Alfresco, gestor de contenidos de código abierto

Alfresco es uno de los softwares open source (código abierto) que compiten con las más grandes soluciones propietarias de gestión documental y contenidos. En el mundo empresarial existe cierta tendencia a dar mayor validez al software propietario frente a las soluciones código abierto. No obstante, durante la última década se han desarrollado varias propuestas competentes en este campo y Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos comerciales. Al ser de código abierto también favorece la creación de nuevas funcionalidades mediante programación o a través de un proveedor certificado. Sin embargo, existen soluciones que incorporan de base distintas aplicaciones y módulos que pueden resultar más atractivas para las necesidades de su empresa. En la La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía de Gestión Documental existe una comparativa entre las características de Alfresco y las de otros softwares comerciales populares.

Índice:

1. ¿Qué tipo de software es Alfresco?
   1. Ventajas
   2. Desventajas
2. Versiones de Alfresco
   1. Alfresco Community Edition
   2. Alfresco One
   3. Alfresco en la nube

Alfresco: ¿ECM, DMS, BPM o todo en uno?

En realidad, Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de La gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos.gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), La gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista.gestión de procesos empresariales, etc. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece. No obstante, hay que tener en cuenta que, como cualquier otro software, también existen ciertos inconvenientes a la hora de usar este sistema de gestión de contenidos.

Ventajas

• Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAP, SharePoint, Salesforce, etc.), análisis de datos o flujos de trabajo, entre otros.
• Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nube, dando opciones para una gestión de contenidos sólida de forma híbrida.
• Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de testeo o pequeñas instalaciones.
• Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
• El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de contenido similares.

Desventajas

• Sus licencias de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
• Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia capacidad.
• Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la propiedad (El término Coste Total de Propiedad (TCO, Total Cost Ownership) comprende los costes totales incurridos por un producto o servicio durante todo su ciclo de vida o ciclo de uso. Al calcular el coste real hay que tener en cuenta no solo el precio de compra más favorable, sino, también, lo que se conocen como costes adicionales: como el mantenimiento, personal, seguro, depreciación, capacitación, etc.TCO) al añadir las licencias al hardware necesario.
• Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una implementación correcta. En el El Libro Blanco de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.Libro Blanco de Alfresco se expone cómo elegir al proveedor más adecuado para la implementación de este sistema.

¿Qué versiones de Alfresco existen?

Este sistema de gestión de contenidos intenta satisfacer las necesidades de las empresas ofertando 3 productos con características muy diferentes:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos, principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con su comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores participan compartiendo fallos, correcciones o nuevas características.

Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en la comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los inconvenientes que se presenten. Del mismo modo, el programa tampoco ofrece garantías, sincronizaciones con otros sistemas o la integración con software propietario.

2. Alfresco One

One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y sincroniza el contenido on-premise con Alfresco en la nube. De esta forma se cuentan con una gestión del contenido híbrida al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa en la misma tecnología open source que la edición Community pero con mayor soporte y funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como Microsoft Office, Google Docs, SAP, SharePoint o El Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D.Autocad pueden conectarse con esta herramienta. Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades diferentes: Departamental y Enterprise.

• Edición Departmental: enfocada principalmente a solucionar las carencias de determinados departamentos o empresas con necesidades poco exigentes. La edición Departmental es la más asequible de las que ofrece Alfresco One. El precio es una de las ventajas más competitivas en comparación con la edición Enterprise. A pesar del coste más bajo, la edición Departmental presenta limitaciones que pueden ser importantes para las empresas. Por ejemplo, en España muchas compañías continúan en horario laboral después de las 5 p.m. Sin embargo, Alfresco One Departmental sólo ofrece servicio técnico entre las 9 y las 5 p.m. Si existiese algún problema en el sistema no podría recibirse asistencia técnica hasta el día siguiente con todos los inconvenientes que eso conlleva.
• Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con grandes necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al contrario que en la versión Departmental, Alfresco One Enterprise presenta características más amplias. Además de un soporte técnico 24 horas, una de las ventajas principales de esta herramienta es su capacidad de almacenamiento. La edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en la nube, frente a los 25 GB de la edición Departmental. O lo que es lo mismo, unas 85.899.345 páginas escritas en Microsoft Word aproximadamente.

Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad de negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile, permite que el empleado acceda a información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil. Posteriormente se sincronizarán los documentos en caso de trabajar sin conexión.

3. Alfresco en la nube

Esta solución en la La nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet.nube permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este gestor de contenido El SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service).SaaS los empleados podrán disponer de todo el contenido almacenado de forma local y sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A su vez, una extranet facilitará la colaboración entre la empresa y sus colaboradores externos, ya sean proveedores o clientes, a través de una conexión segura teniendo La gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.sólo acceso a los documentos permitidos.

Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. El El Libro Blanco de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de recursos humanos. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.Libro Blanco de Alfresco ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de este software con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las necesidades de su compañía.

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