Ciclo de vida de un documento

Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo

El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retenciónRetener significa literalmente mantener conservado. se encarga de incluir todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. la gestión de retención está estrechamente relacionada con la gestión de registros (también conocida como Records Management) y el ciclo de vida de un documento. A menudo estos términos se usan de forma indiferente. Por lo tanto, la gestión de retención trata sobre si un documento se debe guardar en el archivo, y del tiempo de almacenamiento de dichos documentos. .

En la Guía de Gestión Documental 2023La Guía de Gestión Documental contiene información esencial para los jefes de proyectos que se están orientando sobre la adquisición de un (nuevo) paquete de software de gestión documental. En su interior se puede ver cuáles son los requisitos indispensables de un partner de digitalización. podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.

La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento

El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresaUn sistema de gestión documental, o document management system (DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla., ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.

Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajoEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows. Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una buena herramienta de gestión documentalEl mercado de programas de gestión documental ofrece un sinfín de posibilidades pero no todas son válidas para una compañía. Elegir un programa supone el análisis en profundidad no sólo de las opciones comerciales, sino de los requisitos de la empresa. Características, proveedores, facilidad de uso, necesidades, etc. serán aspectos a estudiar en el proceso de selección. se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentalesEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.

Atención:el ciclo de vide de los documentos se gestiona mejor cuando todo el proceso está digitalizado. No todas las empresas tienen todos sus documentos, procesos y flujos digitalizados. Dar el paso a la digitalización es muy complejo. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook DigitalizaciónCon este digiBook incrementa sus posibilidades de llevar a buen puerto un proyecto de digitalización. De la mano de cinco pasos, se examinan diferentes escenarios de digitalización, y se aclaran los pasos que debe seguir como gestor de proyectos antes y durante un proyecto de digitalización.. Este digiBook ayuda a determinar cuál es la mejor estrategia y método de digitalización dependiendo de las características de la empresa y de sus requisitos.

¿Qué etapas atraviesa este ciclo?

Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:

1. 1. Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido.
   2. Organización y clasificación: gracias a los metadatosLos metadatos, o metadata en inglés, son los datos sobre datos. Por lo tanto, los metadatos, son los datos que proporcionan un contexto, descripción e información adicional sobre datos. Estos datos pueden encontrarse en una página web, imagen, vídeo, documento o carpeta. En el caso de las páginas webs, estos datos se encuentran en las “meta tags” o meta etiquetas de HTML o XHTML. es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records managementEn la gestión de registros, Records Management, se incluyen todos los documentos (e, incluso, archivos multimedia) que se archivan dentro de una empresa. En un contexto TIC, el término se refiere generalmente a la forma de archivar con ayuda de un gestor documental. La importancia de la visión y una buena seguridad de un archivo digital se ve reforzada debido a una legislación cada vez más estricta. Por ejemplo, para los documentos básicos de la administración de una empresa, como contabilidad y nóminas, se aplica un periodo mínimo de retención de siete años. También deben poder ser llamados para inspección al presionar un sólo botón..
   3. Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultáneaLa colaboración en tiempo real es una funcionalidad dentro de un software que permite a diferentes usuarios trabajar juntos en un mismo proyecto de forma simultánea. Este tipo de soluciones suele contener una serie de características para facilitar la comunicación entre empleados: Mensajería instantánea; Grupos de chat; Pizarras colaborativas; Compartir aplicaciones; Compartir escritorio; Vídeo y herramientas de audio. o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de accesoLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores. para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.

Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.

1. Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documentoSe llama control de versiones a la gestión de cambios efectuados en un documento, programa, imagen, website y otros archivos que contengan información. Los cambios se registran de forma automática y pueden ser identificados mediante números o combinaciones alfanuméricas. En los sistemas de gestión documental con funciones avanzadas de control de versiones, cada cambio no señalará únicamente las modificaciones efectuadas, sino quién y cuándo se realizaron. se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISOLas normas ISO son normativas internacionales para la optimización de los procesos empresariales, fueron elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Los miembros de ISO son representantes de los institutos de normalización nacionales, como la UNE en España (Una Norma Española). Estos representantes establecen las normativas ISO en consenso. Las estandarizaciones establecidas por consenso se escriben en un documento en inglés y se facilita su adquisición a través de la plataforma ISO. Las organizaciones nacionales también ofrecen traducciones de dichas normas..
2. Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digitalTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo. de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.

