Paperless Office

Índice:

1. Definición
2. Ventajas de trabajar sin papel
3. ¿Es posible?
4. Tendencia a trabajar sin papel

¿Qué es una paperless office?

Una paperless office, u oficina sin papeles en español, es una oficina en la que se hace el mínimo o ningún uso del papel. Este término ya existe desde hace medio siglo, pero, desde las últimas décadas, cada vez más empresas ponen este concepto en práctica.

Artículo recomendado: Archivar de forma digital con un gestor documentalTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo..

¿Cuál es la ventaja de utilizar menos papel en el trabajo?

El papel se sigue usando diariamente y con mucha frecuencia en las empresas. Parece una costumbre tan arraigada que a las personas les cuesta adaptarse completamente a otras formas digitales de trabajo. Sin embargo, se presentan distintas ventajas cuando se limita el uso del papel en la oficina:

• Menor necesidad de espacio físico para el almacenamiento;
• Menor producción de basura (conciencia medioambiental);
• Los documentos digitales se pueden consultar más rápido;
• La colaboración es más fácil en los documentos;
• Se pierde menos tiempo en la búsqueda de documentos;
• Se limita la cantidad de versiones del documento;
• Se puede facturar de forma digitalLa facturación se manda cada vez más de forma electrónica, pero no es suficiente para llamarlo factura electrónica. Una versión PDF de una factura sí que es un documento electrónico, pero no se procesa automáticamente de manera inmediata. En una factura electrónica sí que sucede esta factura automática. El software de contabilidad de la empresa que lo envía, crea un archivo digital estructurado que hace que el sistema de contabilidad de la empresa que lo recibe lo pueda procesar electrónicamente. (más simple y seguro);
• La seguridad de la informaciónLa seguridad TIC, o Information Technology Security (IT security) en inglés, se encarga de implementar las medidas de seguridad para proteger la información usando diferentes tipos de tecnología. La seguridad TIC protege los datos empresariales, que comprenden tanto los de formato electrónicos como en papel. es más estricta.

Sin embargo, la mayoría de las ventajas de una oficina sin papeles sólo se producen cuando se usa un sistema digital bien diseñado. Por ejemplo, sin un software claro, los empleados pueden tener su propia versión de un documento. En una empresa en la que se procesan relativamente pocos documentos, se suele escoger (en principio) Dropbox o Google Drive, pero estas opciones se convierten rápidamente en un depósito de información sin mucha estructura. Los trabajadores no almacenan todo de la misma manera, crean sus propias versiones del mismo documento con otros nombres, y, a menudo, consiguen acceso a toda la documentación de la plataforma (sin restriccionesLa gestión de identidad y acceso se conoce también por sus siglas en inglés, IAM (Identity and Access Management). IAM se encarga de la administración de usuarios y sus derechos de acceso dentro de la red (comercial). Con esta gestión, la empresa mantiene el control sobre qué usuarios inician sesión y realizan ediciones en los sistemas, aplicaciones, bases de datos, etc. Los usuarios pueden variar desde empleados a clientes o proveedores.). Los mismos problemas se incrementa en las empresas en las que los documentos sufren un gran procesamiento y flujos de documentos complicados. Por lo tanto, este tipo de empresas suele buscar un sistema de gestión documental con unas amplias funcionalidades de gestión documental.

¿Sabías que? El término “paperless office” (oficina sin papeles) proviene de un eslogan que se usó en 1964 para ensalzar el IBM 2260 (1964), un antecesor del ordenador. Sin embargo, la llegada del ordenador hizo que al principio aumentara el uso del papel en la oficina. Las impresoras han simplificado la copia y la impresión masiva. De esta forma, el uso del papel en la oficina entre el 1980 y los 2000 se duplicó con creces.

¿Es una oficina sin un solo papel una utopía?

Parece que muchas empresas todavía tienen dificultades después del cambio de siglo para la eliminación total del papel. Esto se debe probablemente en parte al hecho de que el hombre es un animal de costumbres, pero esta no es la única razón. Los estudios señalan que los estudiantes que toman notas de forma manual, recuerdan mejor sus lecciones. El vínculo entre las acciones físicas y la cognitiva se acentúa. También ocurre en la planta. Por ejemplo, la mayoría de los trabajadores recuerdan más rápido una tarea si se lo escriben en un post-it, que una que se haya anotado digitalmente.

Una segunda razón por la que es difícil eliminar papel es porque el mundo de los negocios se centra en la colaboración con otras empresas. No todas las empresas tienen la posibilidad de invertir en la digitalización. Incluso si una empresa tiene los medios, también puede ser que aún reciba documentos en formato papel de socios. En este caso, a menudo, es una buena opción registrar estos documentos con OCREl Reconocimiento Óptico de Caracteres o OCR en sus siglas en inglés (Optical Character Recognition) es una funcionalidad que permite convertir distintos tipos de documentos físicos en datos digitales editables. Se abre la posibilidad de hacer accesibles a través de ordenador aquellos documentos impresos o escritos con máquina de escribir que antes solamente estaban disponibles en formato físico. También la de transformar todos aquellos documentos digitales que contienen texto que no se puede editar en documentos editables sobre los que poder trabajar. y ponerlos en formato digital en ciertos flujos de trabajoEn el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial. Dicho de una forma más sencilla, con un gestor documental que controla los flujos de trabajo cada documento queda ligado al estado en el que se encuentre en todo momento. o el archivo digitalTodas las empresas tienen una razón específica para querer archivar algunos documentos. Un archivo digital está bien diseñado cuando se puede acceder fácilmente. Un empleado puede buscar en el sistema a través de metadatos o contenido y, de esta forma, encontrará rápidamente el documento deseado. Por ejemplo, en una discusión sobre una duda de una herencia, un notario puede ver rápidamente los documentos que aclaran legalmente qué persona tiene el derecho respecto a algo..

Finalmente, también es importante para una paperless office tener en cuenta la salud de los empleados. En la mayoría de los casos, los papeles se reemplazan por pantallas, las cuales causan muchas molestias al ojo humano. Afortunadamente, la tecnología también está mejorando, y las pantallas son cada vez menos nocivas.

Usar menos papel está de moda

Dado a que una oficina completamente sin papel es difícil de conseguir y, a menudo, no siempre funciona de forma óptima, muchas empresas se pasan al “less paper” o menos papel. Por ejemplo, esto se hace para recibir y enviar factura digital, pero el plan mensual aún se comparte en papel para que los empleados puedan agregar sus propias notificaciones. También una pizarra puede ser una buena alternativa para los rotafolios. Además, hay tipos de papel sostenibles para aquellas empresas que quieran centrarse en el aspecto ecológico del uso del papel. En este tipo de empresas, el concepto de “less paper office” cae dentro de una estrategia más amplia de Green ITGreen IT (Green Information Technology) o Green Computing son las formas en las que se conocen a las maneras de trabajo responsables ecológicamente dentro del sector de las tecnologías de la información (TIC). El objetivo de Green IT es limitar el impacto negativo de las soluciones TIC para el medio ambiente. El seguimiento ecológico suele infravalorarse. Sólo en el sector de la energía, tanto el uso de los ordenadores como el de la tecnología relacionada con ellos, ya es tan alto como en el sector de la aviación..