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Office 365: gestión documental de Microsoft

Office 365 es la solución de Microsoft para gestión documental y suite ofimática en la nube. Este tipo de software, que mezcla gestión documental y suite ofimática, se ha ido desarrollando como alternativas a los tradicionales sistemas on-premise. En el caso de Microsoft, su opción para la nube es Office 365, nombre que hace referencia a su conocida versión on-premise. Aunque esta versión incluye las herramientas propias de Office 2013 (Word, PowerPoint, Excel, Outlook, etc.), también incluye otras características que la diferencian de las versiones on-premise. ¿Cuáles son esas características?

Índice:

  1. ¿Qué es Office 365?
  2. Características
  3. Coste Office 365?
  4. ¿A quién va dirigido?
  5. Integración con otros productos
Atención: Ahora Office 365 ha pasado a formar parte de Microsoft 365. Eso quiere decir que sólo se puede obtener contratando Microsoft 365.

¿Qué es Office 365?

Office 365 fue lanzado en 2011 para sustituir a lo que entonces se conocía como Microsoft Business Productivity Online Suite (suite de productividad empresarial online de Microsoft) que englobaba diferentes servicios en la nube. Office 365 es la solución de Microsoft para la creación y colaboración de documentos de distintos formatos en la nube. La mayoría de usuarios está familiarizado con la suite ofimática de Microsoft y la versión en la nube sigue esta premisa, teniendo un aspecto muy similar al de su homóloga on-premise. No obstante, incluye ciertos cambios para incluir las nuevas funcionalidades, como una conexión con Skype Empresarial, para la comunicación entre usuarios o servicios de correo y calendario (que también están disponibles través de Exchange Online) que pueden resultar extraños para un usuario acostumbrado a una versión on-premise de Office.

Una de las principales novedades de Office 365 es la posibilidad de utilizarlo desde cualquier lugar a través de un navegador en vez de tener que tenerlo instalado en cada ordenador. Sin embargo, esto ya era algo que otros sistemas como Google Apps for Work venían ofreciendo desde hace tiempo. En la Guía de Gestión Documental puede encontrar una comparativa entre distintos tipos de suites ofimáticas en la nube que pueden ayudarle a elegir la más adecuada para su empresa.

Características de Office 365

Office 365 ofrece ciertas funcionalidades y servicios que son exclusivos de la versión en la nube, entre ellos:

  • Aplicaciones móviles. Office 365 puede ser utilizado en apps móviles para iOS, Android y Windows Phone.
  • Skype Empresarial. Para los planes empresariales se incluye esta herramienta para la comunicación y presentación de trabajos, proyectos e informes mediante videollamada.
  • Servicio de hosting web. Algunos de los planes de pago proporcionan espacio para que pueda alojar su web corporativa o personal.
  • Servicio de correo integrado. Sistema de correo propio para su empresa a través de Outlook y conectado al calendario y la suite ofimática de Office 365.
  • Integración con Active Directory. Un servicio de autentificación y seguridad propio de Microsoft que permite añadir seguridad a sus datos y documentos.
  • Integración con otros productos Microsoft. Tanto con SharePoint, como con Exchange y Microsoft Azure.
  • Servicio de copia de seguridad automática. Para aquellos documentos que se trabajen desde una versión on-premise.

¿Cuánto cuesta Office 365?

Office 365 se caracteriza también por ofrecer una gran flexibilidad a la hora de su precio, que se divide en pagos mensuales en vez de la adquisición de una licencia como en la versión on-premise. Existen amplias opciones tanto para usuarios como para empresas, dependiendo de las opciones que se necesiten o se quieran aprovechar dentro del entorno de Office 365. Estas opciones pueden añadir la adquisición de la versión on-premise a la versión en la nube, que permitirá realizar copias de seguridad de sus documentos automáticamente en la nube.

No obstante, no todos los planes de pago incluyen todas las herramientas que ofrece Office 365 y, en algunos casos, podemos encontrar opciones que están limitadas en aspectos como la administración de cuentas, el espacio de almacenamiento o la integración con otros productos Microsoft. En la Guía de Gestión Documental podrá encontrar un análisis con todos los planes de precios de Office 365 para empresas, así como una comparativa de las herramientas y opciones que incluye cada una.

¿A quién va dirigido?

Office 365 ofrece planes para todo tipo de usuarios y empresas, desde PYMES a grandes corporaciones, por lo que su uso es amplio dentro del mundo empresarial. En una encuesta realizada en 2014 por la web de tecnología corporativa Computing.co.uk se vio que Office 365 ya estaba bastante extendido entre las empresas británicas, con un alto porcentaje que estaba planteándose empezar a utilizarlo.

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Integración con otros productos Microsoft

La integración de Office 365 y productos como SharePoint, Exchange o Microsoft Azure, proporciona más versatilidad a la hora de elegir un plan que se adapte a su empresa. Si usted ya está utilizando alguno de estos productos Microsoft es posible que esté interesado en conectarlo a la suite en la nube. No obstante, existen algunas inconvenientes de esta integración que deben tenerse en cuenta antes de realizar el proyecto para evitar la pérdida de datos o el retraso en el proyecto de integración y migración. Si quiere conocer los problemas que pueden surgir al integrar Office 365 con los distintos productos Microsoft, consulte la Guía de Gestión Documental.

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European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 9 diciembre). Office 365: gestión documental de Microsoft. TIC Portal. https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/programas-gestion-documental/microsoft-office-365