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Paperless Office

Índice:

  1. Definición
  2. Ventajas de trabajar sin papel
  3. ¿Es posible?
  4. Tendencia a trabajar sin papel

¿Qué es una paperless office?

Una paperless office, u oficina sin papeles en español, es una oficina en la que se hace el mínimo o ningún uso del papel. Este término ya existe desde hace medio siglo, pero, desde las últimas décadas, cada vez más empresas ponen este concepto en práctica.

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¿Cuál es la ventaja de utilizar menos papel en el trabajo?

El papel se sigue usando diariamente y con mucha frecuencia en las empresas. Parece una costumbre tan arraigada que a las personas les cuesta adaptarse completamente a otras formas digitales de trabajo. Sin embargo, se presentan distintas ventajas cuando se limita el uso del papel en la oficina:

  • Menor necesidad de espacio físico para el almacenamiento;
  • Menor producción de basura (conciencia medioambiental);
  • Los documentos digitales se pueden consultar más rápido;
  • La colaboración es más fácil en los documentos;
  • Se pierde menos tiempo en la búsqueda de documentos;
  • Se limita la cantidad de versiones del documento;
  • Se puede facturar de forma digital (más simple y seguro);
  • La seguridad de la información es más estricta.

Sin embargo, la mayoría de las ventajas de una oficina sin papeles sólo se producen cuando se usa un sistema digital bien diseñado. Por ejemplo, sin un software claro, los empleados pueden tener su propia versión de un documento. En una empresa en la que se procesan relativamente pocos documentos, se suele escoger (en principio) Dropbox o Google Drive, pero estas opciones se convierten rápidamente en un depósito de información sin mucha estructura. Los trabajadores no almacenan todo de la misma manera, crean sus propias versiones del mismo documento con otros nombres, y, a menudo, consiguen acceso a toda la documentación de la plataforma (sin restricciones). Los mismos problemas se incrementa en las empresas en las que los documentos sufren un gran procesamiento y flujos de documentos complicados. Por lo tanto, este tipo de empresas suele buscar un sistema de gestión documental con unas amplias funcionalidades de gestión documental.

¿Sabías que? El término “paperless office” (oficina sin papeles) proviene de un eslogan que se usó en 1964 para ensalzar el IBM 2260 (1964), un antecesor del ordenador. Sin embargo, la llegada del ordenador hizo que al principio aumentara el uso del papel en la oficina. Las impresoras han simplificado la copia y la impresión masiva. De esta forma, el uso del papel en la oficina entre el 1980 y los 2000 se duplicó con creces.

¿Es una oficina sin un solo papel una utopía?

Parece que muchas empresas todavía tienen dificultades después del cambio de siglo para la eliminación total del papel. Esto se debe probablemente en parte al hecho de que el hombre es un animal de costumbres, pero esta no es la única razón. Los estudios señalan que los estudiantes que toman notas de forma manual, recuerdan mejor sus lecciones. El vínculo entre las acciones físicas y la cognitiva se acentúa. También ocurre en la planta. Por ejemplo, la mayoría de los trabajadores recuerdan más rápido una tarea si se lo escriben en un post-it, que una que se haya anotado digitalmente.

Una segunda razón por la que es difícil eliminar papel es porque el mundo de los negocios se centra en la colaboración con otras empresas. No todas las empresas tienen la posibilidad de invertir en la digitalización. Incluso si una empresa tiene los medios, también puede ser que aún reciba documentos en formato papel de socios. En este caso, a menudo, es una buena opción registrar estos documentos con OCR y ponerlos en formato digital en ciertos flujos de trabajo o el archivo digital.

Finalmente, también es importante para una paperless office tener en cuenta la salud de los empleados. En la mayoría de los casos, los papeles se reemplazan por pantallas, las cuales causan muchas molestias al ojo humano. Afortunadamente, la tecnología también está mejorando, y las pantallas son cada vez menos nocivas.

Usar menos papel está de moda

Dado a que una oficina completamente sin papel es difícil de conseguir y, a menudo, no siempre funciona de forma óptima, muchas empresas se pasan al “less paper” o menos papel. Por ejemplo, esto se hace para recibir y enviar factura digital, pero el plan mensual aún se comparte en papel para que los empleados puedan agregar sus propias notificaciones. También una pizarra puede ser una buena alternativa para los rotafolios. Además, hay tipos de papel sostenibles para aquellas empresas que quieran centrarse en el aspecto ecológico del uso del papel. En este tipo de empresas, el concepto de “less paper office” cae dentro de una estrategia más amplia de Green IT.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2018, 11 julio). Paperless Office. TIC Portal. https://www.ticportal.es/glosario-tic/paperless-office