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El Top 5 “game changers” en la gestión documental en España

El Centro Europeo del Conocimiento para la Tecnología de la Información, EKCIT, ha recopilado un Top 5 de instituciones, empresas, software o personas relevantes en la gestión documental española. Estos agentes están transformado las reglas del juego en relación a la documentación y la administración del contenido. La gestión de la documentación está cobrando un mayor protagonismo tanto a nivel particular como empresarial y es una clara tendencia. ¿Quiénes son esos actores que están revolucionando la gestión documental? ¿Cuáles son las innovaciones que aportan? ¿Están transformando el sector?

#5. Universidad Pablo de Olavide, más accesible gracias a la digitalización

La gestión documental tiene su aplicación tanto en el sector empresarial como en el académico. Dentro de este último, cabe destacar el proceso de digitalización que se inició el año pasado en la Universidad Pablo de Olavide (UPO) de Sevilla, de la mano de T-Systems. El objetivo es facilitar el acceso a la información, así como reducir los tiempos en la consulta de la misma.

Para ello, se pretende volcar poco a poco la información de los diferentes miembros de la comunidad universitaria: Personal Docente e Investigador (PDI), el Personal de Administración y Servicios (PAS) y los estudiantes. Este proyecto es una clara apuesta por parte del centro de estudios hacia una transformación tecnológica y denota la clara tendencia de lo digital debido a las grandes ventajas que ofrece.

Según el rector de la UPO, Vicente Guzmán, con este proceso buscan ser una universidad más integrada y conectada para ofrecer un sistema de gestión de documentos más preciso. Que permita acceder de forma automática a los documentos, como expedientes académicos, publicaciones de notas, o documentos administrativos. Considera que la digitalización era un paso necesario que tenían que abordar rápidamente.

La importancia de este proceso recae en que no son los fondos antiguos de la universidad los que se va a digitalizar, como ocurre en otras universidades, aunque también es necesario; sino que se busca optimizar todos los procesos de la entidad reduciendo el papel y pasándolo a formato digital.

#4. Julián Marquina: ¿La unión de bibliotecas y redes sociales es posible?

Otro ámbito en el que la gestión documental está suponiendo una auténtica revolución, es en las bibliotecas, existiendo multitud de software de gestión documental específicos para ellas. Dentro de este ámbito, destaca una persona en concreto, por la combinación exitosa que ha realizado de las bibliotecas y las Redes Sociales: Julián Marquina.

El polifacético joven se ha forjado una fuerte marca personal debido, entre otras, a su especialización en el sector y a la variedad de trabajos realizados. Entre su extensa experiencia, destaca su labor como documentalista, community manager de Baratz – Servicios de Teledocumentación; profesor en diferentes escuelas de negocio de prestigio; escritor de diversos artículos, informes e incluso un libro; conferenciante; creador de varios blogs referentes en el sector y un largo etcétera.

Desde las redes comparte su pensamiento y opiniones acerca de una variedad de temas, más allá de las bibliotecas, que hacen que sus cuentas sean tan interesantes. Entre ellos encontramos: la documentación, internet, las redes sociales, la lectura, tecnología, etc. Entre las claves de su éxito, se encuentran el acercamiento de las bibliotecas al público en general a través de las redes sociales y la creación de una comunidad en torno a las bibliotecas, los archivos, y la documentación.

#3. Caso de éxito de transformación digital: Danone

La filial española de esta multinacional francesa ha experimentado una gran transformación digital. Esto ha sido posible, a través de WordPress, el gestor de contenidos online cada vez más extendido. Dicha plataforma de creación de páginas web es el CMS (por sus siglas en inglés) en la nube más empleado, con un 25,7% de uso, tanto por particulares como por grandes empresas.

Gracias a WordPress, Danone a desarrollado una nueva página web que le aporta un perfil más humano y cercano al consumidor. Como se puede apreciar en la imagen inferior, donde la nueva web corporativa parece ser un blog particular más que de una empresa que vende yogures, como podemos ver en la pequeña presencia del logo.

Dicha imagen renovada les hizo merecedores de la nominación como “Mejor Website del año 2015” en la sección de Bienes de consumo, por parte de la compañía MetrixLab, responsable de dicho ranking.

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Merece destacar también el compromiso social de la marca, siendo una empresa que colabora con diferentes entidades solidarias como el Banco de Alimentos, Aldeas Infantiles y Fundación Theodora, entre otras.

#2. Asociación novedosa: Fundación Ciencias de la Documentación

Es importante la labor social de esta asociación que busca que la información sea un instrumento de cambio ciudadano. No es únicamente un punto de encuentro para profesionales del sector, para los que cuenta con una Red, a la que se puede formar parte de manera gratuita. Si no que también refleja y ayuda a la transformación tecnológica con todo lo relacionado con la información y la documentación.

Actualmente están desarrollando un proyecto internacional llamado “Documentar y Formar en valores en la sociedad del siglo XXI“, cuya misión es recabar y dar a conocer todas aquellas ideas que promuevan una sociedad basada en valores. Para ello han generado un entorno abierto donde poder compartir la información y desarrollar las bases de la construcción de una sociedad basada en valores.

Es ese papel social y el buscar ser agente cambiante de lo establecido, lo que se destaca al posicionarlo en esta lista. La idea de base de mejorar la sociedad es lo que le otorga el factor diferencial en el sector de la gestión documental.

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#1. Software innovador de gestión documental: Alfresco

Dentro de los softwares más completos e innovadores de gestión documental se encuentra Alfresco. El principal atractivo de esta solución de código abierto (open source) radica en la versión Alfresco Community. Esta edición gratuita del programa permite a empresas pequeñas o con un volumen bajo de documentación, tener un gestor documental con el que organizar su empresa. Además facilita a los departamentos de sistemas a realizar pruebas antes de decidirse a comprar, o no, la solución para toda la compañía, e incluso que los desarrolladores puedan hacer algún trabajo de edición.

Es necesario comentar que esta versión no ofrece soporte, por ello, para usarlo en tu empresa, sería necesario contar en la plantilla con personal experto en el software para que solucionen los problemas que surjan, o bien, contratar otra versión del software (ya de pago). Para la resolución de dudas, Alfresco además pone a disposición de los usuarios unos foros donde los propios usuarios o la compañía resuelve las cuestiones principales. Así mismo, facilita una web con toda la documentación necesaria para que cualquier persona pueda implementar la versión Community.

Esta nueva forma de ofrecer el software de forma gratuita, es la verdadera revolución que aporta Alfresco. Su modelo de negocio es freemium, es decir, ofrece una versión gratuita del software con ciertas limitaciones, para mover al cliente hacia la versión de pago con la que obtendrán todas las funciones. Si unimos este modelo a que es de código abierto, se obtienen las claves del éxito de este gestor documental.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 20 septiembre). El Top 5 “game changers” en la gestión documental en España. TIC Portal. https://www.ticportal.es/noticias/sistemas-gestion-documental/top-5-gestion-documental-espana