Funcionalidades de un sistema de gestión documental

El objetivo de adquirir un gestor documental para una empresa es el de mejorar la eficacia de la empresa. Aparte de las funcionalidades más básicas, estos sistemas pueden diferir bastante unos de otros. Hay muchas funcionalidades diferentes, es por ello que se debe estudiar cuáles son los procesos a mejorar con este software. Las empresas deben tener varios factores en cuenta como el tamaño de la empresa, el sector y sus necesidades específicas. ¿Qué funciones básicas debe tener un gestor documental o DMS (Document Management System)? ¿Cuáles son algunas de las funcionalidades más específicas? ¿Cuáles son más esenciales para cada sector?

Índice:

1. Funcionalidades generales
2. Funcionalidades específicas por sector

Funcionalidades generales de un DMS

Un sistema de gestión documental se encarga del almacenaje, gestión y seguimiento de documentos. Cada software tiene funcionalidades básicas diferentes. Estas se pueden personalizar de acuerdo con los requisitos de la empresa, con ayuda del partner de implementación. Hay una gran variedad de funcionalidades, no obstante, algunas son más comunes que otras.

Consejo: un paquete de gestión documental puede ofrecer muchas funcionalidades distintas, pero no todas las empresas necesitan lo mismo. Por tanto, es recomendable partir de lo que la empresa necesita de verdad y no de lo que ofrecen los paquetes que ya conoce. En el digiBook Gestión documental: funcionalidades claveEl digiBook 'Gestión documental: funcionalidades clave' reúne todas las funciones de un Document Management System en un mismo sitio. Este Premium digiBook contiene listas de control donde indicar los requisitos y sus prioridades. Rellenar estas listas ayuda a realizar una elección de proveedores. los jefes de proyecto encuentran listas de control en las que se puede indicar los requisitos y los deseos que tienen para un gestor documental.

