La GDPR exige una revisión de la gestión de información
Los datos personales se recopilan y procesan a gran escala en los negocios. El Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR) se aplica desde el 25 de mayo de 2018. Esta nueva ley comprende nuevas reglas para la recopilación y tratamiento de datos. Es más estricta, y las violaciones de dicha ley recibirán multas más severas. Por lo tanto, las empresas tienen un gran interés en evaluar su gestión de la información.
Índice:
- GDPR y la gestión documental
- Gestor documental para solicitudes de datos personales
- Asegurar el cumplimiento de la política de privacidad
- Costes de un gestor documental con GDPR
Lee también el artículo general sobre la nueva GDPR.
La influencia de GDPR en la gestión documental
Toda empresa, desde una empresa unipersonal hasta una multinacional, tiene que tratar con datos personales. Sin embargo, una compañía no siempre entiende completamente qué está sucediendo exactamente con los datos recopilados. Por lo general, una empresa tiene una política de privacidad, pero a menudo falla cuando se lleva a la práctica.
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Un sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.sistema de gestión documental (DMS) puede ayudar a una empresa a cumplir técnicamente con su política de privacidad. Este sistema controla la mayor parte del tratamiento de datos de una empresa, y muestra lo que ocurre con la información personal. En la 
La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior hay consejos y trucos para que el gestor documental ayude a cumplir con el GDPR.Guía de Gestión Documental 2020 se encuentran tres consejos para configurar el software de gestión documental con vistas a la GDPR.
Otorgar solicitudes relacionadas con datos personales con un DMS
Con la GDPR, las empresas están obligadas a garantizar aún más los derechos de los implicados. Un cliente o un (antiguo) trabajador puede solicitar, ver, eliminar o, incluso, manejar los datos. Con un gestor documental, una empresa puede recuperar rápidamente la información y manejar las solicitudes eficientemente. En casos excepcionales, se puede escoger no otorgar ciertas solicitudes de información. En este caso, el sistema de gestión documental tiene que generar un motivo. De esta manera, la empresa puede justificarse en caso de disputa.
Las peticiones de los clientes pueden llegar por diferentes canales: por e-mail, teléfono, en local, etc. Sin embargo, un sistema de gestión documental puede vincular un portal web. Este portal web ahorra tiempo tanto a los interesados como a la empresa.
El sistema de gestión documental controla el cumplimiento de la política de privacidad
Para las empresas es, a menudo, todo un reto mantener una visión del tratamiento de datos. Sin embargo, es la base de lo que el GDPR exige de las organizaciones. Las empresas deben controlar en todo momento la recopilación y el tratamiento de los datos personales.
Las tres preguntas clave que una empresa debe poder responder:
- ¿Qué datos se guardan?
- ¿Qué ocurre con esos datos?
- ¿Por qué se procesan los datos?
Centralizando el tratamiento de datos
Para algunas empresas es difícil evitar que los datos personales tengan vida propia. Muchos departamentos, desde el de facturación hasta el de marketing y relaciones públicas, hacen uso de este tipo de datos (frecuentemente, sensibles). A menudo sucede que ciertos departamentos, o incluso empleados, llevan a cabo el tratamiento de datos a su manera o en sus propios sistemas. Esto puede derivar en caos o, incluso, en pérdida de información.
Consejo: la centralización de los datos personales en el sistema de gestión documental puede prevenir la pérdida de datos (a gran escala). Sin embargo es importante considerar también aspectos de seguridad para este software. En la
Lo ideal es que el tratamiento de la información se centralice, pero el sistema de gestión documental no es el único software empresarial donde se pueden 
En su significado original, el almacén de datos significa puramente el almacenaje de la información. No obstante, la descripción original de Bill Inmon, el padre del almacén de datos, dice lo siguiente: “el almacén de datos consiste en la recopilación de datos orientados, integrados, dependientes del tiempo, que suponen la base de las decisiones de gestión» (Inmon, 1992 – traducción propia).almacenar los datos personales. Un DMS puede gestionar los documentos relacionados con los clientes y el personal (como 
La gestión de contratos consiste en llevar un control de los distintos tipos de contratos, y de su duración por cliente, servicio o caso. Teniendo un buen conocimiento y seguimiento de los contratos, se puede saber qué servicios o productos se tienen que brindar al cliente y cuándo, qué ocurre si no se puede cumplir o, incluso, ayuda a renovar contratos que están a punto de cumplir.contratos, certificados e informes de personal o de cliente). Sin embargo, el 
El software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos.software de Recursos Humanos o el de 
La gestión de relaciones con el cliente (Customer Relationship Management, CRM) se centra en almacenar, analizar y usar toda la información relevante de los clientes. Lo que se considera información relevante de los clientes, depende naturalmente del tipo de empresa y de clientes. En algunas empresas consiste en mantener una estructura de los datos de contacto o de las acciones que se llevan a cabo en relación con los clientes. Otras empresas requieren tener funcionalidades más avanzadas e inteligencia de negocios (BI) dentro del CRM para comprender bien al cliente.CRM cumplen a menudo funciones más específicas. La administración de nóminas o la reclutamiento son ejemplos de funciones que es mejor que se realicen con un paquete de RRHH. Para mantener la misma forma de control, se puede optar por una vinculación.
