El proveedor de software de gestión documental Alfresco, continúa trabajando en mejorar su módulo de gestión de los registros de las empresas. Es por ello que, este septiembre de 2016, ha lanzado la última actualización de su módulo Records Management, versión 2.5, focalizada en la seguridad bajo la que se deben gestionar los records de una empresa.
Índice:
- ¿Qué es el Records Management?
- ¿Cómo funciona Records Management con Alfresco One?
- Controles de Seguridad 2.5
- Mayor personalización de la seguridad
¿Qué es Records Management y cómo se integra en Alfresco One?
Record Management o la gestión de registros, es la gestión de documentos históricos de la empresa. Estos documentos se diferencian de los normales por el cumplimiento de unas características. Como que tienen que referirse al historial de la empresa, con fechas exactas (actas, balances, facturas, fichas contables…), no pueden ser modificados en ningún momento después de su creación y, además, deberán seguir unos requisitos legales (por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos).
Por las características que éstos records o registros deben cumplir, las empresas necesitan gestionarlos de manera estricta. Así, Alfresco ofrece un módulo para Alfresco One, el software de gestión de contenido empresarial híbrido en la nube y de pago para empresas. El módulo de Records Management o gestión de registros, en su versión 2.5, se centra en la mejora continua de controles de accesos, incrementando la seguridad y simplificando la administración con nomenclaturas más sencillas.
Para su implantación y uso, habrá que tener en cuenta, que éste módulo sólo será aplicable a los sistemas de Alfresco One. Si no tiene muy claras las diferencias entre los gestores de contenido de Alfresco, consulte la Guía Alfresco, en la cual podrás comprobar si con las características de su empresa, sería efectiva la implementación de Alfresco One, o quizás otros productos de gestión documental.
Alfresco One y módulo de Records Management, ¿Cómo funciona?
La forma de organización, gestión y trabajo de los documentos de archivo o registro de una empresa, hoy día, cada vez es más simple para los usuarios. La digitalización de todos los documentos de las empresas, ha recreado la imagen de los archivadores físicos, en los que se guardaban todos los documentos, años tras años, con la seguridad de una llave para aquellos archivos a los que no todos podían acceder.
Pues esto mismo es lo que el módulo del Records Management de Alfresco ha hecho en su sistema de gestión documental, un “archivador digital”, con el mecanismo tradicional y más opciones a añadir. Presenta una clasificación de los documentos de registro en File Plan (archivador), Category (cajón), Folder (carpeta) y Record (registro). Los cuales facilitan la ubicación y conservación de la información hasta que su ciclo de vida termina, de forma que, puede ser borrado del sistema automáticamente. Por ejemplo, al guardar las declaraciones tributarias, éstas tienen la obligación legal (en España) de conservarse por una duración de 4 años. Pasados los 4 años éste documento de registro se borrará, de forma manual o porque en el momento que fue creado el documento, se indicó que su ciclo de vida terminaría a los 4 años con su destrucción.
Otra opción que tiene el módulo es la ubicación de los archivos, tema que engloba muchos aspectos. Cuando se crea un documento de registro, además de definir su ciclo de vida, habrá que completar los metadatos que indique la completa clasificación dentro del sistema, a qué categoría o a qué carpeta pueda pertenecer el archivo.
Pero todo no termina aquí, entre las opciones interesantes que el Records Management permite destacamos la posibilidad de poner niveles de seguridad (la antigua llave que no dejaba abrir uno de los cajones del archivador). Con un sistema de gestión documental más su módulo específico, los controles de acceso (access control) serán un punto importante, sobre todo para empresas de mediano o gran tamaño.
Y, en el caso de auditorías, o situaciones de necesidad de uso de un archivo, Alfresco tiene opciones de búsqueda optimizada. Con la clasificación por metadatos, el buscador de registros llega rápidamente al documento necesario. Del mismo modo que cuando estamos realizando búsquedas en internet, gracias a la optimización de los datos, las búsquedas cada vez son más efectivas y eficaces.
Controles de Seguridad 2.5
Con un sistema de Enterprise Content Management (ECM) como el de Alfresco, el administrador será el que defina los controles de seguridad. La autoridad para gestionar quién puede entrar, qué puede ver en el sistema con su permiso de acceso y qué acciones puede realizar. En la Guía Alfresco descubrirás los errores más comunes que cometen las empresas a la hora de implementar Alfresco o un sistema de ECM en su compañía. La seguridad es un tema importante desde antes de la implantación de un sistema de gestión documental.
Una vez el sistema está implantado correctamente, y es ampliado con el módulo de Records Management, la empresa puede aplicar y administrar los controles de acceso a la información. La última versión de Records Management pone especial foco en la seguridad que necesitan los documentos de registro dependiendo de autorización y autoridad.
Los controles de acceso se aplican con clasificaciones de seguridad, aplicadas a documentos y usuarios. De forma que, se necesita un match / coincidencia entre la clasificación del documento y la del usuario o grupos de usuarios.
Para los documentos, carpetas y categorías, el administrador podrá aplicar 4 niveles de seguridad:
- Top secret
- Secret
- Confidential
- Unclassified
Y para los usuarios o grupos de usuarios se podrán aplicar: Top secret, Secret, Confidential. Así, por ejemplo, si un grupo está determinado con un control de seguridad, de Secret, no podrá entrar en los registros que estén definidos como Top Secret, es más, el grupo de usuarios no verá que existen registros con clasificación Top Secret. Podrá acceder a todo lo clasificado como Secret, Confidential o Unclassified.
Además, en este módulo, podemos asignar acreditaciones (security clearance) para todos los usuarios. Así, el administrador aplica a los usuarios o a grupos de usuarios las acreditaciones de Top Secret, Secret, Confidential o No Clearance.
Mayor personalización de la seguridad
Para completar los controles de seguridad del Record Management, Alfresco ha añadido marks a sus opciones de acceso. De tal manera que, el administrador puede añadir requisitos de seguridad y acreditación a un usuario. Un ejemplo, si un proyecto se desarrolla con un colaborador exterior, a este se le podrán asignar requisitos de seguridad para restringir su acceso a toda la documentación del grupo con el cual está colaborado.
Es importante que todas las empresas dediquen el tiempo necesario a las clasificaciones y requisitos para los controles de seguridad. Es un tema importante para el uso optimizado de los sistemas de ECM, sobre todo para los documentos de registro o records. La empresa deberá contar con un gestor documental, ya sea de Alfresco u otros como OpenText, SharePoint, Documentum y ampliar con el módulo de Record Management para llevar un control del historial de la empresa. Si no sabes qué sistema de ECM se ajusta más a tu empresa, consulta la Guía de Gestión documental, donde encontrará una comparación entre los gestores documentales más usados que le orientará a tomar una decisión.
