Documentum: cómo compite ECM frente al resto de gestores documentales

Documentum ha sido durante años una de las principales plataformas de gestión del contenido empresarialLa gestión de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) se encarga de recopilar de forma automática y central, además de gestionar la información de la empresa. El ECM consiste en la combinación de políticas, estrategias y métodos de trabajo. El software de ECM se encarga del seguimiento del funcionamiento práctico de los procedimientos establecidos. (ECM o Enterprise Content Management) del mercado. Sin embargo, es un gestor documental que se conoce por ser uno de los más caros y complejos del mercado. Pero, ¿por qué es tan confuso? ¿Cuáles son sus funcionalidades? ¿Es tan caro como parece?

Índice:

1. ¿Qué es EMC Documentum?
2. Evolución de las diferentes versiones
3. Costes de Documentum
4. Trayecto de una implementación
5. Funcionalidades de EMC Documentum
   1. Documentum Content Server
   2. Documentum Client Applications
      1. Documentum xCP
      2. Documentum D2

Actualización 12-09-2016: OpenText adquiere Documentum, ¿unión de competidores en la gestión de la información?EMC compró Documentum para complementar su oferta con un software de gestión de información. En 2016, Dell y EMC se fusionan en Dell Technology, y crean una estrategia de negocio en la que no hay hueco para el ECD (Enterprise Content Division). Por esta razón, el 12 de septiembre de 2016 OpenText adquiere esta división de EMC, adquiriendo al mismo tiempo Documentum. 

¿Qué es EMC Documentum?

Este software es una suite de productos de gestión documentalUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla. que permite la comunicación entre diferentes repositorios. Entre sus funciones permite: escanear, digitalizar, indexar y visionar los documentos en cualquier momento hasta su almacenamiento o su eliminación. Además, se puede personalizar en función de las necesidades de cada empresa.

Documentum facilita un conjunto de servicios, tales como:

• Gestión de documentosUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
• ColaboraciónLa colaboración en tiempo real es una funcionalidad dentro de un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados: Mensajería instantánea; Grupos de chat; Pizarras colaborativas; Compartir aplicaciones; Compartir escritorio; Vídeo y herramientas de audio.
• BúsquedaEl buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda.
• Clasificación de contenidos
• Gestión de entrada
• Administración de procesos empresarialesUn proceso empresarial consiste en una serie de pasos, actividades y tareas que se realizan para obtener el resultado deseado. El resultado deseado puede ser la fabricación de un coche, el procesamiento de una factura o el trayecto que se sigue para conseguir vender. Por tanto, un proceso empresarial se centra en cómo se debe hacer el trabajo y en los flujos de trabajo dentro de una organización.
• Manejo de la comunicación al cliente
• Gestión de contenidos webUn gestor de contenidos (CMS) es el principal método de gestión de páginas webs para todo tipo de usuarios. Estos sistemas pueden ser utilizados para multitud de páginas y sitios webs distintos: blogs, foros, e-commerce, etc. Esta versatilidad provoca que muchos usuarios decidan adaptar estos sistemas a los entornos en la nube como Amazon Web Services o Microsoft Azure.

No obstante, este gestor documental es una herramienta bastante compleja. Cuenta con un producto principal, otro complementario, así como diferentes aplicaciones que le aportan nuevas funcionalidades. Es necesario un alto grado de conocimiento del programa para su total comprensión. En este artículo se pretende dar respuesta a esta cuestión. Esperando que con su lectura, se aporte una visión general del programa.

Existen otros gestores documentales en el mercado semejantes a éste como: AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc., Microsoft SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. y Opentext, entre otros. Debido a la información maquillada que publica cada proveedor, no es tarea fácil saber cual es el adecuado para su empresa. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En ella hay una tabla que muestra qué softwares de gestión documental son aptos para qué sectores. encontrará una relación de los mejores programas de ECM según los sectores a los que se dirigen, que le ayudará en la elección.

Evolución de las diferentes versiones del gestor documental

En 2002, la empresa del mismo nombre lanzó Documentum 5.0 como una plataforma de gestión del contenido empresarial para almacenar una cantidad casi ilimitada de contenido dentro de un repositorio compartido. Este programa proporcionó servicios de publicación, gestión de contenidos, administración de perfiles y políticas de seguridadLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel..

A través de una serie de adquisiciones realizadas a lo largo del tiempo, la compañía ha ido añadiendo más capacidades al programa. Entre otras:

• Tecnologías de búsqueda federada, para acceder y recuperar información almacenada en distintos repositorios.
• Mejoras para archivar informes comerciales, facturas, pólizas de seguros, y otros tipos de contenido fijo.
• Tecnologías de gestión de derechos digitales, para asegurar los activos digitales fuera de los límites del depósito compartido.
• Análisis de procesos de negocio y funciones de supervisión de la actividad empresarial.
• Bases de datos XML, para la gestión y reutilización de componentes de contenido XML con etiquetas dentro de un entorno empresarial.

