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Programas de gestión documental: el proceso de selección de software

El mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección.

Índice:

  1. Influencia del sector en la elección de software
  2. Gestor documental según el tipo de empresa
  3. Documentos y softwares especiales
  4. Gestores documentales populares
  5. Funcionalidades del sistema

¿El sector de actividad influye el proceso de selección de software?

Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias. Por ejemplo, en el caso de la gestión documental en el sector de la abogacía, es fundamental considerar la inmensa cantidad de documentación generada diariamente principalmente en papel. Contar con la ayuda de un potente escáner con el que digitalizar los documentos para posteriormente almacenarlos en un gestor documental eficaz y rápido, es vital en este sector.

Existen otras muchas particularidades que convierten los sectores en una especialización en alza en el mercado de los programas de gestión documental. La adquisición de un sistema que cumpla con todos los requisitos de su industria rentabilizará el esfuerzo de la compañía de forma considerable, no sólo en lo que a dinero se refiere, sino también en tiempo y eficacia. No son pocos los fabricantes que ya utilizan este tipo de diferenciación, para conocer una relación de los mejores programas de gestión documental según los sectores a los que se dirigen consulte la Guía de Gestión Documental.

Programas de gestión documental según el tipo de empresa

Incluso en los casos en los que se adquiera una solución específica para un sector, las empresas presentan particularidades individuales. Atendiendo al tamaño, la movilidad, la sencillez o incluso el sistema operativo las compañías pueden buscar aspectos concretos e imprescindibles. Tal es el caso por ejemplo, de las empresas con un gran número de trabajadores fuera de una oficina. Este tipo de compañías buscarán una solución en la movilidad sea la característica en torno a la que gire el programa.

¿Cuáles son los documentos y softwares especiales?

La tendencia general de los programas de gestión documental pasa por trabajar con documentos de los formatos más conocidos para la mayoría de los trabajadores. Sin embargo, existen infinidad de formatos que, aún utilizándose en menor medida, son la base de trabajo para algunas compañías. En el proceso de selección de un gestor documental, la empresa debe conocer en profundidad qué tipo de documentos o archivos manejan y realizar una elección consecuente con ese aspecto. No sólo es importante conocer qué formatos soportan, sino en qué medida lo hacen. Existen, por ejemplo, programas que posibilitan la visualización de multitud de formatos, pero no permiten la modificación o creación de éstos dentro de los parámetros del gestor documental.

Programas de gestión documental por popularidad

El mercado de programas de gestión empresarial es muy amplio, pero no todos son igual de conocidos. Grandes marcas con amplias cuotas del mercado suelen aparecer con más frecuencia en los últimos estadios de los procesos de decisión. No obstante, existen muchas herramientas que no poseen la difusión de las grandes marcas pero que ofrecen soluciones potentes y eficaces para muchas compañías. Durante el proceso de selección de un gestor documental, la empresa debe confiar en analizar todas las opciones posibles. Únicamente de esta forma conseguirán adquirir el mejor programa para su organización.

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¿Qué funcionalidades tiene un gestor documental?

Los programas de gestión documental también pueden ser seleccionados en relación a las funciones que ofrecen. La mayor parte de los gestores documentales presentan una serie de características comunes que pueden ser entendidas como básicas, no obstante, pueden no ser suficientes para algunas compañías. Por ejemplo, el escaneo de documentos físicos para su digitalización es la primera fase del proceso de trabajo. Esta función la ofrecen todos los programas del mercado, sin embargo, no todos se complementan con el reconocimiento óptico de caracteres. Este aspecto permite a la compañía trabajar el texto procedente de un documento escaneado en el procesador de textos predeterminado. La lista de funcionalidades que puede ofrecer un programa de gestión documental es amplia. En la Guía de Gestión Documental 2022 podrá encontrar un análisis de las características más interesantes para su empresa que no suelen adquirirse mediante el paquete básico.

Diferentes programas de gestión documental:

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 1 octubre). Programas de gestión documental: el proceso de selección de software. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental