Una empresa que se dedica a la logística recibe cientos de documentos al día, la mayoría de ellos en formato papel, por lo que la implementación de un gestor documental facilitaría su trabajo. Pero, ¿cuál sería el indicado para su empresa? ¿Serviría cualquier gestor documental disponible en el mercado? ¿O sería recomendable adquirir uno desarrollado específicamente para su sector?
Índice:
- Requisitos de la logística para la gestión documental
- Gestor documental para el sector logístico
- Trayecto de implementación
¿Cuáles son las dificultades a las que se enfrenta el sector logístico en gestión documental?
La problemática específica de una empresa determina las características que se deberán buscar en un gestor documental adecuado a sus necesidades. En la Guía de Gestión Documental se detallan cuáles son los requisitos que una empresa del sector logístico debe buscar en un gestor documental.
El sector logístico se caracteriza por la gran cantidad de documentación que genera: pedidos, albaranes, facturas, seguros, partes de incidencias, trámites aduaneros… Mensualmente pueden llegar a recibirse miles de documentos. Con tantas entradas es fácil que se comentan errores humanos en su manejo o en la digitalización de manera manual, lo que provoca pérdidas, duplicidades y deterioros. La situación se agrava cuando hay más de un departamento u oficina que debe manejar la información. En estas situaciones también surgen problemas, porque varias personas necesitan trabajar con el mismo documento simultáneamente pero solo está disponible para una de ellas.
El almacenaje de tal cantidad de documentos tampoco es fácil. Cuando llegan a la oficina, ya sea en formato físico o digital, han de guardarse de manera adecuada para permitir su posterior consulta. Los que están en formato físico irán a parar a cajas archivadoras, en las que habrá que buscar entre un montón de papeles similares en el caso de necesitar recuperar información concreta. Supondría una pérdida de espacio importante o un gasto extra si se requiere un nuevo local sólo para almacenarlos. Los que llegan en formato digital estarán en distintos formatos, sin estandarizar, lo que puede ser un problema a la hora de trabajar con ellos.
En la Guía de Gestión Documental aparece una tabla comparativa de las distintas soluciones de software de gestión documental disponibles en el mercado, que le ayudarán a lidiar con estos problemas.
Gestión de albaranes y facturas en una empresa de transporte en crecimiento
Imaginemos por ejemplo una empresa de transporte en crecimiento. Han decidido abrir un par de oficinas en otras ciudades y ampliar su flota de vehículos debido a la cantidad de trabajo que reciben. En sus camiones se transporta una gran variedad de mercancía dirigida a múltiples destinatarios, contando cada paquete con su correspondiente albarán. Una repartidor lleva unos 60 paquetes al día, que al mes sumarán más de 1.400 albaranes acumulados mensualmente por un solo conductor. Pero la flota de la compañía está compuesta por varios conductores, puede que cientos de ellos, lo que se traduce en miles y miles de albaranes que los administrativos deberán procesar. Todos los albaranes se contabilizan en la oficina central, pero la comunicación entre las nuevas oficinas es deficiente, con lo que el envío de información entre ellas es lento. Además, hasta que el repartidor no vuelve a la oficina, la administración no puede acceder a los nuevos albaranes. Si más tarde hay una reclamación sobre algún envío concreto, habría que averiguar en qué oficina se encuentra y buscar entre todos los documentos hasta dar con el albarán correcto.
La empresa no sólo habría contratado nuevos conductores para su expansión, también mano de obra para dedicar a tareas administrativas, con el consiguiente gasto. Procesar manualmente tal cantidad de documentación no es un proceso rápido, y la emisión de facturas a los clientes se dilata en el tiempo. Como consecuencia se tarda mucho más que antes en hacer los cobros.
¿Qué aporta un gestor documental específico para el sector logístico?
La solución a uno de los problemas mencionados en el apartado anterior pasaría por entregar a los transportistas un dispositivo móvil, como puede ser un móvil o una tablet. Gracias a él, el repartidor podría hacer una captura del albarán firmado por el cliente una vez se ha realizado una entrega. Esa fotografía se envía de manera automática al gestor documental, quedando disponible para el personal de administración. Se podría ir un paso más allá, y adquirir un programa que permita que el cliente final realice la firma del albarán en el propio dispositivo portátil, con lo que se reduce el uso de papel. Para evitar problemas, es necesario que la interfaz del programa sea sencilla. La van a utilizar los transportistas, que han de perder el menor tiempo posible realizando una entrega, y los clientes, que no tienen por qué entender el manejo de una aplicación ajena a ellos.
