Implementación de Alfresco

El proyecto de implementación de Alfresco suele implicar ciertos procesos para asegurar que se realiza adecuadamente. Además, si los departamentos encargados de la producción y gestión de la información no participan, es posible que no se tengan en cuenta aspectos importantes. La correcta implementación de Alfresco surgirá de la colaboración adecuada de los responsables de sistemas, documentación y, según el tipo de licencia, el partner del programa. Sin embargo, como en cualquier otro programa pueden surgir inconvenientes durante el proceso de instalación. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar una serie de pautas para evitar los errores más comunes durante la implementación de Alfresco.

Índice:

1. Bases de la implementación de Alfresco
   1. Requisitos mínimos de hardware y software
      1. Hardware
      2. Software
   2. Tiempo de implementación
2. Hoja de ruta

Conceptos básicos de la implementación de Alfresco

Para la implementación de AlfrescoAlfresco es un sistema de gestión de contenidos de código abierto que permite a las organizaciones capturar, almacenar, buscar y colaborar en documentos de muchos tipos distintos. Se habla de gestión de contenidos porque no sólo ofrece a las empresas herramientas de gestión documental, también se ocupa de la gestión de contenido web, records management, trabajo colaborativo, flujos de trabajo (mediante Activiti o jBoss jBPM), gestión de procesos empresariales, etc. uno de los primeros aspectos a tener en cuenta es el tipo de licencia que estaremos utilizando. Al ser un proyecto surgido en el código abiertoOpen source o código abierto es el término empleado al software distribuido bajo una licencia que permite al usuario acceso al código fuente. Este tipo de licencia posibilita el estudio y la modificación del software con total libertad. Además, su redistribución está permitida siempre y cuando esta posibilidad vaya en concordancia con los términos de licencia bajo la que se adquiere el software. (open source), está la opción de instalar Alfresco Community, versión gratuita pero sin soporte. Con esta versión habrá que realizar todo el proceso de implementación con el propio equipo de informática interno. Para quien opte por la versión Community, existen foros y wikis de la comunidad Alfresco como soporte, llenos de manuales para el desarrollo del softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc.. Aunque esta opción es la más económica, las necesidades de desarrollo propio y la falta de soporte pueden no resultar demasiado atractivas para todas las empresas.

Por otro lado, Alfresco Enterprise es el nombre de la licenciaLas licencias de software son unos contratos en los que el usuario acepta los términos y condiciones del fabricante para poder hacer uso del software. Las licencias que se adquieran (independientemente de si son de pago o gratuitas) serán más restrictivas o menos. Dependiendo de si el software es libre o propietario, estos términos y condiciones serán más restrictivos o menos. comercial del software que ofrece soporte y funcionalidades más amplias. Esta versión está dirigida a entornos de gestión documental más amplios o que incluyan procesos más complejos (como BPMLa gestión de procesos empresariales (Business Process Management, BPM) se usa para mapear, evaluar y optimizar todas las estructuras, procesos y flujos de trabajo dentro de una empresa. A través de un enfoque de BPM, los procesos empresariales también se analizan, visualizan y, ocasionalmente, se registran desde un nivel global. Por lo tanto, la gestión de procesos empresariales es muy holística, pero los detalles de procesos empresariales específicos no se pierden de vista. con Alfresco Activiti). A no ser que se disponga de un gran personal informático, esta edición necesitará contar con un partner que guíe el proceso de implementación.

Tras la adquisición de la licencia y la implementación de la licencia empresarial, el mantenimiento de la plataforma tiene que realizarse periódicamente. Alfresco ofrece un servicio propio para asegurar que el sistema se ejecuta sin inconvenientes y para asistir a la empresa en caso de necesidad. Este mantenimiento se puede realizar de forma directa con Alfresco o mediante partners certificados. En ocasiones, el mismo partner que asistió con el proceso de implementación será el que continúe con el mantenimiento del sistema, dando un mayor rol al partner tras la implementación. Por esta razón, elegir al proveedor correcto puede ser esencial para el funcionamiento de Alfresco, tanto durante como después de su implementación. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. puede encontrar una serie de pautas para elegir al proveedor más adecuado tanto para la implementación como el mantenimiento de Alfresco.

Requisitos mínimos de hardware y software

Para una correcta implementación de Alfresco, hay ciertos requisitos a la hora de seleccionar donde se ejecutará el hardwareUn hardware es el componente material que conforma un equipo informático, es decir, todo aquello que se puede tocar, como por ejemplo: la pantalla, el ratón, el teclado, etc. Esto actúa en contraposición al software, que se refiere al componente lógico de un equipo informático (todos los componentes que no se pueden tocar pero que hacen posible la realización de tareas específicas): sistema operativo, procesadores de texto, etc. Gracias a la combinación de software y hardware, un equipo informático funciona correctamente.. Alfresco tiene una serie de recomendaciones en este sentido para asegurar que la instalación se realiza de forma óptima. Además, también se recomienda que se disponga de software concreto para poder desplegar Alfresco.

