SharePoint 2013 es una de las herramientas más populares entre los gestores de contenido del mercado. No son pocas las empresas que ya trabajan con esta solución para organizar el contenido dentro de su organización, pero ¿qué es exactamente? y ¿qué puede hacer para mejorar mi empresa?

Índice:

1. ¿Qué es SharePoint 2013?
2. Ediciones de SharePoint 2013
   1. SharePoint Online
   2. SharePoint Foundation 2013
   3. SharePoint Server 2013
3. Aplicaciones para SharePoint 2013
4. Versiones de SharePoint

¿Qué es SharePoint 2013?

Esta herramienta puede definirse como una plataforma de colaboración empresarial de MicrosoftDesde principios del siglo XXI, los ERP de Microsoft y la administración empresarial han sido una de sus líneas de negocio más productivas. En la actualidad, los ERP de Microsoft son utilizados en algunas de las empresas más importantes del mundo. Microsoft comenzó a introducirse en el mercado ERP en 2001 tras la adquisición de Great Plains, uno de los sistemas ERP líderes en Estados Unidos. Sólo un año más tarde, Microsoft compró al otro gran agente del mercado, Navision Software, que ya contaba con una gran cuota de mercado en Europa.. Gracias a esta solución, una compañía puede administrar, compartir y organizar la información que se encuentre en la empresa. Este gestor de contenidos tiene la posibilidad de ser integrado con el resto de sistemas de la empresa, como ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. o CRMLa gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente., para lograr un control exhaustivo de los documentos empresariales.

SharePoint es uno de los de gestores documentales más conocidos del mercado, sin embargo, no se trata de una herramienta que pueda adaptarse a todas las compañías. Antes de tomar la decisión de implementar o no esta herramienta, las compañías deben plantearse una serie de aspectos cruciales para asegurarse de que es la decisión acertada. La Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior están las preguntas cruciales que debe hacérsele a un partner antes de ser escogido. presenta las preguntas básicas que una empresa debe responder antes de decidir si SharePoint 2013 es el gestor documental más adecuado para su organización.

Ediciones de SharePoint 2013

Dentro de la gama de productos ofrecida existen 4 ediciones diferentes. Durante el proceso de elección, una empresa debe estudiar qué puede ofrecer cada una de las ediciones con el fin de adquirir la mejor herramienta posible.

1. SharePoint Online

La versión online del sistema es una solución de pago enfocada a empresas de cualquier tamaño basada en cloud computingCloud computing, o computación en la nube, es el acceso y almacenamiento de los datos de trabajo en aplicaciones, servidores y plataformas en la nube. Es decir, a través de internet en lugar de hacerlo en el disco duro de cada ordenador. En una gran compañía, la infraestructura interna puede ser inmensa, incluyendo tanto sistemas on-premise como en la nube, aunque se suele hablar de cloud computing sólo cuando se utilizan aplicaciones que estén completamente integradas en la nube.  pero hospedada en los centro de procesamiento de datos de Microsoft. Este servicio permite a los empleados crear sitios a través de los cuales podrán compartir información con otros trabajadores, sus clientes o sus socios. Dentro de SharePoint OnlineSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube. existen dos planes de precios con características diferentes atendiendo a las exigencias de las organizaciones.

2. SharePoint Foundation 2013

SharePoint Foundation es, tal y como refleja su nombre, el fundamento de lo que se conoce como SharePoint 2013. Esta herramienta es la base sobre la que se cimientan el resto de productos ofrecidos. Se trata de un gestor de contenido gratuito instalado y gestionado en los servidoresUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. de la organización.

SharePoint Foundation 2013 provee a la empresa de todas las funcionalidades básicas relativas a la gestión documental, pero presenta limitaciones significativas. Las empresas que realmente busquen acelerar sus flujos de trabajoUn flujo de trabajo, o workflow en inglés, es una secuencia de pasos que se atraviesa para completar un proceso empresarial, desde su inicio hasta su finalización. El flujo de trabajo define en el sistema cómo se gestiona un documento o tarea e indica quién debe completar cada paso. Al establecerse el flujo, se automatizan las tareas. Además, hay un mejor traspaso de información, el control es más rígido y la tarea o el documento se gestiona más rápido.  o convertir el programa en el punto central en lo que a la información se refiere pueden entender esta herramienta como insuficiente. Por ejemplo, si una empresa necesita elaborar un registro de quién accede, modifica o borra un documento, desde Foundation únicamente podrá acceder a los datos, sin poder buscar o filtrar entre los mismos. En empresas en las que hay multitud de personas trabajando en el mismo documento, este registro de auditoría puede ser interminable. Las ediciones Server solucionan este inconveniente elaborando un registro en Excel con el que poder buscar o filtrar la información de forma sencilla. Lo que reduce considerablemente el tiempo de trabajo.