La versión actual de la herramienta es Documentum 7.3. La solución que se lanzó en mayo de 2016, no estuvo disponible hasta finales de ese mismo año. En esta ocasión, el software tiene un gran enfoque hacia la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet..

¿Cuál es el coste de Documentum?

Documentum es una herramienta muy sólida, ya que permite realizar una gran cantidad de acciones diferentes. Esto se traduce en un alto precio de compra y mantenimiento, siendo una de las herramientas de gestión documental más caras del mercado. A cambio, se obtiene una gran cantidad de funcionalidades y aplicaciones.

La personalizaciónPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. del programa se puede entender como una ventaja, ya que permite crear la plataforma a la medida de la empresa. Pero también puede ser un inconveniente debido a que, a mayor número de extensiones, mayor será el coste, dado que cada complemento se vende por separado.

El precio de adquisición de una licencia por usuario, para funciones de almacenamiento de contenido y trabajo colaborativo, asciende aproximadamente a 300€. Esto sería la compra de la licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. que se realiza al adquirir el producto por primera vez, aparte habría que pagar un mantenimiento anual. Hay que considerar que este coste no incluye la CPU, la base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos., ni el servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales.. Es posible que el proveedor aplique descuentos por volumen.

Es relevante destacar que este software presenta unos costes de mantenimiento muy altos en comparación con otros programas de gestión documentalEl mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección.. Es usual gastar de 135.000 a 180.000 € al año en mantenimiento, en empresas de mil usuarios o más.

Si quiere consultar un presupuesto detallado del coste del primer año del programa en una empresa de unos 100 usuarios, así como una plantilla que le permitirá calcular el ROIEl retorno de la inversión (ROI, Return On Investment), sirve para calcular la eficiencia de una inversión. Es decir, con la fórmula de ROI se analizan los costes y beneficios de una inversión para estudiar si es o será positiva o negativa una inversión. Con la compra de un software, los jefes de proyecto reciben órdenes de la dirección para que realicen una estimación del ROI. En este caso, el retorno de la inversión es una medida de ayuda para determinar si una inversión de software concreta merece la pena. de su futura inversión, consulte la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro hay una plantilla con la que calcular el ROI de en su inversión en gestión documental..

Implementación de Documentum

La implantación de este software suele ser compleja, si lo comparamos con otros sistemas de gestión documental como Microsoft SharePointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube., OpenText OpenText Content Suite Platform es la solución de OpenText para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM). Su evolución pasa por la adquisición de múltiples empresas que son las causantes de su éxito actual. Las casi cuarenta empresas que han ido comprando desde el año 2000 albergaban diferentes soluciones que se han ido añadiendo a su producto base. Actualmente es una de las soluciones que ofrece un mayor número de funcionalidades del mercado. o AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc.. El éxito depende de un correcto análisis previo de la situación de la empresa y del establecimiento de estrategias. La estrategia a seguir podría ser la siguiente:

1. Elegir un director del proyecto.
2. Establecer la estrategia a largo plazo.
3. Determinar proyectos win-win a corto plazo para demostraciones y prototipos. Esto debe tener una primera fase de análisis y una segunda fase de proyectos, con una duración de 3 a 6 meses.
4. Implementación de proyectos a corto plazo con objetivos a largo plazo, considerando el diseño.
5. Repetidas revisiones del diseño.

Una correcta implantación requiere de mucha planificación y de una adecuada gestión de proyectos. También es necesario interactuar y negociar con otros equipos de trabajo o departamentos dentro de la misma empresa.

Normalmente, la implantación requiere la elección de un partner conocedor del programa para su instalación. El tiempo de ejecución de Documentum, en general es largo, siendo de 6 a 18 meses, aunque depende del tamaño y los requisitos de la empresa.

Es importante analizar en profundidad la elección del proveedor, dado que de ello dependerá el éxito de la implementación del programa. En la Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. La Guía contiene trucos y consejos para escoger al proveedor adecuado de gestión documental. dispone de las cinco claves para elegir al proveedor adecuado.

Funcionalidades del programa: ¿para qué sirve cada complemento?

EMC ha desarrollado dos versiones principales del producto, siendo una de ellas personalizable en función de los requisitos de cada empresa.

Documentum Content Server

Este producto es la base del sistema de gestión de contenido de Documentum, es el programa principal. Sobre esta herramienta se basan el resto de los complementos. Es una plataforma que gestiona el contenido en un depósito formado por tres partes: un servidor de contenido, una base de datos relacional y un lugar para almacenar los archivos. Esta herramienta permite a los usuarios: crear, capturar, gestionar y archivar el contenido empresarial.

Documentum Client Applications

Estos son los diferentes clientes, es decir, los diferentes programas que requieren conexión a otro programa, en este caso con Documentum Content Server, que permiten mejorar sus funcionalidades.

La personalización se suele hacer a través de los productos de extensión: Documentum D2 y Documentum xCP. Estos tienen como objetivo proporcionar formas más rápidas de crear aplicaciones basadas en los tipos de documentos y en los procesos de negocio, respectivamente.