Tipos de documentos y su ciclo de vida

En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.

Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidadLas normativas ISO son estándares internacionales para la optimización de los procesos de la empresa, elaboradas por la Organización Internacional de la Estandarización (ISO, International Standard Organization). Las ISO no son ningún paquete cualquiera que se puede añadir a un sistema de gestión documental, pero la gestión documental tiene una gran influencia sobre si se pueden cumplir ciertas normas ISO. Un gestor documental cumple varias condiciones básicas para la certificación ISO, y se puede ajustar a una estrategia ISO específica..

E-mails

En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mailsLa integración del e-mail dentro del sistema de gestión documental sirve para tener toda la información en un único repositorio. De esta forma, toda la información pertinente se encuentra centralizada y accesible para aquellas personas que estén autorizadas a consultarla. Esta integración también permite hacer una trazabilidad de los documentos por e-mail. Pudiendo comprobar quién la recibió, quiénes tienen derecho a acceder a tal información y quiénes la han consultado y/o editado.. En caso de no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.

Correo postal

Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papelUna paperless office, u oficina sin papeles en español, es una oficina en la que se hace el mínimo o ningún uso del papel. Este término ya existe desde hace medio siglo, pero, desde las últimas décadas, cada vez más empresas ponen este concepto en práctica. Una oficina completamente sin papel es difícil de conseguir y, a menudo, no siempre funciona de forma óptima, muchas empresas se pasan al “less paper” o menos papel. Por ejemplo, esto se hace para recibir y enviar factura digital, pero el plan mensual aún se comparte en papel para que los empleados puedan agregar sus propias notificaciones. , a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentosLa digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible. e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.

Facturas

Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto en sistemas de ERPUn sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o sistema de planificación de recursos empresariales se hace cargo de distintas operaciones internas de una empresa, desde producción a distribución o incluso recursos humanos. Por tanto, este software gestiona los distintos procesos empresariales de una misma empresa. Existen muchos tipos de ERP: horizontales (generales) y verticales (sectoriales); para pequeñas, medianas y grandes empresas; nube, híbrido o en local; entre otros., como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los inventarios, etc.

Por último pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos últimos años es hacer uso de la factura electrónicaLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente.. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimiento pertinentes de auditoría.

Nóminas

El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulosUn software modular es aquel que se construye únicamente a partir de las funcionalidades requeridas por el cliente. De esta forma, solo se tiene y se paga por lo que se necesita. Si se desea, se pueden ampliar o disminuir las funcionalidades contratadas del software para ajustarse a sus requisitos. que pueden instalarse en un software de Recursos HumanosEl software de recursos humanos se utiliza en empresas que disponen un departamento de RRHH o un responsable dedicado a planificar y administrar la gestión del personal. Dentro de las funciones de este departamento puede encontrarse la atención al personal, el registro de ausencias, bajas y horas trabajadas, la gestión de nóminas y salarios, la asignación de vacaciones y otras solicitudes directas del personal. Además, también pueden encargarse de los distintos procesos de selección para puestos vacantes, las evaluaciones de desempeño de trabajadores o la planificación de ascensos..

Otros documentos técnicos

Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinariaEn las empresas del sector de la ingeniería, como empresas de arquitectura, construcción, mecánica, aeronáutica, eléctrica, las formas de trabajo se centran en proyectos. Estos proyectos se realizan con diferentes organizaciones colaboradoras y clientes que aportan y reciben información a lo largo de todo el proyecto. Este concepto de colaboración engloba la mayoría de los requisitos que se piden a los gestores documentales en ingeniería. se almacenan hasta que el proyecto llega a su finA la hora de gestionar proyectos hay que tener en cuenta que cada proyecto es único y que pueden ser de sectores muy diversos. Por tanto, cada proyecto también tendrá diferentes documentos, materiales, personal, duraciones, presupuestos, requisitos, etc. Desde un software ERP, se puede coordinar toda esta información de forma centralizada y sacar informes para llevar un seguimiento y previsiones del proyecto.. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticosDebido a que la industria farmacéutica es una rama delicada, se han establecido muchas directrices para el sector. El cumplimiento de estas directrices puede conseguirse a través de la personalización del software, pero existen también paquetes de gestión documental específicos para el sector farmacéutico.  se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.