Gestión documental para empresas de instalación y mantenimiento: una gran diversidad de tipos de documentos
Cada vez más empresas de instalaciones, mantenimiento y reparación se dan cuenta de la importancia de llevar un control sobre su documentación. Las empresas de este sector generan muchos diseños por proyectos; partes por instalaciones, revisiones o reparaciones; albaranes y facturas. ¿Qué funciones son más importantes para los 
Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.sistemas de gestión documental de este sector?¿Serviría cualquier gestor documental disponible en el mercado? ¿O sería recomendable adquirir uno desarrollado específicamente para su sector?
Índice:
- Dificultades del sector
- Funcionalidades requeridads de la gestión documental
- Coste de un gestor documental para instalación
Nota: el sector de las instalaciones y el mantenimiento suele requerir funcionalidades específicas que no suelen encontrarse en los paquetes básicos de sistemas de gestión documental (DMS, Document Management System). LaLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro se muestra qué funciones muy útiles de gestión documental no se suelen incluir en un paquete básico.Guía de Gestión Documental 2021 proporciona información sobre características interesantes que no suelen adquirirse mediante el paquete básico.
Dificultades del sector de instalación, mantenimiento y reparación
Los trabajos que realizan las empresas de instalación y mantenimiento se les conoce como proyectos. Estos proyectos pueden ser de mayor o menor envergadura. No obstante, siempre generan partes de información sobre cuál es el progreso de las tareas, qué debe hacerse (si se debiera tomar alguna acción) y en qué estado se encuentra actualmente el proyecto.
La manera de gestionar los documentos puede influir en la calidad del servicio que presta una empresa de instalación y mantenimiento. En cada proyecto hay una gran variedad de documentos e información como: peticiones de los clientes; contratos con clientes directos e intermediarios; albaranes; facturas; materiales; horas de los empleados; nóminas; permisos de los ayuntamientos; etc. Pero, ¿qué puede significar tener una mala gestión documental para este sector? A continuación se muestra una imagen con las dificultades del sector:
Requisitos específicos del sector para el DMS
Debido a las particularidades de este sector, hay una serie de
Un sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario. funcionalidades que podrían ser muy útiles para las distintas empresas. Dependiendo de las características propias de la empresa, necesitará unas funciones u otras. Sin embargo, a continuación se encuentran los requisitos más recurrentes para las empresas de este sector.
Gestión de proyectos y de contratos
Los proyectos se suelen gestionar de forma independiente. Los proyectos generan un gran volumen de documentación con los permisos que se ha de conseguir para poder realizar la actividad, contratos con los clientes (a veces, contando como clientes las aseguradoras que les adjudican proyectos), documentación de los materiales, etc.
Además, la cantidad de documentación puede variar dependiendo de la complejidad de la instalación o de la reparación. También puede verse aumentada debido a la gran personalización que requiera el cliente o por la documentación que genere durante su desarrollo. No se genera la misma documentación para la instalación de un sistema eléctrico de un edificio de 1000m2 que la de un aire acondicionado en una casa de 100m2.
Uno de los documentos más importantes en los proyectos son los contratos. Debido a la variedad de servicios y/o factores a tener en cuenta, las empresas de este sector tienen que ser capaces de gestionar muchos contratos. Con la 
La gestión de contratos consiste en llevar un control de los distintos tipos de contratos, y de su duración por cliente, servicio o caso. Teniendo un buen conocimiento y seguimiento de los contratos, se puede saber qué servicios o productos se tienen que brindar al cliente y cuándo, qué ocurre si no se puede cumplir o, incluso, ayuda a renovar contratos que están a punto de cumplir.gestión de contratos se muestran qué servicios van a prestarse (si solo es la instalación o si también es el mantenimiento y la reparación), la duración del mismo (puede que con un sistema de alerta en el gestor documental para que no caduque), entre otros.
Función de búsqueda
No poder 
El buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda.encontrar los documentos que se necesitan puede costarle caro a la empresa. Cuando una empresa quiere mandar todas las facturas de los proyectos que ha hecho para una aseguradora, si no encuentra todas las que debe enviar es posible que se le pase alguna. También, puede darse que una empresa reciba una multa por no encontrar rápidamente los permisos de trabajo del ayuntamiento para mostrarlos en una auditoría.
Por ello, hay muchas empresas que requieren un gestor documental con una potente función de búsqueda. La función de búsqueda de un gestor documental es más avanzada que la de Windows, ya que deja buscar por el autor, título, dentro del contenido, 
Los metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML.metadatos, entre otros.
