Evolución de un documento desde su inicio hasta su estatus inactivo
El ciclo de vida de un documento, o Document Lifecycle en inglés, es la secuencia de fases que atraviesa un documento, así como el tiempo establecido que debe permanecer en cada etapa desde que se crea hasta su archivo o destrucción. Todo ciclo vital se deriva del concepto de la vida de un organismo biológico: nacer, vivir y morir. De la misma manera que se crea un documento, este se usa mientras tenga un valor continuo y, más tarde se evalúa para determinar su eliminación o retención.
En la Guía de Gestión Documental 2023 podrá ver cuáles son los requisitos generales, y los específicos centrados en la digitalización de documentos, para la adecuada selección del proveedor.
La utilidad del correcto ciclo de vida de un documento
El ciclo de vida de un documento es primordial para la gestión de la documentación de la empresa, ya que se estima que el 20% de los registros se archivan incorrectamente y se pierden para siempre. Además, el correcto funcionamiento de este ciclo puede evitar la pérdida de tiempo causada por el hecho de que varias personas tengan que recuperar los archivos desde diferentes lugares y departamentos, así como la duplicidad de documentos. Por esa razón es importante establecer un estado para el documento, pues es de vital importancia que todos conozcan qué tareas faltan por realizar, quién debe pasar el documento a quién, quién lo ha visto ya, etc.
Para establecer un ciclo de vida se suele recurrir a un sistema de plantillas de tareas para crear flujos de trabajo relacionados con los documentos; esto son los llamados workflows. Cuando hablamos de ciclo de vida y flujos de trabajo no podemos evitar relacionarlo con el proceso de gestión documental. En definitiva, se trata de una consecución de fases con un fin determinado y forma parte del propio proceso de gestión documental como tal. Sin embargo, es importante no confundirlos. Un flujo de trabajo de aprobación redirige de forma automática un documento, asigna tareas de revisión, realiza un seguimiento del progreso de flujo de trabajo, envía avisos y notificaciones; entre otras tareas. Gracias a una buena herramienta de gestión documental se pueden establecer y personalizar diferentes ciclos de vida y workflows para los procesos documentales y contenidos, ayudando de este modo a la empresa a mantenerlos bajo control.
Atención:el ciclo de vide de los documentos se gestiona mejor cuando todo el proceso está digitalizado. No todas las empresas tienen todos sus documentos, procesos y flujos digitalizados. Dar el paso a la digitalización es muy complejo. Por eso, TIC Portal ha creado el Premium digiBook Digitalización. Este digiBook ayuda a determinar cuál es la mejor estrategia y método de digitalización dependiendo de las características de la empresa y de sus requisitos.
¿Qué etapas atraviesa este ciclo?
Estas son las fases por las que atraviesa un documento a lo largo de su ciclo vital:
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- Creación: consiste en la preparación de un borrador con una estructura predeterminada. Este documento pasará por diferentes manos, con lo que tiene que respetar una estructura y unas normas de redacción para que todos los empleados que estén involucrados en su consulta o manipulación puedan entenderlo. En el ámbito de la abogacía, un ejemplo sería una sentencia, una ley de enjuiciamiento civil, u otros documentos que requieran uniformidad en su contenido.
- Organización y clasificación: gracias a los metadatos es posible etiquetar documentos. Normalmente se usan para la administración de los documentos electrónicos. Los metadatos proporcionan un contexto, descripción e información adicional, como el título, la persona que lo creó y cuándo, a qué departamento(s) pertenece, cuándo se modificó por última vez y por quién, quién tiene acceso o quién puede actualizarlo. Estas etiquetas o metadatos dan lugar a la clasificación y organización de los documentos, lo cual sirve de utilidad en cada uno de los pasos del ciclo de vida de un documento y para procesos relacionados como records management.
- Colaboración y revisión: en esta fase es necesaria la aportación de un granito de arena por parte de cada una de las personas que, de una forma u otra, tienen influencia sobre el documento. En muchas ocasiones es necesario trabajar de forma simultánea o compartir información. Un buen ciclo de vida debe establecer diferentes niveles de acceso para los documentos y evitar así la desorganización en este flujo de colaboración. Esto puede variar desde la simple aportación de opiniones, hasta la responsabilidad total del documento, manejando, por ejemplo, los aspectos financieros y políticos de la empresa.
