Calcule los costes reales de un servicio o producto
El término Coste Total de Propiedad tiene su origen en el término inglés Total Cost of Ownership (TCO), sus siglas inglesas son muy utilizadas para referirse a ello. El TCO comprende los costes totales incurridos por un producto o servicio durante todo su ciclo de vida o ciclo de uso. Al calcular el coste real hay que tener en cuenta no solo el precio de compra más favorable, sino, también, lo que se conocen como costes adicionales: como el mantenimiento, personal, seguro, depreciación, capacitación, etc. En un caso idóneo, se incluirá en el cálculo el Retorno de la Inversión (ROI). En esto también se considerará el posible descuento que puede estar aplicado en la compra del servicio o producto.
El Coste Total de Propiedad puede calcularse tanto antes como después de la posesión o uso de un producto o servicio. Véase el caso de al decidir sobre un determinado software, por ejemplo, se puede calcular en función del ahorro de tiempo esperado (es decir, el ahorro en horas de trabajo) por paquete, de los costes de licencia o de los costes de mantenimiento. Éstos son, sin embargo, solo algunos elementos básicos. Un TCO completo proporciona una visión bastante completa de los posibles costes y beneficios.
¿Por qué las empresas calculan el coste total de propiedad?
Cuando se calcula el TCO, se llega a la lógica de tomar decisiones que reduzcan los costes a largo plazo. Al adquirir el servicio o producto más económico, no siempre resulta ser la mejor inversión. Por ello, muchas veces, la adquisición de un paquete de mayor coste suele ser la mejor opción a largo tiempo. Este enfoque ayuda a mejorar el estado de las compras internas. Los compradores tienen un mayor conocimiento de qué costes adicionales son innecesarios y tienen una visión más amplia de las inversiones y lo que pueden generar de ellas.
Finalmente, tener una estrategia de Coste Total de Propiedad es importante ya que repercute de forma positiva en la relación con los proveedores. La negociación del precio de compra va más allá de las negociaciones resultantes de un cálculo de TCO, sino que, el cliente y el proveedor se ponen a investigar juntos sobre el modelo de compra más eficiente. De esta manera se evitan costes innecesarios y comprando productos o servicios extras que son rentables.