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Sistemas de gestión documental en la nube

Los sistemas de gestión documental en la nube han irrumpido con fuerza en el panorama empresarial. La unión adecuada entre la nube y los gestores documentales puede proporcionar nuevas posibilidades a las empresas. El trabajo en la nube comienza a formar parte importante de todos los sistemas de la información y como tal, los sistemas de gestión documental no iban a ser una excepción.

Índice:

  1. Ventajas del gestor documental en la nube
    1. Precio de un sistema cloud
    2. La mobilidad y la nube
  2. Desventajas del gestor documental en la nube

Ventajas de los sistemas de gestión documental en la nube

Los gestores de documentos en la nube presentan algunas ventajas importantes que los sitúan como una alternativa real a los servicios on-premise. Estos gestores documentales en la nube se están abriendo paso rápidamente en el futuro empresarial.

gestion documental nube sistema

¿Cuál es el precio de un gestor documental ´cloud´?

Entre todas las ventajas que presentan los sistemas de gestión documental en la nube, el coste suele destacar por encima de ellas. Al desembolso inicial necesario para adquirir un gestor documental, hay que restarle la inversión en hardware. Con la modalidad SaaS (Software as a Service) la empresa obtiene los beneficios de un gestor documental a cambio de una cuota mensual. De esta forma, empresas que no cuentan con departamentos de sistemas muy amplios no tendrán que preocuparse de garantizar los aspectos técnicos del funcionamiento del nuevo gestor.

La mobilidad y la nube

En un panorama cada vez más descentralizado donde el teletrabajo ha experimentado un gran aumento en los últimos 5 años, la opción de poder acceder a un documento con un dispositivo móvil es un gran avance. Un estudio de AIIM señala que el 81% de los trabajadores acceden a documentos de trabajo fuera de la oficina desde su móvil o tablet. Eso significa que 4 de cada 5 empleados necesitan un gestor documental capaz de proporcionarles la movilidad que requieren diariamente.

Elegir la tecnología adecuada dependerá de las necesidades de la organización en cuanto al uso y contenido de la documentación. En la Guía de Gestión Documental 2022 podrá encontrar una comparativa de los sistemas de gestión documental más utilizados que ofrecen sus servicios en la nube.

Desventajas de los sistemas de gestión documental en la nube

La principal desventaja de los sistemas de gestión documental en la nube es la seguridad. Los documentos de una empresa conforman la base de conocimiento de la organización. Por ello, es importante que el gestor documental en la nube ofrezca todas las garantías de seguridad posibles. Mediante fuertes mecanismos de seguridad, el proveedor deberá garantizar que la información almacenada y recogida en su sistema no resultará expuesta, dañada o duplicada.

Otros aspectos como la falta de control sobre sus datos también preocupan a las empresas. La tendencia general hasta ahora se basaba en el almacenamiento de gran cantidad de información en las infraestructuras físicas pertenecientes a la organización. Con la contratación de un sistema de gestión documental en la nube, la empresa debe confiar, no sólo que sus datos están seguros, si no que están controlados, organizados y no van a desaparecer. En muchas ocasiones las empresas optan por contratar sistemas de gestión documental ubicados en nubes privadas o híbridas que les aporta la seguridad necesaria sin restringirles la movilidad.

Dado que el cloud computing desempeña un papel cada vez más esencial en el trabajo de las empresas, las amenazas de seguridad podrán aparecer en los lugares más inesperados. En la Guía de Gestión Documental 2022 encontrará las 5 consideraciones más importantes para mantener sus sistemas de gestión documental en la nube lo más seguros posible.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 30 septiembre). Sistemas de gestión documental en la nube. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/gestion-documental-nube
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