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¿Necesita un despacho de abogados un sistema de gestión documental específico para su sector?

El trabajo de un abogado siempre ha estado relacionado con la gestión de una gran cantidad de documentación. Pero hoy en día, un abogado se ve obligado a trabajar con documentos en una variedad de formatos distintos: en papel, Word, PDF, etc. Por si fuera poco, esos archivos se pueden almacenar en multitud de dispositivos, siendo los más comunes los ordenadores en la oficina, portátiles personales, móviles, tablets, servidores privados o la nube. Los cambios se siguen produciendo con gran rapidez, y la capacidad de adaptación del despacho de abogados es clave. ¿Qué pasos previos hay que dar para agilizar la transformación digital? ¿Qué funcionalidades de un gestor documental serían útiles para un abogado?

Índice:

  1. Problemas del sector jurídico
    1. Iniciativas del gobierno para eliminar papel
  2. Pasos previos de una implementación
    1. Disponibilidad de los documentos
    2. Gestión de los expedientes
    3. Clasificación de documentos
    4. Custodia de documentos
  3. Gestor documental para el sector legal
    1. Características del programa
    2. Beneficios más destacados
  4. Implementación de un gestor documental

¿A qué problemas se enfrenta el sector jurídico?

A la hora de adquirir un sistema de gestión documental, lo ideal es que esté diseñado para cubrir las necesidades concretas del sector en el que se va a utilizar. Un gestor documental específico para el sector jurídico debería centrarse potenciar las funcionalidades que dan solución a los problemas específicos a los que se enfrenta. En la Guía de Gestión Documental aparece una comparativa de las soluciones más punteras del mercado, detallando sus características más destacadas.

La gestión que se hace de los documentos en un bufete puede influir en la percepción que el cliente tiene de la calidad del servicio que sus abogados pueden prestar. Y no sólo por el desorden que pueda haber en el despacho cuando hace una visita física, con las mesas llenas de documentos apilados. También influye la rapidez en proporcionar información y dar respuesta a sus requerimientos. Además, dar al cliente la posibilidad de consultar su documentación o el estado de su caso a través de internet proporciona una imagen de transparencia y confianza.

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El formato físico, en papel, proporciona al abogado una falsa sensación de seguridad. Parece que tener los documentos guardados dentro de las paredes del propio despacho, garantiza que estén mucho más seguros. Pero se corre el riesgo de que se estropeen, se pierdan, se creen duplicados, alguien elimine documentación importante por error… Cuando hay personas externas al despacho dentro de la oficina, siempre se corre el riesgo de que tenga acceso a algún documento, en un descuido. Esos documentos, además, se tratan en multitud de dispositivos diferentes, como escáneres, impresoras o fotocopiadoras. Implica que pasan por las manos de muchas personas diferentes, poniendo en riesgo su seguridad.

Los expedientes con los que se trabaja en los despachos de abogados son carpetas con grandes cantidades de documentación asociada. Cuando se guardan en formato físico pueden llegar a ocupar mucho espacio, y su archivo se hace complicado. La búsqueda de información también presenta problemas: encontrar un documento concreto entre las estanterías y cientos de carpetas puede consumir mucho tiempo. Si sumamos a ello que la documentación puede no estar debidamente ordenada, la tarea se complica. En algunos bufetes se ha intentado poner solución escaneando algunos documentos y guardándolos en carpetas en sus servidores. El mayor problema es que esos documentos no están conectados de ninguna manera, por lo que el flujo de trabajo no queda claro. Además, se guardan en formato imagen o en PDF no editable, con lo que se hace imposible marcar un párrafo para copiarlo y pegarlo en un documento nuevo. Esa sencilla acción podría ahorrar mucho tiempo en la redacción de documentos similares.

Iniciativas de las Administraciones Públicas para la eliminación de papel

Desde el Ministerio de Justicia, desde hace unos años, se han llevado a cabo iniciativas “Papel Cero” con el objetivo de fomentar la relación de manera electrónica de los letrados con el mismo. Suelen ser proyectos bienintencionados, pero quizá no demasiado realistas con la situación actual de muchos despachos de abogados en España. A ello se suma que, en ciertas ocasiones, el funcionamiento de las herramientas que las Administraciones Públicas ponen al servicio de los profesionales de la justicia no es el adecuado. Esto obliga a seguir trabajando con documentos en papel, mientras poco a poco se incorpora la gestión de los archivos digitales. Es probable que en un futuro se puedan realizar todas las gestiones necesarias a través de internet. Y no solo eso, con el tiempo es bastante probable que los programas para el envío de documentación digital a los distintos juzgados sean de uso obligatorio.

Los despachos de abogados que se adelanten a esta mejora tecnológica no sólo contarán con la ventaja de hacer una buena gestión de sus documentos y sus flujos de trabajo en la actualidad. También habrán adelantado trabajo cuando llegue el momento de adaptarse a los requerimientos de la Administración.

