Gestión documental para grandes empresas: ¿es posible combinar unos requisitos altos con la facilidad de uso?
Una eficaz gestión de documentos es prioridad importante para las grandes empresas. Sin embargo, una investigación del IDC (International Data Corporation) señala que una empresa con alrededor de mil empleados pierde entre 2 y 3 millones de euros al año en trabajos manuales innecesarios o errores en los flujos de documentos. ¿Qué se puede hacer para evitar esta pérdida de ingresos? ¿Cómo se puede diseñar un sistema de gestión documental para que satisfaga los altos requisitos de las grandes compañías? ¿Y dónde se encuentra los peligros para las grandes organizaciones?
Las grandes empresas revisan su gestión documental con regularidad
La mayoría de las empresas ya se encargan de administrar sus documentos. No obstante, siguen notando que pierden mucho tiempo de trabajo con la búsqueda de documentos, con el control de la información y con una entrada de datos cuantiosa. Los costes por la pérdida de tiempo pueden aumentar considerablemente.
A los costes de la pérdida de horas de trabajo, también hay que sumarle los gastos asociados a los errores. Por ejemplo, en el caso de que el certificado de seguridad de una máquina esté a punto de caducar y no se le notifica al empleado responsable de ello. Por lo tanto, se omite un control de seguridad obligatorio y por culpa de esto, no se puede renovar el certificado. Este tipo de errores son los que generan multas. Otro tipo de traspiés financiero puede ser una gestión deficiente de los registros.
Por tanto, las grandes empresas hacen bien en seguir buscando formas de mejorar su gestión documental. Una buena evaluación de la estrategia actual puede revelar ciertos problemas de la empresa. La empresa puede hacer esta evaluación tomando como referencia sus requisitos específicos para el gestor documental y qué funcionalidades le gustaría adquirir al comprar el (nuevo) sistema de gestión de la información.
La Guía de Gestión Documental 2020 contiene información sobre las funcionalidades específicas indispensables para la gestión de documentos complejos y los flujos de trabajo de grandes organizaciones.
Cuanto mayor sea la empresa, más requerirá del sistema de gestión documental
Debido a la gran cantidad de documentos y flujos de trabajo con los que operan las grandes empresas, estas tienen que establecer unos requisitos muy altos para la gestión de documentos. Estos requisitos pueden variar mucho. No existe una fórmula idónea de gestión documental común para todas las organizaciones grandes. Sin embargo, surgen con regularidad los siguientes requisitos para el sistema:
Cumplimiento de la legislación y las normas
Todos los diferentes tipos de empresas se enfrentan a normas y con la legislación, pero son las empresas grandes las que necesitan una mayor ayuda del software para poder cumplir con todas las regulaciones. Por ejemplo, el software de gestión documental es una herramienta para conseguir la certificación ISO. Este software utiliza plantillas fijas para la redacción detallada de los procedimientos obligatorios de la empresa y los flujos de trabajo. Además, el sistema de gestión documental se asegura de que se sigan estrictamente estos procedimientos y flujos de trabajos establecidos. No olvide que un paquete de gestión documental con certificación ISO no transfiere esta certificación directamente a la empresa. Para conseguirlo, una empresa debe pasar por un proceso de certificación.
Garantía de la seguridad de la información de la empresa
En los últimos años, uno de los mayores problemas en el mundo de los negocios ha sido la seguridad de la información. Por ese mismo motivo, las empresas, especialmente las grandes, se han percatado de la importancia de tener una buena seguridad de los datos. Cuanto mayor es la compañía, mayor es el riesgo de fuga de datos. Además, estas fugas pueden tener un gran impacto.
Para evitar esta fuga de información, es posible agregar controles de acceso avanzados en un sistema de gestión documental. Al hacerlo, la empresa se asegura de que sólo los trabajadores que estén autorizados podrán acceder a ciertos documentos. Un ejemplo de los controles de acceso que se pueden hacer es la de la combinación de claves digitales, como contraseña y firma electrónica. También, se da mucho el caso en el que los documentos están encriptados. En casos especiales de alta seguridad, la información sólo puede ser accedida cuando el empleado inserta su tarjeta personal en el ordenador.
Por motivos de seguridad, una empresa grande elige rápidamente por una solución en local o por una nube privada. No obstante, una nube pública también presenta algunas ventajas. Con estas soluciones en la nube, tanto el mantenimiento como la seguridad están a cargo de profesionales con experiencia en el campo de la seguridad de la información. Una tercera opción es la nube híbrida, con la cual cierta información se encuentra en una nube privada y otra, en una pública.
