Gestión documental para pequeñas empresas: ¿hay sistemas simples, escalables y asequibles?
La eficaz administración de documentos es una prioridad para cada vez más directores y empleados de una compañía, incluso en las empresas más pequeñas. No obstante, a menudo estas últimas buscan una solución de sistema de gestión documental más simple. ¿Cómo puede ayudar un gestor documental a una pequeña empresa? ¿Existen paquetes para presupuestos más reducidos? ¿Dónde puede encontrar una pequeña empresa el soporte técnico necesario para la implementación y el mantenimiento del sistema de gestión documental?
Una empresa crece tan rápido como lo haga su gestión de documentos
Un sistema de gestión documental pequeño puede ir orientado tanto: a una empresa pequeña con un máximo de diez o quince usuarios; como para un departamento con los mismos usuarios del caso anterior dentro de una gran empresa. Una pequeña organización elige una unidad de red compartida en cuanto tiene problemas con la administración de documentos. Al utilizar este tipo de red, no hay que reenviar por correo electrónico después de cada cambio. Por ese motivo, las plataformas gratuitas para colaborar en documentos, como Dropbox o Google Drive, son herramientas tan populares. Sin embargo, después de un tiempo, las empresas se dan cuenta de que una unidad de red compartida o una plataforma gratuita no acaba del todo con sus problemas. Por ejemplo, en el caso de que no haya un control de versiones y cada empleado guarde el documento a su manera. De esta manera, se almacena una cantidad ingente de documentos, lo que hace que sea un caos. Por lo tanto, un sistema de gestión documental más extenso resulta ser una mejor opción.
La Guía de Gestión Documental 2020 contiene una descripción de una serie de posibilidades para aquellas empresas que deseen hacer una gestión de documentos más efectiva, sin comprar directamente un paquete complejo y caro.
Requisitos específicos de una empresa pequeña respecto a un sistema de gestión documental
Cuando una empresa pequeña está considerando un gestor documental, las funcionalidades básicas reales son especialmente importantes. Estas funcionalidades básicas son: la ubicación central de almacenamiento; la administración de versiones; y una buena función de búsqueda. Sin embargo, algunas compañías tienen requisitos más específicos en el sistema de gestión documental.
Conectado con el correo electrónico y la contabilidad
Una empresa quiere mantener el sistema de gestión documental simple. No obstante, a menudo tiene el deseo de añadir enlaces. En particular, los enlaces que las pequeñas empresas más necesitan son los programas de correo electrónico y contabilidad conectados al gestor documental.
Un enlace supone un desarrollo menos complejo que una integración completa con otro software. Generalmente, el sentido de este tipo de enlaces es unidireccional. Por lo que los e-mails se envían automáticamente al gestor documental, pero no se realiza de manera inversa. El sistema de gestión documental no controla el correo. Ocurre lo mismo cuando se vincula con un programa de contabilidad. Por ejemplo, un empleado procesa la factura en el programa de contabilidad, y esta información se manda automáticamente al gestor documental, en el cual se complementa con la información del cliente. La Guía de Gestión Documental 2020 contiene una descripción general con las opciones de vinculación e integración para diferentes paquetes.
¿Tiene una empresa pequeña suficiente con un gestor documental pequeño?
Las funcionalidades mencionadas anteriormente forman la base de la administración de documentos, sin embargo, hay empresas que buscan un gestor documental más extenso. Por ejemplo, a menudo, una pequeña empresa de contabilidad tiene requisitos más complicados de lo que se piensa en un principio. Este tipo de compañías necesitan un sistema de gestión documental que pueda tratar con determinadas leyes y regulaciones. Otra extensión cuya integración sería de gran importancia es el programa financiero. En conclusión, proporcionar seguridad financiera es esencial, por ejemplo, a través de controles de acceso avanzados. Por lo tanto, así se demuestra que la adición de funcionalidades puede ser útil o necesaria para una pequeña empresa.
¿No resulta demasiado caro un gestor documental para pequeñas empresas con presupuesto limitado?
Por supuesto, la adquisición y el mantenimiento de un sistema de gestión documental cuesta dinero, pero hay opciones para todo tipo de presupuestos. El hecho de tener un presupuesto bajo, no significa que por ello deba abandonarse el proyecto de integración de un gestor documental. Generalmente, esa situación significa que debe decidirse qué funcionalidades tienen prioridad. Una ventaja que presentan los sistemas de gestión documental es que la mayoría son modulares, por lo que la empresa puede agregar funcionalidades progresivamente.
Las pequeñas empresas tienden a tener su sistema de gestión documental en la nube
La solución en la nube es muy popular entre las pequeñas empresas. Trabajar en la nube es algo muy común. Una ventaja de la nube es que te permite trabajar de una forma más flexible y eficiente. Por ejemplo, un médico visitante va a una casa y gestiona a través de su tablet la documentación necesaria para el cuidado del paciente.
Generalmente, el tipo de solución en la nube que tienen las pequeñas empresas es en forma de Software como Servicio (Software as a Service, SaaS). El proveedor se encarga del mantenimiento y de la seguridad del gestor documental. De esta manera, se ahorra en costes de personal y en quebraderos de cabeza. Los documentos de la empresa se almacenan en servidores externos, que pueden ser del proveedor o servidores de un centro de datos elegido por la empresa. No es necesario comprar un hardware adicional. Si la empresa ya posee un servidor, también puede ser una buena alternativa hacer una implementación en local. Si la implementación se hace en local, se debe tener conocimiento interno y tiempo para el mantenimiento y la seguridad.