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Pasos previos a la implementación de un gestor documental en un bufete de abogados

La implementación de un gestor documental no resolverá todos los problemas que un despacho de abogados puede tener. El programa puede automatizar ciertos procesos, pero el factor humano sigue siendo una pieza clave.

Disponibilidad de los documentos

La primera decisión que se debería tomar en el despacho es si se quiere disponer de un archivo centralizado, donde toda la documentación se guarda en el mismo lugar. A él podrían tener acceso todos los trabajadores, definiendo previamente qué documentos puede consultar cada uno de los miembros del bufete. Por ejemplo, los abogados podrían acceder a los expedientes de los clientes, mientras que el personal de administración accedería a las facturas. Incluso se puede permitir el acceso del propio cliente, restringiéndolo a aquellos documentos que el abogado considere oportuno. Por el contrario, en un archivo descentralizado, los archivos están en distintos servidores. Se podría utilizar para separar los archivos de cada uno de los departamentos, si así se prefiere.

Gestión de los expedientes

También se ha de decidir si la documentación de expedientes antiguos se conservará sólo en formato físico o si se integrará en el gestor documental. En caso de decidirse por la segunda opción, habría que diseñar una metodología para la digitalización de los documentos antiguos. En un principio puede parecer una pérdida de tiempo, pero digitalizar esos expedientes puede hacer más sencilla la tarea de los abogados que tengan que consultarlos. Se facilitaría la copia de aquellas partes de los documentos que sean reutilizables, ahorrando tiempo en la redacción de documentos. En caso de tener mucha documentación para digitalizar, puede que sea conveniente contratar a una persona cuya tarea fundamental sea esa.

Clasificación de documentos

Establecer una política clara de conservación y expurgo de documentos ayudará a mantener a raya la acumulación de documentos en papel.

Definiendo un calendario de expurgo, los documentos en papel que no son necesarios se pueden eliminar, dejando espacio para los más recientes. En el momento de su clasificación, el abogado separará los documentos que se deben conservar, y decidir si necesita sólo la copia digital o también el formato físico. Su buen criterio es imprescindible en esta parte, ya que hay documentos que por ley se tienen que conservar un determinado periodo de tiempo.

Custodia de documentos

El abogado tiene obligación de custodiar la documentación original que le entrega su cliente, y está obligado a devolverla una vez termine su relación profesional. Si se hace una copia digital de la documentación facilitada por el cliente en el momento de la entrega, el periodo de custodia se acorta, se han de almacenar menos documentos en la oficina y se facilita el acceso a la copia digital. Esto permite también realizar búsquedas y consultas de manera más eficiente.

Por lo tanto, la implantación de un gestor documental en el bufete no es solo un proyecto tecnológico. Para una buena adaptación, el personal debe estar comprometido y recibir una formación adecuada; en caso contrario, es muy difícil que el programa tenga éxito. Para fomentar el uso del programa en el despacho, en la Guía de Gestión Documental se dan 5 consejos para que los usuarios utilicen el gestor documental, así la inversión será rentable.

¿Por qué adquirir un gestor documental específico para el sector legal?

Características del programa

Hay gestores documentales especializados en dar servicio a bufetes de abogados que ponen a su disposición todas las leyes y disposiciones totalmente actualizadas. Se facilita así la consulta de la información a la que antes se accedía a través de manuales y libros en formato físico.

Video de TIC Portal: “En el sector legal o despacho de abogados, ¿qué hay que tener en cuenta a la hora de implementar un gestor documental?”

La seguridad de la información es un requisito básico en el sector jurídico, ya que se almacenan datos sensibles sobre los clientes. Es por ello que el proveedor de la solución de gestión documental debe proporcionar garantías con certificados de seguridad, como el de la norma ISO 30301, de gestión documental, o la ISO 27001 sobre seguridad de la información.

El control de accesos es una funcionalidad que permite restringir el acceso a ciertos documentos dependiendo del rol de la persona. Por ejemplo, si alguien de administración intenta acceder al expediente de un caso, no sería posible ya que no tendría los permisos necesarios. Es por ello que el gestor documental podría funcionar como repositorio central de toda la documentación de la firma. Independientemente de su departamento de procedencia o del uso que más tarde se vaya a hacer de los archivos, se pueden almacenar en el mismo programa. No obstante, también sería posible almacenar sólo los documentos relacionados con la labor del abogado.

La búsqueda de información se puede optimizar para ahorrar tediosas horas de revolver documentos en estanterías y carpetas. Sería mucho más eficiente hacer búsquedas de archivos por títulos, por palabras clave en el cuerpo del documento o por etiquetas o metadatos. Se reduce a unos minutos lo que podría haber llevado horas.

Si se tiene la intención de digitalizar expedientes antiguos, cabe la opción de utilizar un escáner para transformar los documentos en papel en archivos digitales. Una vez hecho esto, una persona se puede encargar de su posterior clasificación, aunque los documentos se guardarían en formato imagen o PDF no editable. Para poder trabajar con ellos más tarde, lo ideal sería contar con un software OCR integrado, que lo transforma en texto editable. También es posible configurarlo para que realice una clasificación automática de los documentos, lo que evita que haya una persona encargada de hacerlo manualmente.