¿Sabías que? Hay empresas que digitalizan sus documentos con escáneres con
Aquellas empresas que trabajan con muchos planos suelen tener preferencia por una solución que permita trabajar con metadatos, clasificar y buscar archivos en función de determinados atributos o etiquetas. Como hay poco texto, necesitan que puedan incluirse etiquetas como nombre del cliente, lugar de la obra o equipo de trabajo que ayude a clasificar y buscar estos documentos.
Control de versiones
En los proyectos de instalación hay veces que es necesario mandarles a los clientes los documentos al respecto para que verifiquen que todo está bien para comenzar. Este intercambio de información se suele producir a través del correo electrónico. Para llevar un buen seguimiento del cliente, hay empresas que 
La integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado.integran el e-mail con el gestor documental. De esta forma se puede tener un 
Se llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.control de versiones, conociendo qué versión es la aceptada por el cliente y evitando duplicidades.
Por ejemplo, si un hotel quisiera instalar una moqueta para el suelo y hubiera un mal control de versiones. Entonces, es posible que se instale una moqueta de un material discutido anteriormente, pero que no fuera el elegido…
En algunas empresas, cuando se elaboran los manuales y los informes de cada instalación realizada, deben de participar varios compañeros. A veces, incluso tienen que 
La colaboración en tiempo real es una funcionalidad dentro de un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados: Mensajería instantánea; Grupos de chat; Pizarras colaborativas; Compartir aplicaciones; Compartir escritorio; Vídeo y herramientas de audio.trabajar varias personas a la vez en el mismo documento. Un 
Un flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido. flujo de trabajo como este en el que intervienen varias personas conlleva a que existan muchas versiones de un determinado documento sin posibilidad de conocer cuál es la definitiva. Por tanto, surgen muchos errores y pérdida de tiempo.
Normas que pueden afectar al sector de la instalación
Si el proyecto de instalación y mantenimiento pertenece al área de la construcción, la empresa deberá actuar de acuerdo al 
El modelado de información para la construcción es más conocido por sus siglas anglosajonas, BIM (Building Information Modeling). El BIM no es un software, sino una metodología de trabajo colaborativa a tiempo real que se encarga de la creación y gestión de un proyecto de construcción. Esta aclaración resulta fundamental ya que es un error muy común confundir BIM con softwares como Autodesk Revit, ArchiCAD, AutoCAD o cualquier otra plataforma de este tipo del mercado.modelado de información para la construcción (BIM, Building Information Modeling), el cual es obligatorio por ley en España. El BIM consiste en reunir toda la información que generan las empresas que participan en la construcción o cambios en un edificio durante su ciclo de vida.
Por ejemplo, aquellas empresas que instalen los aires acondicionados de un edificio deberán añadir los planos y cambios que hayan realizado en el edificio. En el BIM se recopila desde los contratos a aquellos 
El Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D.diseños asistidos por ordenador (CAD, Computer-Aided Design).
Importante: empresas que trabajan con archivos de gran volumen como las de instalación o las de ingeniería tienen que tener ciertas situaciones que tiene que saber sobrellevar y en las que se pueden ayudar de un gestor documental. En la
En algunas ocasiones, este gran volumen de documentación se debe a que la empresa tiene alguna 
Las normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas.norma ISO, como por ejemplo, la ISO 9001 que garantiza la calidad de los 
Un proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.procesos empresariales. Otra ISO frecuente de este sector es la ISO 14001 de cuidado medioambiental. Si una empresa de reparación de motores de coches tuviera esa ISO, esta generará más documentación ya que tiene que demostrar que se está cumpliendo con el desecho responsable de las partes no funcionales, por ejemplo.
Informes del historial del cliente
Es importante tener acceso al historial del cliente cuando se está en la obra, así se sabe si el producto instalado se ha averiado anteriormente. De esta forma, se sabe si está compuesto por todo lo instalado originalmente o si hubo algún reemplazo de alguna de las piezas o si debería recomendársele actualizar el modelo instalado que tiene. Con esta conexión del gestor documental con el 
La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM, Customer Relationship Management) se puede ofrecer un servicio más exhaustivo.
También sirve por si hay alguna nueva ley que el cliente tenga que tener en cuenta en relación con el producto instalado, se le puede comunicar. Por ejemplo, si saliera una nueva ley que dijera que debe haber extintores cada 10 metros en vez de cada 15 metros. De esta forma, el cliente estará satisfecho por recibir la información y se le puede ofrecer más extintores.