Documentando el tratamiento de actividades
Con la GDPR hay un mayor control sobre las actividades de tratamiento a las que se someten los datos personales. Para las empresas, este control es toda un deber de responsabilidad. Es decir, ellas tienen que poder contestar por qué y cómo se llevan a cabo ciertos tratamientos. Muchas organizaciones incluso tienen que nombrar un 
Un delegado de protección de datos (DPD), Data Protection Officer (DPO), supervisa el cumplimiento de la ley de privacidad (RGPD) dentro de una empresa. Generalmente se escoge a la persona que, a través de sus deberes legales, tiene un puesto independiente dentro de una empresa, también si es un externo.Las organizaciones que están obligadas a presentar un delegado son: Autoridades y organizaciones públicas; Organizaciones que se dedican a la investigación; Organizaciones que recopilan datos personales especiales (por ejemplo, religión o preferencia política) o datos relacionados con condenas y delitos criminales.delegado de protección de datos (DPD).
La responsabilidad de las actividades de tratamiento de informes individuales son más fáciles cuando la gestión de documentos es administrada por el sistema de gestión documental. Los cambios, las eliminaciones y versiones antiguas pueden ser solicitadas. Además, los flujos de trabajo o procedimientos pueden ser motivo de queja. Por ejemplo, se puede demostrar que las tallas y preferencias de un cliente de una tienda de ropa se almacenan y procesan, porque el cliente ha dado permiso para ello.
A gran escala es más difícil justificar las actividades de tratamiento. Sin embargo, la Autoridad de Control (de cada comunidad), las autoridades encargadas de regular la GDPR, pueden solicitar un informe de las actividades de tratamiento. En la La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación de soluciones, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. Guía de Gestión Documental 2020 se encuentran las diferentes posibilidades para realizar este tipo de registro de tratamiento.
Finalmente, un sistema de gestión documental puede minimizar las consecuencias de una posible pérdida de datos. Según la GDPR, una pérdida de datos debe ser reportada en 72 horas a la autoridad de control pertinente. Además, hay que demostrar que se han tomado medidas para evitar una (mayor) pérdida de datos, como la encriptación de los datos en el DMS. Estas medidas puede salvar la reputación de una empresa e, incluso, en ciertas ocasiones puede reducir la multa.
Costes de un gestor documental concienciado con el GDPR
Cada software requiere una cierta inversión, de modo que también el de gestión documental. En vista de la nueva legislación y las altas multas que pueden imponerse, el retorno de la inversión (ROI) de esta inversión se centra principalmente en evitar violaciones.
Un DMS puede ayudar a prevenir violaciones al:
- Crear menos desviaciones de la política de privacidad debido al establecimiento de tratamiento de datos;
- Ayudar a cumplir con ciertos requisitos técnicos de GDPR (por ejemplo, el almacenamiento de certificados de permiso en el archivo digital;
- Usar un sistema de gestión de la información de confianza para el GDPR;
- Poder justificar y probar por qué es necesario procesar ciertos datos.
Los costes reales de un sistema de gestión documental pueden variar mucho dependiendo de los requisitos y deseos de una empresa. Además, no todas las organizaciones se enfrentan a riesgos del mismo nivel con respecto al tratamiento de datos personales. Dependiendo de la escala del tratamiento de datos y el tipo de actividad, se tomarán unas u otras funcionalidades. A través del ejemplo de cálculo que se encuentra en la La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En la Guía hay información para poder calcular el presupuesto de la implementación de un gestor documental.Guía de Gestión Documental 2020, una empresa puede comprobar qué inversión representa en su caso un paquete de gestión documental.