Copiar y pegar documentos antiguos, como es el caso de las sentencias, puede ahorrar mucho tiempo.

Para ello es imprescindible que el texto que se quiere copiar esté en formato editable. De esta manera el abogado no pasa horas buscando un documento, para no encontrarlo y tener que redactarlo desde el principio, lo que supone perder más tiempo aún.

Los archivos digitales presentan el inconveniente de poder sufrir modificaciones sin que quede constancia de ello. Puede pasar que se borre o sobreescriba parte de un documento que más tarde resulta ser vital. Para evitar este tipo de situaciones, el gestor documental puede incorporar la funcionalidad de control de versiones. Gracias a ella es fácil revertir los cambios en un documento, incluso ver quién y cuándo realizó las últimas modificaciones.

Una herramienta fundamental para el trabajo del abogado es el correo electrónico, que sirve como punto de contacto con el cliente o con sus socios. En muchas ocasiones, esos correos hacen referencia a algún caso concreto. Pueden contener información relevante, que se podría llegar a pasar por alto si no se incluye en el gestor documental. Para ello, hay programas que incluyen la funcionalidad de gestión de e-mails, gracias a la cual se pueden guardar junto con el resto de información, facilitando las búsquedas.

Es probable que en su despacho se trabaje con Microsoft Office. Una integración de esa herramienta con el gestor documental permitiría seguir trabajando con los mismos formatos que se venían usando hasta ahora en la oficina. También sirve para adjuntar archivos directamente al correo electrónico desde el propio gestor. Por último, haría más llevadera la transición de los trabajadores al nuevo sistema.

La movilidad es un factor importante para un abogado, ya que no todo el trabajo se desarrolla entre las paredes del despacho. Si el gestor documental se puede consultar desde el móvil o la tablet, no sería necesario cargar con un maletín lleno de documentos en papel. La consulta sería más rápida y cómoda, proporcionando una mayor flexibilidad en el trabajo.

La incorporación de estas funcionalidades puede suponer un aumento en el precio base del producto, ya que se está llevando a cabo una personalización específica para adaptar la solución a la empresa. En la Guía de Gestión Documental aparecen también algunos costes ocultos que se deben tener en cuenta antes de la compra de un software.

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Beneficios más destacados

Los beneficios que aporta un gestor documental para cualquier tipo de negocio son muy claros: reducción de costes en material de oficina, menos errores en la transcripción de documentos, ahorro de espacio físico en el lugar de trabajo, disponibilidad inmediata de la documentación, etc. Pero para el sector judicial, hay ventajas muy concretas:

  • Eficacia y eficiencia en la gestión de la documentación proporcionada por el cliente. No solo por la posibilidad de realizar una digitalización y clasificación automática de la documentación. También por la disponibilidad de los expedientes y demás archivos desde cualquier punto gracias al acceso desde dispositivos móviles.
  • Medidas de seguridad para la documentación con contenido sensible o confidencial. Se garantiza el cumplimiento legal en cualquier aspecto relacionado con la documentación, como el del Reglamento General de Protección de Datos (General Data Protection Regulation, GDPR).
  • Reducción de pérdidas o deterioros en la documentación, al encontrarse en servidores que cumplen los requisitos exigidos por la ley, con sus correspondientes copias de seguridad.
  • Búsqueda expedientes antiguos, lo que permite un mejor uso de una información muy valiosa. Si se archivase en formato físico, su consulta sería mucho menos probable por el difícil acceso a los documentos.
  • Copiar y pegar partes de sentencias o cualquier otro documento. No es necesario transcribir manualmente documentos repetitivos.

Implementación de un gestor documental

La consideración principal a tener en cuenta es si el sistema de gestión documental debe integrarse con otra herramienta ya instalada en el despacho. Puede ser que ya se cuente con una solución para la gestión de los recursos humanos, o con un programa para la gestión de las facturas. Hay firmas de abogados que cuentan con una solución específica para el desarrollo de su oficio, especialmente para la gestión del ciclo de vida de los expedientes. El software se tendría que personalizar para integrarse con ellas, y que todo funcionase sin problemas.

La instalación del sistema se podría realizar en la nube (cloud) o en servidores en local (on-premise). Hay quien se muestra reticente a guardar la información de sus clientes en la nube, aunque tras los avances tecnológicos de los últimos años no presenta un riesgo mayor que el de conservarlo en servidores propios. A no ser que se trate de una gran firma, con grandes cantidades de documentación, la inversión necesaria para la implementación on-premise puede ser bastante elevada. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar 5 factores clave para mantener seguro un gestor documental online, además de los precios de los sistemas en la nube y on-premise.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2017, 18 julio). ¿Necesita un despacho de abogados un sistema de gestión documental específico para su sector? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/gestion-documental-sectores/dms-despacho-abogados
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