Hardware

Una pequeña instalación de Alfresco debería ser capaz de ejecutarse en cualquier servidorUn servidor es un aparato informático que almacena, distribuye y suministra información. Los servidores funcionan basándose en el modelo “cliente-servidor”. El cliente puede ser tanto un ordenador como una aplicación que requiere información del servidor para funcionar. Por tanto, un servidor ofrecerá la información demandada por el cliente siempre y cuando el cliente esté autorizado. Los servidores pueden ser físicos o virtuales. pequeño, aunque siempre dependerá del número de usuarios que utilicen el sistema. En cualquier caso, para el rendimiento óptimo se recomienda lo siguiente:

• Sistemas de 64 bits: aunque se pueden utilizar sistemas de 32, el rendimiento aumenta en entornos de 64.
• Usar un sistema con una velocidad de procesamiento por encima de los 2.0 GHz.
• Alojar suficiente memoria RAM para el sistema operativo además de la necesaria para la Máquina VirtualUna máquina virtual (VM, por el inglés Virtual Machine) o como hipervisor. Una VM es un programa de software que permite usar un sistema operativo diferente y realiza tareas tales como ejecutar aplicaciones y programas como si fuera otro ordenador. Es decir, es como si fuera un ordenador dentro de un ordenador. La máquina virtual está aislada del resto del sistema, lo que quiere decir que el software que contiene no puede escapar de ahí ni afectar al resto del ordenador. de Java (JVM).
• Guardar los índices de búsqueda en el disco local en lugar del almacenamiento en red.
• El almacenamiento de disco debe ser siempre superior a la estimación de los documentos que se vayan a guardar; así pues, también hay que incluir espacio para los archivos temporales y las distintas versiones.

Dependiendo del número de usuarios que utilicen el sistema de forma concurrente (al mismo tiempo) o casual (una o dos veces al día), también se pueden encontrar distintas configuraciones mínimas. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar una serie de configuraciones de CPU y RAM para distintas cantidades de usuarios concurrentes y casuales.

Software

En cuanto al softwareUn software es el componente lógico del que está constituido un equipo informático. Es decir, se trata de una herramienta que está formada por todos los componentes del sistema que no se pueden tocar, pero que hacen posible la realización de tareas específicas, como por ejemplo: procesadores de texto, hojas de cálculo, editores de imágenes, sistema operativo, etc. necesario para la implementación de Alfresco es más o menos el siguiente:

• Base de datos: Alfresco trae preconfigurada una base de datosUna base de datos es una herramienta que recopila datos, los organiza y los relaciona para que se pueda hacer una rápida búsqueda y recuperar con ayuda de un ordenador. Hoy en día, las bases de datos también sirven para desarrollar análisis. Las bases de datos más modernas tienen motores específicos para sacar informes de datos complejos. PostgreSQL 9.3.6. Sin embargo, se puede utilizar cualquiera de las bases de datos soportadas por el sistema: DB2, MariaDB, MySQLMySQL es un sistema de gestión de base de datos (SGBD) de código abierto. El SGBD MySQL pertenece actualmente a Oracle. Funciona con un modelo cliente-servidor. Eso quiere decir que los ordenadores que instalan y ejecutan el software de gestión de base de datos se denominan clientes. Cada vez que necesitan acceder a los datos, los clientes se conectan al servidor del sistema de gestión de base de datos y le solicitan la información que necesitan. El servidor se la brinda siempre y cuando tenga los derechos de acceso., Oracle, SQL Server o Amazon RDSAmazon Relational Database Service, más conocido como Amazon RDS, es, como su propio nombre indica, un servicio de base de datos relacional en la nube. Amazon RDS permite desplegar bases de datos de Oracle, MySQL, SQL Server o PostgreSQL, ofreciendo así flexibilidad a la hora de usar una base de datos en la nube o trasladar las que estén instaladas en red local.
• Servidor de Aplicaciones: Alfresco 5.0 se ejecuta en Tomcat
• Suite ofimática LibreOffice: Para convertir documentos de un formato a otro Alfresco utiliza LibreOffice 4.2
• Kit de Desarrollo Java SE (JDK): Para la última versión de Alfresco (5.0) la versión 7.0 y 8.0 de Java son compatibles
• Imagemagick: Para la vista previa de imágenes
• GhostScript: Junto con Imagemagick para la vista previa de imágenes.

