La gestión de documentos con software
El software de gestión documental, o Document Management System (DMS), se presenta en varias formas, tanto como un software en la nube como en local. Además, hay softwares gratuitos, paquetes de software de pago o softwares especiales para sectores concretos. Por lo que, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir un DMS? ¿Cuál es la diferencia entre un software de pago y uno gratuito?
Software DMS gratuito
En el mercado también hay variantes gratuitas de un sistema de gestión documental. Este tipo de software es conocido como freeware. Estos DMS freeware pueden descargarse, usarse y distribuirse sin costes. Sin embargo, en estos softwares no se pueden hacer cambios en el código fuente. Estos ajustes se realizan en los softwares de gestión documental de tipo open-source (código abierto). Con este tipo de software, los usuarios pueden realizar ajustes en el código fuente, consiguiendo que un DMS cumpla los requisitos específicos. Para realizar estos ajustes con éxito, se requiere un gran conocimiento del lenguaje de programación. Además, hay que tener en cuenta si el software se puede descargar de forma legal y si se pueden realizar cambios en él.
Software DMS de pago
En general, la mayoría de las empresas eligen un software de gestión documental de pago, debido a que trata con documentos comerciales confidenciales. El software se puede comprar e implementar en el servidor de la organización, pero también se pueden encontrar en el servidor nube del proveedor. Este último caso se denomina SaaS (Software como un servicio). El proveedor se encarga de la gestión, el mantenimiento y las actualizaciones del software. La mayoría de los pagos son mensuales, por licencia y funcionalidades.
Software de gestión documental en España
En España, hay muchos proveedores diferentes con varios tipos de software de gestión documental. Mientras que un paquete tiene como punto fuerte el archivo automático, otros paquetes ofrecen una calidad muy alta de colaboración entre compañeros. TIC Portal, plataforma perteneciente al Centro Europeo del Conocimiento EKCIT, investiga todos los tipos de software de gestión de documentos en España y comparte sus conocimientos con el lector de forma gratuita. En la Guía de Gestión Documental 2020, se encuentra información sobre los proveedores, los paquetes de gestión documental y los posibles precios.
Software de gestión documental para las Pymes
No todos los paquetes pueden ser utilizados por todos los tamaños de empresa. Algunos sistemas de gestión documental están especialmente diseñados para pequeñas empresas, mientras que otros paquetes empiezan a ser interesante para empresas medianas o programas para empresas grandes. Esto se reflejado en la enorme diversidad de softwares de gestión documental que hay en el mercado. Donde antes las marcas conocidas tenían, sobre todo, sistemas pesados en todas sus gamas, ahora también existen paquetes simples, pequeños y flexibles de marcas no tan conocidas. La mayoría de los proveedores están dirigidos a las pymes en España, y estos pueden ofrecer una solución para la cantidad creciente de documentos.
Software de gestión documental 2020
Los desarrollos que se le hacen a un software de gestión documental se realizan de forma rápida y consecutiva. Es importante que una empresa esté bien informada antes de que inicie el proceso de selección de software de DMS. TIC Portal investiga acerca de las últimas modas y las últimas actualizaciones y ha incluido los resultados en la Guía de Gestión Documental 2020 para que se pueda acceder a la información de forma gratuita.