Según declaraciones realizadas por Bill Baer, senior product manager de Microsoft, Foundation no formará parte del paquete SharePoint 2016 que saldrá al mercado el próximo año. Esta decisión implica que no habrá nuevas versiones gratuitas de este gestor de contenidos.

3. SharePoint Server 2013

Las empresas que requieran necesidades específicas y el manejo de grandes volúmenes de contenido podrán optar por adquirir SharePoint Server 2013. Este programa contiene todas las funcionalidades contenidas en Foundation a la vez que trabaja con características nuevas. Este producto se presenta a su vez en 2 versiones diferentes: Standard y Enterprise.

• SharePoint Server Standard: ofrece las principales capacidades incluyendo las plataformas de colaboración y la organización de contenido. No obstante, SharePoint Server Standard se oferta con algunas limitaciones frente a la versión Enterprise. Estas limitaciones se centran principalmente en dos conjuntos específicos, Inteligencia empresarial y las soluciones de negocio, como servicios de Access o InfoPath.
• Sharepoint Server Enterprise: esta es la versión más elaborada de todas las que ofrece Microsoft. En esta edición se ofrecen todas las características albergadas en las ediciones anteriores más algunas enfocadas a satisfacer necesidades específicas de algunas empresas. Entre sus nuevas funcionalidades destacan las aplicaciones relacionadas con la inteligencia empresarial. SharePoint Server Enterprise proporciona herramientas de inteligencia empresarial integradas a través de las aplicaciones de OfficeMicrosoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. y otras tecnologías de Microsoft. Estas herramientas permiten el análisis, la creación de informes, los paneles y las visualizaciones de datos creados para realizar un seguimiento del rendimiento y facilitar la toma de decisiones.

* Fuente: Microsoft

Ambas versiones son dos gestores de contenido potentes con grandes funcionalidades, sin embargo el coste varía mucho en función de una versión u otra. Antes de implementar cualquier solución lo más aconsejable es estudiar las funcionalidades ofrecidas por cada uno de los productos para cerciorarse de cual es la mejor opción para la compañía. La Guía de Gestión DocumentalLa Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro hay una comparativa de distintas soluciones para que pueda analizarlas en profundidad. contiene una comparativa entre SharePoint Server Standard y Server Enterprise atendiendo a las funcionalidades ofertadas.

Aplicaciones para SharePoint 2013

Las aplicaciones para SharePoint 2013 representan la nueva forma que Microsoft ha adoptado para crear, distribuir e instalar personalizacionesPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder., complementando así las ya existentes Soluciones de Granja (Farm Solutions) y Soluciones Sandboxed (Sandboxed Solutions). Las nuevas tendencias de este mercado dejan claro que las empresas quieren hacer uso de aplicaciones fáciles de localizar, descargar y poner en marcha, con utilidades muy definidas. Esta solución muestra grandes avances para SharePoint 2013 en este sentido. Los desarrolladores, las empresas y los particulares pueden suscribirse a la Tienda de Microsoft para publicar aplicaciones nuevas y para descargar las existentes que se ofertan de forma gratuita, como versión de evaluación o bien mediante el pago de la correspondiente licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos..

Versiones de SharePoint

• Microsoft SharePoint 2001
• Microsoft SharePoint 2003
• Microsoft SharePoint 2007
• Microsoft SharePoint 2010
• Microsoft SharePoint 2013
• Microsoft SharePoint 2016A finales de agosto de 2015 salió al mercado SharePoint 2016,la versión del entorno colaborativo de Microsoft que se encuentra entre la de 2013 y la Online. En esta versión, Microsoft ya dejaba claras sus intenciones de ir hacia la nube, a la vez que algunas funciones de SharePoint 2013 no se encuentran disponibles en ella.
• Microsoft SharePint 2019

SharePoint 2013 supuso grandes mejoras respecto a su predecesor. El desarrollo del mundo tecnológico ha influido notablemente en las nuevas características que se incluyeron en la última versión. No obstante, en 2016 está previsto el lanzamiento de la nueva versión de esta plataforma de colaboración empresarial. Para conocer una comparativa entre las características de versiones anteriores y lo que se conoce sobre SharePoint 2016 consulte la Guía de Gestión Documental 2022La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. .