La gestión de documentos con software

El software de gestión documental, o Document Management System (DMS), se presenta en varias formas, tanto como un software en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción. como en local. Además, hay softwares gratuitos, paquetes de software de pago o softwares especiales para sectores concretosLa gestión documental por sectores implica la distinción de unos programas u otros según el sector de actividad. Es necesario considerar los beneficios e inconvenientes que supone usar un gestor documental específico o uno general. Esta selección no es tarea fácil. Existe un ahorro de coste importante ante la elección de un software específico para su sector frente a la adquisición de un software más general y la creación posterior de modificaciones o aplicaciones concretas para su actividad.. Por lo que, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un DMS? ¿Cuál es la diferencia entre un software de pago y uno gratuito?

Índice:

1. Software gratuito
2. Software de pago
3. Sistemas en España
4. Software para pymes
5. Software de gestión documental 2023

Software DMS gratuito

En el mercado también hay variantes gratuitas de un sistema de gestión documental. Este tipo de softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. es conocido como freeware. Estos DMS freeware pueden descargarse, usarse y distribuirse sin costes. Sin embargo, en estos softwares no se pueden hacer cambios en el código fuente. Estos ajustes se realizan en los softwares de gestión documental de tipo open-source (código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software.). Con este tipo de software, los usuarios pueden realizar ajustes en el código fuente, consiguiendo que un DMS cumpla con los requisitos específicosUn análisis de requisitos consiste en la recopilación de las necesidades de una empresa para ponerle solución. Para ello, se ha de hacer un estudio interno de la situación actual de la empresa y las problemáticas a las que se enfrenta. Dependiendo del conocimiento e indagación que se haya hecho del problema, el análisis será más o menos complicado.. Para realizar estos ajustes con éxito, se requiere un gran conocimientoLa gestión del conocimiento o Knowledge Management administra todo el conocimiento que una empresa tiene disponible, y la creación de datos irrompibles. En el caso ideal, cada trabajador tiene el conocimiento que necesita en el momento adecuado para una realización óptima de su tarea. Es especialmente importante para aquellas empresas que quieren usar una gran cantidad de trabajadores flexibles o temporales. Al documentar bien y hacer accesible el conocimiento de los predecesores o de los empleados con experiencia, los empleados sin experiencia aprende cómo debe proceder más rápido.  del lenguaje de programación. Además, hay que tener en cuenta si el software se puede descargar de forma legal y si se pueden realizar cambios en él.

Software DMS de pago

En general, la mayoría de las empresas eligen un software de gestión documental de pagoEl coste de un sistema de gestión documental no es algo que pueda encontrarse en internet de forma sencilla. Muchos proveedores no presentan sus precios hasta el momento en el que tienen una reunión con un posible cliente. El precio de un gestor documental dependerá de las características de la empresa. La inversión del primer año en un software de gestión documental sencillo puede ir de 8.000€ a 25.000€. No obstante, empresas que requieren una mayor cantidad de espacio y/o funcionalidades también verán un incremento del coste. , debido a que trata con documentos comerciales confidenciales. El software se puede comprar e implementar en el servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. de la organización, pero también se pueden encontrar en el servidor nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. del proveedor. Este último caso se denomina SaaS (Software como un servicioEl SaaS (Software as a Service, o software como servicio, en español) es una modalidad para la adquisición de software. Con esta modalidad, la empresa que implementa el software no es dueña del sistema, pero consigue acceso a distancia a un paquete de software que está instalado en el servidor del proveedor. Este acceso se realiza a través de una conexión en la nube. Por lo tanto, el modelo SaaS pertenece a la categoría de “Todo como servicio” o XaaS (Anything as a Service).). El proveedor se encarga de la gestión, el mantenimiento y las actualizaciones del software. La mayoría de los pagos son mensuales, por licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. y funcionalidadesUn sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Algunas de las funcionalidades más comunes son: entrada de documentos, indexación y búsqueda de documentos, procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo, seguridad y panel de usuario..

Software de gestión documental en España

En España, hay muchos proveedoresEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes. diferentes con varios tipos de software de gestión documental. Mientras que un paquete tiene como punto fuerte el archivo automático, otros paquetes ofrecen una calidad muy alta de colaboración entre compañerosLa colaboración en tiempo real es una funcionalidad dentro de un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados: Mensajería instantánea; Grupos de chat; Pizarras colaborativas; Compartir aplicaciones; Compartir escritorio; Vídeo y herramientas de audio.. TIC Portal, plataforma perteneciente al Centro Europeo del Conocimiento EKCIT, investiga todos los tipos de software de gestión de documentos en España y comparte sus conocimientos con el lector de forma gratuita. En la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. , se encuentra información sobre los proveedores, los paquetes de gestión documental y los posibles precios.

Software de gestión documental para las Pymes

No todos los paquetes pueden ser utilizados por todos los tamaños de empresa. Algunos sistemas de gestión documental están especialmente diseñados para pequeñas empresasUn sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos., mientras que otros paquetes empiezan a ser interesante para empresas medianasLas pymes se enfrentan a menudo con grandes cantidades de documentos y tienen que ser capaces de administrarlos. Cuanto más crece la empresa, más difícil se vuelve la tarea de gestionar los documentos de manera manual y eficaz. Esto repercute en un alto número de horas en la que los empleados pierden mucho tiempo administrando dichos documentos. o programas para empresas grandesDebido a la gran cantidad de documentos y flujos de trabajo con los que operan las grandes empresas, estas tienen que establecer unos requisitos muy altos para la gestión de documentos. Estos requisitos pueden variar mucho. No existe una fórmula idónea de gestión documental común para todas las organizaciones grandes. Sin embargo, surgen con regularidad los siguientes requisitos para el sistema.. Esto se reflejado en la enorme diversidad de softwares de gestión documental que hay en el mercado. Donde antes las marcas conocidas tenían, sobre todo, sistemas pesados en todas sus gamas, ahora también existen paquetes simples, pequeños y flexibles de marcas no tan conocidas. La mayoría de los proveedoresEn cuanto estén claros cuáles son los requisitos, deseos y prioridades, un jefe de proyecto podrá ponerse a buscar el proveedor que tenga el paquete más adecuado y con un enfoque que se compagine bien con el de la organización. A menudo, esta búsqueda es un reto grande. El jefe de proyecto se encontrará con que hay cientos de proveedores de gestión documental, con diferentes paquetes. están dirigidos a las pymes en España, y estos pueden ofrecer una solución para la cantidad creciente de documentos.

Software de gestión documental 2023

Los desarrollos que se le hacen a un software de gestión documental se realizan de forma rápida y consecutiva. Es importante que una empresa esté bien informada antes de que inicie el proceso de selección de software de DMS. TIC Portal investiga acerca de las últimas modas y las últimas actualizaciones y ha incluido los resultados en la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  para que se pueda acceder a la información de forma gratuita.