• Entrada de documentos: Se centra en la gestión de entrada de los documentos. Las empresas están dando el salto al mundo tecnológico, para ello, muchas empresas lo realizan a través de las siguientes fuentes: escáner, email, aplicaciones móviles, servicio web, etc.
• Indexación y búsqueda de documentos: La indexación de documentos es el proceso, por el cual, se asocian o etiquetan los documentos con diferentes términos de “búsqueda”. Esta indexación también se tendrá que realizar durante la migración de documentosUna migración de datos (data migration) es el proceso por el cual se traspasan los datos de un sistema a otro. Las empresas realizan migraciones de datos por distintos motivos, como: cuando se cambia de software o se implementa uno nuevo; cuando se actualizan las bases de datos; o cuando se establece un nuevo almacén de datos. Así, se consigue que los datos del antiguo programa se encuentren en el nuevo para poder seguir operando como si no hubiera sucedido ningún cambio ni teniendo que empezar de cero.. Existen diferentes tipos de índices. La indexación predeterminada del sistema puede ser la fecha o el tipo de documento o algún otro identificador que describa el documento. Un sistema de gestión de documentos debería proporcionar entre otras cosas: reconocimiento e indexación de los documentos y su contenido, metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. de indexación (extensibles), reconocimiento óptico de caracteres (OCR)El Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR en sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) es una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables. Se abre la posibilidad de hacer accesibles a través de ordenador aquellos documentos impresos o escritos con máquina de escribir que antes solamente estaban disponibles en formato físico. También la de transformar todos aquellos documentos digitales que contienen texto que no se puede editar en documentos editables sobre los que poder trabajar., motor de búsqueda de documentosEl buscador o función de búsqueda sirve para ayudar a encontrar archivos de forma más rápida. La mayoría de los sistemas de gestión documental permiten hacer tanto una búsqueda rápida (o quick browsing), explorando en las carpetas, como una búsqueda completa (full search). En una búsqueda completa se compara el término de búsqueda con los metadatos, contenido y los comentarios de un documento. Generalmente, esto es de lo que se habla al hablar de la función de búsqueda. escalable, etc.
• Procesamiento de documentos y automatización de los flujos de trabajo: implica por una parte, la digitalización de textos escritos a electrónicosLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible., utilizando un sistema individual o combinado de reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y con la ayuda de empleados con experiencia en la entrada de datos. Y por otra parte, dirige el flujo de documentosEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. a aquellos usuarios que pueden consultarlos o editarlos en tiempo realLa colaboración en tiempo real es una funcionalidad dentro de un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados: Mensajería instantánea; Grupos de chat; Pizarras colaborativas; Compartir aplicaciones; Compartir escritorio; Vídeo y herramientas de audio.. Un sistema de gestión documental puede integrar las siguientes funcionalidades: enlace el documento con los registros en el sistemaEn la gestión de registros, Records Management, se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. La importancia de la visión y una buena seguridad de un archivo digital se ve reforzada debido a una legislación cada vez más estricta. Por ejemplo, para los documentos básicos de la administración de una empresa, como contabilidad y nóminas, se aplica un periodo mínimo de retención de siete años. También deben poder ser llamados para inspección al presionar un sólo botón.; control de versionesSe llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron.; conexión entre el sistema ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. y el CRM (gestión de relaciones con el cliente)La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.; configuración de acciones y reglas individuales para documentos entrantes; creación automática del registro basado en documentos y su seguimiento; posible adición de editores de documentos para varios tipos de archivos, etc.
• Seguridad: es uno de los aspectos más relevantes de un sistema de gestión de documentos. Dentro de esta funcionalidad se pueden encontrar las siguientes competencias: diferenciación entre identidades y tipos de usuariosLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.; derechos de acceso avanzados; encriptación de documentos encriptados en el sistema de archivos; compatibilidad con SSL (Secure Sockets Layer – capa de conexión seguraLa capa de conexión segura, o Secure Sockets Layer (SSL) en inglés, es un protocolo de seguridad tecnológica. El SSL se encarga de establecer un vínculo encriptado asegurando que todos los datos que se transmiten entre un servidor web y un navegador se mantienen íntegros y privados. Esto puede resultar muy útil en casos como, por ejemplo, de e-commerce en los que los clientes van a introducir sus datos sensibles como números de tarjetas bancarias, de identificación (pasaporte o dni), dirección, etc.); entre otros.
• Panel de usuario: La interfaz del sistema debe ser simple y fácil de usar. No todas las personas tienen una gran habilidad a la hora de tratar con la tecnología, por lo que cuanto más simple sea el software, mejor. Sin embargo, para ayudar al usuario, el panel debería incluir: sistema de notificaciones; tablero de informes integral y unificado; seguimientos y chat; calendario incorporado, correo electrónico, SMS, etc.

La adquisición de un gestor documental con tantas funcionalidades puede resultar infructífero y caro. Por ello, se recomienda investigar qué funcionalidades y qué tipo de licenciasEl término software de gestión documental engloba todas aquellas aplicaciones creadas para gestionar grandes cantidades de documentos archivados en ficheros digitales con el fin de hacer más accesible la información para la compañía. Esta aplicación puede ser de código abierto (open source) o de código propietario (closed source).  o usuarios se requieren.

Para los jefes de proyecto, en la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes.  se ofrece una tabla de los costes de la implementación de un gestor documental.

