Alfresco, gestor de contenidos de código abierto

Alfresco es uno de los softwares open source (código abierto) que compiten con las más grandes soluciones propietarias de gestión documental y contenidos. En el mundo empresarial existe cierta tendencia a dar mayor validez al software propietario frente a las soluciones código abierto. No obstante, durante la última década se han desarrollado varias propuestas competentes en este campo y Alfresco se ha perfilado como una alternativa válida frente a otros productos comerciales. Al ser de código abierto también favorece la creación de nuevas funcionalidades mediante programación o a través de un proveedor certificado. Sin embargo, existen soluciones que incorporan de base distintas aplicaciones y módulos que pueden resultar más atractivas para las necesidades de su empresa. En la Guía de Gestión Documental existe una comparativa entre las características de Alfresco y las de otros softwares comerciales populares.

Alfresco: ¿ECM, DMS, BPM o todo en uno?

En realidad, Alfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), etc. Esta versatilidad hace que Alfresco sea un producto dirigido a grandes y medianas empresas, que puedan aprovechar todas las ventajas que ofrece. No obstante, hay que tener en cuenta que, como cualquier otro software, también existen ciertos inconvenientes a la hora de usar este sistema de gestión de contenidos.

Ventajas

• Añade continuamente nuevas funcionalidades: integraciones (SAP, SharePoint, Salesforce, etc.), análisis de datos o flujos de trabajo, entre otros.
• Alfresco One incluye una instancia de Alfresco en la nube, dando opciones para una gestión de contenidos sólida de forma híbrida.
• Alfresco Community es la edición gratuita para desarrolladores, entornos de testeo o pequeñas instalaciones.
• Gran comunidad de foros de soporte y resolución de dudas.
• El precio de su licencia es de los más bajos respecto a otros gestores de contenido similares.

Desventajas

• Sus licencias de pago se dirigen más bien a medianas y grandes empresas.
• Para lograr un rendimiento aceptable hace falta un servidor de amplia capacidad.
• Tener un entorno de alta disponibilidad puede aumentar el coste total de la propiedad (TCO) al añadir las licencias al hardware necesario.
• Encontrar un buen proveedor o experto es imprescindible para una implementación correcta. En el Libro Blanco de Alfresco se expone cómo elegir al proveedor más adecuado para la implementación de este sistema.

¿Qué versiones de Alfresco existen?

Este sistema de gestión de contenidos intenta satisfacer las necesidades de las empresas ofertando 3 productos con características muy diferentes:

1. Alfresco Community Edition

Community Edition es el nombre de la versión gratuita de este gestor de contenidos, principalmente destinado a empresas que quieran disponer de una herramienta versátil en continua evolución. Está creada y desarrollada por Alfresco Software en colaboración con su comunidad. A través de foros, Alfresco Wiki o Google Groups los desarrolladores participan compartiendo fallos, correcciones o nuevas características.

Frente a la ventaja evidente del precio y del acceso al código, existe una desventaja primordial para las compañías: no ofrece soporte técnico. La empresa deberá confiar en la comunidad o en su propio departamento de sistemas para solucionar los inconvenientes que se presenten. Del mismo modo, el programa tampoco ofrece garantías, sincronizaciones con otros sistemas o la integración con software propietario.

2. Alfresco One

One es el nombre que se le da a la plataforma de gestión de contenido que maneja y sincroniza el contenido on-premise con Alfresco en la nube. De esta forma se cuentan con una gestión del contenido híbrida al adquirir esta versión. Esta solución de pago se basa en la misma tecnología open source que la edición Community pero con mayor soporte y funcionalidades disponibles. Al contrario que la versión anterior, Alfresco One ofrece multitud de opciones de integración con software propietario. Aplicaciones como Microsoft Office, Google Docs, SAP, SharePoint o Autocad pueden conectarse con esta herramienta. Esta versión ofrece a su vez en dos modalidades diferentes: Departamental y Enterprise.

• Edición Departmental: enfocada principalmente a solucionar las carencias de determinados departamentos o empresas con necesidades poco exigentes. La edición Departmental es la más asequible de las que ofrece Alfresco One. El precio es una de las ventajas más competitivas en comparación con la edición Enterprise. A pesar del coste más bajo, la edición Departmental presenta limitaciones que pueden ser importantes para las empresas. Por ejemplo, en España muchas compañías continúan en horario laboral después de las 5 p.m. Sin embargo, Alfresco One Departmental sólo ofrece servicio técnico entre las 9 y las 5 p.m. Si existiese algún problema en el sistema no podría recibirse asistencia técnica hasta el día siguiente con todos los inconvenientes que eso conlleva.
• Edición Enterprise: esta versión se dirige principalmente a corporaciones con grandes necesidades de gestión que buscan una herramienta potente y rápida. Al contrario que en la versión Departmental, Alfresco One Enterprise presenta características más amplias. Además de un soporte técnico 24 horas, una de las ventajas principales de esta herramienta es su capacidad de almacenamiento. La edición Enterprise incluye 1TB de almacenamiento en la nube, frente a los 25 GB de la edición Departmental. O lo que es lo mismo, unas 85.899.345 páginas escritas en Microsoft Word aproximadamente.

Además, con Alfresco One se apuesta por la movilidad como una importante oportunidad de negocio. Su aplicación móvil, Alfresco Mobile, permite que el empleado acceda a información almacenada on-premise y en la nube desde su dispositivo móvil. Posteriormente se sincronizarán los documentos en caso de trabajar sin conexión.

3. Alfresco en la nube

Esta solución en la nube permite a los usuarios acceder de forma segura a los documentos de la empresa desde cualquier dispositivo y ubicación. Gracias a este gestor de contenido SaaS los empleados podrán disponer de todo el contenido almacenado de forma local y sincronizarlo con el que está la nube de forma automática. A su vez, una extranet facilitará la colaboración entre la empresa y sus colaboradores externos, ya sean proveedores o clientes, a través de una conexión segura teniendo sólo acceso a los documentos permitidos.

Observando la importancia de la integración, Alfresco en la nube ofrece la posibilidad de integrarse con otras aplicaciones en la nube como Google Docs o Salesforce. El Libro Blanco de Alfresco ofrece una comparativa en profundidad de todas las versiones de este software con la que podrá descubrir cuál de las opciones se adapta mejor a las necesidades de su compañía.

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