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Gestión documental por sectores

La gestión documental por sectores implica la distinción de unos programas u otros según el sector de actividad. Es necesario considerar los beneficios e inconvenientes que supone usar un gestor documental específico o uno general. Existen una gran variedad de opciones en cuanto a gestores documentales, ¿debe implementar uno específico? ¿Qué programas son los especialmente indicados para su sector? ¿Qué implicaciones debe considerar a la hora de elegir?

¿Es relevante distinguir la gestión documental según sectores?

Tener un software de gestión documental es útil para la mayoría de las empresas, en concreto está especialmente indicado para aquellos sectores que generan mucha documentación o que bien consultan dicha información de forma recurrente como parte de su trabajo diario.

Existe una gran cantidad de programas de gestión documental pero no todos son válidos para todas las empresas. Es importante elegir aquella solución que mejor se adapte a las necesidades de la compañía.

En el mercado hay gestores documentales específicos según la actividad o sector al que se dedique la compañía, también llamados programas verticales. O bien un gestor genérico que sirve para cualquier empresa, también llamados programas horizontales, al que se le añadiría una personalización según los requisitos deseados por la compañía.

La elección del gestor documental adecuado puede ser clave para el éxito de la compañía, ya que puede suponer un ahorro de tiempo y coste considerable.

Esta selección no es tarea fácil. Será necesario considerar una serie de requisitos que variarán si se busca implantar un programa vertical o uno horizontal. En la Guía de Gestión Documental encontrará una relación con seis aspectos generales a considerar ante la selección de un programa de gestión documental, así como tres específicos según sea un tipo de programa vertical o un programa horizontal.

Ventajas ante la elección de un gestor documental vertical

Existe un ahorro de coste importante ante la elección de un software específico para su sector frente a la adquisición de un software más general y la creación posterior de modificaciones o aplicaciones concretas para su actividad. Debido a que el software específico ya se encuentra creado, solo será necesario una pequeña adaptación a la empresa. Esto será más barato frente a la creación, desde cero, de una aplicación personalizada para su empresa, que conllevará un mayor tiempo y coste de creación.

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Escoger un gestor documental vertical, especialmente indicado para su sector, puede suponer un beneficio debido a que el programa se encuentra diseñado de forma específica para su actividad. Las diferentes soluciones del programa se encuentran ya preconfiguradas según el segmento y responden a situaciones específicas del core business de la empresa.

Además, normalmente las implementaciones del software vertical se producen a cargo de profesionales con larga trayectoria en el mismo sector. Esto permite un ahorro de tiempo al no ser necesario explicar las diferentes características básicas del sector en el que se realiza la actividad.

Inconvenientes al elegir un gestor documental según el sector

En cambio, seleccionar un gestor documental que esté especialmente indicado para su tipo de actividad, puede suponer un retraso para empresas que estén en proceso de diversificación o expansión. Esto provocará que un posible cambio en la actividad de la empresa, implique una inversión en un nuevo gestor documental. O si es estrictamente necesario, la compra de una nueva extensión que permita adaptar el programa al nuevo desempeño.

También las soluciones verticales suelen ser menos versátiles que las soluciones horizontales, dado que estas últimas están desarrolladas con una mayor inversión tecnológica y tienen mejores mecanismos de configuración al servir para una mayoría de empresas.

Seguridad y protección de datos

Otro aspecto destacable es la seguridad de la información. Actualmente todas las empresas deben cumplir ciertas normativas, como la Regulación general de Protección de Datos además de los diferentes estándares de la organización.

Esto es de vital importancia, por ejemplo, en el caso de los historiales clínicos en el sector sanitario, o de la información financiera de cada cliente en el sector bancario. La cobertura de la seguridad en el gestor documental es fundamental, tanto si utilizamos una herramienta vertical como una horizontal.

Implementar medidas de seguridad se hace necesario para proteger los datos e intereses tanto de las personas físicas como comerciales. Acceda al siguiente enlace para obtener más información sobre la ley de protección de datos (GDPR, General Data Protection Regulation).

Así se estará evitando cualquier riesgo que se presente, sea suplantación de identidad, robo o fraude. Para ello, dentro de la solución de gestión se puede restringir el acceso a las carpetas y documentos confidenciales, clasificando el perfil de cada usuario mediante permisos o contraseñas. Además, la realización periódica de copias de seguridad (Backup), es clave para evitar la posible pérdida de archivos.

Por ello, disponer de un buen sistema de seguridad, a través de un gestor documental, permite mejorar la percepción y la confianza de los clientes, además de proteger a la empresa.

¿Es apto el almacenamiento en la nube para todos los sectores?

Son muchas las empresas que se están sumando a la tendencia del cloud computing, o el almacenamiento de sus documentos en la nube. Por otro lado, hay ciertos sectores que no suelen considerar la nube como opción de almacenamiento. Esto se debe a la confidencialidad de la información que manejan, como puede ser el caso de los despachos de abogados.

Debe saber que existen opciones de nube privada para almacenar su información, con garantías de seguridad. También está la opción de tener una solución híbrida, con documentos generales en la nube y los más sensibles tenerlos on-premise. Pero en último caso, serán los requerimientos de la empresa los que le lleven a decantarse por un software de gestión documental con almacenamiento cloud o no.

En la Guía de Gestión Documental dispone de una comparación de los sistemas de gestión documental en la nube más utilizados en los principales sectores, que le ayudarán en su elección.

Gestión documental en los principales sectores