SharePoint 2013
SharePoint 2013 es una de las herramientas más populares entre los gestores de contenido del mercado. No son pocas las empresas que ya trabajan con esta solución para organizar el contenido dentro de su organización, pero ¿qué es exactamente? y ¿qué puede hacer para mejorar mi empresa?
¿Qué es SharePoint 2013?
Esta herramienta puede definirse como una plataforma de colaboración empresarial de Microsoft. Gracias a esta solución, una compañía puede administrar, compartir y organizar la información que se encuentre en la empresa. Este gestor de contenidos tiene la posibilidad de ser integrado con el resto de sistemas de la empresa, como ERP o CRM, para lograr un control exhaustivo de los documentos empresariales.
SharePoint es uno de los de gestores documentales más conocidos del mercado, sin embargo, no se trata de una herramienta que pueda adaptarse a todas las compañías. Antes de tomar la decisión de implementar o no esta herramienta, las compañías deben plantearse una serie de aspectos cruciales para asegurarse de que es la decisión acertada. La Guía de Gestión Documental 2020 presenta las preguntas básicas que una empresa debe responder antes de decidir si SharePoint 2013 es el gestor documental más adecuado para su organización.
Ediciones de SharePoint 2013
Dentro de la gama de productos ofrecida existen 4 ediciones diferentes. Durante el proceso de elección, una empresa debe estudiar qué puede ofrecer cada una de las ediciones con el fin de adquirir la mejor herramienta posible.
1. SharePoint Online
La versión online del sistema es una solución de pago enfocada a empresas de cualquier tamaño basada en cloud computing pero hospedada en los centro de procesamiento de datos de Microsoft. Este servicio permite a los empleados crear sitios a través de los cuales podrán compartir información con otros trabajadores, sus clientes o sus socios. Dentro de SharePoint Online existen dos planes de precios con características diferentes atendiendo a las exigencias de las organizaciones.
2. SharePoint Foundation 2013
SharePoint Foundation es, tal y como refleja su nombre, el fundamento de lo que se conoce como SharePoint 2013. Esta herramienta es la base sobre la que se cimientan el resto de productos ofrecidos. Se trata de un gestor de contenido gratuito instalado y gestionado en los servidores de la organización.
SharePoint Foundation 2013 provee a la empresa de todas las funcionalidades básicas relativas a la gestión documental, pero presenta limitaciones significativas. Las empresas que realmente busquen acelerar sus flujos de trabajo o convertir el programa en el punto central en lo que a la información se refiere pueden entender esta herramienta como insuficiente. Por ejemplo, si una empresa necesita elaborar un registro de quién accede, modifica o borra un documento, desde Foundation únicamente podrá acceder a los datos, sin poder buscar o filtrar entre los mismos. En empresas en las que hay multitud de personas trabajando en el mismo documento, este registro de auditoría puede ser interminable. Las ediciones Server solucionan este inconveniente elaborando un registro en Excel con el que poder buscar o filtrar la información de forma sencilla. Lo que reduce considerablemente el tiempo de trabajo.
Según declaraciones realizadas por Bill Baer, senior product manager de Microsoft, Foundation no formará parte del paquete SharePoint 2016 que saldrá al mercado el próximo año. Esta decisión implica que no habrá nuevas versiones gratuitas de este gestor de contenidos.
3. SharePoint Server 2013
Las empresas que requieran necesidades específicas y el manejo de grandes volúmenes de contenido podrán optar por adquirir SharePoint Server 2013. Este programa contiene todas las funcionalidades contenidas en Foundation a la vez que trabaja con características nuevas. Este producto se presenta a su vez en 2 versiones diferentes: Standard y Enterprise.
- SharePoint Server Standard: ofrece las principales capacidades incluyendo las plataformas de colaboración y la organización de contenido. No obstante, SharePoint Server Standard se oferta con algunas limitaciones frente a la versión Enterprise. Estas limitaciones se centran principalmente en dos conjuntos específicos, Inteligencia empresarial y las soluciones de negocio, como servicios de Access o InfoPath.
- Sharepoint Server Enterprise: esta es la versión más elaborada de todas las que ofrece Microsoft. En esta edición se ofrecen todas las características albergadas en las ediciones anteriores más algunas enfocadas a satisfacer necesidades específicas de algunas empresas. Entre sus nuevas funcionalidades destacan las aplicaciones relacionadas con la inteligencia empresarial. SharePoint Server Enterprise proporciona herramientas de inteligencia empresarial integradas a través de las aplicaciones de Office y otras tecnologías de Microsoft. Estas herramientas permiten el análisis, la creación de informes, los paneles y las visualizaciones de datos creados para realizar un seguimiento del rendimiento y facilitar la toma de decisiones.
Ambas versiones son dos gestores de contenido potentes con grandes funcionalidades, sin embargo el coste varía mucho en función de una versión u otra. Antes de implementar cualquier solución lo más aconsejable es estudiar las funcionalidades ofrecidas por cada uno de los productos para cerciorarse de cual es la mejor opción para la compañía. La Guía de Gestión Documental contiene una comparativa entre SharePoint Server Standard y Server Enterprise atendiendo a las funcionalidades ofertadas.
Aplicaciones para SharePoint 2013
Las aplicaciones para SharePoint 2013 representan la nueva forma que Microsoft ha adoptado para crear, distribuir e instalar personalizaciones, complementando así las ya existentes Soluciones de Granja (Farm Solutions) y Soluciones Sandboxed (Sandboxed Solutions). Las nuevas tendencias de este mercado dejan claro que las empresas quieren hacer uso de aplicaciones fáciles de localizar, descargar y poner en marcha, con utilidades muy definidas. Esta solución muestra grandes avances para SharePoint 2013 en este sentido. Los desarrolladores, las empresas y los particulares pueden suscribirse a la Tienda de Microsoft para publicar aplicaciones nuevas y para descargar las existentes que se ofertan de forma gratuita, como versión de evaluación o bien mediante el pago de la correspondiente licencia.
Versiones de SharePoint
- Microsoft SharePoint 2001
- Microsoft SharePoint 2003
- Microsoft SharePoint 2007
- Microsoft SharePoint 2010
- Microsoft SharePoint 2013
- Microsoft SharePoint 2016
SharePoint 2013 supuso grandes mejoras respecto a su predecesor. El desarrollo del mundo tecnológico ha influido notablemente en las nuevas características que se incluyeron en la última versión. No obstante, en 2016 está previsto el lanzamiento de la nueva versión de esta plataforma de colaboración empresarial. Para conocer una comparativa entre las características de versiones anteriores y lo que se conoce sobre SharePoint 2016 consulte la Guía de Gestión Documental 2020.
