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Precio del software de recursos humanos

El precio del software de recursos humanos, al igual que el de otras soluciones empresariales, es siempre uno de los aspectos más importantes. El coste será uno de los puntos principales desde los que definir cuál será el retorno sobre la inversión en este software. Pero, ¿qué aspectos afectan al precio del software de recursos humanos? ¿Qué modelos de licencia existen?

Índice:

  1. Elementos del precio
  2. Modelos de licencias
  3. Costes ocultos

¿Qué elementos definen el precio del software de recursos humanos?

Hay muchos factores a tener cuenta a la hora de calcular el coste total de un software de recursos humanos. En primer lugar, el tipo de instalación del software determinará en gran medida su precio, siendo normalmente una solución de recursos humanos en la nube más barata que una solución on-premise. En segundo lugar, la cantidad de funcionalidades que se instalen con el software hará que el precio del software de recursos humanos aumente o disminuya, en función del número de herramientas o módulos que se quieran incluir.

Por último, existen diferencias de precio entre los dos tipos de programas de recursos humanos: como módulo integrado en un ERP o como una solución independiente. Si está integrado en un ERP, el coste correspondiente será el del ERP en su totalidad. Si en cambio es una solución independiente, su coste será más ajustado a un programa de recursos humanos específico. El rango de precios de un sistema RRHH sencillo va desde 8.000€ hasta 20.000€. Un departamento de recursos humanos con algunos procesos complejos puede requerir un software de RRHH desde los 20.000€ hasta los 50.000€. Hay otros factores que determinan el precio, como el número de usuarios o el tipo de funcionalidades que se necesita.

En el 70% de los casos, el precio de un sistema de RRHH está entre los 8.000€ y los 50.000€. No obstante, también puede ocurrir que el precio sea mayor. Por ejemplo, una empresa multinacional con una gran cantidad de empleados y funcionalidades necesitará un sistema de RRHH de mayor tamaño y coste. Por tanto, la inversión para el primer año en un software para una empresa grande puede ir desde los 50.000€ a más de 200.000€. En la Guía de Software RRHH 2022 hay una Calculadora de Presupuestos para evaluar cuál sería el coste de un sistema RRHH para su empresa.

Modelos de licencias de software de RRHH

Dentro de la distinta oferta de programas de software de recursos humanos, encontramos que no todos utilizan el mismo patrón para calcular el precio final. En este caso, podemos encontrar lo siguientes modelos de licencias:

  • Pago mensual por empleado: bastante popular gracias a la gran cantidad de software de recursos humanos que se vende como SaaS (software como servicio). En este caso, se paga por empleado que se incorpora al sistema, use este empleado el sistema o no. Puede que haya costes de implementación al principio, aunque no suele ser común en el campo de las aplicaciones SaaS.
  • Pago mensual por usuario: cambia la perspectiva y sólo se paga por usuario del sistema, normalmente administradores o responsables dentro del departamento de recursos humanos. El precio del software de recursos humanos que siga este modelo puede ser más económico, aunque hay que fijarse en que algunos fabricantes y proveedores dicen usuario cuando quieren decir empleado y viceversa. Además, muchos programas de recursos humanos también incluyen funciones para los empleados, lo que puede ser una sorpresa en el precio final al categorizar a estos empleados como administradores.
  • Pago único: este tipo de licencia suele estar ligada a grandes suites de gestión de recursos humanos o a un ERP que incluya funciones de recursos humanos. Normalmente este tipo de licencias son para instalaciones on-premise en grandes compañías. Además, puede traer costes extra en forma de funcionalidades y módulos añadidos o de gastos de mantenimiento.
  • Código abierto: en el mundo del software empresarial también hay muchas alternativas de código abierto. Algunas de ellas ofrecen planes de precios que incluyen extras como mantenimiento, asesoramiento, etc., mientras que otras simplemente dejan a cargo del equipo de IT de la empresa cualquier tipo de instalación, desarrollo, reparación o cambio del sistema.

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Costes ocultos del precio del software de recursos humanos

Dentro del precio del software de RRHH, se pueden incluir aspectos que no se suelen contemplar en un primer vistazo y que añaden costes extras. Ya sea por pérdida de tiempo o dinero, estos costes inciden directamente sobre el proyecto de implementación de un software de recursos humanos y deben ser tenidos en cuenta en todo momento. Además, no tienen por qué ser económicos, pero pueden afectar al retorno final sobre la inversión del programa.

Por ejemplo, podemos encontrar compañías con una organización de los empleados bastante compleja, que necesite incluir a distintas personas a cargo de grandes números de trabajadores: responsables de área, responsables de equipo, etc. Sin embargo, estos responsables no tienen por qué tener entre sus funciones las propias de un departamento de recursos humanos, por lo que formarles para utilizar el software correspondiente puede ser un gasto añadido de recursos, tiempo y dinero. Puede encontrar otros ejemplos de costes ocultos en el precio del software de recursos humanos en la Guía Software RRHH.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 15 octubre). Precio del software de recursos humanos. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/software-gestion-recursos-humanos/precio-software-recursos-humanos
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