Ojo: un buen seguimiento del ciclo de vida de un documento puede unificar los procedimientos para evitar situaciones indeseadas. Un ejemplo de este tipo de situaciones es la duplicidad de tareas que ocasiona la pérdida de tiempo por parte de varios empleados al realizar la misma tarea de forma simultánea.
- Verificación: la empresa selecciona qué versiones del documento se entregarán a la siguiente persona de la cadena para que lo visualice o edite. Esta fase implica el cumplimiento de unas normas de calidad, por ejemplo las normas ISO.
- Permanencia o eliminación: se ocupa de garantizar tanto la permanencia de los documentos como su eliminación dentro del archivo digital de la empresa. Se seleccionan qué versiones del documento se van a guardar y cuáles no es necesario mantener. En esta etapa es fundamental el cumplimiento de las normas vigentes para la destrucción de datos pasado un cierto tiempo.
Tipos de documentos y su ciclo de vida
En la actualidad, en cualquier actividad comercial se trabaja con documentación muy diversa: e-mails, facturas, fichas de empleado, nóminas, pedidos o albaranes. No todos estos documentos comparten el mismo ciclo de vida necesariamente. Algunos, como notas de llamadas telefónicas o correos no deseados, tienen ciclos de vida cortos, ya que son descartados después de la primera lectura. Otros, como la correspondencia diaria, son archivados durante un determinado periodo de tiempo para más tarde ser desechados, normalmente un par de años después de su creación.
Independientemente del tipo de documento del que se trate, el ciclo de vida de todos ellos debe siempre respetar unas normas de calidad.
E-mails
En primer lugar se generan los correos electrónicos, a continuación se clasifican según unos parámetros determinados que cada empresa estime oportunos (por cliente, por fecha, por tipo de caso…) y, por supuesto, siguiendo una política de archivado de e-mails. En caso de no tener la función de recepción del correo electrónico integrada en el sistema de gestión documental, esto obstaculizaría la productividad y la eficacia en el flujo de información de una empresa.
Correo postal
Aunque cada vez más empresas están avanzando hacia la consecución de una oficina sin papel, a día de hoy las empresas aún siguen recibiendo documentos físicos, como por ejemplo correos postales. Lo que las organizaciones pueden hacer es digitalizar estos documentos e incluirlos en el ciclo de vida del documento digital. Esto permite que se asignen los flujos de trabajo necesarios y que se informe a la persona adecuada.
Facturas
Incluyen datos de vital importancia que engloban a todas las personas involucradas en un proceso de compra: proveedores, clientes; así como el coste, el IVA, etc. El primer paso debe ser la aprobación de gastos, seguido del almacenamiento del documento. Una vez está la factura almacenada, se genera un flujo de aprobación. Si la factura se aprueba, se publica dentro de unos espacios de publicación internos del personal. Facturas se suelen manejar tanto en sistemas de ERP, como en gestores documentales. Hoy día la mayoría de sistemas ERP permiten llevar la contabilidad electrónica, controlar la producción, el almacén, los inventarios, etc.
Por último pero no menos importante, dado que por ley se deben conservar las facturas durante cinco años, se asigna un calendario de conservación a las mismas. La tendencia en estos últimos años es hacer uso de la factura electrónica. Muchos documentos que incluyen transacciones, como órdenes de pedidos o reclamación de seguros son referenciados durante semanas o meses después de su creación. El tiempo durante el cual este tipo de documentos suelen estar archivados varía entre 6 y 10 años con el fin de satisfacer la legalidad y los requerimiento pertinentes de auditoría.
Nóminas
El ciclo de vida de la nómina incluye aquellas funciones que se deben llevar a cabo para informar de los elementos que intervinieron en el trabajo en cuestión y cómo se pagó la mano de obra. Toda esta información puede incluirse en los diferentes módulos que pueden instalarse en un software de Recursos Humanos.
Otros documentos técnicos
Ciertos documentos, como planos de ingeniería o maquinaria se almacenan hasta que el proyecto llega a su fin. Los documentos relacionados con el ámbito médico como productos farmacéuticos se almacenan hasta que los productos salen al mercado e incluso en ocasiones durante más tiempo, hasta que se ha comprobado su eficacia y seguridad.
