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¿Cómo conseguir certificaciones ISO con ayuda de un sistema de gestión documental (DMS)?

Cada vez más jefes de proyecto quieren seguir ciertos estándares ISO, y hay varias razones para ello. Primero, eso estándares ayudan a optimizar la calidad de los procesos de la empresa, lo cual es principalmente una ventaja interna. Además, una empresa puede ir un paso más allá para conseguir la certificación de una cierta normativa ISO, y es que es interesante para atraer clientes. Pero, ¿cómo consigue una empresa ser digna de una certificación ISO? ¿Y en qué medida puede ayudar un sistema de gestión documental, o Document Management System (DMS), a cumplir los estándares?

Índice:

  1. Normas ISO y gestión documental
  2. Conseguir una ISO con un gestor documental
    1. Gestor documental para obtener una ISO
    2. Cumplir ISO internamente con un software
  3. ¿Qué normas ISO requieren un sistema de gestión documental?
    1. Influencia sobre la ISO 27001
    2. Obtener la ISO 9001
    3. Gestión de archivos
  4. Cumplimiento de las ISO sin software
    1. Objetivos específicos
  5. El sector y la actividad de una empresa

Normativa ISO y la gestión de documentos

Crece el número de empresas que quieren conseguir el certificado ISO, pero la mayoría de los jefes de proyecto no tienen mucho conocimiento sobre ISO al principio. Es muy difícil encontrar una información concreta. La información que se halla en internet es a menudo muy vaga y la documentación específica sobre ISO se suele vender a un precio muy alto.

duda norma iso

Las normativas ISO son estándares internacionales para la optimización de los procesos de la empresa, elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Hay muchos sectores unidos a la normativa ISO, como por ejemplo el cuidado, la producción y el suministro de equipos médicos o la seguridad alimentaria, pero la mayoría de las normas son aplicables para todos los sectores. Las normas ISO no contienen reglas específicas o listas de control. Los estándares ISO ofrecen la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. En esta estrategia, una empresa registrará, por ejemplo, cómo archivará o protegerá su propia información empresarial. Un sistema de gestión documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planteada para la gestión de documentos.

Certificado ISO con ayuda de un sistema de gestión documental

ISO no es ningún paquete cualquiera que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se pueden cumplir ciertas normas ISO. Un gestor documental cumple varias condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica. En la Guía de Gestión Documental 2022 hay una comparación entre los diferentes paquetes que son adecuados para la implementación de una estrategia ISO.

¿Qué gestor documental es adecuado para una empresa que se plantea conseguir la certificación ISO?

Una empresa que quiera cumplir las normas ISO de manera muy estricta y obtener la certificación, todavía tiene que seguir un número de pasos antes de elegir el sistema de gestión documental. El primer paso es realizar una medida tendencial por parte de una agencia de certificación. Lo siguiente es saber qué le falta para conseguir un certificado ISO. Con esta información puede proceder a una consejero de ISO. Este consejero ayuda a las empresas a desarrollar su estrategia para reforzar los puntos débiles y, así, cumplir las normativas ISO. Un jefe de proyecto puede hacer esto también en principio, pero la certificación ISO es un asunto complejo y un consejero ISO suele tener más experiencia al respecto.

Atención: muchas consultoras desarrollan también su propio software y lo intentarán imponer como la única solución posible.

En cuanto la empresa ha recibido los resultados de la medida tendencial y tiene una idea de su estrategia ISO, ya se pueden mirar los softwares. Un DMS resulta ser a menudo una buena opción, pero con vistas a la certificación suele necesitar que se le haga una personalización. Ciertos proveedores de sistemas de gestión documental se sientan desde una fase temprana en la mesa con la empresa y el consejero de ISO, y ajustan el software donde sea necesario. Otros proveedores realizar los ajustes durante la implementación del sistema de gestión documental. Ambos métodos de trabajo conducen a una mayor oportunidad para conseguir la certificación ISO.

Un gestor documental para las empresas que intentan cumplir las normas ISO de forma interna

No todas las empresas se benefician por igual de un estricto seguimiento y certificación de las normas ISO. A veces, el coste del proceso por completo supera al beneficio que la empresa conseguiría al conseguir la certificación. Esto se aplica especialmente para las pequeñas empresas.

