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¿Qué es un proyecto piloto?
Un proyecto piloto, pilot project, consiste en implementar un nuevo software en una parte de la empresa. De esta forma, si todo va bien, luego ese software se implementa en el resto de la organización.
La implementación de un proyecto piloto puede empezar en un único departamento de la empresa y que luego se expanda al resto. Pero, también, puede ser que se implemente el software completamente en una de las sedes de la organización, y si va bien, se implemente ya en el resto de la organización para así funcionar todos con las mismas herramientas.
Atención: el proyecto piloto se hace con el proveedor seleccionado para una futura implementación completa. Muchas empresas tienen problemas a la hora de escoger un proveedor porque no saben qué preguntarles o a qué prestar atención. Por ello, TIC Portal ha creado el Premium digiBook ¡Ayuda, tengo una demo!. Este Premium digiBook está basado en experiencia de jefes de proyectos y sirve para sacar lo máximo antes, durante y después de una demostración de software.
Diferencia entre un proyecto piloto y una versión de prueba
Algunas personas se confunden al hablar sobre proyectos pilotos y versiones de prueba. A pesar de que ambos sirven para testear un software, no son lo mismo. Un proyecto piloto es una implementación completa del software en una parte de la empresa. No obstante, con la versión de prueba la empresa puede probar el software pero no tiene acceso a todas las funcionalidades que ofrece el sistema o porque no se configura el sistema de acuerdo a los flujos de trabajo del sistema.
En cuanto a la parte económica, un proyecto piloto supone un mayor coste, ya que hay que pagar la implementación, las licencias , las horas de consultoría y formación. Es decir, hay que pagar como si se hubiera implementado el software ya para esa parte. Por supuesto, en comparación con los costes para una implementación completa, un proyecto piloto es más barato. En el caso de las versiones de prueba esas suelen ser gratuitas. Sin embargo, con la versión de prueba sólo un número muy limitado de usuarios podrá testear la solución de software y sin (buena) conexión entre ellos, con una cantidad limitada de datos que se le pueden introducir y durante un corto periodo de tiempo.
¿Para qué sirve hacer un proyecto piloto?
Los proyectos piloto se usan como prueba cuando una empresa quiere implementar un software. Al hacer este tipo de proyectos las empresas son capaces de ver si un software les servirá o no, en términos de viabilidad del alcance, tiempo y costes (feasibility study). Por ejemplo, pudiendo ver si las funcionalidades que incluye el software solucionan las problemáticas de la empresa, o si es tan complicado que para implementarlo toma mucho más tiempo y dinero de lo esperado. También se puede comprobar si el proveedor puede evitar/eliminar posibles obstáculos técnicos, o si son capaces de realizar las conexiones necesarias. Este también se llama Proof of Technology.
Así, al empezar con proyectos pilotos, las empresas se aseguran poder investigar bien si es la solución adecuada, invirtiendo menos que si se implementara ya el software por completo. Esto supone también un menor riesgo para las empresas. Esto es porque, si saliera mal, la inversión de dinero y de tiempo no habrá sido tan grande ni generará tantos problemas como si se hubiera implementado el software por completo.
Otro motivo por el cual se hace un proyecto piloto es para ver si los usuarios finales se adaptan bien al software. Este es uno de los principales motivos por el que una implementación de software puede ir mal, por lo que es importante asegurarse. Por ejemplo, una empresa implementa un software de gestión documental. Sin embargo, lo hizo sin tener en cuenta los deseos y requisitos de sus empleados. Esto provoca que el diseño del sistema de gestión documental no sea muy ágil para sus trabajadores. Al costarles tanto usar el nuevo gestor documental, los usuarios no se terminan de adaptar y vuelven a trabajar de la forma en la que lo hacían antes. Lo cual significa que han invertido miles de euros en una solución que, finalmente, nadie usa.
¿Cómo se hacen los proyectos pilotos?
