Documentum ha sido durante años una de las principales plataformas de gestión del contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) del mercado. Sin embargo, es un gestor documental que se conoce por ser uno de los más caros y complejos del mercado. Pero, ¿por qué es tan confuso? ¿Cuáles son sus funcionalidades? ¿Es tan caro como parece?
Índice:
- ¿Qué es EMC Documentum?
- Evolución de las diferentes versiones
- Costes de Documentum
- Trayecto de una implementación
- Funcionalidades de EMC Documentum
Actualización 12-09-2016: OpenText adquiere Documentum, ¿unión de competidores en la gestión de la información?
¿Qué es EMC Documentum?
Este software es una suite de productos de gestión documental que permite la comunicación entre diferentes repositorios. Entre sus funciones permite: escanear, digitalizar, indexar y visionar los documentos en cualquier momento hasta su almacenamiento o su eliminación. Además, se puede personalizar en función de las necesidades de cada empresa.
Documentum facilita un conjunto de servicios, tales como:
- Gestión de documentos
- Colaboración
- Búsqueda
- Clasificación de contenidos
- Gestión de entrada
- Administración de procesos empresariales
- Manejo de la comunicación al cliente
- Gestión de contenidos web
No obstante, este gestor documental es una herramienta bastante compleja. Cuenta con un producto principal, otro complementario, así como diferentes aplicaciones que le aportan nuevas funcionalidades. Es necesario un alto grado de conocimiento del programa para su total comprensión. En este artículo se pretende dar respuesta a esta cuestión. Esperando que con su lectura, se aporte una visión general del programa.
Existen otros gestores documentales en el mercado semejantes a éste como: Alfresco , Microsoft SharePoint y Opentext, entre otros. Debido a la información maquillada que publica cada proveedor, no es tarea fácil saber cual es el adecuado para su empresa. En la Guía de Gestión Documental encontrará una relación de los mejores programas de ECM según los sectores a los que se dirigen, que le ayudará en la elección.
Evolución de las diferentes versiones del gestor documental
En 2002, la empresa del mismo nombre lanzó Documentum 5.0 como una plataforma de gestión del contenido empresarial para almacenar una cantidad casi ilimitada de contenido dentro de un repositorio compartido. Este programa proporcionó servicios de publicación, gestión de contenidos, administración de perfiles y políticas de seguridad .
A través de una serie de adquisiciones realizadas a lo largo del tiempo, la compañía ha ido añadiendo más capacidades al programa. Entre otras:
- Tecnologías de búsqueda federada, para acceder y recuperar información almacenada en distintos repositorios.
- Mejoras para archivar informes comerciales, facturas, pólizas de seguros, y otros tipos de contenido fijo.
- Tecnologías de gestión de derechos digitales, para asegurar los activos digitales fuera de los límites del depósito compartido.
- Análisis de procesos de negocio y funciones de supervisión de la actividad empresarial.
- Bases de datos XML, para la gestión y reutilización de componentes de contenido XML con etiquetas dentro de un entorno empresarial.
La versión actual de la herramienta es Documentum 7.3. La solución que se lanzó en mayo de 2016, no estuvo disponible hasta finales de ese mismo año. En esta ocasión, el software tiene un gran enfoque hacia la nube .
¿Cuál es el coste de Documentum?
Documentum es una herramienta muy sólida, ya que permite realizar una gran cantidad de acciones diferentes. Esto se traduce en un alto precio de compra y mantenimiento, siendo una de las herramientas de gestión documental más caras del mercado. A cambio, se obtiene una gran cantidad de funcionalidades y aplicaciones.
La personalización del programa se puede entender como una ventaja, ya que permite crear la plataforma a la medida de la empresa. Pero también puede ser un inconveniente debido a que, a mayor número de extensiones, mayor será el coste, dado que cada complemento se vende por separado.
El precio de adquisición de una licencia por usuario, para funciones de almacenamiento de contenido y trabajo colaborativo, asciende aproximadamente a 300€. Esto sería la compra de la licencia que se realiza al adquirir el producto por primera vez, aparte habría que pagar un mantenimiento anual. Hay que considerar que este coste no incluye la CPU, la base de datos , ni el servidor . Es posible que el proveedor aplique descuentos por volumen.
Es relevante destacar que este software presenta unos costes de mantenimiento muy altos en comparación con otros programas de gestión documental . Es usual gastar de 135.000 a 180.000 € al año en mantenimiento, en empresas de mil usuarios o más.
Si quiere consultar un presupuesto detallado del coste del primer año del programa en una empresa de unos 100 usuarios, así como una plantilla que le permitirá calcular el ROI de su futura inversión, consulte la Guía de Gestión Documental 2025 .
Implementación de Documentum
La implantación de este software suele ser compleja, si lo comparamos con otros sistemas de gestión documental como Microsoft SharePoint , OpenText o Alfresco . El éxito depende de un correcto análisis previo de la situación de la empresa y del establecimiento de estrategias. La estrategia a seguir podría ser la siguiente:
- Elegir un director del proyecto.
- Establecer la estrategia a largo plazo.
- Determinar proyectos win-win a corto plazo para demostraciones y prototipos. Esto debe tener una primera fase de análisis y una segunda fase de proyectos, con una duración de 3 a 6 meses.
- Implementación de proyectos a corto plazo con objetivos a largo plazo, considerando el diseño.
- Repetidas revisiones del diseño.
