsqueda de esos documentos dentro del sistema si fuera necesario.
  • Preservación de documentos: algunos documentos manejados en los centros sanitarios, como las historias clínicas, pueden ser muy longevos. Existe la posibilidad de que se guarden en un formato que quede obsoleto en unos años. Hay gestores documentales que garantizan la conservación y accesibilidad de esos documentos durante largos periodos de tiempo. De este modo siguen permitiendo la consulta a pesar de haber sido guardado en un formato antiguo.
  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): la digitalización de documentos físicos ayuda a trabajar con menos documentos en papel. Un programa OCR permite escanear un formulario, una prueba diagnóstica, una factura o cualquier otro documento, independientemente de su departamento de procedencia. Se incorpora automáticamente al sistema, convertido en un archivo editable sobre el que se puede trabajar.

Estas características pueden estar o no incluidas en el paquete básico de un gestor documental. El proveedor de software debería informarle con todo detalle de cuáles son las características que incluye su solución, para que pueda evaluar si se adapta a las necesidades de su empresa. Antes de arriesgarse a elegir un proveedor que no se adecue a sus requerimientos, consulte la Guía de Gestión Documental, donde encontrará los factores fundamentales que debe tener en cuenta antes de decantarse por uno.

¿Es un sistema en la nube seguro para almacenar documentación médica?

En realidad no hay una respuesta correcta a esta pregunta, todo depende de las necesidades concretas o la preferencia del centro. La decisión de implementar el gestor documental en la nube u on-premise no debería depender únicamente de la seguridad de la documentación médica. Hay otros muchos factores a tener en cuenta. Cada uno presenta ventajas e inconvenientes, dependiendo de distintos factores.

Las soluciones on-premise o de servidor privado son adecuadas si el tamaño de los documentos a almacenar es grande. La transferencia de estos archivos en un intranet es más rápida. Para el volumen de documentos que se maneja en un centro como un hospital, el precio de la solución on-premise puede ser más bajo. Si además ya se cuenta con la infraestructura necesaria y un equipo IT trabajando con ella, es evidente que el coste no será tan alto como si hubiera que realizar la instalación desde cero.

En cambio, el almacenamiento en la nube (cloud) puede ser interesante para aquellas empresas que no cuentan con servidores propios o con personal cualificado para su mantenimiento. En un centro sanitario pueden trabajar cientos de personas, y todas ellas necesitan acceso rápido a la información. Compartir documentación puede ser más rápido, lo que se traduce en un flujo de trabajo más ágil. Además no es extraño que existan diferentes edificios o centros, que pueden no contar con sistemas de seguridad lo suficientemente potentes para mantener a salvo la información. Si opta por un sistema en la nube, debería tener en cuenta la localización de los servidores del proveedor de la solución. Lo deseable es que, si la clínica se localiza en España, los servidores estén localizados en Europa. Así se garantiza que los estándares de calidad se corresponden con los exigidos en la Unión Europea. En la Guía de Gestión Documental se detallan 5 consideraciones importantes a tener en cuenta si se desea mantener seguro un gestor documental online.

documentación sector salud

De cualquier manera, para garantizar la seguridad de la documentación es necesario que la copia digital cumpla con una serie de requisitos y obtenga una certificación. Así se garantizará el cumplimiento de los requerimientos legales, ya sean nacionales o específicos de la Comunidad Autónoma, entre ellos los exigidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).

Siempre cabe la posibilidad de no descartar ninguna de las dos opciones, y optar por una solución híbrida. Si es reticente a almacenar las historias clínicas de los pacientes en la nube, éstas podrían guardarse en un servidor privado. El resto de la documentación, como puede ser la correspondencia, documentación sobre calidad, protocolos, etc. se almacenaría en la nube, aprovechando las ventajas que ello aporta. No obstante, se debe tener en cuenta que puede existir una conexión entre ambos sistemas.

La seguridad en la nube ha mejorado enormemente en los últimos años, pero hay quien aún no se siente cómodo almacenando en ella documentación sensible. Los niveles de seguridad en el almacenamiento de la documentación pueden ser similares sin importar el tipo de servidor. Al fin y al cabo, decantarse por un sistema u otro es una cuestión de preferencia de la empresa.

En la Guía de Gestión Documental puede consultar cuáles son los costes, tanto en la nube como on-premise, de los sistemas de gestión documental más utilizados en el sector médico.

Implementación de un gestor documental en un centro sanitario

Compatibilidad con otros programas

Es más que probable que el gestor documental deba integrarse con otros programas ya instalados en el centro, ya sean del área clínica o de cualquier otro departamento. Es imprescindible asegurarse de la compatibilidad con esos programas antes de decidirse por una solución concreta.

Escalabilidad de la solución

También es deseable que se trate de una solución escalable. Debido a la gran cantidad de personal que trabaja en un hospital y la complejidad de sus flujos de trabajo y de información, las mejoras en los distintos departamentos se implementan poco a poco a lo largo del tiempo, a veces incluso con años de diferencia. Un buen sistema de gestión de información debería adaptarse a esa evolución.

Módulos independientes

Se puede optar por la instalación de un paquete básico de gestión documental y añadir módulos independientes con nuevas funcionalidades. Se facilita así la actualización por partes del sistema y la solución de problemas, ya que solo habría que modificar o sustituir el módulo en cuestión. El resto se mantendría en funcionamiento con normalidad. Es común en el sector salud utilizar el gestor documental como un repositorio central de toda la documentación generada. Esos documentos, ya sean clínicos o de otros departamentos (logística, financiero, etc) se guardan en el mismo servidor. Así se garantiza el acceso inmediato a cualquier documento sin importar el centro en el que se encuentre la persona que lo necesita consultar. Se ha de tener en cuenta que no todos los usuarios tienen el mismo nivel de acceso. Existe un control de acceso por el cual el trabajador debe identificarse, mostrándose sólo los documentos para los que tiene autorización.

En la Guía de Gestión Documental se detallan una serie de consideraciones que se debería tener en cuenta para la incorporación de módulos a un gestor documental sanitario.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 18 julio). La elección de un sistema de gestión documental en el sector sanitario. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/gestion-documental-sectores/dms-sanitaria