Una empresa puede tomarse un proyecto piloto desde perspectivas muy distintas. Este tipo de proyectos se suelen hacer:
El proyecto piloto de un proceso
El método del piloto proyecto ayuda a testear un nuevo sistema, aplicándolo a sólo un proceso empresarial. Así, la empresa sabrá si el sistema es intuitivo y si los usuarios serán capaces de adaptarse bien. Si ven que va bien, entonces, el software se puede implementar para incluir el resto de procesos de la empresa. Si el software parece que ralentiza o no supone una optimización del mismo, la empresa deberá plantearse si entonces merece la pena implementar el software para el resto o no.
El proyecto piloto dentro de un departamento de la empresa
Cada vez hay más relación entre los diferentes departamentos de las empresas. Por tanto, implementar una solución para sólo uno de los departamentos clave puede dar una buena indicación de si se puede extrapolar los departamentos relacionados. De esta forma, se puede ver si ese departamento se maneja bien con el nuevo software y si le están sacando provecho. Si el nuevo departamento no se adapta o sigue teniendo los problemas que le llevaron a hacer la implementación del proyecto piloto, entonces, es muy probable que se tenga que desestimar software.
¡Atención! Que el software no le valga a un departamento no significa que no funcione bien para el resto de la organización. Quizá lo que hace falta es adquirir un software general para gestionar los procesos empresariales de la empresa y otro más específico para solucionar las problemáticas concretas de dicho departamento.
Implementación de un proyecto piloto por módulos
La empresa puede usar un software modular e implementar sólo aquellos módulos esenciales para ver qué les parece o implementar el software sólo para los de usuarios clave. En el caso de implementar sólo unos módulos es que le permite probar a la empresa cómo son, si son intuitivos, si es fácil ir de un módulo a otro, etc. Si ven que es bastante poco flexible y que, aunque es muy completo, no es fácil de manejar, es posible que la empresa descarte ese software. En el caso de implementar el software sólo para los usuarios clave, ellos tienen una muy buena idea de los procesos que manejan. El problema está en si es el personal directivo el que lo prueba, no será muy útil ya que no va a hacer mucho uso del software. Esto puede causar que se adquiera un software que da una buena perspectiva al mánager sobre la situación de sus procesos y de los trabajadores, pero que los trabajadores tengan grandes dificultades para usarlo. Por eso, es recomendable que también se testee con personal que vaya a trabajar con el software a diario.
Implementación de un proyecto piloto en una empresa con varias sedes
Una organización puede tener varias sedes. Es muy útil tener todas las sedes funcionando con el mismo software para así poder apoyarse en diferentes áreas. Por ejemplo, si una empresa de instalaciones eólicas necesita una turbina en la sede de Castilla-La Mancha, y ve que tiene una en los almacenes, pero en la sede de Castilla y León, puede hacer que se la traigan. Si se tienen sistemas distintos, no es posible ver lo que tiene la otra sede. No obstante, tampoco es buena idea hacer un cambio en todas las sedes sin probarlo primero en una de las sedes. El proyecto piloto suele hacerse en la sede principal u otra de gran importancia (que representa todos los procesos dentro de la organización). Así, se puede comprobar bien que el sistema pueda cumplir con las necesidades de la empresa en todas las sedes y también en temporada alta.
Si la empresa tiene sedes en otros países, también se puede hacer este proyecto piloto, pero teniendo en cuenta que las normativas de cada país pueden influenciar en el resultado final. Por ejemplo, un software de RRHH puede servir para sedes que se encuentran en varios países. Sin embargo, hay funcionalidades, como la gestión de nóminas, que son muy particulares en cada país. En este caso, puede ser recomendable adquirir en el resto de sedes un software especializado en nóminas de su país.
Fallos más comunes al llevar a cabo un proyecto piloto
Cuando una empresa se decide por hacer un proyecto piloto, es crucial que lo haga bien. Si no, todo la inversión de tiempo, esfuerzo y dinero, no habrá servido para nada. Algunos de los fallos más comunes cuando se realiza un proyecto piloto son:
No tomárselo (tan) en serio por ser “sólo” un proyecto piloto
Debido a que se le llama piloto a este proyecto, hay empresas que no se lo toman en serio. Sin embargo, este es uno de los peores errores que se pueden cometer. Un proyecto piloto sirve para ver si el software puede cubrir las problemáticas de la empresa, pero de nada servirá si la empresa no se esfuerza. Para ello, ha de preparar una planificación del proyecto piloto como si fuera a implementarse un software por completo.
