Sistemas de gestión documental para empresas de ingeniería. ¿Qué lo hace diferente?
A día de hoy, todas las empresas buscan la digitalización máxima de su actividad para favorecerse del ahorro de tiempo y coste que conlleva. Pero cuando una empresa comienza a investigar sobre diferentes softwares para gestión documental, se encuentra una gran oferta en el mercado. Para acotar esta búsqueda, el primer filtro será el sector de actividad al que la empresa pertenezca.
El sector de la ingeniería es uno de los que marca mayores diferencias a la hora de implantar un sistema de gestión documental. ¿Qué funciones son más importantes para los gestores documentales de ingeniería? ¿Existe alguna tendencia que destaque frente a sistemas de gestión documental generales o para otros sectores? En la Guía de Gestión Documental podrá encontrar aspectos que, de no ser tomados en cuenta, pueden ser causa de no conseguir optimizar la implementación de un gestor documental para ingeniería.
Principales requisitos diferenciadores de los sistemas de gestión documental para ingeniería
En las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería.
Cuando una empresa de ingeniería plantea el proyecto para implantar un gestor documental, tiene como objetivo centralizar y digitalizar toda la información de los procesos englobados en cada proyecto. Las funcionalidades o características que destacan por su demanda son:
- La gestión de colaboraciones y clientes: cada proyecto tiene diferentes colaboradores y clientes. La empresa de ingeniería tendrá que darle acceso a cada proyecto a todos los agentes relacionados. Pero estos agentes no pueden ser tomados como usuarios fijos de la plataforma de gestión documental. Para ello, los sistemas especializados en ingeniería dan opciones de colaboraciones externas. Los colaboradores y clientes podrán trabajar durante el proyecto en el sistema recibiendo y generando información.
- Control y seguridad: la anterior funcionalidad conlleva el reclamo de un sistema con controles de seguridad sobre la información más altos. La empresa de ingeniería debe sentirse con la seguridad de compartir la información de los proyectos con sus colaboradores sin temer la intrusión en otra información empresarial.
- Movilidad: al trabajar con proyectos, generalmente se trabaja en diferentes localizaciones. Es muy importante que el software de gestión documental ofrezca la posibilidad de trabajar en la nube y desde diferentes dispositivos. Beneficiará a la hora de tener toda la información en tiempo real independientemente de la localización del proyecto o del agente relacionado con el.
- Generación de informes: en el sector de la ingeniería no se quiere únicamente tener un sistema para generar información, sino contar con un software que reduzca los tiempos a la hora de generarla. La capacidad de automáticamente preparar informes es otra de las funciones destacadas para estas empresas.
¿Qué opinan los expertos?
Para tener una amplia visión sobre los gestores documentales en el sector ingeniería, contamos con la opinión de tres expertos. La pregunta presentada fue “¿Qué hay que tener en cuenta para llevar a cabo un proyecto de implantación de gestión documental de ingeniería?” Sus respuestas generan una idea completa sobre a qué atender en esta situación inicial de proyecto.
Así, el experto Javier Tomás, Country Manager en Aconex, resalta que “La gestión documental es una de las muchas funciones que forman parte de un proyecto de ingeniería y construcción”.
En el momento que una empresa del sector decide implementar un sistema de gestión documental, estas son algunas recomendaciones que a modo general nos indica el señor Tomás: “El software tendría que estar diseñado para satisfacer los requerimientos específicos de esta industria; una plataforma debe poder gestionar procesos complejos así como toda la logística informativa propia de proyectos de construcción e ingeniería. Por otro lado, la plataforma debe fomentar la colaboración entre las diferentes partes y organizaciones de un proyecto, a través de accesos controlados, mientras asegura la más estricta confidencialidad, integridad y disponibilidad. Además, con el fin de proteger la información del proyecto, el software debería cumplir los estándares internacionales de seguridad más elevados, que van evolucionando y certificándose de forma regular y continua.”
