En una empresa de logística, ¿merece la pena adquirir un gestor documental específico para ese sector?
Una empresa que se dedica a la logística recibe cientos de documentos al día, la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental facilitaría su trabajo. Pero, ¿cuál sería el indicado para su empresa? ¿Serviría cualquier gestor documental disponible en el mercado? ¿O sería recomendable adquirir uno desarrollado específicamente para su sector?
Índice:
- Requisitos de la logística para la gestión documental
- Gestor documental para el sector logístico
- Trayecto de implementación
¿Cuáles son las dificultades a las que se enfrenta el sector logístico en gestión documental?
La problemática específica de una empresa determina las características que se deberán buscar en un gestor documental adecuado a sus necesidades. En la
El sector logístico se caracteriza por la gran cantidad de documentación que genera: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros… Mensualmente pueden llegar a recibirse miles de documentos. Con tantas entradas es fácil que se comentan errores humanos en su manejo o en la digitalización de manera manual, lo que provoca pérdidas, duplicidades y deterioros. La situación se agrava cuando hay más de un departamento u oficina que debe manejar la información. En estas situaciones también surgen problemas, porque varias personas necesitan trabajar con el mismo documento simultáneamente pero solo está disponible para una de ellas.
El almacenaje de tal cantidad de documentos tampoco es fácil. Cuando llegan a la oficina, ya sea en formato físico o digital, han de guardarse de manera adecuada para permitir su posterior consulta. Los que están en formato físico irán a parar a cajas archivadoras, en las que habrá que buscar entre un montón de papeles similares en el caso de necesitar recuperar información concreta. Supondría una pérdida de espacio importante o un gasto extra si se requiere un nuevo local sólo para almacenarlos. Los que llegan en formato digital estarán en distintos formatos, sin estandarizar, lo que puede ser un problema a la hora de trabajar con ellos.
En la
Gestión de albaranes y facturas en una empresa de transporte en crecimiento
Imaginemos por ejemplo una empresa de transporte en crecimiento. Han decidido abrir un par de oficinas en otras ciudades y ampliar su flota de vehículos debido a la cantidad de trabajo que reciben. En sus camiones se transporta una gran variedad de mercancía dirigida a múltiples destinatarios, contando cada paquete con su correspondiente albarán. Una repartidor lleva unos 60 paquetes al día, que al mes sumarán más de 1.400 albaranes acumulados mensualmente por un solo conductor. Pero la flota de la compañía está compuesta por varios conductores, puede que cientos de ellos, lo que se traduce en miles y miles de albaranes que los administrativos deberán procesar. Todos los albaranes se contabilizan en la oficina central, pero la comunicación entre las nuevas oficinas es deficiente, con lo que el envío de información entre ellas es lento. Además, hasta que el repartidor no vuelve a la oficina, la administración no puede acceder a los nuevos albaranes. Si más tarde hay una reclamación sobre algún envío concreto, habría que averiguar en qué oficina se encuentra y buscar entre todos los documentos hasta dar con el albarán correcto.
La empresa no sólo habría contratado nuevos conductores para su expansión, también mano de obra para dedicar a tareas administrativas, con el consiguiente gasto. Procesar manualmente tal cantidad de documentación no es un proceso rápido, y la emisión de facturas a los clientes se dilata en el tiempo. Como consecuencia se tarda mucho más que antes en hacer los cobros.
¿Qué aporta un gestor documental específico para el sector logístico?
La solución a uno de los problemas mencionados en el apartado anterior pasaría por entregar a los transportistas un dispositivo móvil, como puede ser un móvil o una tablet. Gracias a él, el repartidor podría hacer una captura del albarán firmado por el cliente una vez se ha realizado una entrega. Esa fotografía se envía de manera automática al gestor documental, quedando disponible para el personal de administración. Se podría ir un paso más allá, y adquirir un programa que permita que el cliente final realice la firma del albarán en el propio dispositivo portátil, con lo que se reduce el uso de papel. Para evitar problemas, es necesario que la interfaz del programa sea sencilla. La van a utilizar los transportistas, que han de perder el menor tiempo posible realizando una entrega, y los clientes, que no tienen por qué entender el manejo de una aplicación ajena a ellos.
En el caso de las CMR o cartas de porte por carretera, quizá la digitalización no esté tan extendida. Se están dando los primeros pasos hacia su gestión electrónica en todos los países en los que es obligatorio llevarla, incluído España. Pero es algo que tardará un tiempo en ser adoptado por todos los profesionales del sector, por lo que su normalización aún puede tardar. La solución para agilizar su gestión pasaría por una digitalización y clasificación automática. Para ello hay programas de gestión documental que incorporan un
Un sistema de gestión documental también facilita la administración del
Otra ventaja de la digitalización de documentos es la seguridad, tanto para los datos de los clientes como para la propia compañía. No sólo se evita que otras personas puedan acceder a la información, también se evita que en caso de que ocurra un accidente, como un incendio o inundación, esos documentos resulten dañados o destruidos. En la
Una vez los albaranes y las facturas se han digitalizado, los administrativos deberían realizar una clasificación de los documentos. Este paso también se podría automatizar con la incorporación de
Lo realmente interesante sería no sólo adquirir una solución general de gestión documental. Se podría ir un paso más allá y adquirir una solución personalizada, adaptada al flujo de información de la empresa. En la
Implementación de un gestor documental en una empresa de logística
Antes de llevar a cabo la implantación de un sistema de gestión documental es importante tener en cuenta la compatibilidad del gestor documental con otros programas. Puede que ya haya alguna solución instalada en la empresa, o que se pretenda instalar en un futuro próximo. Sería el caso, por ejemplo, de un
- Programas de gestión documental
- Gestión documental por sectores
- Coste de un software de gestión documental