Además, no sólo hay que poner los procesos que son sencillos. Para saber si el nuevo software va a dar el rendimiento que una empresa necesita, es importante incluir también procesos importantes y complicados para la actividad central de la empresa. Por ejemplo, una empresa de comercio lleva a cabo un proyecto piloto con un software ERP. Sin embargo, durante el proyecto piloto decide no incluir la parte de gestión de inventario. Entonces, hasta que no realice la implementación del software ERP no sabrá de verdad si ese software les vale o no para gestionar su inventario.
Asimismo, hay que darle una formación al personal como si fuera una implementación completa de ese software. Si no, el personal puede no entender bien el sistema y no lo use. Lo que desencadenaría que se descarte el software con el que se está haciendo el proyecto piloto cuando, quizá, con una buena formación, podría haberles resuelto los problemas y haber agilizado sus procesos.
No tener los recursos necesarios (hardware y software)
Al igual que si se fuera a hacer una implementación de un (nuevo) software, es importante tener todos los medios para llevarlo a cabo. Por ejemplo, saber si se tiene un servidor con capacidad suficiente para que el software opere en él, ya sea en local o en la nube (a no ser que se vaya a hacer en modalidad SaaS).
No sólo el hospedaje es importante. También hay que tener un buen hardware que tenga capacidad para llevar a cabo el proceso. Por ejemplo, cuando se va a implementar la tecnología deep learning es necesario que el procesador sea GPU (unidad de procesamiento gráfico) y no CPU (unidad central de procesamiento ). Esto se debe a que el deep learning suele apoyarse en el uso de imágenes para su aprendizaje y toma de decisiones. Si una empresa quiere iniciar un proyecto piloto de Deep Learning, no le servirá de nada a no ser que tenga GPU de gran potencia. Por ello, puede que lo descarte sin haberlo comprobado de verdad.
No tener como testeadores al grupo correcto de personas
Algunas empresas cometen el error de poner a probar el sistema únicamente a los directivos, al equipo de sistemas o a becarios. Sin embargo, los que van a hacer uso de este software a diario son otros usuarios. Por tanto, no se está probando como debería, ya que los directivos y los del departamento de sistemas podrán ver si los botones del software funciona, pero no si es fácil de usar ni si supone una mejora con respecto a la antigua forma de trabajar.
Es muy importante hacer una buena selección de personas, así el software se puede testear a varios niveles. De esta forma, la empresa se asegura que el software es válido para todas las áreas y para los diferentes roles.
No haber preguntado antes por la conexión/integración de los softwares
Es muy común que las empresas trabajen con más de un software a la vez. A veces, también se requiere que haya una buena conexión entre ellos para agilizar los procesos. Por ejemplo, los laboratorios clínicos necesitan un software ERP para llevar los procesos generales de una empresa y un sistema específico de gestión de información de laboratorio (LIMS). Al conectar el ERP con el sistema LIMS, se pueden incorporar los datos específicos de LIMS que sean necesarios en las facturas, como los compuestos del producto pedido. Si no se puede conectar, los datos se deberán introducir manualmente, lo cual aumenta el riesgo de fallos en los datos.
Por eso, en este caso, la conexión entre el sistema ERP y el LIMS, aunque no sea una funcionalidad, también es un requisito importante. Por ello, antes de empezar a hacer el proyecto piloto es importante asegurarse de que el software ERP que se va a testear se conecta bien con el sistema LIMS. Si el proveedor del software ERP dice que no es posible, probablemente se tenga que descartar esta opción. Esto se debe a que si no puede hacerlo para un proyecto piloto, tampoco podrá hacerlo para una implementación completa del software.