En el caso de las CMR o cartas de porte por carretera, quizá la digitalización no esté tan extendida. Se están dando los primeros pasos hacia su gestión electrónica en todos los países en los que es obligatorio llevarla, incluído España. Pero es algo que tardará un tiempo en ser adoptado por todos los profesionales del sector, por lo que su normalización aún puede tardar. La solución para agilizar su gestión pasaría por una digitalización y clasificación automática. Para ello hay programas de gestión documental que incorporan un OCR. Gracias a ellos se pueden escanear automáticamente los documentos que van entrando en la oficina. El programa convertiría las imágenes escaneadas de los documentos en archivos de texto editables, lo que facilita el trabajo administrativo. En la Guía de Gestión Documental se indica qué gestores documentales incorporan ya la funcionalidad OCR en su paquete básico.
Un sistema de gestión documental también facilita la administración del ciclo de vida de los documentos (en inglés, document lifecycle management) de la empresa, especialmente de albaranes y facturas. No sólo quedarían disponibles para todos los usuarios con acceso al sistema, sino que además se da la posibilidad de ver en qué fase del proceso se encuentran. Esto es gracias a las etiquetas que algunos programas permiten poner en cada documento, las cuales los empleados van actualizando conforme terminan su respectiva tarea. Por ejemplo, una factura podría pasar de pendiente de envío a enviada, pendiente de cobro, cobrada, etc. Si un documento necesita ser revisado y aprobado por varias personas en distintos departamentos, se facilita el seguimiento del proceso. Además se evita hacer copias para cada uno de los departamentos, ya que todo el mundo trabaja consultando el mismo documento en la red. El tiempo transcurrido entre la recepción y el cobro se acorta, ya que las facturas se pueden emitir desde el momento en que el transportista ha entregado el pedido y enviado confirmación electrónica.
Otra ventaja de la digitalización de documentos es la seguridad, tanto para los datos de los clientes como para la propia compañía. No sólo se evita que otras personas puedan acceder a la información, también se evita que en caso de que ocurra un accidente, como un incendio o inundación, esos documentos resulten dañados o destruidos. En la Guía de Gestión Documental se detallan cuáles son las consideraciones esenciales a tener en cuenta para mantener seguro un gestor documental online.
Una vez los albaranes y las facturas se han digitalizado, los administrativos deberían realizar una clasificación de los documentos. Este paso también se podría automatizar con la incorporación de códigos de barras o códigos QR. Algunos programas de gestión documental incorporan la funcionalidad de lectura y creación de dichos códigos.
Lo realmente interesante sería no sólo adquirir una solución general de gestión documental. Se podría ir un paso más allá y adquirir una solución personalizada, adaptada al flujo de información de la empresa. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar cuáles son los errores más comunes en la organización de los flujos de información.
Implementación de un gestor documental en una empresa de logística
Antes de llevar a cabo la implantación de un sistema de gestión documental es importante tener en cuenta la compatibilidad del gestor documental con otros programas. Puede que ya haya alguna solución instalada en la empresa, o que se pretenda instalar en un futuro próximo. Sería el caso, por ejemplo, de un sistema ERP o un software de gestión de almacenes. También es cierto que existen sistemas ERP que ya incorporan las funcionalidades de un gestor documental, aunque en ocasiones sean sólo las más básicas. Si el sistema ERP que tiene en su empresa o el que piensa adquirir en el futuro no incorporan un gestor documental potente, siempre cabe la posibilidad de adquirir uno que cubra las necesidades específicas de su empresa. Si pretende llevar a cabo la integración con una solución con la que ya se lleva un tiempo trabajando, puede contactar con TIC Portal (una iniciativa de EKCIT para que confirme la compatibilidad. Así se evitarán problemas en la instalación del nuevo software y su posterior funcionamiento. Sabiendo que lo ideal sería contar con un gestor documental especialmente diseñado para su sector, puede consultar la Guía de Gestión Documental. En ella se detallan qué otros requisitos debería buscar en un software DMS antes de su implementación.