Sin embargo, un sistema de gestión documental puede ayudar a cumplir con las condiciones básicas de las normas en procesos internos de la empresa. En cada normativa ISO existen cláusulas básicas sobre la gestión de la información, el archivo, el acceso a la información y el flujo de trabajo de los documentos. Estas funcionalidades se encargan de que un sistema de gestión documental contribuya de manera indirecta con el cumplimiento de las condiciones generales de la certificación ISO.

¿Para qué normas ISO es adecuado un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental puede ser una herramienta para conseguir todos los tipos de certificación ISO, pero el alcance varía dependiendo de la norma. Desde aquellas empresas que están interesadas en conseguir una certificación ISO 14001 (gestión del medio ambiente) hasta aquellas que quieren una certificación ISO 31000 (gestión de riesgos), todas necesitan un buen gestor documental donde se pueda describir la estrategia ISO. El gestor documental se encarga de esa parte. Un sistema de gestión documental también puede, en muchos casos, contribuir a la certificación ISO de una forma más directa. En este caso, la aplicación de normas ISO 27001 e ISO 9001, son normativas específicas que tratan sobre la seguridad y la gestión de la calidad. Además, existen también distintos estándares para la gestión de archivos sobre los cuales el sistema de gestión documental tiene una gran influencia.

¿Qué influencia tiene un gestor documental sobre la norma ISO 27001?

La normativa ISO 27001 normaliza la gestión de la seguridad de la información, e, incluso, un aspecto más relevante de la gestión de documentos. Muchas empresas se preocupan por la seguridad de la información empresarial y los clientes también esperan que sus datos personales estén bien protegidos y almacenados. Un sistema de gestión documental ayuda con la implementación de la estrategia de seguridad de la información.

Un sistema de gestión documental contribuye de dos maneras a la seguridad de la información: previniendo la pérdida de información y la seguridad de la información confidencial. Lo difícil de esto es garantizar la seguridad de la información sin comprometer la accesibilidad de los documentos. Se pueden realizar copias de seguridad de toda la información con regularidad y proteger toda la información detrás de una especie de cortafuegos, pero si no se crea el acceso, no se puede consultar. Un sistema de gestión documental se encarga de crear este acceso, pero los controla a través de controles de acceso. De esta manera, el sistema identifica a las personas que están autorizadas para consultar o editar ciertos documentos. Esto evita, por ejemplo, que un médico en un hospital cambie los procedimientos para el mantenimiento de las máquinas y que el técnico de mantenimiento vea un análisis médico.

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En la Guía de Gestión Documental 2022 se encuentra más información sobre soluciones en la nube con consejos de seguridad adicionales relacionados con ISO 27001.

¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión documental con la certificación de la norma ISO 9001?

La normativa ISO 9001 se encarga de la gestión de la calidad, y un sistema de gestión documental puede influenciar de varias maneras. Para cumplir con la normativa ISO 9001 y mejorar los procesos comerciales, el sistema de gestión documental garantiza que la información accesible y estructurada se ha almacenado de forma estructurada.

Gracias al gestor documental, los problemas se registran con mayor rapidez. Por ejemplo, si un empleado de una fábrica de zapatos descubre que una máquina no pega bien la suela de los zapatos, puede almacenar la información al respecto en el sistema de gestión documental. El software se encarga del seguimiento del problema y reenvía el documento y las advertencias a las personas pertinentes. De esta manera, el problema se soluciona rápidamente, controlando el incidente de manera adecuada. Sin gestor documental, es más probable que el problema se hubiera resuelto de forma más lenta y, por tanto, los zapatos habrían salido de peor calidad durante un mayor tiempo.

Por lo tanto, un sistema de gestión documental es una herramienta que optimiza el flujo de trabajo de documentos concernientes a las quejas y los problemas, ayudando a prevenir la pérdida de calidad. Si se crea un sistema de notificaciones que avise sobre cuándo verificar o revisar qué máquina o método de trabajo, el software proporciona el formulario de evaluación junto con dicha notificación. Por ejemplo, si una empresa quiere evaluar su receta de sopa enlatada cada dos años, el sistema de notificaciones del gestor documental debe iniciar el proceso. Esto garantiza que la empresa no baje su calidad.