¿Cuánto se tarda en implementar Alfresco?

La implementación de Alfresco dependerá, como ya se ha mencionado, de la versión y funcionalidades que se deseen aplicar a la empresa. Según un informe realizado por la firma Forrester en base a 4 grandes implementaciones de Alfresco, la duración de las implementaciones se situaban entre los 2 y los 6 meses de duración. Obviamente, esta duración es orientativa y podrá sufrir alteraciones dependiendo de los procesos, organización y otros aspectos que se quieran incluir dentro de Alfresco.

En general, los sistemas de gestión documental no suelen tener un período de implementación demasiado largo. Frente a otro tipo de software empresarial como ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros. o HRMEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos., los proyectos de gestión documental suelen ser de menor duración. Sin embargo, como en todos los casos, durante la implementación de Alfresco pueden surgir imprevistos que pospongan la fecha final de publicación del software. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. podrá encontrar cómo preparar su empresa para una correcta implementación de Alfresco.

Hoja de ruta para implementar Alfresco

¿Se ha decidido a empezar la implementación de Alfresco pero no sabe por dónde empezar? No hay problema, aquí ofrecemos una pequeña hoja de ruta para llevar a cabo la implementación sin inconvenientes:

1. Determine las fuentes de contenido: el contenido en una empresa se produce en distintos lugares y si no se tiene un cierto orden, pueden estar repartidos en varios lugares. Tanto si son documentos de texto como archivos multimedia, la identificación del origen y ciclo de vida útil de todo ese contenidoEl ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención. es esencial para el proceso de implementación de Alfresco.
2. Identifique los creadores de contenido: al igual que los distintos lugares dónde se produce la información, puede que haya una variedad de creadores involucrados en la producción y el mantenimiento del contenido. Tener en cuenta a todos estos creadores ayudará a establecer los roles y acciones que realizan, así como los permisos de usuario necesarios para Alfresco.
3. Identifique los procesos de creación de contenido: señalar y clasificar los procesos de creación de contenido será esencial para la correcta implementación de Alfresco. Además, con un claro diagrama de flujoEl diagrama de flujo de datos (DFD), data flow diagram, es la representación gráfica del flujo de datos de un proceso o sistema. El diagrama de flujo de datos es una de las principales formas de crear un modelo de procesos de un sistema. El diagrama de flujo de datos es un concepto bastante parecido al Blueprint. No obstante, el DFD se centra en los datos y el Blueprint en los procesos. será más fácil que los desarrolladores implementen estos procesos adecuadamente.
4. Diseñe la organización documental interna: crear un set de etiquetas estándar para el negocio; elaborar la estructura y jerarquía de la categorización del contenido y definir los tipos específicos de contenido y metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. de la compañía.
5. Crear la estructura del contenido: esto tratará de aclarar cómo se organizará el contenido en el repositorio: número de grupos y roles de usuario a crear, el espacio de almacenamiento por defecto, etc.
6. Asociar las funciones de Alfresco con los procesos de negocio: con la información del paso 1 y 2, se deberán asignar las funciones de Alfresco que tratarán con los procesos de creación de contenido en la empresa.
7. Implemente las funciones estándar: dependiendo de si se instalará la versión Alfresco Community o Alfresco One, el siguiente paso debería ser el de la implementación de las funciones básicas de Alfresco. Si todo ha ido bien, en este punto debería empezar a probarse el sistema por parte de los usuarios y así poder evaluar el rendimiento y las funcionalidades del sistema.
8. (Opcional) Implemente las opciones personalizadas: Una vez que ya se hayan ido utilizando aquellas opciones básicas de Alfresco cada usuario sabrá que echa en falta (o no) en Alfresco. En este momento pueden consultarse las personalizacionesPersonalizar un software consiste en hacer adaptaciones en el software para que se ajuste a los procesos y a la cultura de una empresa. Estas adaptaciones ayudan a que el sistema cumpla con las necesidades de la empresa y evitan tener que hacer tareas manualmente. Cuando se contrata un software, éste tiene unos módulos y unas funcionalidades estándares. No obstante, no hay una forma “estándar” de trabajar, sino que cada empresa tiene su propia forma de proceder. que se quieren añadir y así conseguir una solución de gestión documental y contenido más duradera. En la Guía AlfrescoLa Guía de Alfresco contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de gestión documental. Dentro encontrará, entre otras cosas: precios, comparación con soluciones propietarias, funcionalidades, consejos e importantes errores comunes. puede encontrar de forma detallada todas las funciones que se pueden personalizar en Alfresco.

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