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Integración del correo electrónico en el gestor documental: ¿cómo tener un repositorio único con toda la información importante de la empresa?

Hoy en día, todas las empresas realizan la mayor parte de sus comunicaciones a través del e-mail. Estas conversaciones incluyen información muy relevante para la actividad de la empresa. Por lo tanto, es importante que también se gestione el contenido del correo electrónico. Pero, ¿cómo se puede evitar que se pierda la información empresarial importante que se encuentra en el e-mail?

Índice:

  1. ¿Para qué sirve la integración del e-mail con el gestor documental
    1. Evitar duplicados
    2. Facilitar los flujos de trabajo
    3. Función de búsqueda
  2. ¿Cómo almacenar la información en el gestor documental?

¿Para qué sirve la integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental?

La integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado.

¿Sabías que? En 2021, más del 70% de la documentación de las empresas se encuentra en los correos electrónicos. Hoy en día hay bastantes soluciones de gestión documental que permiten la integración del correo electrónico en mayor o menor medida. Sin embargo, no todas lo hacen. Si está buscando un sistema de gestión documental con esta integración, también puede ponerse en contacto telefónico y un consultor le atenderá: +34 954 040 045.

¿Cómo se puede apoyar la empresa en la integración del e-mail para evitar duplicados?

Un gran problema que surge al no tener integrado el correo electrónico con el sistema de gestión documental es la duplicidad de documentos. Este caso se suele dar en las empresas en las que varias personas colaboran en el mismo documento. Esta duplicidad hace que las empresas corran un gran riesgo de no saber cuál es la correcta. Por ejemplo, una empresa de ingeniería en la que varias personas tienen que trabajar en los planos y se los van pasando por e-mail. Si no hay un buen control de versiones, se crean varias copias innecesarias de un mismo documento, y lo que es más grave, se puede estar trabajando en una versión desactualizada del documento. Por ejemplo, una empresa de ingeniería va a diseñar y modificar la oficina de una empresa. Al principio habían pensado que querían el baño para los empleados casi a la entrada, pero después la empresa cliente se lo pensó y comentó que los quería al final del local. Si no se tiene cuidado, puede que al final se use una versión incorrecta del diseño y se construyan los baños a la entrada.

control versiones beneficios

Cuando se integra el e-mail en el gestor documental, sólo hay un documento. Es decir, las diferentes personas que trabajen sobre este documento podrán compartirlo desde el gestor documental por email con sus compañeros. No obstante, al compartirlo no se creará una copia. Esto se debe a que el documento sólo existe una vez en el sistema, pero puede mostrarse en diferentes carpetas si así se desea.

¿Cómo mejorar los flujos de trabajo involucrando al gestor documental y el correo electrónico?

Asimismo, también es bastante útil cuando una serie de documentos tiene que pasar por un flujo de validación. Es decir, cuando un documento tiene que ser validado y firmado por distintos responsables. Por ejemplo, una factura que se encuentra adjuntada en el email se almacena automáticamente en el gestor documental. Esta factura tendrá que ser aprobada por distintos responsables. Por lo que la persona que lo recibe comienza el flujo de aprobación de dicha factura, proporcionándole los permisos de acceso y edición únicamente a aquellos que tienen que validarla. Asimismo, a este tipo de documentos se les puede asignar una alerta de duración por persona. De esta forma, le llega un aviso a la persona que lleva el retraso para que no se le pase y, así, evitar posibles multas.

Atención: la integración del email dentro de la gestión documental (Document Management System, DMS) es una funcionalidad muy útil, pero no se encuentra en todos los paquetes de gestión documental. En el Premium digiBook Gestión documental: funcionalidades clave se encuentran todas las diferentes funcionalidades y posibilidades de e-mail management de un sistema de gestión documental.

La integración del correo dentro del gestor documental para facilitar la búsqueda de documentos

Una de las principales ventajas de esta integración es la facilidad que proporciona a la hora de buscar información. Los sistemas de gestión documental tienen funciones de búsqueda bastante avanzadas para buscar los documentos que contienen.

El email puede contener información relevante tanto en el cuerpo del mensaje como en los archivos adjuntos. Por tanto, si se ha de encontrar una información en el email de hace tiempo y no se recuerda qué contenía o quién la mandaba, puede ser (casi) imposible de encontrar y se perdería mucho tiempo.

Al tener integrado el correo dentro del gestor documental, se pueden aprovechar la función de búsqueda para que trate de encontrar el documento que se desea a través de metadatos.

No obstante, el sistema de gestión documental no puede leer imágenes, por lo que no puede leer archivos pdf. Para ello, también es necesario tener la función de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Esta tecnología ayuda a transformar las imágenes en textos y a metadatarla.

Atención: sólo algunos softwares incluyen la funcionalidad de OCR. Sin embargo, existen algunos sistemas de OCR especializados capaces de conectarse con diferentes sistemas de gestión documental. En la Guía de Gestión Documental se encuentran los sistemas de OCR más usados del mercado con su precio y características.

¿Cómo se almacena la información del correo dentro del sistema de gestión documental?

A la hora de integrar el email en el gestor documental hay que establecer cuáles son los contactos de confianza. Esto sirve para evitar tener información en nuestro gestor documental que pueda proceder de dudosas fuentes o contener virus. Estas direcciones de email pueden ser añadidas individualmente o de forma grupal indicando que todas las direcciones procedentes de una cierta extensión de email (por ejemplo, @empresa.es) son de fiar. Es decir, sólo se almacenará el contenido procedente de aquellas cuentas que el usuario o la empresa hayan marcado como de confianza.

De hecho, el contenido del email se divide en 2 partes según se va a subir al gestor documental: una parte es el contenido del email (body); y otra parte son los archivos adjuntos (ya sea pdf, Excel, xhtml, o cualquier otro formato habitual). Todo esto se puede incluir en el gestor documental dentro de diferentes apartados. Dependiendo del contenido del que se trate, la información irá automáticamente a una parte u otra dentro del gestor documental. Por ejemplo: el archivo adjunto puede ser una factura y almacenarse con el resto de facturas del cliente. El body, en cambio, puede hablar de un presupuesto para otro proyecto y almacenarse en donde se encuentra la información de dicho proyecto.

Precisamente porque el correo electrónico es un medio por el que se produce una gran parte de la comunicación con los clientes, hay empresas que quieren que la información del ERP no solamente vaya al gestor documental, sino que también al sistema de CRM. De esta forma, tienen toda la información relacionada con un cliente en un punto central.

informacion software crm

Nota: los sistemas de CRM están diseñados para un cierto tipo de empresa u otro. Por lo tanto, es importante tener en cuenta qué clientes se tiene. En la Guía CRM hay información sobre qué tipo de CRM se adapta a qué tipo de organización.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2021, 6 febrero). Integración del correo electrónico en el gestor documental: ¿cómo tener un repositorio único con toda la información importante de la empresa? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/funcionalidades/integracion-email-dms
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