Una migración de sistemas de gestión documental no es algo que ocurre muy a menudo. Cuando lo hace, hay que asegurar que el proceso se realiza correctamente y no acaba arrojando errores. Dependiendo de la configuración existente y el sistema al que se migre, habrá asegurarse de que hay compatibilidad y estabilidad al pasar de un sistema al otro. ¿Cuáles son los problemas más comunes al migrar entre distintos sistemas de gestión documental? ¿Cómo se puede realizar un proyecto como este sin problemas?
Índice:
¿Es difícil realizar una migración de sistemas de gestión documental?
La dificultad depende del grado de complejidad de los diferentes sistemas, la experiencia del equipo que lo realice y la cantidad o volumen de información. En primer lugar, existe una gran cantidad de sistemas de gestión documental y de contenido con configuraciones distintas que tendrán que adaptarse, sea cual sea el sistema de procedencia y el de destino. En segundo lugar, se supone que la migración será una optimización de los procesos de gestión documental internos, por lo que hay que tener en cuenta que el nuevo sistema puede cubrir y mejorar los procesos actuales. Por último, hay que asegurarse la compatibilidad tanto a nivel procedimental como técnico entre los documentos, archivos y procesos que se involucran en cada sistema para evitar problemas posteriores.
Además, hay que tener en cuenta que la dificultad en muchos casos depende de los propios programas de origen y destino en la migración. Ante la cantidad de lenguajes de programación y configuraciones existentes, es sensato considerar que algunos programas tendrán una mayor dificultad para la migración que otros. La Guía de Gestión Documental incluye una comparativa del nivel de dificultad para la migración de los sistemas de gestión documental populares y cómo elegir el proveedor más adecuado para cada uno.
Pasos previos
Para que la migración de sistemas de gestión documental transcurra sin problemas no hay un único método, ya que existen multitud de perfiles de gestión de documentación. Cada empresa tendrá unos procesos, requisitos, necesidades y objetivos propios a alcanzar con la migración del sistema. Para que el proyecto transcurra sin problemas, es mejor asegurar ciertos aspectos antes de ni tan siquiera plantearse elegir el nuevo software de gestión documental. Por ello, algunos de los pasos previos de la migración de un sistema de gestión documental serían los siguientes:
- Identificación de las fuentes de contenido presentes en la empresa
- Patrones y estructuración del almacenamiento en los sistemas actuales
- Identificación de perfiles de usuario (creador, escritor, supervisor) para el sistema vigente
- Categorización del contenido existente
- Procesos de documentación del sistema actual
- Planificación del reciclaje y reutilización del contenido existente
- Necesidades colaborativas para la creación de contenido
- Actualización de las necesidades de gestión de contenido
Aunque estos pasos no son imprescindibles a la hora de realizar una migración de sistemas de gestión documental, sí que le ayudarán a alcanzar su objetivo sin demasiados problemas. No obstante, la organización interna de sistemas, información y procesos hará que cada proyecto de migración sea único para cada empresa.
Errores comunes en la migración de sistemas de gestión documental
Ya sea SharePoint, Alfresco, Documentum, OpenText o cualquiera de los sistemas de gestión documental y de contenido existentes, siempre habrá ciertos problemas asociados a un proceso de migración documental. En primer lugar, muchos proyectos empiezan fijándose en la herramienta de destino porque creen haber encontrado la solución tecnológica perfecta. Si se comienza teniendo en mente el nuevo software antes que los procesos y necesidades internos, la migración empezará bastante mal. Es mejor tener en cuenta todo lo que hace falta y adaptar esas necesidades a un producto que empezar pensando en un producto y darse cuenta demasiado tarde que no cubre los requisitos respecto a la gestión documental interna.
Al igual que con otros proyectos, otro error común es el de dejar todas las decisiones en manos de un único responsable. Cuando este responsable no es un partícipe directo de los procesos de gestión documental, esto puede ser un error aún mayor, ya que no se tendrán en cuenta gran parte de las necesidades reales. Evite este tipo de situaciones involucrando a distintos responsables y usuarios que aporten su visión sobre el proyecto de migración de sistemas de gestión documental.
En relación a lo anterior, asegure que todo el mundo tiene tiempo disponible para tratar el proyecto. Si el proyecto consta de 4 personas y sólo participan 2 no tendrá mucho sentido contar con distintos responsables si al final todo va a depender de unos pocos. Intente asignar tiempo y espacio al proyecto y consiga que cada una de las personas involucradas haga lo mismo.
Un error común suele ser las expectativas de finalización del proyecto. No se engañe, si algo puede retrasar la migración del sistema de gestión documental, lo hará: cambios en la estructura de la empresa, problemas en otro sistema que necesiten más atención, o cualquier evento que quite tiempo de atención al proyecto de migración. En estos casos, contar con un proveedor que cuente con experiencia en migraciones puede ser imprescindible para cumplir los plazos del proyecto.
En cualquier caso, un proyecto de migración de gestión documental debe ser examinado a fondo, tanto antes de iniciarlo como mientras se vaya avanzando en el mismo. Evitar estos errores mencionados es esencial para que la resolución del proyecto sea positiva y no haya un gasto innecesario de tiempo y dinero. En la Guía de Gestión Documental se incluye una hoja de ruta para evitar y solucionar los errores más comunes de una migración de sistemas de gestión documental.