En un principio, una nube es una opción segura para la gestión de documentos, sin embargo, conviene que una empresa discuta el diseño con el proveedor. Asimismo, también puede tener influencia las regulaciones para ciertos sectores, por ejemplo, en la ubicación de los servidores, donde se guarda los datos. En la Guía de Gestión Documental 2020 se revelan cinco consejos de seguridad cruciales para un sistema de gestión documental en la nube.
El hecho de que haya mucha seguridad provoca que, a veces, sea difícil para las empresas trabajar regularmente con socios externos. Para solucionarlo, muchos paquetes de gestión documental tienen la posibilidad de otorgar claves temporales. De esta manera, un trabajador externo tiene acceso a la carpeta del proyecto, siempre que haya una colaboración con dicho externo.
Integración de otro software
Una compañía grande suele utilizar varios paquetes de software, además de un sistema de gestión documental. Cuantos más paquetes se utilicen, mayor es la probabilidad de que las funcionalidades de distintos sistemas sean complementarias. A menudo, hasta se solapan. Con frecuencia pasa que, por ejemplo, documentos que se encuentran en el gestor documental tienen que participar en un flujo de trabajo que ya está descrito en el módulo de ventas del sistema ERP. También, se pueden incluir los archivos de personal del sistema de RRHH en el gestor documental. De esta forma, pasan los documentos por el flujo de trabajo deseado y se pueden establecer notificaciones cuando, por ejemplo, se deba renovar el certificado de formación.
Cuando una empresa trabaja en proyectos con cierta regularidad, surge rápidamente la necesidad de integrar el software de gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM). Este CRM almacena la información habitual del cliente y su historial de contactos previos relevantes con el cliente, esto se compone de documentos del cliente, información de los correos electrónicos intercambiados y archivos adjuntos relacionados. Al realizar un nuevo proyecto, esta información de fondo puede ser de ayuda. De esta manera, una integración con el CRM puede contribuir al éxito de un proyecto. En la Guía de Gestión Documental 2020 se encuentran más posibilidades de integración con otros softwares.
¿Necesita una gran organización un sistema de gestión documental extenso de todos modos?
Una gran empresa puede empezar con un gestor documental pequeño
Las grandes empresas tienden a implementar inmediatamente soluciones de gran tamaño. Sin embargo, esta no es siempre la mejor manera de proceder. La implementación de un paquete complejo no sólo acarreará más tiempo, sino que, a veces, también tiene menos posibilidades de éxito. Se debe insertar una inmensa cantidad de datos de forma inmediata, lo que facilita la ocultación de errores en el sistema. Otra tarea que se debe realizar de forma inmediata es que todos los empleados tienen que adoptar los nuevos métodos de trabajo. Esta imposición simultánea aumenta las posibilidades de resistencia.
Los errores más significativos de grandes empresas cuando implementan un gestor documental son la adición de demasiadas funcionalidades y la integración con demasiados softwares diferentes. Es normal que una organización grande quiera y necesite más que una pequeña, pero sigue siendo importante saber qué funcionalidades e integraciones se requieren de verdad. Las preguntas que se encuentran a continuación son útiles a la hora de elegir funcionalidades e integraciones:
- ¿Qué funcionalidades e integraciones se han solicitado en el lugar de trabajo?
- ¿Para qué tareas específicas se usarán?
- ¿Qué problema resolverá la implementación?
- ¿Deben sincronizarse los datos entre el gestor documental y el software con el que se vincule o hay suficiente con el tráfico de datos unidireccional (push) desde el software al sistema de gestión documental? Por ejemplo, el intercambio de datos entre un paquete de contabilidad y un gestor documental.
Es posible, naturalmente, que una empresa grande siga necesitando un paquete razonablemente complejo después de haber realizado este análisis. En este caso, una implementación por fases puede ser la solución. Una compañía puede incluir funcionalidades e integraciones poco a poco, o empezar a pequeña escala con la implementación de un departamento. Esta implementación gradual aumenta las posibilidades de éxito y se encarga de que los resultados se noten rápidamente. La Guía de Gestión Documental 2020 contiene consejos sobre el sistema de gestión documental y las soluciones para algunos inconvenientes.
¿Cómo de complejo es todo el trayecto del sistema de gestión documental para grandes empresas?
El proceso de selección es esencial
El primer paso y el más importante en el proceso de implementación de un sistema de gestión documental es el proceso de selección. Esta fase de debate y de decisión es la que determina toda la estrategia del gestor documental, desde la elección del proveedor hasta la forma de uso del sistema.