El sistema de gestión de documentos se puede personalizar Personalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder.con ayuda del partner de implementación. Durante las tomas de contacto con el partner, las empresas les transmiten lo que requieren y desean y, después, éste realiza los ajustes durante la implementaciónLa implementación de un sistema de gestión documental puede considerarse más sencilla en comparación con otras soluciones TIC. No obstante, subestimarla es un grave error común. Para completar la implantación de un sistema de gestión documental pueden seguirse diferentes metodologías. Cada proveedor decidirá cuál es la forma más adecuada atendiendo a las características de la organización y a las del programa que se haya adquirido. Tras esta decisión, se marcarán los pasos a seguir en el proceso de implementación.. Estos ajustes pueden influenciar en el precio a pagar. Para reducir los costes, cada vez más se incrementa la tendencia de las compañías por contratar softwares en la nubeLos sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción.. No obstante, algunas empresas siguen manteniéndose un poco reticentes al respecto, y optan por integraciones híbridasUna nube híbrida es aquella que combina nubes públicas con privadas dentro de su infraestructura informática. Normalmente, cada uno de los servicios de la nube integrados dentro de una nube híbrida tiene una función distinta. En este caso, la nube privada puede ser utilizada para datos más sensibles o que requieren acatar leyes como la LOPD y la nube pública la que se utiliza de soporte a la nube privada. o en local. Algunos de los softwares de gestión documental más comunes son: AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc., Microsoft (Office 365Microsoft 365 es una solución de software para gestión documental y suite ofimática en la nube. Con la parte de ofimática, Microsoft pone a disposición de sus usuarios sus conocidas herramientas de Word, Excel y PowerPoint. No obstante, gracias a la gestión documental, se pueden crear y colaborar en documentos de distintos formatos en la nube. Este tipo de solución mixta no es de lo más corriente, pero tiene su competencia, como Google Workspace. y SharepointSharePoint Online surgió ante la popularización de la nube, que ha llevado a empresas como Microsoft a ofrecer sus aplicaciones empresariales tradicionales en este tipo de plataformas. El software de colaboración empresarial y gestión documental por excelencia de Microsoft era uno de los más utilizados en el sector empresarial, por lo que Microsoft no dudó en ofrecer una modalidad en la nube.), OpenTextOpenText Content Suite Platform es la solución de OpenText para la gestión documental o Enterprise Content Management (ECM). Su evolución pasa por la adquisición de múltiples empresas que son las causantes de su éxito actual. Las casi cuarenta empresas que han ido comprando desde el año 2000 albergaban diferentes soluciones que se han ido añadiendo a su producto base. Actualmente es una de las soluciones que ofrece un mayor número de funcionalidades del mercado.  y DocumentumDocumentum es una suite de productos de gestión documental que permite la comunicación entre diferentes repositorios. Entre sus funciones permite: escanear, digitalizar, indexar y visionar los documentos en cualquier momento hasta su almacenamiento o su eliminación. Este software ha sido durante años una de las principales plataformas de gestión del contenido empresarial (ECM o Enterprise Content Management) del mercado. Sin embargo, es un gestor documental que se conoce por ser uno de los más caros y complejos del mercado..

¿Hay funcionalidades específicas para cada sector?

Cada empresa se dedica a un sector diferente y tiene un tamaño y requerimiento diferente a los de la competencia. Una de las primeras cosas que una empresa debe preguntarse a la hora de adquirir un sistema de gestión documental es qué tipo de programa quiere. La compañía puede decantarse por un programa horizontal o por un programa vertical. El programa horizontalUn software horizontal es aquel que sirve para gestionar los procesos globales de la empresa. Es decir, este tipo de software agiliza las funciones generales de las que debe ocuparse una organización. Por ejemplo, un sistema ERP horizontal tendrá módulos de finanzas, CRM, gestión de ventas, gestión de compras, gestión de almacén, etc. consiste en un gestor genérico sobre el cual le puede realizar unas personalizaciones de acuerdo con los requisitos de la empresa. Mientras tanto, el programa verticalUn software vertical es aquel que se ha diseñado para un sector o para un uso concreto. Es decir, son software nichos, ya que sólo sirven para un mercado específico. Este tipo de softwares son lo opuesto a los softwares horizontales. Los software horizontales son sistemas generales que se pueden utilizar independientemente del sector de actividad de la empresa., son aquellos gestores documentales específicos según la actividad o sector de la compañíaLa gestión documental por sectores implica la distinción de unos programas u otros según el sector de actividad. Es necesario considerar los beneficios e inconvenientes que supone usar un gestor documental específico o uno general. Esta selección no es tarea fácil. Existe un ahorro de coste importante ante la elección de un software específico para su sector frente a la adquisición de un software más general y la creación posterior de modificaciones o aplicaciones concretas para su actividad..