Además nos acompaña estos aspectos con una reseña sobre la tendencia en el sector en España: “Hoy día la gestión documental debe considerarse dentro de un contexto más amplio puesto que, la transformación digital en la industria de ingeniería y construcción, está avanzando rápidamente y el Building Information Modeling (BIM) se ha convertido en el enfoque obligatorio para proyectos del sector público en muchos países europeos. Por tanto, el software de gestión documental debería tener la capacidad de ser empleado como Common Data Environment (CDE, un entorno de datos común) para proyectos BIM y ser capaz de ofrecer el «gemelo digital» de un activo construido.”
De la mano de Rubén I. Agudo Ruiz, Head of ECM en At Sistemas, encontramos otra visión complementaria a la anterior. Esto es lo que el señor Agudo nos respondía a la cuestión planteada: “Más allá de las claves de éxito habituales de cualquier implantación de sistemas de gestión documental, un factor de éxito fundamental es incluir dentro de los Stakeholders a los ingenieros, e ingenieros de campo, como tipo de usuario final particular de este sector. Este conjunto de usuarios nos exigirá poder acceder a la documentación actual desde su puesto de trabajo o desde la planta de producción, con su PC o dispositivo móvil, e integrado de forma transparente con su software habitual (herramientas CAD, ERP, etc.).”
Además nombra algunos de los “desafíos”, como él los llama, a la hora de afrontar un proyecto de estas características: “En esta línea, algunos de los desafíos a tener en cuenta son la movilización de la información, la interoperabilidad con el software de ingeniería, o el soporte a tipos de ficheros especiales (ficheros CAD, imágenes pesadas, o formatos propietarios). Sin menoscabar otros requisitos como el gobierno del dato, o el modelado de procesos de negocio, valores que se le debe presuponer a cualquier sistema de gestión documental profesional.”
Por último, y para completar la idea sobre las claves para un proyecto de gestión documental en ingeniería, la colaboración del Operation Manager de Neodoc, Roberto Prieto, quien destaca tres puntos a tener en cuenta. El primero: “El aspecto que nosotros consideramos que puede ser más útil para una ingeniería, es que el gestor disponga de una funcionalidad que permita el control de la documentación que se intercambia entre cliente y proveedor. Esto nos permite eliminar el envío de archivos (planos, especificaciones, esquemas, etc.) a través de correo electrónico y nos garantiza en todo momento que la última versión con la que trabaja el cliente es la misma que la entregada por el proveedor. Es importante además, que el cliente tenga la opción de interactuar con la documentación en el mismo gestor (es decir, que la pueda aprobar, rechazar, enviar comentarios, etc.). Siempre evitando que estas acciones se tengan que realizar por e-mail o teléfono, y que por tanto se pierda la trazabilidad del flujo de trabajo.”
La segunda clave a tener en cuenta: “Otro de los aspectos que consideramos muy importante, y en el que es necesario avanzar, es el soporte de formatos. Aunque habitualmente la documentación se intercambia en PDF, sería deseable poder utilizar otros formatos que también son habituales, como por ejemplo AutoCad y otros softwares que cada vez proliferan más. En este sentido, disponer de visores para este tipo de formatos sería muy útil en la medida en que evita tener que descargar los archivos.”
Y en tercer lugar, un aspecto que puede no llamar la atención, pero que puede ahorrar mucho tiempo en formaciones: “Por último, pero no menos importante, la “usabilidad” y sencillez en su uso es clave para que clientes y proveedores utilicen el sistema, y olviden de una vez por todas el intercambio de documentación por vías como el correo electrónico. Cuanto menos “usable” sea el sistema, más difícil será conseguir que se habitúen a su uso.”
Proyecto de implementación de un gestor documental en ingeniería
Una vez conocemos los aspectos o requisitos que debemos exigir a un sistema de gestión documental en el sector de la ingeniería, podemos comenzar con el proyecto. Es importante poder comparar entre los diferentes sistemas que hay en el mercado. Estudiar si a la empresa le convienen sistemas más o menos específicos. Para todo ello, se debe definir minuciosamente la forma de trabajo de la empresa, los procesos que existen en estos trabajo y quién interviene en ellos. Si la definición es correcta, la empresa tendrá claro qué sistema tiene que elegir. Para que esta definición resulte una fase más sencilla, conoce las principales situaciones problemáticas que exponemos en la Guía de Gestión Documental por las que pasan las empresas de este sector cuando deciden implantar un sistema documental.