Una correcta implantación requiere de mucha planificación y de una adecuada gestión de proyectos. También es necesario interactuar y negociar con otros equipos de trabajo o departamentos dentro de la misma empresa.
Normalmente, la implantación requiere la elección de un partner conocedor del programa para su instalación. El tiempo de ejecución de Documentum, en general es largo, siendo de 6 a 18 meses, aunque depende del tamaño y los requisitos de la empresa.
Es importante analizar en profundidad la elección del proveedor, dado que de ello dependerá el éxito de la implementación del programa. En la Guía de Gestión Documental dispone de las cinco claves para elegir al proveedor adecuado.
Funcionalidades del programa: ¿para qué sirve cada complemento?
EMC ha desarrollado dos versiones principales del producto, siendo una de ellas personalizable en función de los requisitos de cada empresa.
Documentum Content Server
Este producto es la base del sistema de gestión de contenido de Documentum, es el programa principal. Sobre esta herramienta se basan el resto de los complementos. Es una plataforma que gestiona el contenido en un depósito formado por tres partes: un servidor de contenido, una base de datos relacional y un lugar para almacenar los archivos. Esta herramienta permite a los usuarios: crear, capturar, gestionar y archivar el contenido empresarial.
Documentum Client Applications
Estos son los diferentes clientes, es decir, los diferentes programas que requieren conexión a otro programa, en este caso con Documentum Content Server, que permiten mejorar sus funcionalidades.
La personalización se suele hacer a través de los productos de extensión: Documentum D2 y Documentum xCP. Estos tienen como objetivo proporcionar formas más rápidas de crear aplicaciones basadas en los tipos de documentos y en los procesos de negocio, respectivamente.
Documentum xCP
Es una plataforma de desarrollo flexible (que se puede personalizar) para automatizar los procesos de negocio complejos centrados en la información. Ofrece posibilidades de mejorar la productividad, ya que permite reducir los procesos que implican grandes volúmenes de información. Además, pone la documentación a disposición de todos los usuarios.
xCP aprovecha la información de cualquier repositorio y permite proporcionar visibilidad en tiempo real, análisis de contenido y conocimientos del negocio. La plataforma consta de una parte en la nube y otra on-premise .
Documentum D2
Es también una plataforma personalizable para automatizar los diferentes tipos de documentos. Permite simplificar la administración del ciclo de vida de sus documentos y mejorar la experiencia de usuario.
Esta extensión es el cliente de aplicaciones avanzado, configurable y enfocado en el contenido para Documentum. Facilita opciones a la empresa para la posible mejora de su productividad. Además, no necesita un código personalizado, lo que reduce los costes de mantenimiento.
EMC ofrece una serie de productos aplicables a Documentum, como son:
- Documentum Webtop: interfaz basada en navegador que proporciona acceso rápido al repositorio de EMC Documentum y a los diferentes servicios de gestión de contenido empresarial del programa.
- Documentum Mobile: permite el acceso a la información, la gestión de contenidos y la participación en procesos de negocios de forma segura, desde diferentes dispositivos móviles.
- My Documentum: familia de productos que permite utilizar las funcionalidades del programa base directamente desde aplicaciones de escritorio cotidianas y de interfaces comunes. Ofreciendo el acceso, la modificación y la gestión de forma segura del contenido corporativo. Existen aplicaciones de My Documentum para Outlook, SharePoint, Desktop y Offline.
- Documentum Platform: Proporciona funcionalidades esenciales para administrar el contenido empresarial. Es compatible con una variedad de sistemas operativos, bases de datos, servidores de aplicaciones y aplicaciones empresariales. La plataforma ofrece: administración de contenido, plataforma unificada, arquitectura abierta basada en estándares, analítica de contenido, búsqueda federada, cumplimiento de normas, seguridad e implementaciones de distribución global.
- Documentum CenterStage: aprovecha las capacidades de Documentum con herramientas como espacios de trabajo colaborativos, blogs y wikis. Cuenta con tres temas principales: la productividad del equipo, la automatización de los procesos de negocio y el descubrimiento de la información.
- Documentum Digital Asset Management: software de gestión de recursos digitales como vídeos, imágenes, PowerPoint, etc. que permite desarrollar los recursos digitales. Admite transformar y gestionar los derechos de propiedad intelectual presentes en este tipo de medios.
- Documentum Interactive Delivery Services (IDS): exporta contenido y metadatos automáticamente desde el Content Server a un repositorio en caché (memoria de acceso rápido de un ordenador, que guarda temporalmente los datos recientemente procesados). Por ejemplo, un escenario típico podría ser el de aprovechar las capacidades del programa al crear, gestionar y procesar recursos multimedia dentro de un repositorio, a continuación, utilizar IDS para publicar todas las imágenes “apropiadas” con sus metadatos de acuerdo con un proceso de negocio definido. A partir de ahí, una aplicación web a la medida podría dar a los usuarios la capacidad de buscar estas imágenes publicadas sobre la base de los metadatos en una base de datos relacional.
Este sistema tiene diferentes complementos y aplicaciones, que pueden hacerlo resultar demasiado complejo para algunas empresas. Por ello, antes de invertir en un programa de gestión documental, debería evaluar si se adapta a las necesidades de su organización. En la Guía de Gestión Documental 2025 podrá consultar aquellos requisitos que se deben considerar al seleccionar un software de gestión empresarial.