El precio de Alfresco es una de las ventajas más claras de este gestor documental. Al ser open source el coste no es tan alto como el de otro tipo de software propietario. Sin embargo, la particularidad para el cálculo del precio de Alfresco hace que este sistema pueda no ser atractivo para todo tipo de empresas. Entonces, ¿cómo se calcula? ¿Cuánto cuestan las distintas versiones de Alfresco? ¿Es comparable el coste de Alfresco con los de otros gestores documentales, como Nuxeo, Magnolia, KnowledgeTree, OpenKM u Athento?
¿Cómo se calcula el precio de Alfresco?
Uno de los primeros aspectos a aclarar para conocer el precio de Alfresco reside en el tipo de versión o paquete que se quiera utilizar. En función de esto, la cantidad a pagar por el sistema de gestión documental dependerá del número de CPU que se utilicen o del número de usuarios que utilicen el sistema. La primera modalidad (pago por CPU) corresponde a la versión on-premise, denominada Alfresco One. Por otro lado, la segunda (pago por usuario) corresponde con Alfresco Cloud.
Por último, se encuentra Alfresco Community. Esta versión se puede utilizar de forma gratuita pero no incluye ni soporte ni atención personalizada del sistema. El equipo de informática debe encargarse de implementar, desarrollar y gestionar desde un principio todo el entorno Alfresco. No obstante, se cuenta con los foros de la comunidad Alfresco como punto de soporte y discusión. En cualquier caso, la versión Community sí que tendrá costes asociados para el hardware necesario para ejecutar esta versión. Puede encontrar una comparativa detallada sobre el ahorro de una solución de código abierto como Alfresco frente a software propietario en la Guía Alfresco.
Coste de Alfresco en la Nube
Respecto al precio de Alfresco Cloud, hay que tener en cuenta que Alfresco mantiene una colaboración con Amazon Web Services. Esto significa que las instancias de Alfresco Cloud se alojan dentro de AWS. Dependiendo del tipo de edición en la nube (Standard o Enterprise), el precio por usuario puede variar. En cualquier caso, el coste base para Alfresco Cloud en AWS se sitúa sobre los 150€ anuales por usuario aproximadamente.
Por otro lado, AWS también incluye una opción para alojar las versiones on-premise en la nube, tanto Alfresco Community como para Alfresco One. Si se dispone de una licencia de Alfresco One, tan sólo habría que pagar por el uso de datos y tráfico de red en AWS para utilizarla. Para Community habría que pagar por el uso de AWS, mientras que todo el ensamblaje y desarrollo del sistema tendría que ser realizado por los propios usuarios o el departamento TIC de la empresa.
Coste de Alfresco One
Para calcular el precio de Alfresco on-premise hay que tener en cuenta el coste base de la licencia por CPU y luego añadir el precio de todas aquellas opciones extras que se quieran incorporar. Si se quiere un entorno de alta disponibilidad también habrá que añadir el precio de otra licencia por CPU. Además, existen distintos niveles de soporte para el sistema, oro y platino, en función del tiempo y atención de respuesta y resolución de problemas. Por poner un ejemplo, un sistema con 1 CPU con servicio para unos 100 usuarios alcanzaría unos 48.000€. Este precio incluye lo necesario para poner en marcha el sistema: licencia, base de datos y servidor. Sin embargo, los cálculos pueden cambiar en función del número de CPU que se utilicen. Puede analizar varios presupuestos para distintas configuraciones tanto de Alfresco One como Alfresco Cloud en la Guía Alfresco.
Comparación del precio de Alfresco con otros gestores documentales
Si se está buscando un gestor documental para la empresa, uno de los primeros pasos es analizar los procesos relacionados con documentación. Tras evaluar las cuestiones internas relacionadas con documentos, es posible que empiece a considerar distintos programas para mejorar el estado de la información interna, como Alfresco, Documentum, OpenText o SharePoint.
Las grandes diferencias de precio entre los distintos gestores documentales pueden inclinar la balanza hacia soluciones más económicas pero con funcionalidad sólida. Aunque Alfresco es un buen candidato, quizás merece la pena evaluar todos los costes asociados a cada programa. De esta forma, se podrá elegir la solución más completa y económica en base a la organización interna de los procesos. Pero, ¿cómo se compara el precio de Alfresco con el de otros gestores documentales?
Alfresco vs. otros gestores documentales: guerra de precios
Es posible que se valoren los distintos gestores documentales más conocidos del mercado para un proyecto de gestión documental. El aspecto técnico variará en gran medida, pero el coste del sistema será siendo un elemento importante. Una de las ventajas que tiene el precio de Alfresco frente al de otros sistemas de gestión documental es su carácter open source. Por ello, el coste final de la licencia puede llegar a ser entre un 90 y un 50 por ciento menor que el de otros gestores documentales del mercado.
Además, no sólo hay una diferencia de precio en los costes de la licencia, si no también en el mantenimiento del software. Tanto si se opta por hacerlo con el equipo TIC interno como a través de un partner, el gasto no será el mismo para todos los sistemas de gestión documental. El rol del partner que ayude con la instalación puede ser esencial para ayudar a determinar cuál es la opción más adecuada incluyendo los gastos de mantenimiento. Para conocer cómo puede ayudar un proveedor de Alfresco a reducir los costes del sistema consulte la Guía Alfresco.