¿Cómo puede ayudar un sistema de gestión documental a alcanzar los estándares de la gestión de archivos?

La administración de archivos también se encarga de analizar la gestión de archivos digitales. Para la gestión de archivos digitales también se han establecido normas específicas ISO. Las normas más importantes para la gestión de archivo son: la norma ISO 15489, para la información y gestión de archivos; y la norma ISO 303001, para el diseño, implementación, mantenimiento y optimización del sistema de gestión de archivos. La mayoría de los paquetes de gestión documental incluyen el sistema de gestión de archivos. De esta manera, puede resultar de ayuda el software de gestión documental para la configuración y mantenimiento del archivo digital conforme con las normas ISO.

¿Sólo es posible cumplir con las normas ISO teniendo un sistema de gestión documental?

Un sistema de gestión documental es una herramienta muy buena para cumplir con las normas ISO, sin embargo, no es la única opción. También hay softwares y paquetes específicos de ISO que están completamente orientados a la gestión de calidad o a la seguridad de los datos. La elección de ciertos paquetes o combinación de ellos dependerá de los objetivos específicos y del sector y actividad de una empresa.

Objetivos específicos

La primera pregunta que una empresa debe hacerse es cuál es el objetivo a lograr con los ajustes de los procesos empresariales. Dependiendo de la respuesta, un jefe de proyecto se decidirá por buscar un tipo de paquete específico.

Algunos ejemplos de los objetivos específicos pueden ser:

  1. Gestionar los documentos de la empresa de forma más eficiente.
  2. Hacer que la empresa pueda conseguir los estándares ISO.
  3. Mejorar la calidad y los procesos de la empresa.
  4. Obtener una buena seguridad para los documentos y la información.

Los paquetes que mejor pueden ayudar a conseguir estos objetivos son:

  1. Un sistema de gestión documental (DMS).
  2. Un software específico de ISO.
  3. Un sistema de gestión de calidad.
  4. Un sistema de seguridad de datos.

Por supuesto, la mayoría de las empresas no sólo quieren lograr un único objetivo, y por ello, tampoco se limitan los paquetes a un sólo aspecto. Un sistema de gestión documental también puede ser de gran ayuda para cumplir las normas ISO o, más concretamente, las funciones de la gestión de calidad y la gestión de la seguridad de la información. Esto también puede pasar al contrario con otros paquetes. Por ejemplo, un sistema de gestión de calidad también puede encargarse de una parte de la gestión documental.

Es importante tener en cuenta que un paquete nunca suplirá por completo las funciones del otro, y que la clave está en la combinación de ambos. Muchos paquetes ofrecen la posibilidad de integrar otros softwares. Si, por ejemplo, una empresa quiere conseguir un certificado, quizás sea una buena idea integrar el software ISO dentro del sistema de gestión documental.

Como se ha mencionado, el sistema de gestión documental puede ayudar con la obtención y conservación de certificados ISO. No obstante, no todos los sistemas de gestión documental cumplen con los requisitos que demandan las normas ISO. Por eso, es importante añadir este punto a la lista de requisitos para un software de gestión documental. Para facilitar con la lista de requisitos, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave. En su interior se encuentran todas las funcionalidades y posibilidades disponibles de gestión documental y se pueden indicar cuáles son exactamente las que se necesitan y con qué prioridad.

El sector y la actividad de una empresa

Tanto los objetivos específicos de una empresa, como el sector de la empresa y su actividad juegan un papel importante en la elección del paquete o de la combinación de paquetes. Para muchas empresas, un sistema de gestión documental bien organizado es suficiente para conseguir un certificado ISO. No obstante, otras muchas tendrán que obtener paquetes adicionales, especialmente las empresas de producción. Los softwares de ISO y de gestión de calidad (EQMS) puede ayudar a complementar aquellos aspectos en los que el sistema de gestión documental se queda corto para las compañías de producción. La Guía de Gestión Documental 2022 proporciona una visión detallada de lo que un sistema de gestión puede ofrecer y lo que no para cumplir las normas ISO.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 21 mayo). ¿Cómo conseguir certificaciones ISO con ayuda de un sistema de gestión documental (DMS)? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/iso-gestion-documental
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