Movilidad
Algo muy característico de este sector es que los empleados siempre trabajan fuera de la oficina cuando se instala o se está haciendo la revisión. Es por ello que es de vital importancia tener acceso remoto desde el proyecto al sistema. De esta forma, se puede acceder a aquellos documentos a los que se debe tener acceso desde las obras, como son planos, normativas o manuales de seguridad. De otra manera, los documentos tienen que llevarse preparados antes de ir a la obra.
En el caso de que hubiera alguna modificación en el proyecto se desconocería y no se trabajaría según lo acordado. Por tanto, es importante tanto por seguridad como a nivel operacional que se tenga acceso rápido a cualquier documento que se pueda necesitar en una obra en un momento puntual.
Nota: las empresas de instalaciones y mantenimiento están adquiriendo cada vez más soluciones en la nube debido a la facilidad de movilidad que proporciona. En la
Generación de albaranes y factura electrónica
Cuando una empresa de este sector finaliza un proyecto, genera el albarán final, el cual se le da al cliente para que lo firme. Algunas empresas optan por proporcionárselo en formato físico. Sin embargo, durante el transporte de documentos físicos hasta la oficina es posible que se traspapelen o se pierdan.
Por ejemplo, cuando se revisa un ascensor, el cliente debe de firmar un albarán en papel al técnico confirmando que la revisión se ha llevado a cabo y el resultado de esta. Este papel debe escanearse y guardarse en una carpeta, todo ello de forma manual, lo que frecuentemente lleva a errores. Por ello, hay otras que prefieren que el operario se lo muestre al cliente con una PDA (Personal Digital Assistant) u otro dispositivo electrónico conectado al software de gestión documental que hace que llegue automáticamente a contabilidad y una copia al cliente.
A la vez que se crea el albarán, este procedimiento también puede servir para generar la 
La facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente.factura electrónicamente. Si se hace de forma manual, se retrasa el proceso ya que se tiene que entregar físicamente el albarán a contabilidad y, después, generarla con un software o con un Excel. Este retraso hace que el cliente tarde más en pagar, retrasando las ganancias de la empresa.
Además, se corre el riesgo de que se pierda algún papel por el camino y tenga que volver a rellenarse o que no se tenga en cuenta, suponiendo pérdidas para la empresa. El caso puede cambiar cuando se trabaja con aseguradoras, ya que puede que la factura no sea para el cliente sino para la aseguradora. Entonces, se suele recabar todas las facturas de un mes y se les manda automáticamente a la aseguradora a final de mes.
Por otra parte, también están las facturas entrantes de los proveedores. En el caso de que se reciba electrónicamente, se puede ver y gestionar directamente en el sistema. Sin embargo, si llegan en formato papel, la empresa tiene que 
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.digitalizar las facturas escaneándolas. Teniendo la documentación en el 
Todas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo.archivo digital tiene 
Una copia de seguridad (backup) es un duplicado de los datos que se hace para poder recuperarlos ante cualquier pérdida o incidente. Por lo tanto, las copias de seguridad forman una parte muy importante de la seguridad TIC de la empresa, ya que sin ellas una empresa podría quedarse sin sus datos. Por ello, en la norma ISO 27001, de seguridad informática y de información, exige que se hagan backups regularmente, que se comprueben que sean correctas y restaurables.copias de seguridad si pasa un accidente. Sin embargo, con el archivo físico, si, por ejemplo, hubiera una inundación o un incendio, se perderían todos los documentos.
Costes de implementación de un gestor documental para una empresa de instalación y mantenimiento
En principio, algunos paquetes de sistema de gestión documental para el sector de la instalación y el mantenimiento pueden empezar a rondar los 20.000 euros durante el primer año. Dependiendo de la forma escogida, 
El término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ.on-premise o en la 
La nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.nube, los años posteriores los gastos de mantenimiento pueden rondar entre el 20-30%, o el equivalente del coste de las 
Las licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos.licencias.
Sin embargo, los costes dependen del enfoque de la empresa y de los requisitos establecidos. Una empresa que se dedica exclusivamente al mantenimiento de artículos instalados necesitará un gestor documental más simple que el de una gran empresa instaladora.
A veces, durante la 
La implementación de un sistema de gestión documental puede considerarse más sencilla en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, subestimarla es un grave error común. Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.implementación de un sistema de gestión documental surgen costes ocultos, tanto de tiempo y dinero, que no se habían tenido en cuenta al principio. En la 
La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En ella se ven los costes ocultos más comunes que una empresa se puede encontrar al implementar este software.Guía de Gestión Documental 2021 hay una lista de costes ocultos que pueden aparecer en cualquier proyecto de gestión documental.