Otra ventaja de la nube en forma de SaaS es que generalmente se paga una cantidad fija por usuario al mes. Es recomendable registrar los precios de las licencias por un largo periodo, ya que si no el proveedor podría aumentarlos en el futuro. Al hacer esto, el modelo de pago se mantiene predecible. Si la empresa agrega funcionalidades, aumentarán los costes. La Guía de Gestión Documental 2020 contiene una comparación de precios de diferentes paquetes de gestión documental en la nube.
¿Qué tiene que tener en cuenta una empresa pequeña al elegir un gestor documental?
La complejidad del paquete de gestión documental
Hay una gran variedad de paquetes de gestión documental. Pueden ser sistemas muy simples hasta sistemas muy complejos. Sin embargo, hay una diferencia entre lo que está disponible y lo que una empresa necesita. Para evitar malentendido, se debe comunicar adecuadamente tanto los requisitos y necesidades de la empresa, como el presupuesto a los proveedores. TIC Portal puede ayudar a las empresas a elaborar una lista completa de requisitos a través del número +34 954 040 045.
Se puede comenzar con un gestor documental de forma pequeña, pero después hay que elegir el paquete y el partner de implementación correctos. Siempre se pueden agregar funcionalidades al sistema de gestión documental, pero no siempre se pueden omitir. Por ejemplo, hay paquetes en el que la integración del correo electrónico está incluida de manera estándar. Los paquetes básicos con más competencias tienen también un coste más alto. Por lo tanto, las empresas que ofertan este tipo de paquetes básicos no aceptan clientes con presupuestos muy bajos. Si una empresa quiere empezar de manera muy pequeña con el gestor documental, también debe empezar a mirar cautelosamente qué partners de implementación pueden implementar un sistema de gestión documental desde cero.
¿Cuánto tarda en estar operativo el gestor documental?
Es posible que a la hora de comparar partners de implementación y paquetes, una empresa pequeña tambien mire el tiempo que se tarda en completar el cambio a un gestor documental. La mayoría de las empresas quieren empezar lo antes posible con el nuevo sistema. La velocidad de todo el proceso depende de tres elementos:
- El proceso de decisión
- La implementación
- La migración
Generalmente, el elemento que toma más tiempo es el del proceso de decisión. De hecho, se examinará cómo configurar el sistema de gestión documental junto con el partner de implementación. La disponibilidad tanto del partner de implementación como de la empresa jugará un papel importante en el tiempo de implementación. Normalmente, las empresas pequeñas no tienen un director de proyecto que se ocupe exclusivamente de este proyecto. En este caso, suele ser el propietario el que lo hace o un empleado, compaginandolo con su trabajo. Por otra parte, un pequeño paquete de funcionalidades puede acortar la duración del proceso.
Consejo: Antes de empezar a comparar paquetes, asegúrese de tener una lista de necesidades, inquietudes y reflexiones de los empleados. Tener todo esto de antemano acelera el proceso y, asegura el apoyo del lugar de trabajo.
Para la implementación de un sistema de gestión documental simple se tarda aproximadamente una semana. La implementación consiste en la instalación del software. Generalmente, con una solución en la nube esto puede ser aún más rápido. Aquí también influyen las funcionalidades escogidas. Por ejemplo, si una empresa pequeña requiere una seguridad más compleja, la instalación de todos los controles de acceso y autorizaciones aumentará el tiempo de implementación.
Tras la fase de implementación del sistema de gestión documental, se encuentra el paso final: la migración de los documentos existentes. Toda la información de la empresa debe transferirse desde su ubicación actual, a menudo en carpetas, al nuevo gestor documental. Sin embargo, no es necesario migrar todos los documentos. Por ejemplo, aquellos documentos con contenido duplicado, versiones obsoletas o documentos cuyo periodo de retención haya expirado no tienen que ser migrados. Realizar una buena selección de lo que se debería migrar al gestor documental puede suponer un ahorro de tiempo y ayuda a hacer una limpieza a fondo. La duración media de una empresa pequeña suele ser también de una semana aproximadamente, aunque esto puede variar mucho.
Facilidad de uso del sistema de gestión documental
Una empresa pequeña no quiere perder mucho tiempo en una formación intensiva de los empleados sobre el uso del gestor documental. La empresa quiere que sea intuitivo para que los empleados sean capaces de trabajar rápidamente con él. El sistema de gestión documental está creado para ser un alivio, no para que constituya una dificultad extra.
También puede resultar útil para una pequeña poder hacer pequeños ajustes al sistema por sí misma. Por ejemplo, un tipo de documento se puede clasificar de tres maneras diferentes en el gestor documental: “creado”, “revisado” y “aprobado”. Sin embargo, la empresa quiere crear una cuarta categoría, “concepto”, ya que los empleados piensan que es necesaria. Si el sistema de gestión documental permite que un empleado autorizado realice cambios menores, el ajuste se realizará rápidamente. Si por el contrario, para cualquier cambio, por pequeño que sea, hay que llamar al proveedor, esto cuesta dinero y, además, un tiempo valioso.
El partner de implementación
Una empresa pequeña, al igual que cualquier otro tipo de empresa, deberá hacer una elección estratégica sobre el partner de implementación. Esta elección supone una gran influencia en la fluidez de la implementación y en el servicio de mantenimiento posterior. Para un pequeña empresa,un soporte de ayuda bueno y rápido puede ser muy útil para problemas ocasionales o preguntas, ya que no suelen disponer de un servicio interno de TIC. Por ese motivo, tener un soporte inmediato en el teléfono que proporcione ayuda con una voz amigable es una gran ventaja. La Guía de Gestión Documental 2020 inspecciona y proporciona una ayuda a las pequeñas empresas para que elijan al partner de implementación adecuado.