Si se escoge la opción del programa vertical, esto se puede ver reflejado en un importante ahorro de coste y tiempo. Es importante seleccionar un partner de implementación con experiencia y especializado en el sector, debido a que ya tendrá un software desarrollado específico para el sector de la empresa y habrá que realizarle menos ajustes que si se adquiriera un software con un programa horizontal.

Por supuesto, no es el mismo tipo de trabajo el de una empresa de ingenieríaEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería. que el de una de sanidadDesde el momento en el que un paciente ingresa en un centro sanitario, se comienza a generar un sin fin de papeleo. Registros, pruebas médicas, formularios, resultados de laboratorio, recetas, etc. Todo generado por la visita de una sola persona. Si lo multiplicamos por los cientos de pacientes que pueden ingresar al día en un gran hospital, la cantidad de documentación no hace más que crecer. Un programa de gestión documental puede ayudar a mantener bajo control todos esos documentos. , logísticaEl sector logístico se caracteriza por recibir cientos de documentos al día, la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental facilitaría su trabajo.  Esta documentación se compone de: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros… Con tantas entradas es fácil que se comentan errores humanos en su manejo o en la digitalización de manera manual, lo que provoca pérdidas, duplicidades y deterioros.  o una del sector legalLa gestión que se hace de los documentos en un bufete puede influir en la percepción que el cliente tiene de la calidad del servicio que sus abogados pueden prestar. Un gestor documental específico para el sector jurídico debería centrarse potenciar las funcionalidades que dan solución a los problemas específicos a los que se enfrenta. Además, dar al cliente la posibilidad de consultar su documentación o el estado de su caso a través de internet proporciona una imagen de transparencia y confianza.. Las funcionalidades que se requieren por sector varían en gran medida. El sector de la ingeniería necesita que el software sea capaz de gestionar documentos tipo CADEl Diseño Asistido por Ordenador (CAD, Computer-Aided Design) consiste en hacer dibujos técnicos digitalmente. El CAD ha crecido a medida que avanzaba la tecnología. Uno de los cambios más significativos fue el de la adición de la tercera dimensión (3D). El CAD se usa en sectores tan diversos como la arquitectura y la automoción. Por ello, dependiendo de los diferentes tipos de diseños hay también diferentes tipos de CAD. En general, se distinguen tres: CAD 2D; 2 ½D CAD; y CAD 3D., mientras que en el de la abogacía tiene un mayor interés en la gestión de expedientes, el de logística en gestión de almacenesLa gestión de almacenes (Warehouse Management System, WMS) se encarga de conocer de forma actualizada los procesos que se llevan a cabo en los almacenes. Esta gestión no solo permiten conocer dónde y cómo se almacena el stock, sino que también permite obtener información sobre todo el recorrido que realiza la mercancía desde que entra en el almacén hasta que se le da salida. y el de la sanidad en la firma biométricaEl término firma digital se usa para referirse a una forma electrónica de firma. Esto puede ser una firma electrónica ordinaria o una firma electrónica cualificada. A veces, sólo la segunda forma recibe la definición de digital. Una firma electrónica ordinaria se parece a la firma tradicional. Con ayuda de un bolígrafo electrónico o de una firma escaneada pueden firmarse los documentos electrónicos y los e-mails. La firma confirma la identidad del firmante. Mientras que, con la firma electrónica cualificada, se adjuntará al certificado cualificado un documento o acción de autorización. Este certificado confirma la identidad del firmante y su autoridad para firmar. Además, garantiza que nada ha cambiado en el documento o acción a firmar. Finalmente, el certificado también hace que la firma sea legalmente válida. o el control de versiones para poder seguir el historial médico del paciente. TIC Portal está disponible para aclarar dudas con respecto a los tipos de funcionalidades por sector en el teléfono +34 954 040 045.