Documentum xCP

Es una plataforma de desarrollo flexible (que se puede personalizar) para automatizar los procesos de negocio complejos centrados en la información. Ofrece posibilidades de mejorar la productividad, ya que permite reducir los procesos que implican grandes volúmenes de información. Además, pone la documentación a disposición de todos los usuarios.

xCP aprovecha la información de cualquier repositorio y permite proporcionar visibilidad en tiempo real, análisis de contenido y conocimientos del negocio. La plataforma consta de una parte en la nubeLa nube (o cloud, en inglés) hace referencia a una nueva forma de implementación y de uso de software en las empresas, con el propósito de que todos los datos y aplicaciones se conviertan poco a poco en servicios online. Este modelo ha creado el concepto de movilidad total, otorgando al usuario la posibilidad de acceder a su información desde cualquier parte del mundo, con la única limitación de disponer de un dispositivo con acceso a internet. y otra on-premiseEl término on-premise o en local se refiere al tipo de instalación de una solución de software. Esta instalación se lleva a cabo dentro del servidor y la infraestructura (TIC) de la empresa. Es el modelo tradicional de aplicaciones empresariales. Con el modelo on-premise, la empresa es la responsable de la seguridad, disponibilidad y gestión del software. Por lo que la empresa debe tener un departamento de sistemas que dedique parte de sus recursos a la gestión de la infraestructura in situ..

Documentum D2

Es también una plataforma personalizable para automatizar los diferentes tipos de documentos. Permite simplificar la administración del ciclo de vida de sus documentosEl ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención. y mejorar la experiencia de usuario.

Esta extensión es el cliente de aplicaciones avanzado, configurable y enfocado en el contenido para Documentum. Facilita opciones a la empresa para la posible mejora de su productividad. Además, no necesita un código personalizado, lo que reduce los costes de mantenimiento.

EMC ofrece una serie de productos aplicables a Documentum, como son:

• Documentum Webtop: interfaz basada en navegador que proporciona acceso rápido al repositorio de EMC Documentum y a los diferentes servicios de gestión de contenido empresarial del programa.
• Documentum Mobile: permite el acceso a la información, la gestión de contenidos y la participación en procesos de negocios de forma segura, desde diferentes dispositivos móviles.
• My Documentum: familia de productos que permite utilizar las funcionalidades del programa base directamente desde aplicaciones de escritorio cotidianas y de interfaces comunes. Ofreciendo el acceso, la modificación y la gestión de forma segura del contenido corporativo. Existen aplicaciones de My Documentum para Outlook, SharePoint, Desktop y Offline.
• Documentum Platform: Proporciona funcionalidades esenciales para administrar el contenido empresarial. Es compatible con una variedad de sistemas operativos, bases de datos, servidores de aplicaciones y aplicaciones empresariales. La plataforma ofrece: administración de contenido, plataforma unificada, arquitectura abierta basada en estándares, analítica de contenido, búsqueda federada, cumplimiento de normas, seguridad e implementaciones de distribución global.
• Documentum CenterStage: aprovecha las capacidades de Documentum con herramientas como espacios de trabajo colaborativos, blogs y wikis. Cuenta con tres temas principales: la productividad del equipo, la automatización de los procesos de negocio y el descubrimiento de la información.
• Documentum Digital Asset Management: software de gestión de recursos digitalesLa gestión de recursos digitales (DAM, Digital Asset Management) consiste en almacenar, organizar y compartir los activos digitales de una empresa.La gestión de recursos digitales puede realizarse con ayuda de software. El DAM puede encontrarse tanto como módulo dentro de un sistema de gestión documental o como un sistema independiente (sistema de gestión de recursos digitales). como vídeos, imágenes, PowerPoint, etc. que permite desarrollar los recursos digitales. Admite transformar y gestionar los derechos de propiedad intelectual presentes en este tipo de medios.
• Documentum Interactive Delivery Services (IDS): exporta contenido y metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. automáticamente desde el Content Server a un repositorio en caché (memoria de acceso rápido de un ordenador, que guarda temporalmente los datos recientemente procesados). Por ejemplo, un escenario típico podría ser el de aprovechar las capacidades del programa al crear, gestionar y procesar recursos multimedia dentro de un repositorio, a continuación, utilizar IDS para publicar todas las imágenes “apropiadas” con sus metadatos de acuerdo con un proceso de negocio definido. A partir de ahí, una aplicación web a la medida podría dar a los usuarios la capacidad de buscar estas imágenes publicadas sobre la base de los metadatos en una base de datos relacional.

Este sistema tiene diferentes complementos y aplicaciones, que pueden hacerlo resultar demasiado complejo para algunas empresas. Por ello, antes de invertir en un programa de gestión documental, debería evaluar si se adapta a las necesidades de su organización. En la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  podrá consultar aquellos requisitos que se deben considerar al seleccionar un software de gestión empresarial.