Funcionalidades de un sistema de gestión documental

El objetivo de adquirir un gestor documental para una empresa es el de mejorar la eficacia de la empresa. Aparte de las funcionalidades más básicas, estos sistemas pueden diferir bastante unos de otros. Hay muchas funcionalidades diferentes, es por ello que se debe estudiar cuáles son los procesos a mejorar con este software. Las empresas deben tener varios factores en cuenta como el tamaño de la empresa, el sector y sus necesidades específicas. ¿Qué funciones básicas debe tener un gestor documental o DMS (Document Management System)? ¿Cuáles son algunas de las funcionalidades más específicas? ¿Cuáles son más esenciales para cada sector?

Funcionalidades generales de un DMS

Un sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Estas se pueden personalizar de acuerdo con los requisitos de la empresa, con ayuda del partner de implementación. Hay una gran variedad de funcionalidades, no obstante, algunas son más comunes que otras.

• Entrada de documentos: Se centra en la gestión de entrada de los documentos. Las empresas están dando el salto al mundo tecnológico, para ello, muchas empresas lo realizan a través de las siguientes fuentes: escáner, email, aplicaciones móviles, servicio web, etc.
• Indexación y búsqueda de documentos: La indexación de documentos es el proceso, por el cual, se asocian o etiquetan los documentos con diferentes términos de «búsqueda». Esta indexación también se tendrá que realizar durante la migración de documentos. Existen diferentes tipos de índices. La indexación predeterminada del sistema puede ser la fecha o el tipo de documento o algún otro identificador que describa el documento. Un sistema de gestión de documentos debería proporcionar entre otras cosas: reconocimiento e indexación de los documentos y su contenido, metadatos de indexación (extensibles), reconocimiento óptico de caracteres (OCR), motor de búsqueda de documentos escalable, etc.
• Procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo: implica por una parte, la digitalización de textos escritos a electrónicos, utilizando un sistema individual o combinado de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y con la ayuda de empleados con experiencia en la entrada de datos. Y por otra parte, dirige el flujo de documentos a aquellos usuarios que pueden consultarlos o editarlos en tiempo real. Un sistema de gestión documental puede integrar las siguientes funcionalidades: enlace el documento con los registros en el sistema; control de versiones; conexión entre el sistema ERP y el CRM (gestión de relaciones con el cliente); configuración de acciones y reglas individuales para documentos entrantes; creación automática del registro basado en documentos y su seguimiento; posible adición de editores de documentos para varios tipos de archivos, etc.
• Seguridad: es uno de los aspectos más relevantes de un sistema de gestión de documentos. Dentro de esta funcionalidad se pueden encontrar las siguientes competencias: diferenciación entre identidades y tipos de usuarios; derechos de acceso avanzados; encriptación de documentos encriptados en el sistema de archivos; compatibilidad con SSL (Secure Sockets Layer – capa de conexión segura); entre otros.
• Panel de usuario: La interfaz del sistema debe ser simple y fácil de usar. No todas las personas tienen una gran habilidad a la hora de tratar con la tecnología, por lo que cuanto más simple sea el software, mejor. Sin embargo, para ayudar al usuario, el panel debería incluir: sistema de notificaciones; tablero de informes integral y unificado; seguimientos y chat; calendario incorporado, correo electrónico, SMS, etc.

La adquisición de un gestor documental con tantas funcionalidades puede resultar infructífero y caro. Por ello, se recomienda investigar qué funcionalidades y qué tipo de licencias o usuarios se requieren.

Para los jefes de proyecto, en la Guía de Gestión Documental 2019 se ofrece una tabla de los costes de la implementación de un gestor documental.

El sistema de gestión de documentos se puede personalizar con ayuda del partner de implementación. Durante las tomas de contacto con el partner, las empresas les transmiten lo que requieren y desean y, después, éste realiza los ajustes durante la implementación. Estos ajustes pueden influenciar en el precio a pagar. Para reducir los costes, cada vez más se incrementa la tendencia de las compañías por contratar softwares en la nube. No obstante, algunas empresas siguen manteniéndose un poco reticentes al respecto, y optan por integraciones híbridas o en local. Algunos de los softwares de gestión documental más comunes son: Alfresco, Microsoft (Office 365 y Sharepoint), OpenText y Documentum.

¿Hay funcionalidades específicas para cada sector?

Cada empresa se dedica a un sector diferente y tiene un tamaño y requerimiento diferente a los de la competencia. Una de las primeras cosas que una empresa debe preguntarse a la hora de adquirir un sistema de gestión documental es qué tipo de programa quiere. La compañía puede decantarse por un programa horizontal o por un programa vertical. El programa horizontal consiste en un gestor genérico sobre el cual le puede realizar unas personalizaciones de acuerdo con los requisitos de la empresa. Mientras tanto, el programa vertical, son aquellos gestores documentales específicos según la actividad o sector de la compañía.

Si se escoge la opción del programa vertical, esto se puede ver reflejado en un importante ahorro de coste y tiempo. Es importante seleccionar un partner de implementación con experiencia y especializado en el sector, debido a que ya tendrá un software desarrollado específico para el sector de la empresa y habrá que realizarle menos ajustes que si se adquiriera un software con un programa horizontal.

Por supuesto, no es el mismo tipo de trabajo el de una empresa de ingeniería que el de una de sanidad, logística o una del sector legal. Las funcionalidades que se requieren por sector varían en gran medida. El sector de la ingeniería necesita que el software sea capaz de gestionar documentos tipo CAD, mientras que en el de la abogacía tiene un mayor interés en la gestión de expedientes, el de logística en gestión de almacenes y el de la sanidad en la firma biométrica o el control de versiones para poder seguir el historial médico del paciente. TIC Portal está disponible para aclarar dudas con respecto a los tipos de funcionalidades por sector en el teléfono +34 954 040 045.