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¿Cómo pasar de SharePoint a Office 365?

Pasar de SharePoint a Office 365 es posible gracias al esfuerzo que Microsoft ha puesto en los sistemas en la nube. SharePoint es el sistema de gestión documental y colaboración empresarial por excelencia de Microsoft. O al menos lo era hasta la llegada de Office 365, servicio que Microsoft ha promocionado como solución para la colaboración empresarial. Sin embargo, la atención que desde Redmond se ha depositado en Office 365 hace preguntarse a muchos usuarios si deberían migrar desde SharePoint a Office 365. Hay distintas formas de migración, o incluso la posibilidad de integración en una nube híbrida para seguir utilizando una instalación on-premise de SharePoint en conjunto con Office 365.

Migración de SharePoint a Office 365: ¿qué hay que saber?

SharePoint es un software para la creación de una plataforma de colaboración empresarial que combina funciones como: gestión de contenidos, gestión documental, nube personal, gestión de flujos de trabajo, etc. Esta aplicación ha sido tradicionalmente utilizada internamente en empresas medianas o en grandes departamentos de compañías más extensas, añadiendo otros servicios on-premise de Microsoft como Exchange u Office. Sin embargo, con la aparición de Office 365, el uso de SharePoint se ha extendido en pequeñas empresas, debido principalmente a la versión de SharePoint Online adaptada para la nube que se incluye en Office 365.

La popularización de Office 365 ha llevado a los responsables técnicos de muchas empresas a valorar una posible migración de las versiones instaladas localmente de SharePoint a Office 365. En este caso, Microsoft ofrece varias opciones para realizar una migración, ya sea manual o mediante herramientas automáticas, además de una integración con una nube híbrida.

No obstante, hay una serie de riesgos asociados a la migración de SharePoint a Office 365 que no se suelen tener en cuenta a la hora de realizar el proyecto. Por ejemplo, al ser Office 365 un sistema en la nube, hay que asegurarse de disponer de una conexión a Internet amplia y estable. Un error en el traspaso de la configuración, los documentos u otra información desde SharePoint a Office 365 puede resultar crítico y acabar eliminando todo su trabajo, por lo que siempre hay que asegurar que existan copias de seguridad del contenido. Puede encontrar más riesgos y factores a tener en cuenta antes de realizar un proyecto de migración de SharePoint a Office 365 en la Guía de Gestión Documental.

Nube híbrida para SharePoint y Office 365

Este método aprovecha la instalación local de SharePoint y la conecta a los servicios en la nube de Office 365, con la facilidad de tener los datos y la configuración de SharePoint en local y así no tener que realizar una migración extensa. De esta forma, la nube le permitirá acceder a sus datos de SharePoint desde cualquier lugar, mientras que sus datos locales permanecerán dentro de los servidores internos de la empresa.

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Con la aparición de SharePoint 2016 se espera que aumenten las creaciones de integraciones a través de nubes híbridas entre esta distribución de SharePoint y Office 365. Sin embargo, las versiones de SharePoint 2013 o 2010 seguirán contando con funcionalidades y acceso a datos compartidos pero no incluyen las posibilidades de integración más extensas que la versión de 2016 sí tiene.

Métodos de migración de SharePoint a Office 365

Microsoft ha puesto a disposición de los usuarios distintos unos manuales para la migración de SharePoint a Office 365, que puede ser realizada por el propio usuario. Además, empresas externas han visto una oportunidad en este campo y han empezado a ofrecer su propio software de migración de SharePoint a Office 365 e incluso entre las propias versiones de SharePoint.

No hay que olvidar que también se pueden migrar los datos de SharePoint Online, sin embargo, el proceso es mucho más sencillo, ya que al gestionar Microsoft ambas nubes puede la integración de los datos en Office 365 casi automáticamente. En cualquier caso, la migración de las versiones on-premise de SharePoint se puede realizar principalmente de tres formas:

  1. Migración manual: este es el tipo de migración que Microsoft recomienda para instalaciones no demasiado grandes de SharePoint, aunque se necesitan ciertos conocimientos informáticos para asegurar que el proceso se realiza correctamente. La migración de SharePoint a Office 365 en este caso está limitada por versiones, siendo SharePoint 2010, 2013 y 2016 las únicas que permiten una migración directa. Para versiones anteriores, habría que actualizar primero los datos de SharePoint 2007 o anteriores a SharePoint 2010, 2013 o 2016.
  2. Migración mediante software automatizable: empresas externas a Microsoft han elaborado programas para la migración automatizada de SharePoint a Office 365. Con una de estas aplicaciones, se ofrece un menú al usuario para que seleccione qué información, configuración, usuarios y sitios de SharePoint se quieren migrar a la nube y el programa realiza el proceso progresivamente sin necesidad de intervención manual. Sin embargo, hay que tener en cuenta que al igual que la migración manual, este tipo de software sólo funciona para 2010, 2013 y 2016, aunque igualmente existen aplicaciones que permiten migrar las versiones más antiguas de SharePoint a 2010, 2013 y 2016.
  3. Migración mediante partner: una instalación de gran tamaño de SharePoint puede migrarse de forma manual o incluso mediante el software automático, pero pueden aparecer problemas técnicos durante el proceso. Microsoft recomienda contactar con un partner para asegurar que el proceso recibe atención personalizada y profesional, sobre todo para aquellos casos en los que haya una instalación compleja o extensa de SharePoint. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar una serie de recomendaciones para la elección de partners en procesos de migración en la empresa.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2016, 1 abril). ¿Cómo pasar de SharePoint a Office 365? TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/migracion-sistemas-gestion-documental/sharepoint-office-365

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