La primera parte del proceso de selección es la fase de orientación. En esta fase, el director de proyecto lee y establece un grupo de trabajo en el que se incluye las diversas partes interesadas. Es esencial que todas las partes implicadas sean escuchadas. Es una manera de asegurarse el apoyo y la adaptación desde el principio. En las reuniones con el grupo de trabajo, también salen a relucir cuáles son las necesidades y requisitos para el (nuevo) sistema de gestión documental.
Se puede conocer el mercado en base al conocimiento adquirido y a la lista de deseos. ¿Qué paquetes de gestión documental existen? ¿Existen también programas para un sector específico? ¿Qué proveedor puede implementar el sistema deseado? ¿Qué partner puede ajustar el paquete a medida con deseos y requisitos específicos? A un jefe de proyecto se le presentan muchas soluciones y partners de implementación. TIC Portal puede ayudar a decidir qué paquetes y partners de implementación son los que mejor se adaptan a la empresa para que cumpla con todos los deseos y requisitos específicos (+34 954 040 045).
Cuando una empresa ha escogido un paquete y un partner de implementación, empiezan las conversaciones sobre el ajuste práctico detallado de un sistema de gestión documental. Los requisitos y posibilidades del partner de implementación se coordinan entre sí. También se decide qué decisiones tomar sobre la implementación del gestor documental, el uso del software y la manera en la que se realizará la formación. La forma de implementar también es una decisión importante. Se puede elegir la implementación del tipo waterfall, agile o scrum. Con una implementación de tipo waterfall, se presentan todas por adelantado. La implementación se estipula a través de un plan alineado y sin variaciones posibles. Esto enfatiza aún más la decisión sobre los ajustes del sistema de gestión documental. Los ajustes y los cambios pueden ocurrir al final de este tipo de método, y cuesta por tanto más dinero. En cambio, un implementación Agile ofrece la oportunidad de realizar cambios durante el proceso de implementación. Las decisiones iniciales siguen siendo muy importantes, pero permite descubrir poco a poco cómo se puede mejorar. Una desventaja de este método es que los precios son cada vez menos predecibles. La metodología Scrum es una variable de la implementación agile, donde se trabaja a base de módulos o ‘sprints’. Un sprint tiene una duración de unas semanas. Durante este periodo, la empresa se centra en un único aspecto de la implementación del sistema de gestión documental. Una vez hecho, el equipo pasa al siguiente aspecto.
El proceso de selección suele ser el paso que lleva más tiempo. Esto se debe a que en él se discuten muchos detalles con las personas involucradas. Las decisiones que se tomen durante este periodo tienen una gran influencia sobre el desarrollo posterior del trayecto de sistema de gestión documental.
La implementación y la migración puede ser facilitada
La duración de la implementación o de la migración depende de varios factores. Una buena planificación y preparación es esencial. Si se le ha prestado la atención adecuada al proceso de selección sobre cómo tomará forma el sistema de gestión documental en detalle, los flujos de trabajo complicados (pero bien estudiados) y las normas no se generará ningún gran problema durante la implementación. Además, la cantidad de datos que se debe migrar puede limitarse gracias a una buena selección previa. Por ejemplo, no tiene lógica migrar datos históricos como contratos obsoletos, a no ser que tengan que guardarse en el archivo digital. Finalmente, también resulta una buena idea programar unas pruebas de migración de datos. De esta manera se puede evaluar si la forma de migrar escogida funciona bien y si de verdad no se ha perdido información. Al realizar la prueba, se pueden hacer correcciones y que la información no se elimina prematuramente del sistema original.
No hay que olvidar la formación
Un nuevo sistema significa un nuevo método de trabajo, y los empleados tienen que aprender el nuevo software. Por tanto, también se incluye la formación durante la implementación de un sistema de gestión documental. La mayoría de los partners de implementación tienen para ello un especialista en su propia empresa o trabajan con partners. La manera ideal de capacitar y planificar la formación varía dependiendo de la empresa, y se discute desde el principio sobre ella con el partner de implementación.
Los partners pequeños también pueden ser interesantes
Hasta hace poco, las empresas escogían de manera estándar los paquetes de los líderes de mercado del sistema de gestión documental. Cada vez parece haber más grandes empresas que se interesan por soluciones o partners de implementación menos conocidos. Las razones para ello son diversas: van desde un enfoque y servicio más personal hasta una especialización en un sector específico. El equipo de TIC Portal conoce los puntos fuertes y débiles de los distintos paquetes y partners de implementación menos conocidos y, por tanto, le puede ayudar telefónicamente (sin coste) a elegir el paquete y partner adecuados, contactando con el número (+34) 954 040 045.
